投資業(yè)務(wù)檔案管理辦法

1、投資業(yè)務(wù)檔案管理制度第一章 總則第一條 為加強(qiáng)投資業(yè)務(wù)檔案管理，確保項目資料的完整性， 促進(jìn)投資業(yè)務(wù)經(jīng)營的合法性和項目資產(chǎn)的安全性， 根據(jù)投資管理基 本制度、投資業(yè)務(wù)操作流程等有相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。第二條投資業(yè)務(wù)檔案是指在辦理投資業(yè)務(wù)過程中形成的用以記錄和反映投資業(yè)務(wù)全過程及與客戶關(guān)系的重要文件、憑據(jù)和圖 表、聲像等資料。主要由融資人的基本資料、投資業(yè)務(wù)中的相關(guān)契約 和投資管理資料等組成。第三條投資業(yè)務(wù)檔案管理是綜合檔案管理體系的一部分，各公司部門應(yīng)配合綜合檔案人員，對投資業(yè)務(wù)檔案按照“集中統(tǒng)一” 原則進(jìn)行規(guī)范化管理。市場部門負(fù)責(zé)投資業(yè)務(wù)檔案移交前的收集、 整 理、立卷、歸檔工作，并對移交

2、前檔案資料的真實(shí)、完整、有效、保 密等負(fù)責(zé)。綜合檔案人員負(fù)責(zé)投資業(yè)務(wù)檔案移交后的整理、 保管和日 常維護(hù)工作，并對移交后的投資業(yè)務(wù)檔案的安全管理、提供利用、銷 毀整理、保密等負(fù)責(zé)。第四條 各級管理單位要制定有關(guān)投資業(yè)務(wù)檔案的移交、立 卷、歸檔、調(diào)閱、提取、保管、銷毀、人員交接等制度，做到科學(xué)管 理、有效利用，嚴(yán)防損毀散失，確保投資業(yè)務(wù)檔案的完整和安全。第五條投資業(yè)務(wù)檔案涉及國家、本公司和客戶的秘密，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其他相關(guān)人員均需嚴(yán)格執(zhí)行保密制度第二章投資業(yè)務(wù)檔案的歸檔方法第六條 投資業(yè)務(wù)檔案按照法人客戶建立，一戶一檔，自然人 客戶也可按區(qū)域建檔。第七條投資業(yè)務(wù)檔案分為五類：權(quán)證類：采

3、用抵押、質(zhì)押擔(dān)保方式的投資業(yè)務(wù)，能夠證明對抵 押物、質(zhì)物享有所有權(quán)和處置權(quán)的要件；要件類：辦理投資業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的能夠證明投資業(yè)務(wù)的合法 性、合規(guī)性的基本要件；管理類：融資人的基本資料；保全類：資產(chǎn)風(fēng)險管理的相關(guān)資料；綜合類：本公司內(nèi)部管理資料等。每個客戶檔案分為三個區(qū)域即：立卷區(qū)、歸檔區(qū)、權(quán)證區(qū)。1、立卷區(qū)存放執(zhí)行中業(yè)務(wù)的權(quán)證類、要件類、管理類、保全類、綜合類 檔案。2、歸檔區(qū)存放已經(jīng)執(zhí)行終了業(yè)務(wù)的權(quán)證類、要件類、管理類、 保全類、綜合類檔案。3、權(quán)證區(qū)（立卷區(qū)和歸檔區(qū)的權(quán)證類主要是 指抵（質(zhì)）押物的清冊和移交清單等）抵押物、質(zhì)物享受所有權(quán)處置 權(quán)的相關(guān)要件不在項目檔案中管理，其中有價單據(jù)必

4、須存放于保險 庫，其他權(quán)證類檔案存放于檔案庫內(nèi)的保險柜中，但必須雙人、雙鎖 保管。第三章投資業(yè)務(wù)檔案的基本內(nèi)容第八條權(quán)證類檔案包括：抵押物（質(zhì)物）評估報告或作價依據(jù)，抵押物（質(zhì)物）所有權(quán)、使用權(quán)證或證明文件，已辦理抵押（質(zhì) 押）登記的他項權(quán)證或有關(guān)證明文件，抵押物清單，權(quán)利質(zhì)押中的各 種有價單據(jù)，抵押物（質(zhì)物）保險單，抵押（質(zhì)押）公證書（企業(yè)辦 理的要收集）等，抵押物的保險單。第九條要件類檔案包括：企業(yè)情況有關(guān)資料、企業(yè)信用等級評定報告和審定意見、各類客戶融資申請報告和申請書、 各類客戶 投資業(yè)務(wù)調(diào)查報告、各類客戶投資業(yè)務(wù)調(diào)查審查審批書、 評審會會議 紀(jì)要、各類法人客戶投資業(yè)務(wù)投資合同（協(xié)議書

5、）、融資憑證、擔(dān)保 合同（擔(dān)保協(xié)議）或擔(dān)保函、核保書、抵（質(zhì)）押核實(shí)書、保險合同、 逾期投資款本息催收通知及回執(zhí)、投后檢查記錄和投資業(yè)務(wù)檢查報 告、企業(yè)經(jīng)營活動分析報告、以及涉及投資審查、審批、發(fā)放的其他 必要資料。項目融資還應(yīng)包括項目立項建議書、可行性研究報告、開工報 告、環(huán)保部門及其他國家有權(quán)部門對投資項目的批復(fù)文件，項目變更及概算調(diào)整的批復(fù)文件復(fù)印件，項目概、預(yù)、決算審查報告及工程竣 工驗收報告，項目評估報告，項目建設(shè)資金來源證明文件、項目建設(shè) 進(jìn)度表、資金使用計劃等。其他業(yè)務(wù)所必須的要件等等。第十條管理類檔案包括借款人的基本資料和擔(dān)保人的相關(guān)資料：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本或復(fù)印件、事業(yè)單位

6、登記表副本 或復(fù)印件、企業(yè)資質(zhì)登記證復(fù)印件、特種經(jīng)營許可證復(fù)印件、稅務(wù)登記證（國稅、地稅）復(fù)印件、外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書復(fù) 印件、外商投資企業(yè)外匯登記證復(fù)印件、中華人民共和國組織機(jī) 構(gòu)代碼證書復(fù)印件、貸款卡證明材料復(fù)印件以及以上資料的最新年 檢證明，企業(yè)法人注冊資本驗資報告復(fù)印件或有關(guān)注冊資本來源的證 明材料，法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的身份證明復(fù)印件，法定代表 人、負(fù)責(zé)人或代理人的簽字樣本，法人授權(quán)證明書，企業(yè)章程、聯(lián)營 協(xié)議復(fù)印件，印鑒卡，融資人企業(yè)項目責(zé)任人任職資格表，企業(yè)變更 登記有關(guān)文件的復(fù)印件，企業(yè)各期財務(wù)報表，企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大 行為的相關(guān)資料，有關(guān)審計報告，需要政府管理部門批準(zhǔn)

7、事項的文件 復(fù)印件等。專業(yè)擔(dān)保機(jī)構(gòu)為保證人的還應(yīng)包括一定數(shù)額的擔(dān)?；鹨汛嫒?在設(shè)立的專門賬戶、實(shí)行專項儲存和專戶管理的證明文件， 擔(dān)保責(zé)任 余額表，同意提供該保證擔(dān)保的書面文件。自然人作為保證人的還應(yīng)包括保證人及配偶的有效身份證件、 保證人的居住證明、保證人財產(chǎn)及收入狀況證明、 保證人及配偶同意 提供擔(dān)保的書面文件。第十一條保全類檔案包括：項目訴訟全過程相關(guān)資料，全部相關(guān)項目檔案，以物抵押資產(chǎn)清單、權(quán)屬證明、抵押協(xié)議、法院裁 定書，投資資產(chǎn)的投資協(xié)議書、股權(quán)證明等法律文書的其他必要資料。 企業(yè)兼并的有關(guān)批示文件，包括各類借款合同、擔(dān)保合同、借據(jù)等契 約，社企三方或四方簽訂的借貸關(guān)系轉(zhuǎn)移協(xié)定，

8、 兼并方企業(yè)承接被兼 并方企業(yè)積欠貸款本息協(xié)議以及分年還貸計劃呆壞賬核銷申報材料，包括申請核銷報告及責(zé)任認(rèn)定文件、債 權(quán)證明材料、債權(quán)損失證明材料，破產(chǎn)終結(jié)后需要繼續(xù)追償我公司債 權(quán)的有關(guān)文件和材料，呆壞賬核銷后收回投資款的重要憑據(jù)、帳務(wù)處 理憑據(jù)和相關(guān)材料。第十二條綜合類檔案包括：公司內(nèi)部有關(guān)投資業(yè)務(wù)的各類報表、授權(quán)文件、行業(yè)分析資料、投資分析報告、調(diào)查檢查報告等。第十三條 權(quán)證類、要件類必須存放原件，其他各類檔案原 則上存放原件，如有特殊情況，無法取得原件的，在不影響權(quán)益的前 提下，可以存放復(fù)印件，市場人員將復(fù)印件與原件核實(shí)，在復(fù)印件上 簽署“經(jīng)核對與原件一致”字樣，核對日期并簽名確認(rèn)。第

9、四章投資業(yè)務(wù)檔案的日常管理第十四條項目檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔收集：市場部人員應(yīng)根據(jù)每筆業(yè)務(wù)的類別收集要件歸檔，檔案 中隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生和產(chǎn)生的項目資料、審核權(quán)證類、管理類、綜合類 等齊全和有效，已失效的資料要及時補(bǔ)充，第一筆業(yè)務(wù)的要收齊和審 核各項目檔案類別的相應(yīng)資料。整理：業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生結(jié)束后，應(yīng)對投資業(yè)務(wù)原始資料進(jìn)行排序， 編寫頁碼（附件一），從項目資料的首頁到尾頁逐頁編號（凡有字跡 即為一頁）填寫卷內(nèi)目錄。立卷：資料整理后，根據(jù)目錄和編號存放在本年項目檔案立卷 盒中，法人客戶一戶一盒，每盒按檔案類別分為五塊，分門別類，權(quán) 證類中的抵押、質(zhì)押等權(quán)證類（他項權(quán)證等）應(yīng)填寫收樣憑證（附件

10、 二） 一式兩份，雙方簽字移交會計部門按規(guī)定保管，另一聯(lián)收樣憑證， 存放立卷盒中的權(quán)證類袋頁中，自然人以每一戶一檔，不分類別。歸檔：對已還清投資款的隨筆和已失效或已處置完畢的項目資 料從本年項目立卷盒中抽出，按結(jié)清日期排序，編寫頁碼，填寫卷內(nèi) 目錄，案卷封面，分類裝訂后存放在檔案盒中，編制移交清單，最遲 不得超過次年的3月31日前移交給綜合檔案管理員管理。綜合檔案 管理人員應(yīng)根據(jù)移交清單逐一核實(shí)， 并對卷內(nèi)資料進(jìn)行審查，保證其 齊全（附件八），對接收的檔案進(jìn)行排序，放入固定位置，記載檔案 歸檔登記簿，載明案卷號、檔案內(nèi)容、形成時間、頁數(shù)、是否原件、 存放位置等要素，對權(quán)證類檔案，同時單獨(dú)建立權(quán)

11、證類檔案并單獨(dú)建 立權(quán)證類檔案登記簿進(jìn)行登記（附件九）、管理、定期核對。第十五條項目檔案的調(diào)閱、外借、保管、銷毀調(diào)閱：建立投資業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱登記制度，本級相關(guān)人員調(diào)閱項 目檔案應(yīng)填寫調(diào)閱單，登記調(diào)閱人姓名、日期、內(nèi)容等需經(jīng)本級主管 負(fù)責(zé)人簽字同意（附件十）。外借：投資業(yè)務(wù)檔案的調(diào)閱原則上只能現(xiàn)場調(diào)閱，不得外借， 如遇特殊情況，需報風(fēng)控部門備案，必須填寫檔案外借單，登記外借 人姓名、日期、內(nèi)容、原因和歸還日期等，存放在保險庫的權(quán)證類檔 案一律不得外借。保管：檔案管理人員要對投資業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴(yán)格遵守保 密制度，定期檢查項目檔案的保管情況，并作書面記錄尚有投資關(guān)系的項目檔案作永久保管，清理全部投

12、資業(yè)務(wù)的檔 案從客戶與本公司的最后一筆投資業(yè)務(wù)結(jié)清后次年的 1月1日起，保 管期五年。綜合類投資業(yè)務(wù)檔案為長期保管，保管期限十五年，其中各種 報表的年度匯總表為永久保管。投資業(yè)務(wù)檔案保管及核銷清冊為永久保管。銷毀：檔案管理人員提出銷毀意見，編制項目檔案銷毀清冊（附 件十四），到期銷毀的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號，應(yīng) 保管期限，已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)在銷毀清冊簽 署意見，報風(fēng)控部門審核，總監(jiān)簽字同意。檔案管理人員和市場部人員共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)按銷毀清冊上 所列內(nèi)容清點(diǎn)核對，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽字蓋章，并書面將監(jiān) 銷情況報告風(fēng)控部的總監(jiān)。第五章 責(zé)任第十六條對未按規(guī)定履行職責(zé)，造成檔案損壞、遺失及擅自銷毀，擅自對外提供、涂改、偽造和透露投資業(yè)務(wù)信息的行為，視 情節(jié)輕重對責(zé)任人給予行政處分，責(zé)令賠償損失，構(gòu)成犯罪的依法追 究刑事責(zé)任。第六章 附則第十七條投資業(yè)務(wù)檔案管理所需檔案盒和清單均按規(guī)定格式