項目檔案編制與管理辦法

1、項目檔案編制與管理辦法第一章 總 則第一條 根據公司檔案管理暫行辦法，結合公司的實際經營特點，制定本辦法。第二條 公司所有項目檔案均屬密級檔案，依項目的技術先進性和時效性保密期至少3年。第三條 公司項目檔案管理由綜合管理部負責。第四條 綜合管理部設專職檔案員負責項目檔案的管理工作。第五條 本辦法適用于公司全體員工。第二章 檔案管理第六條 文件資料交接要求1、業(yè)務人員接受企業(yè)資料，應及時移交檔案員，移交前應填寫歸檔文件移交清單(移交清單由檔案員設計)。確認無誤后，雙方簽字，以備查考。2、企業(yè)送交資料規(guī)格應符合要求，即紙張規(guī)格為A4。3、文件資料應完整、不掉頁少張，不破損，不缺頭少尾。4、所送文件

2、資料中，需加蓋公章的材料應蓋公章。5、檔案員接收資料后，應及時登記整理、分類、歸檔。第七條 文件資料的整理與歸檔檔案員接受企業(yè)所送交的完整資料(一式三份)，應按規(guī)定整理順序進行整理。一份歸檔；一份用于業(yè)務員借閱使用；一份銀行備用。(一)排列順序類企業(yè)申請貸款擔?；举Y料根據業(yè)務部門所擬定的“企業(yè)申請擔保需提交的文件清單”，結合文件的內容，制定歸檔資料的排列順序：(1)委托擔保申請書。(2)企業(yè)申請擔保推薦信。(3)項目可行性報告、項目建議書(包括：企業(yè)概況、技術和管理人員介紹、機構設置、投資項目或產品介紹技術和市場分析及銷售預測成本預測、項目的回報率及經濟效益初步分析)。(4)企業(yè)營業(yè)執(zhí)照副本

3、及復印件(應有當期的工商年檢章)；(5)企業(yè)法人代碼證書復印件或組織機構代碼證復印件；(6)企業(yè)稅務登記證；(7)企業(yè)貸款證復印件數(shù)；(8)新技術企業(yè)認證書；(9)公司章程及復印件；(10)注冊驗資報告復印件；(11)近兩年會計(審計)事務所驗證的財務報表；(12)近期三個月的資產負債表；(13)近期三個月的損益表；(14)近期三個月的現(xiàn)金流量表；(15)期末會計科目余額表；(16)財務報表編制說明；(17)用款商業(yè)計劃；(18)企業(yè)主要產品技術專利證書，獲獎證書等復印件；(19)企業(yè)土地使用證或租賃合同；(20)有效期內的未完成的和將要發(fā)生的業(yè)務合同復印件；(21)企業(yè)法人資格證明及身份證復

4、印件；(22)具體經辦人員授權書及身份證復印件；(23)董事會決定的對外借款、擔保抵押、質押等決議；(24)與申請擔保項目有關的其它材料。注：以上資料中(3)、(9)(17)、(20)項為“機密級”文件。類評審期間的文件資料(1)評審報告及到企業(yè)收集的文件報表；(2)專家委員會意見；(3)決策委員會決定；注：以上資料中(1)(4)項為“機密級”文件。類簽約階段形成的資料(1)項目擔保意向書復印件；(2)項目貸款承諾書；(3)被保證人交納擔保費、評審費收據；(4)抵押物、質押物的清單、權屬憑證、證明性文件、保險單據；(5)抵押物、質押物權屬憑證收據；(6)擔保合同：保證合同、委托擔保合同、反擔保

5、抵(質)押合同；(7)貸款展期：展期還款協(xié)議書及反擔保文件；(8)注冊資金擔保：注冊資金保函復印件、注冊資金擔保協(xié)議書；(9)合同文本審批呈報單；注：以上資料中(1)(10)項為“機密級”文件。類監(jiān)管期文件(1)企業(yè)資金狀況表；(2)企業(yè)工商、稅務變更、經營、人事管理變化遷址的說明；(3)監(jiān)管記錄；(4)擔保項目監(jiān)管意向書；(5)擔保項目后評價報告；注：以上資料中(1)(5)項為“機密級”文件。類代償、追償階段的文件資料(1)代償通知(貸款銀行向本公司發(fā)出)；(2)擔保項目代償通知書復印件(本公司向被保證人發(fā)出)；(3)項目監(jiān)管記錄；(4)追償訴訟申請表；(5)訴訟中形成的法律文件；擔保物、追

6、償物日常管理處分記錄；第三方保證人履約記錄；(6)壞帳核銷申請表；(7)擔保項目后評價；注：以上資料中(1)(7)項為“機密級”文件。(二)文件編頁號卷內每一份文件均應編頁號(只對有文件內容的頁面進行編號)。(三)卷內目錄的填寫卷內材料經過分類排列后，應逐類、逐份、逐項進行目錄登記，目錄登記應注明材料的名稱，材料的形成時間，材料的份數(shù)，頁數(shù)，密級，保密期限(保密期限自歸檔時標明的制發(fā)日算起，未標明制發(fā)日的自到密級或保密期限確認通知之日算起)。(四)裝訂用裝訂機將已整理好的材料打眼(左邊1cm處，三個，眼距9cm)，穿線。(五)填寫案卷封面內容包括：企業(yè)名稱或項目名稱、檔號、時間。(六)資料裝盒

7、將裝訂好的材料放入檔案盒中。(七)填寫脊背標簽內容包括企業(yè)名稱或項目名稱、檔號。(八)排架按照分類排架法進行排架，檔案柜外標明柜號。(九)填寫案卷總目錄內容包括：總順序號，資料接收日期、企業(yè)名稱或項目名稱、項目領域、擔保/投資金額、歸檔時間、份數(shù)、頁數(shù)、檔號、檔案柜號、已做項目編號、備注。(十)填寫分類目錄內容包括：分類序號、歸檔時間、企業(yè)名稱或項目名稱、項目領域、擔保/投資金額、份數(shù)、頁數(shù)、檔號、已做項目編號、檔案柜號、備注。(十一)編制檔號根據××市科學技術委員會編輯的促進高新技術產業(yè)發(fā)展政策文件匯編中“××市高新技術及其產品的認定原則和目錄”，結合

8、擔保公司代碼編制方法及本單位具體業(yè)務情況，制定三級檔案分類系統(tǒng)：以企業(yè)申請擔?；蛲顿Y兩種不同業(yè)務作為一級分類；擔保業(yè)務以申報項目所屬領域(或產業(yè)類別)作為二級分類。投資業(yè)務：項目投資以投資項目領域為二級分類；金融投資以投資管理方式(長期投資、短期投資)為二級分類。以歸檔先后順序排列順序號。一級分類：擔?；蛲顿YD-擔保T-擔保二級分類：(一)擔保項目所屬領域D-01電子信息技術及產品D-02激光、光電子技術及產品D-03機電一體化技術與產品D-04生命科學和生物工程技術D-05新材料技術及其產品D-06新能源技術和高效節(jié)能技術及產品D-07環(huán)境科學和勞動保護新技術D-08新型建筑材料結構體系施工

9、技術D-09精細化工技術D-10新藥物及生物醫(yī)學工程D-11核應用技術D-12地球科學、空間技術、海洋技術及其產品D-13有高效益的新技術及上述領域之外的高新技術D-14非新技術(二)投資項目所屬領域T-01電子信息技術及產品T-02激光、光電子技術及產品T-03機電一體化技術與產品T-04生命科學和生物工程技術T-05新材料技術及其產品T-06新能源技術和高效節(jié)能技術及產品T-07環(huán)境科學和勞動保護新技術T-08新型建筑材料結構體系施工技術T-09精細化工技術T-10新藥物及生物醫(yī)學工程T-11核應用技術T-12地球科學、空間技術、海洋技術及其產品T-13有高效益的新技術及上述領域之外的高新

10、技術T-14非新技術(三)金融管理投資方式T-15長期投資T-16短期投資三級分類：以歸檔的順序流水排列如：某企業(yè)申請650萬貸款擔保用于一環(huán)保項目產品開發(fā)，該企業(yè)為接受同類業(yè)務檔案流水排列的第五位，其檔案號D-06005。第八條 資料歸檔制度1、歸檔范圍：按照我公司制訂的“企業(yè)申請擔保需提交的文件清單”中所規(guī)定的文件及項目初審、評審、后監(jiān)管過程中形成的有效文件一律歸檔。2、歸檔時間：接到企業(yè)資料后即清點、分類、整理、歸檔。初審、評審、后監(jiān)管等文件應隨時歸檔。3、歸檔份數(shù)：每種材料歸檔一份。4、歸檔要求：文件要先用優(yōu)質材料，不用鉛筆、普通圓珠筆書寫，應用計算機打印，或復印件，紙張規(guī)格要求為A4

11、紙。傳真文件應復印后歸檔復印件。第九條 項目檔案查閱制度1、本公司項目檔案服務對象為公司內部工作人員，原則上一律不對外借閱。特殊情況需向外單位提供時，必須經總經理批準。公司檔案不對公司外的任何個人借閱。2、查閱檔案時要按要求辦理查閱手續(xù)。查閱時應填寫查閱登記單，檔案管理員將核對所查文件的查閱范圍、密級、份數(shù)、明細目錄后提供查閱。3、查閱范圍：查閱機密級檔案必須由具體項目負責人經所在部門經理簽字，再由總經理核準后方可查閱；查閱秘密級必須由具體項目負責人經所在部門經理簽字，再由主管副總經理核準后方可查閱。4、查閱其他部門的檔案必須經歸檔部門同意并由本部門經理及檔案所屬部門經理簽字批準后，再根據查閱

12、手續(xù)進行查閱。5、查閱專柜保管的法律反擔保文件、檔案必須由法律監(jiān)管部項目負責人經部門經理或總經理批準后方可查閱，未經批準不對任何人提供查閱服務。6、所借檔案材料只限在單位查閱，不允許帶出單位。7、所查閱檔案材料中凡涉及機密級文件內容，不允許復印。因業(yè)務需要，確需復印不涉及機密內容的部分資料，應由項目負責人經部門經理或總經理批準后交檔案員進行登記復印。8、查閱時間：每天上午8：30下午5：30，如特殊需要須主管領導簽批。9、檔案應按時歸還，歸還時檔案員與查閱人雙方應核實檔案份數(shù)、明細目錄，檢查檔案有無損壞，填寫交還登記后由檔案員收回。10、對于所查檔案，應注意愛護保管，不得批劃、污損、涂改、抽拆等，如有以上行為將按泄密進行處罰。第三章 附 則第十條 本辦法經經理辦公會討論通過，