(行政文秘)辦公室文秘必備——公文基本格式

1、一、公文文面格式 公文文面格式是指公文中各要素（各組成部分）的搭配、排列和標(biāo)識規(guī) 則，包括版面安排、字體型號、各要素的標(biāo)識排序等。黨政機(jī)關(guān)通用公文的文面格式由版頭（報頭）、份號、密級、保密期限、 發(fā)往地址、緊急程度（等級）、發(fā)文字號、簽發(fā)人、收發(fā)報序號、公文標(biāo)題、 主送機(jī)關(guān)、正文、附件名稱（附件說明）、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、 印發(fā)傳達(dá)范圍（附注）、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記、公文二維條 碼 22 個要素組成。1. 版頭行政機(jī)關(guān)的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識主要有 3 種形式：一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范 化簡稱加“文件”組成，即“文頭紙”；一種由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“令”組成， 如“省政府令”；一種由發(fā)文

2、機(jī)關(guān)名稱加武文線組成，即“函頭紙”。對于 上報的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為 80mm 。2. 份號即份數(shù)序號， 是同一件公文印制份數(shù)的順序號。 用電報傳送的秘密公文， 不標(biāo)注份號。絕密、機(jī)密、秘密電報均屬密碼電報，均應(yīng)按密碼電報的管理 辦法進(jìn)行嚴(yán)格管理。3. 密級與保密期限公文中的密級（包括國家秘密）分為絕密、機(jī)密、秘密 3 個等級。商業(yè) 秘密分為商業(yè)機(jī)密、商業(yè)秘密 2 個等級。密級用 3 號黑體字標(biāo)注。黨的機(jī)關(guān) 的公文密級標(biāo)注在份號下方，兩字之間空 1 字；行政機(jī)關(guān)的公文密級標(biāo)注在 公文首頁右上角。如需同時標(biāo)注秘密等級與保密期限，黨政機(jī)關(guān)的公文都用3 號黑體字頂格標(biāo)注在版心右上角

3、第 1 行，秘密等級中間不空格，并與保密 期限之間用“”隔開。4. 緊急程度（等級）黨的機(jī)關(guān)的緊急公文，分別標(biāo)明“特急”、“加急”用 3 號黑體字頂格 標(biāo)注于公文首頁頁版心右上角，兩字之間空 1 字；行政機(jī)關(guān)的緊急公文，分 別標(biāo)明“特急”、“急件”，用 3 號黑體字標(biāo)注于公文首頁版心右上角第 2 行。如無密級則標(biāo)注在第 1 行。電報的緊急程度叫等級，分“特提、特急、 加急、平急” 4 種，用 3 號仿宋體字標(biāo)注，其辦理公文的時間要求分別是 1 天、 3 天、 5 天、10 天。5. 發(fā)文字號發(fā)文字號是由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號 3 部分組成。發(fā)文 年度應(yīng)標(biāo)全稱，不能簡寫。發(fā)文順序號分

4、年度從 1 號起，按公文的簽發(fā)時間 的先后依次編號，不能跳號，不留有空號，不隨意編號，不編虛位（即“1”不編為“ 001 ”），不加“第”字。應(yīng)注意三個問題：一是發(fā)文字號一經(jīng)確定，應(yīng)長期固定使用。二是聯(lián)合 行文，一般只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。三是用特定版頭印制的公文的發(fā)文 字號，行政機(jī)關(guān)的用 3 號仿宋體字標(biāo)注于版頭（發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識）下空 1 行紅 色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標(biāo)注；上行文的標(biāo)注于左側(cè)，與右側(cè) 的“簽發(fā)人”對稱，左右兩邊各空 1 字排印。6. 簽發(fā)人上行文應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1 字，簽發(fā)人姓名居右空 1 字；簽發(fā)人 3 字加全角冒號與簽發(fā)

5、人姓名組成。 某些重要的公文有會簽人的，還應(yīng)在簽發(fā)人右側(cè)用 4 號仿宋體字標(biāo)注會簽人 及其姓名。標(biāo)注簽發(fā)人的目的是為了加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)人對公文所負(fù)的責(zé)任，使之認(rèn)真 把好公文關(guān)。應(yīng)注意兩個問題：一是聯(lián)合行文，有多個簽發(fā)人，一般是主辦單位簽發(fā) 人姓名置于第 1 行，其他簽發(fā)人姓名從第 2 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名置于 第 1 行，其他簽發(fā)人從第 2 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序 依次順排，下移紅色橫隔線；二是簽發(fā)人是指機(jī)關(guān)簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人中最高 職務(wù)者。7. 標(biāo)題 由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（全稱或規(guī)范化簡稱）、公文主題和文種組成，位于紅 色橫隔線下方空 2 行排印。主標(biāo)題用 2 號小標(biāo)宋體字，副標(biāo)

6、題用 3 號楷體字， 居中排印。應(yīng)注意三個問題：一是聯(lián)合行文時各聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱排序，主辦機(jī)關(guān)的名 稱排在前面，其余依次排列。二是在有雙文種的公文（又叫復(fù)合性公文）中 應(yīng)簡化標(biāo)題。三是標(biāo)題中一般不用除書名號以外的標(biāo)點符號。8. 主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空 1 行，左側(cè)頂格用 3 號仿宋體字排印，回行時頂格；最后一 個主送機(jī)關(guān)名稱之后用全角冒號。如主送機(jī)關(guān)過多而使公文首頁不能顯示正 文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送機(jī)關(guān)之上。在黨政機(jī)關(guān)常用的公文中，只有通知、報告、請示、批復(fù)、議案、函 6 種公文標(biāo)注主送機(jī)關(guān)；決議、決定、指標(biāo)、命令（令）、意見、公報、公告、 通告、規(guī)定、細(xì)則、會議紀(jì)要、工作

7、要點 12 種公文不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)；通報 可標(biāo)也可不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)，但表彰先進(jìn)、批評錯誤、通報人大和政協(xié)選舉結(jié) 果，可標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。9. 正文 正文位于主送機(jī)關(guān)下方，不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，正文位于成文日期下 方。數(shù)字、年份不能回行。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)是：第一層為“一、”， 第二層為“（一）”，第三層為“ 1.”，第四層為“（ 1 ）”。要注意不要把 “1.”的小圓點寫了頓號。在正文層次不多的情況下，第一層用“一、”， 第二層可用“ 1.”，但不能用“（ 1 ）”。正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋 4 種字體，均用 3 號字印制。只有 一級小標(biāo)題的，小標(biāo)題用黑體字排印；有兩級小標(biāo)題的，第一級用黑體

8、字排 印，第二級用楷體字排??；有多級小標(biāo)題的，第一級用小標(biāo)宋體排印，第二 級用黑體字排印，第三級用楷體字排印，第四級用仿宋體字排印。法規(guī)性公文的編、章、節(jié)的序號及標(biāo)題居中排印，占兩行；非法規(guī)性公 文的小標(biāo)題的第一行與正文的每一個自然段的第一行左邊空兩個字排印，行 距相同。 獨立成段的小標(biāo)題， 末尾無標(biāo)點符號； 小標(biāo)題之后接著排印正文的， 末尾有句號。10. 附件應(yīng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前排印附件名稱。附件名稱與正文空 1 行，左側(cè)空 2 字，用 3 號仿宋體字排印“附件” 2 字，后面標(biāo)全角冒號和附 件名稱。附件的首頁左上角頂格用 3 號黑體字排印“附件” 2 字及附件的順 它戶.序號。附

9、件置于主件之后，另起一頁開始排印，并與主件裝訂在一起，公文主 題詞與印制版記應(yīng)標(biāo)注在附件最后一頁的下端。不能裝訂在一起的，公文主 題詞與印制版記應(yīng)標(biāo)注在主件最后一頁的下端。11. 發(fā)文機(jī)關(guān)署名單一機(jī)關(guān)和兩個機(jī)關(guān)的聯(lián)合行文不署名， 3 個以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，應(yīng)署 名。署名時將發(fā)文機(jī)關(guān)名稱排在成文日期和正文之間，主辦機(jī)關(guān)排在前面， 每行最多排 3 個發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，最后一排如余一個或兩個，均居中排印，以 方便蓋章為標(biāo)準(zhǔn)。12. 成文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；經(jīng)會議討論通過的決議、決定等， 以會議通過的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)； 應(yīng)當(dāng)寫明年月日，年份不能簡寫。單一機(jī)

10、關(guān)行文，成文日期在正文之下一般 空 4 行、右空 4 個字、用 3 號仿宋體字排印。聯(lián)合行文將成文日期拉開，左 右各空 7 個字排印。公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后因故不能及時發(fā)文時，成文日期可 請示簽發(fā)人重新確定，或由辦文者提出意見報領(lǐng)導(dǎo)確定。13. 印章除“會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出的以外，均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章。 聯(lián)合上報的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加 蓋印章。加蓋印章時，要做到端正、清晰，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。 單一機(jī)關(guān)行文印章距正文 2-4mm ，居中壓成文日期。當(dāng)印章下弧無文字時， 采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中 套方

11、式，即印章的中心線壓在成文日期上。不得蓋空白章。當(dāng)聯(lián)合行文需加 蓋兩個印章時，主辦機(jī)關(guān)在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交或相切， 相距不超過 3mm 。當(dāng)關(guān)合行文需加蓋 3 個以上印章時，每行最多排 3 個印 章，主辦機(jī)關(guān)在前，印章蓋在發(fā)文機(jī)關(guān)署名處，兩端不得超出版心；最后一 行如余一個或兩個印章，均居中排布；當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印 章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一 面，不得采取“此頁無正文”的方法解決。省直各公司來省社蓋章，凡是股東決議、會議紀(jì)要、章程，涉及到人、 財、物的重要文件材料等，都必須備有兩份留省社存檔，且所有股東（包括 省社派出的股東

12、代表）均須在股東決議上簽名。14. 主題詞“主題詞”三個字用 3 號黑體字，居左頂格標(biāo)注，后標(biāo)全角冒號；主題 詞用 3 號小標(biāo)宋體字；一篇公文最多不超過 5 個主題詞。每個詞目之間空 1 行，一行排不完的另起一行與第一行主題詞的第一個字對齊排印。15. 抄送機(jī)關(guān) 在印制版記上方，主題詞下方，并用橫線與主題詞和印制版記隔開，抄 送機(jī)關(guān)按機(jī)關(guān)大小和排列習(xí)慣依次進(jìn)行排列，回行時與冒號后的抄送名稱對 齊。用 3 號仿宋體字，左空 1 字排印；抄送機(jī)關(guān)名稱之間用頓號隔開，末尾 用句號。16. 印制版記行政機(jī)關(guān)的公文只有印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間，印發(fā)機(jī)關(guān)左空 1 字，印發(fā)時 間右空 1 字，用 3 號仿宋體字排

13、印。印發(fā)時間以付印日期為準(zhǔn)。翻印上級機(jī) 關(guān)的公文，應(yīng)把印發(fā)單位改為翻印單位，印發(fā)時期改為翻印日期，用圓括號 標(biāo)注共印份數(shù)。17. 公文排印、裝訂格式 除發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、標(biāo)題、主題詞用小標(biāo)宋體字，密級、保密期限、緊急 程度、“主題詞” 3 字用黑體字，份數(shù)序號用 2 號全身黑正體字外，其余文 字都是用 3 號仿宋體字。黨的機(jī)關(guān)用 16 開公文紙排印。行政機(jī)關(guān)用國際標(biāo) 準(zhǔn) A4 紙，正文用 3 號仿宋體字，每頁排 22 行，每行排 28 個字。要求雙面 印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過 2mm 。頁碼用 4 號半角白體標(biāo)注，雙 頁碼居左空 1 空，空白頁不標(biāo)注頁碼。二、行文關(guān)系公文的行文關(guān)系主要有

14、6 種關(guān)系：1. 領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。指有隸屬關(guān)系的上級機(jī)關(guān)與下級機(jī)關(guān)之間的公 文往來關(guān)系。即具有直接領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的上下級之間的關(guān)系，不包括間接的領(lǐng)導(dǎo) 關(guān)系。 2.指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系。指沒有隸屬關(guān)系但有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)、 單位、部門之間的公文往來關(guān)系。上下級機(jī)關(guān)之間用下行文文種，平行機(jī)關(guān) 之間用函行文。 3.綜合管理與被管理的關(guān)系。包括歸口管理與被歸口管理的 關(guān)系。 4.屬地管理中統(tǒng)一管理與被統(tǒng)一管理的關(guān)系。 5.監(jiān)督與被監(jiān)督的關(guān)系。 6.平行機(jī)關(guān)之間的協(xié)作關(guān)系和業(yè)務(wù)上管理與被管理的關(guān)系。特別要注意第 6 種關(guān)系：（1）平行機(jī)關(guān)之間的協(xié)作關(guān)系， 指沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)、 單位之間因工 作上的相互聯(lián)

15、系而進(jìn)行的公文往來關(guān)系。這種工作上的相互聯(lián)系，一般以公 文為媒介，請受文單位予以支持、幫助或予以協(xié)助或予以批準(zhǔn)等。常見的錯誤有：行文對象級別高，就認(rèn)為本機(jī)關(guān)與行文對象是上下級 之間的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系；行文對象有管理實權(quán)，行文時作上級對待， 以示尊重。以上都是不符合行文規(guī)則的，應(yīng)予以糾正。（2）平行機(jī)關(guān)之間業(yè)務(wù)上的管理與被管理的關(guān)系， 指沒有隸屬關(guān)系的機(jī) 關(guān)、單位之間，其某些業(yè)務(wù)工作應(yīng)接受業(yè)務(wù)主管部門的統(tǒng)一管理。平行機(jī)關(guān) 之間業(yè)務(wù)上的管理工作，如報請批準(zhǔn)、批準(zhǔn)后的答復(fù)、進(jìn)行監(jiān)督管理、下達(dá) 管理規(guī)范等，應(yīng)用函行文。常見的錯誤有：把業(yè)務(wù)主管部門當(dāng)作自己的上級 機(jī)關(guān)，請求批準(zhǔn)時錯用文種，即該用“函”

16、，卻用“請示”、“報告”。三、行文方式和規(guī)則行文方式分為下行文、上行文和平行文三種方式。在處理行文關(guān)系上，黨政機(jī)關(guān)必須遵守以下規(guī)則：1.向下級機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級機(jī)關(guān)。2. 黨委各部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委的相關(guān)部門行文。 黨委、 政府的各部門在自己的職權(quán)范圍內(nèi)可分別向下級黨委、政府的相關(guān)部門發(fā)布 指導(dǎo)性、批復(fù)性、規(guī)范性、周知性等公文，但無權(quán)發(fā)布指揮性公文。3. 黨委、政府的辦公廳（室）可以根據(jù)黨委、政府的授權(quán)，分別向下級 黨委、政府行文。 黨委的其他部門， 不得向下級黨委發(fā)布指示性公文。 黨委、 政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府的授權(quán)，分別向下級黨委、政府行

17、文。 黨委、政府的其他部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項 外，一般不得向下一級政府正式行文。部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。因為辦公廳（室） 是辦事機(jī)構(gòu)和綜合機(jī)構(gòu)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意或授權(quán)可以對外正式行文，其他內(nèi)設(shè)機(jī) 構(gòu)不是獨立的單位， 不具備法人資格， 也不能代表部門， 不得對外正式行文。4. 部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文， 上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。5. 同級黨的機(jī)關(guān)、黨的機(jī)關(guān)與其他同級機(jī)關(guān)之間必要時可以聯(lián)合行文。 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文；政府 與同級黨委和軍隊機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨

18、組織和軍隊機(jī)關(guān) 可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以 聯(lián)合行文。聯(lián)合行文的條件是：級別相同、共同管理的事項或有關(guān)事項，但不宜過多，凡屬政府職責(zé)范圍內(nèi)的事項，則不需與黨委聯(lián)合行文。6. 屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。須經(jīng) 政府審批的事項， 經(jīng)政府同意也可以由部門行文， 文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。7. 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)， 由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)請示事項；上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必 要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機(jī)關(guān)。8. 不相隸屬機(jī)關(guān)之間，不論級別如何，只能用函行文，用協(xié)商的口氣以 尊重對方，用陳述性語言以示禮貌，不能在函中帶有指令性、指示性、指揮 性、決斷性的語言，不能居高臨下，不能用上級對下級的口氣行文。9. 必須按隸屬關(guān)系和有關(guān)規(guī)定請示問題和報告工作?！罢埵尽惫氖窍录墮C(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)、幫助解決問題的 文種；“報告”是下級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級機(jī)關(guān) 的詢問使用的文種。“請示”和“報告”行文的目的和作用不同，內(nèi)容和結(jié) 構(gòu)不同，行文時限和批轉(zhuǎn)的重點不同。（1）向上級機(jī)關(guān)行文， 應(yīng)當(dāng)主送一個上級機(jī)關(guān)； 如需其他相關(guān)的上級機(jī) 關(guān)閱知，可以抄送。應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，不得在非請示 中夾帶請示事項；其他機(jī)關(guān)需要周知和支持的，應(yīng)當(dāng)用抄送形