總部參觀接待規(guī)范

1、萬科企業(yè)股份編號(hào)VKWG08-21名稱總部及建筑研究中心參觀接待操作標(biāo)準(zhǔn)版本A/0第1頁共3頁編制曾杰峰更改審核向云批準(zhǔn)解凍生效期2002年7月1日1. 目的標(biāo)準(zhǔn)集團(tuán)總部及建筑研究中心的參觀接待工作，加強(qiáng)參觀接待的控制管理，樹立良 好的企業(yè)形象。2. 范圍2.1需要使用集團(tuán)總部及建筑研究中心安排參觀交流接待的總部各職能部門及一線公司；2.2負(fù)責(zé)日常參觀接待事務(wù)的總部物業(yè)效勞處。3. 職責(zé)3.1總部各職能部門及一線公司負(fù)責(zé)確定本部門安排的各類參觀、交流接待工作的級(jí)別 和具體安排與實(shí)施；3.2總部物業(yè)管理部負(fù)責(zé)總部各職能部門及一線公司安排的參觀、交流接待工作的審批 與協(xié)調(diào)；3.3總部規(guī)劃設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)

2、重要活動(dòng)A級(jí)參觀接待的現(xiàn)場(chǎng)解說工作；3.4總部物業(yè)效勞處每天指定專人查詢各類參觀、接待登記信息，負(fù)責(zé)為會(huì)議、參觀、 交流接待工作提供后勤效勞及所需會(huì)議室的設(shè)備調(diào)試；3.5總部各部門負(fù)責(zé)本部門安排的 B級(jí)、C級(jí)參觀、交流接待工作并負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)解說；4. 方法和過程控制4.1 接待級(jí)別各部門根據(jù)參觀、交流的對(duì)象確定接待級(jí)別。接待級(jí)別分為A、B、C、D四種級(jí)別A級(jí)：各級(jí)政府重要官員、集團(tuán)董事、重要企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的接待；B級(jí)：一般政府官員、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、同行、關(guān)聯(lián)企業(yè)人員及其他社會(huì)團(tuán)體的接待；C級(jí)：與本企業(yè)有業(yè)務(wù)往來的辦事人員的日常接待；D級(jí)：一般市民在展廳的日常參觀。4.2 接待申請(qǐng)及審批各部門接到其它機(jī)構(gòu)或

3、人員的參觀、交流要求時(shí)，A、B級(jí)的接待應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)提前一個(gè)工作日在集團(tuán)內(nèi)部網(wǎng)主頁“參觀接待登記程序進(jìn)行登記，根據(jù)所需級(jí)別填寫?接待登記?，明確接待日期、時(shí)間、級(jí)別等；各部門應(yīng)提前準(zhǔn)備并與效勞處對(duì)接好迎賓接待牌、貴賓卡、會(huì)議室坐牌、公司簡(jiǎn)萬科企業(yè)股份編號(hào)VKWG08-21名稱總部及建筑研究中心參觀接待操作標(biāo)準(zhǔn)版本A/0第2頁共3頁編制曾杰峰更改審核向云批準(zhǔn)解凍生效期2002年7月1日介、禮品、宣傳冊(cè)等相關(guān)物品資料；423物業(yè)管理部根據(jù)各部門申請(qǐng)內(nèi)容，在半個(gè)工作日內(nèi)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，并負(fù) 責(zé)安排協(xié)調(diào)其他部門予以協(xié)助配合。4. 3接待準(zhǔn)備：配合部門在收到A B級(jí)接待信息后，應(yīng)及時(shí)作好相應(yīng)的接待

4、準(zhǔn)備；效勞處負(fù)責(zé)上網(wǎng)查詢參觀、接待登記信息后，根據(jù)各部門會(huì)議接待級(jí)別和費(fèi)用額 度等要求，指定專人負(fù)責(zé)接待物品的采購、標(biāo)識(shí)的制作、會(huì)場(chǎng)的準(zhǔn)備及設(shè)備的調(diào)試工作； 屬A級(jí)接待的，效勞處要安排專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境清潔及平安工作；效勞處在接到A、B級(jí)接待要求時(shí)，效勞處設(shè)備調(diào)試人應(yīng)提前15分鐘將會(huì)議設(shè)備調(diào)試至待機(jī)狀態(tài)，隨時(shí)保證系統(tǒng)能正常運(yùn)行，并根據(jù)會(huì)議需要提供系統(tǒng)跟蹤使用效勞。 后勤效勞人員應(yīng)提前半小時(shí)在接待會(huì)議室擺放好坐牌，假設(shè)需要安排接待所需的茶水、咖 啡、果盤、紙張、鉛筆等物品時(shí)，也應(yīng)提前半小時(shí)準(zhǔn)備好，并每隔30分鐘提供一次會(huì)務(wù)效勞；效勞處負(fù)責(zé)安排好參觀車輛的停放指引，維持參觀區(qū)域的現(xiàn)場(chǎng)秩序，并根據(jù)情

5、況確定設(shè)立臨時(shí)崗位，做好平安防范措施；前臺(tái)工作人員負(fù)責(zé)來訪登記及向參觀者發(fā)放指定標(biāo)牌。4.4 接待實(shí)施：4.4 . 1 A級(jí)接待：參觀人員即將到達(dá)前，接待部門對(duì)接人員應(yīng)提前5分鐘到正門迎接。平安員應(yīng)主動(dòng)上前為客人開啟車門，并示意客人“請(qǐng)，當(dāng)客人下車后，立即安 排客人的車輛按指定位置停放?？腿说能囕v停放后，前臺(tái)應(yīng)熱情安排司機(jī)在大廳接待處歇息并備好茶水；接待人員應(yīng)事先將貴賓牌準(zhǔn)備好，客人到達(dá)前臺(tái)大廳時(shí)由接待人員將貴賓牌交 給客人佩帶，接待部門在接待參觀過程中，按指定接待路線指引客人參觀；規(guī)劃設(shè)計(jì)部相關(guān)人員隨參觀路線對(duì)建筑研究中心進(jìn)行解說工作；效勞處負(fù)責(zé)指派一名平安員與客人保持三米距離全程陪伴，負(fù)責(zé)

6、現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急事務(wù) 及信息傳遞等工作。接待完畢后，由現(xiàn)場(chǎng)最高負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員送至正門離開?？腿穗x開前，接待萬科企業(yè)股份編號(hào)VKWG08-21名稱總部及建筑研究中心參觀接待操作標(biāo)準(zhǔn)版本A/0第3頁共3頁編制曾杰峰更改審核向云批準(zhǔn)解凍生效期2002年7月1日人員負(fù)責(zé)收回貴賓牌，并交還給前臺(tái)；客人離開后，接待部門須對(duì)本次接待工作情況進(jìn)行 總結(jié)并反應(yīng)物業(yè)管理部。442B級(jí)接待：442.1當(dāng)有客人到達(dá)公司大堂，前臺(tái)人員應(yīng)及時(shí)通知接待人員到大堂迎接客人；并將 胸牌貼紙交給客人佩帶。接待人按指定的接待路線帶著客人參觀，參觀過程中，不得影響他人辦公。接 待結(jié)束后，接待人應(yīng)將客人送至正門離開?？腿穗x開前，接待人員負(fù)責(zé)

7、收回胸牌貼紙，并統(tǒng)一交給前臺(tái)。4.4.3 C級(jí)接待：當(dāng)有客人到達(dá)公司大堂，前臺(tái)人員應(yīng)禮貌地詢問客人的要求，讓客人至接待大 廳歇息等待，并及時(shí)通知接待人員。如屬代買飛機(jī)票、代購物品送貨或簡(jiǎn)單交談事宜， 接待人員應(yīng)在一樓大堂接待，不得將客人帶入辦公區(qū)，以便影響其他人辦公；預(yù)計(jì)超過 20分鐘以上的接待，可將客人帶入辦公區(qū)，但應(yīng)盡量防止影響他人辦公，來訪人員須在 前臺(tái)領(lǐng)取來訪吊牌?？腿诵枰獏⒂^展廳的，在不阻礙 A、B級(jí)接待的前提下，可安排參觀，接待人員 應(yīng)做好陪同講解工作。443.3接待結(jié)束后，接待人應(yīng)指引客人自正門離開，同時(shí)將來訪吊牌交還前臺(tái)。4.4.4 D級(jí)接待4.4.4.1 D 級(jí)接待客人僅限參觀展廳。4.4.4.2 由展廳平安員負(fù)責(zé)接待和引導(dǎo)客人參觀。4.