《合同履行管理辦法》6頁(yè)word

1、限公司通知文 件編號(hào)：制定日期： 2012年3月5 日收文：副本：發(fā)文：事項(xiàng)：關(guān)于合同履行管理辦法的通知說(shuō)明：合同履行管理辦法為了規(guī)范各分公司、各部門合同履行流程，加強(qiáng)合同履行的管理和監(jiān)督， 防范合同履行中存在的法律風(fēng)險(xiǎn)，制定辦法。一、合同履行管理的基本要求生效的合同對(duì)于合同各方均具有法律約束力。如果合同方不按合同約定履行義務(wù)，就要承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。因此，合同履行管理的基本要求為：1、我公司嚴(yán)格按合同約定履行，做到我公司一方不違約；2、督促對(duì)方按合同履行其義務(wù)，如對(duì)方在履行中有不符合合同約定的行 為，要密切關(guān)注，及時(shí)做出反應(yīng)，固定對(duì)方違約的證據(jù)，為以后處理合同糾紛 做準(zhǔn)備。二、加強(qiáng)合同履行管

2、理的方法合同履行部門、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等部門都應(yīng)當(dāng)按下列要求做好各部門的合 同履行管理工作。（一）我公司為履行合同所做的工作，都要留有記錄或者證據(jù)。如：支付款項(xiàng)的，應(yīng)通過(guò)銀行轉(zhuǎn)帳支付，在原始憑證上應(yīng)寫(xiě)明款項(xiàng)用途及 對(duì)應(yīng)的合同編號(hào)等；交付貨物的，應(yīng)索取正式的收貨憑證等。（二）及時(shí)發(fā)出催告和異議 催告一般是用來(lái)催促對(duì)方按合同履行其義務(wù)，同時(shí)，催告也是進(jìn)一步采取 某些行動(dòng)的必備前置程序，如有些情況下解除合同，必須經(jīng)過(guò)催告。而異議一 般是在接受對(duì)方交付的情況下，發(fā)現(xiàn)對(duì)方的交付不符合合同約定，如接受對(duì)方 交付的貨物后發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不符合合同約定，則應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ教岢鰰?shū)面異議。提示：在合同履行過(guò)程中，建議重要的事項(xiàng)

3、、催告、異議等以書(shū)面形式作 出，以便有據(jù)可查。（三）及時(shí)收集和保存證據(jù) 合同履行過(guò)程中，合同各方的往來(lái)函件、通知等文書(shū)都具有法律效力，如 果發(fā)生糾紛，也是區(qū)分責(zé)任的重要證據(jù)，合同履行部門負(fù)責(zé)對(duì)合同履行每一環(huán) 節(jié)形成的書(shū)面材料完整保存，如果相關(guān)材料發(fā)至其它部門，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交合同履 行部門存檔。在合同履行過(guò)程中，對(duì)于我公司已經(jīng)履行事實(shí)以及對(duì)方違約的事實(shí)應(yīng)當(dāng)及 時(shí)收集證據(jù)， 同時(shí)， 如果我公司一方不慎違約了， 應(yīng)盡量避免被對(duì)方掌握證據(jù)。 對(duì)我公司的履行情況應(yīng)及時(shí)做好記錄并經(jīng)對(duì)方確認(rèn)。履行銷售合同交付貨物時(shí) 應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人簽署一式兩份的收貨單， 一份留存對(duì)方， 一份交銷售部門備查 向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付增值稅

4、發(fā)票時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人出具收條。履行采購(gòu)合同付款 時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人出具收款收據(jù)或收條，我公司原則上只開(kāi)具限制性抬頭的轉(zhuǎn) 賬支票，不允許以現(xiàn)金形式支付。（四）建立信息匯報(bào)反饋制度，及時(shí)處理異常情況。 合同履行中的一些問(wèn)題，其實(shí)很多是法律層面的問(wèn)題，技術(shù)性與專業(yè)性較 強(qiáng)，合同履行部門應(yīng)當(dāng)慎重對(duì)待，并及時(shí)與法務(wù)部溝通和聯(lián)系，由法務(wù)部參與 處理前述問(wèn)題。我公司應(yīng)當(dāng)建立信息匯報(bào)和反饋的制度和流程，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn) 問(wèn)題，作出相應(yīng)的處理。（五 ） 合同履行過(guò)程中，法務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查合同中相應(yīng)條款的具體履行 情況。法務(wù)部監(jiān)督、檢查合同的履行情況，一般采取普查和重點(diǎn)檢查的方式。檢 查內(nèi)容主要包括三方面：一是看合同

5、各方是否按合同約定進(jìn)度全面履行合同， 督促各方嚴(yán)格履約；二是看履行過(guò)程中是否存在合同數(shù)量、交貨期限、付款等 方面變更情況，如有變更，應(yīng)履行變更簽約手續(xù)，以合同形式明確變更情況； 三看是否存在違約情況，這是監(jiān)督檢查的主要工作。各部門應(yīng)當(dāng)積極配合法務(wù)部的監(jiān)督檢查合同工作，并指定專人負(fù)責(zé)該項(xiàng)配 合工作。（六）合同履行完畢后，對(duì)所遺留的問(wèn)題，合同履行部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé) 解決，并規(guī)定解決期限。在期限內(nèi)確定無(wú)法解決的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告我公司 領(lǐng)導(dǎo)，由我公司領(lǐng)導(dǎo)指定有關(guān)部門配合解決，并提出具體方案。三、合同履行管理的具體程序1、合同審批通過(guò)后，合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)多提交一份合同留存于法務(wù)部備案， 法務(wù)部亦有權(quán)要求

6、合同經(jīng)辦人留存一份合同在法務(wù)部；如有電子版合同，應(yīng)同 時(shí)通過(guò)RTX傳至法務(wù)部。合同審批通過(guò)時(shí)，法務(wù)部律師應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同情況，向合同經(jīng)辦人提供合同 履行所需的輔助文件，如訂貨單、送貨單、驗(yàn)收合格單、收貨確認(rèn)書(shū)等。對(duì)于重大、復(fù)雜或者合同金額 50 萬(wàn)元以上的合同，法務(wù)部律師應(yīng)當(dāng)于合同 審批當(dāng)日或次日以書(shū)面形式對(duì)合同主要條款進(jìn)行總結(jié)、歸納，并對(duì)相關(guān)部門的 相關(guān)人員進(jìn)行合同交底；在對(duì)合同的相關(guān)條款進(jìn)行交底時(shí)，應(yīng)當(dāng)附有一式兩份 的簡(jiǎn)明書(shū)面說(shuō)明，一份交給合同履行部門經(jīng)辦人，另一份由參與交底的人員簽 字確認(rèn)后交還給法務(wù)部。2、 法務(wù)部律師應(yīng)當(dāng)將上述合同的內(nèi)容填寫(xiě)在合同履行管理一覽表（見(jiàn) 附件 1）。3、法務(wù)部

7、律師應(yīng)當(dāng)于合同審批當(dāng)周的最后一個(gè)工作日內(nèi)，向公司保管公章 的人員提供經(jīng)法務(wù)部填寫(xiě)的合同蓋章情況核查表 （見(jiàn)附件 2），公司保管公 章的人員應(yīng)當(dāng)于 1 個(gè)工作日內(nèi)根據(jù)合同蓋章情況核查表核對(duì)、填寫(xiě)相關(guān)合 同的蓋章和收回情況，并簽字確認(rèn)。對(duì)于經(jīng)核對(duì)尚未蓋章的合同，法務(wù)部律師應(yīng)向合同履行部門負(fù)責(zé)合同履行 管理核對(duì)的人員（下稱合同履行部門核對(duì)人員）提供合同蓋章情況核查表 由合同履行部門核對(duì)人員核實(shí)合同未蓋章的原因和情況，并在合同蓋章情況 核查表上注明事由并簽字確認(rèn)。對(duì)于經(jīng)核對(duì)作廢的未蓋章合同，合同履行部門核對(duì)人員應(yīng)當(dāng)于核對(duì)當(dāng)日將 未蓋章合同及合同審批表交回法務(wù)部，法務(wù)部及時(shí)作廢合同和審批表，作廢的 審批

8、表歸檔于法務(wù)部。合同履行部門經(jīng)辦人負(fù)責(zé)蓋章合同（原件）的收回工作，公司檔案室負(fù)責(zé) 蓋章合同原件（公司需留存兩份）的保管工作。被保管的合同原件未經(jīng)公司領(lǐng) 導(dǎo)批準(zhǔn)，一律不得外借。相關(guān)部門人員需要使用合同的，應(yīng)當(dāng)使用合同復(fù)印件。4、法務(wù)部律師應(yīng)當(dāng)于合同審批日的下一周起每周的最后一個(gè)工作日內(nèi)，向 合同履行部門核對(duì)人員提供經(jīng)法務(wù)部填寫(xiě)的合同履行核查表 （見(jiàn)附件 3）， 由該合同履行部門核對(duì)人員核查該合同履行部門核查日前尚未履行完畢合同的 履行情況，該合同履行部門核對(duì)人員應(yīng)當(dāng)于 3 個(gè)工作日內(nèi)根據(jù)合同履行核查 表落實(shí)和填寫(xiě)合同履行情況，并簽字確認(rèn)。對(duì)于合同金額 50 萬(wàn)元以上的合同， 法務(wù)部律師應(yīng)當(dāng)對(duì)合同

9、履行每一環(huán)節(jié)形 成的書(shū)面材料進(jìn)行檢查，包括合同各方的往來(lái)函件、通知等文書(shū)，并指導(dǎo)合同 履行部門人員如何收集和保存有關(guān)合同履行的證據(jù)。前述書(shū)面材料經(jīng)法務(wù)部檢 查后，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案室保管；如果前述書(shū)面材料屬于財(cái)務(wù)部保管范圍的，則 仍由財(cái)務(wù)部保管。在對(duì)前述書(shū)面材料進(jìn)行交接時(shí)，應(yīng)以同一個(gè)合同為單位進(jìn)行 交接，由合同履行部門經(jīng)辦人、法務(wù)部、檔案室（或財(cái)務(wù)部）三方簽署材料 交接明細(xì)表（見(jiàn)附件 4），材料交接明細(xì)表一式三份，各方各持一份。相關(guān) 部門人員需要使用前述書(shū)面材料的，應(yīng)當(dāng)使用復(fù)印件。5、合同履行部門核對(duì)人員落實(shí)合同履行情況后，法務(wù)部律師按照下列原則 進(jìn)行處理：對(duì)于合同履行情況涉及財(cái)務(wù)部的，需向財(cái)務(wù)部

10、提供合同履行核查表，由財(cái)務(wù)部專人負(fù)責(zé)核查和填寫(xiě)情況，并簽字確認(rèn)；對(duì)于不按照合同約定履行的情況，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行進(jìn)一步核實(shí)原因和情況，并按照本管理辦法第一條、第二條的規(guī)定采取相應(yīng)措施。對(duì)于重大違約情況，應(yīng) 當(dāng)及時(shí)向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對(duì)于正常履行且無(wú)問(wèn)題的合同，本次核查工作完成。6、 法務(wù)部應(yīng)當(dāng)將每周核查情況如實(shí)記錄在電子版的合同履行管理一覽表 中，并將每周核查完畢的表格存檔。7、對(duì)于履行完畢或合同期滿、終止、解除的合同，合同履行部門應(yīng)當(dāng)及時(shí) 與法務(wù)部、公司檔案室、財(cái)務(wù)部等部門辦理歸檔手續(xù)。法務(wù)部每月月底應(yīng)將履 行完畢合同的合同蓋章情況核查表 、合同履行核查表交予檔案室歸檔， 并由雙方簽署材料交接明細(xì)表

11、，材料交接明細(xì)表一式兩份，雙方各持一 份。四、經(jīng)濟(jì)處罰 合同履行部門人員或其它部門人員違反本管理辦法規(guī)定的，由法務(wù)部向公 司綜合部出具關(guān)于違反合同履行管理辦法的通知書(shū) （見(jiàn)附件 5），由公司綜 合部請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后，由公司綜合部按照下列標(biāo)準(zhǔn)對(duì)相關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行相應(yīng)的 經(jīng)濟(jì)處罰：1、違反本管理辦法規(guī)定，未給我公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，綜合部應(yīng)當(dāng)給予經(jīng) 濟(jì)處罰，處罰上限不超過(guò)人民幣 1000 元；2、違反本管理辦法規(guī)定，給我公司造成經(jīng)濟(jì)損失（包括但不限于訴訟費(fèi)、 律師費(fèi)、合同對(duì)方根據(jù)合同追究我公司的違約責(zé)任等）的，綜合部應(yīng)當(dāng)根據(jù)具 體情況（包括合同金額、我公司違約責(zé)任等情況）另行給予經(jīng)濟(jì)處罰，處罰上 限不超過(guò)合同金額的 10%；五、賠償責(zé)任 合同履行部門人員或其它部門人員違反本管理辦法規(guī)定，給我公司造成經(jīng) 濟(jì)損失（包括但不限于訴訟費(fèi)、律師費(fèi)、合同對(duì)方單位持有先蓋章合同追究我 公司的違約責(zé)任等）的，相關(guān)責(zé)任人員應(yīng)當(dāng)向公司承擔(dān)全部的賠償責(zé)任。六、對(duì)公司離職人員經(jīng)手合同履行情況的審查制度公司職工離職時(shí)，公司綜合部應(yīng)向法務(wù)部提前核實(shí)該職工經(jīng)手的報(bào)審合同 的履行情況。如果該職工經(jīng)手的報(bào)審合同存在違反本管理辦法的情形時(shí)，綜合 部應(yīng)當(dāng)在該職工接受相應(yīng)經(jīng)濟(jì)處罰和出具同意承擔(dān)全部賠償責(zé)任的書(shū)面文件或 承擔(dān)全部