文檔移交與保管管理制度

1、文檔移交與保管管理辦法編號：GDHiPAL-DCC-P2-004版 本 號：0所屬體系：行政管理編寫部門：人力資源及行政部生效日期：20xx年xx月xx日目 錄1目的32適用范圍33編制依據(jù)34釋義35職責(zé)分工46文檔的移交57文件的保管利用148附則169修改日志171 目的為了確保公司文檔及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)收集整理歸檔并移交，有效地為建設(shè)、運(yùn)營和管理提供查詢利用，特制定本管理辦法。2 適用范圍該辦法適用于公司各部門文檔的交接、保存及利用。3 編制依據(jù)3.1 文檔管理基本制度，GDHiPAL-DCC-P1-001，Rev. 0。3.2 文檔管理辦法，GDHiPAL-DCC-P2-001,

2、 Rev. 0。3.3 保密工作管理辦法，GDHiPAL-ADMPA-P2-001。3.4 資料室管理辦法，GDHiPAL-DCC-P2-003, Rev. 0。3.5 會(huì)計(jì)檔案管理辦法, GDFC-ACC-P2-007, Rev. 0。3.6 合同采辦文檔管理辦法, GDCP-CP-P2-006, Rev. 0。3.7 國家重大項(xiàng)目建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與整理規(guī)范，DA/T 28-2002。4 釋義4.1 文檔：指文件和檔案，文件是檔案的基礎(chǔ)，是公司在各項(xiàng)活動(dòng)和處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄；檔案是公司歷史發(fā)展和在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的真實(shí)歷史記載。4.2 移交：指各部門將

3、工作活動(dòng)實(shí)施過程中形成的各項(xiàng)最終資料移交給DCC和DCC按有關(guān)規(guī)定把公司重大項(xiàng)目竣工資料移交給深圳市檔案管理機(jī)構(gòu)。4.3 綜合管理檔案：由公司在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類重要性及其它具有利用價(jià)值的文件。包括公司章程、合同、原則協(xié)議、各類證件、重要性請示、批復(fù)、董事會(huì)文件、會(huì)議紀(jì)要等管理性文件。4.4 會(huì)計(jì)檔案：公司在經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和各類報(bào)表等具有保存價(jià)值并作為歷史記錄保存的會(huì)計(jì)核算的專業(yè)檔案。4.5 科技檔案：公司在基本建設(shè)和生產(chǎn)等項(xiàng)目及改擴(kuò)建項(xiàng)目中形成的，有利用價(jià)值的投資計(jì)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工及維護(hù)等活動(dòng)中形成的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、聲像材料等文件。4.6

4、 聲像材料檔案：公司在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中直接形成、具有保存價(jià)值，并主要以磁磁性材料或感光材料為載體、以音像為主要反映方式的記載，包括照片、錄音、錄像制品、影視片以及相應(yīng)的說明文字。4.7 檔案保管期限：指以年為單位, 將已鑒定且需保存的文件給出的特定保管年限。4.8 檔案保管期限表：指已鑒定且需保存的文件檔案的匯總表。 4.9 永久保存：指對公司生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)等有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件。4.10 定期保存：指較短時(shí)間內(nèi)對公司生產(chǎn)、經(jīng)營等有參考利用價(jià)值的文件。4.11 原件：指最初產(chǎn)生的區(qū)別于復(fù)制件簽章生效的原始文件。4.12 復(fù)印件：指與原件內(nèi)容相同的復(fù)制品。4.13 案卷：指由互有聯(lián)系的若干文件

5、組合成的檔案保管單位。4.14 立卷：指將若干文件按照形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。4.15 案卷目錄：指以全宗為單位登記案卷的提名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。4.16 卷內(nèi)目錄，登記卷內(nèi)文件提名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。4.17 卷內(nèi)備考表，卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。5 職責(zé)分工5.1 文控中心5.1.1 制定公司文檔歸檔及整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。5.1.2 監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查各部門文件的形成、積累工作。5.1.3 根據(jù)本辦法對文檔進(jìn)行接收、保管和向業(yè)務(wù)部門提供利用。5.1.4 負(fù)責(zé)向相關(guān)檔案部門移交檔案

6、。5.2 業(yè)務(wù)部門5.2.1 負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔本部門產(chǎn)生的文檔，確保文檔的完整性和系統(tǒng)性。5.2.2 專兼職文控應(yīng)負(fù)責(zé)累積形成的文檔，并對歸檔文檔的的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)負(fù)責(zé)。5.2.3 負(fù)責(zé)對制成文檔的材料質(zhì)量負(fù)責(zé)，確保文檔利于長久保存，圖文字跡清晰等。5.2.4 專兼職文控按照文控中心歸檔要求整理和移交。5.2.5 項(xiàng)目部文控配合文控中心向檔案部門移交檔案。6 文檔的移交6.1 文檔歸檔范圍反應(yīng)公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)中形成并具有保存價(jià)值的文件均應(yīng)納入歸檔范圍。具體歸檔范圍詳見附件1文件歸檔范圍和保存期限表。6.2 文檔的收集凡是公司在工作活動(dòng)中形成或使用的、辦理完畢的，對今后工

7、作有查考利用價(jià)值的文件、證書、各種記錄以及各種圖表、照片、聲像材料等都應(yīng)齊全完整地收集。在收集過程中各部門專兼職文控要注意以下事項(xiàng)：a) 文件齊全完整，確保收集的文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，確保文件的附件 齊全，與文件相配套的其他載體形式的資料齊備；b) 確保文件的簽批完整，簽發(fā)手續(xù)完備；c) 收集的文件原則上應(yīng)為原件，如無原件的可將具有利用價(jià)值的復(fù)制件歸檔；d) 文件材料，文件的制作和書寫材料應(yīng)當(dāng)益于長久保存。要選用碳素墨水等符合存檔要求的書寫材料，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水、紅墨水等；e) 聲像、電子文件等載體形態(tài)的文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔，并確保電子文件可讀、清晰、無病毒。6.3 文檔的

8、整理6.3.1 總則6.3.1.1 文檔整理是檔案保管和利用的重要基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，須對收集的文件進(jìn)行條理化、系統(tǒng)化的整理、分類、排列與編目。文檔歸檔整理分類方法可根據(jù)文件實(shí)際可操作性按照年度分類整理、性質(zhì)分類整理或工程項(xiàng)目分類整理。6.3.1.2 文檔整理案卷類別主要包括綜合管理類、合同類、財(cái)務(wù)類、設(shè)計(jì)類、聲像類、竣工資料類等。文檔整理原則先劃分文檔案卷類別，再劃分文件類別，然后根據(jù)實(shí)際可操作性按照年度、性質(zhì)或工程項(xiàng)目類進(jìn)行歸檔整理。6.3.1.3 文檔組卷時(shí)所需的檔案盒、卷皮均由文控中心統(tǒng)一提供。6.3.1.4 根據(jù)實(shí)際文檔組卷的需求，可選擇“6.3 文檔的整理”中不同形式的整理方式。6.3.1.

9、5 本細(xì)則“6.3 文檔的整理”中規(guī)定的文檔整理要求只針對移交公司的檔案，移交相關(guān)檔案部門時(shí)，應(yīng)按照相關(guān)檔案部門的組卷要求整理。6.3.2 按照年度分類整理6.3.2.1 總則按照文件類型對形成文件的年度進(jìn)行劃分，此分類一般適用于綜合管理類文件的歸檔。比如收發(fā)文件、會(huì)議文件、周月報(bào)、會(huì)計(jì)類檔案等。6.3.2.2 整理方法案卷類別 年度 - 文件類型 案卷號。6.3.2.3 組件要求6.3.2.3.1 件，為歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為一件。將收集的文件按照文件的時(shí)間順序或文件流水號進(jìn)行排列。6.3.2.3.2 對于上級的批復(fù)與本級的請示、本級的批復(fù)與下級的請示、正文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)

10、發(fā)件、正本與底稿、原件與復(fù)制件、多種文字形成的同一文件等等；排列時(shí)應(yīng)批復(fù)在前，請示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后須作為一件排列在一起。6.3.2.3.3 “一件”即由主體文件和主體文件關(guān)聯(lián)的附件為一件。編目時(shí)也應(yīng)視為一個(gè)條目。6.3.2.3.4 卷盒中每件文件用A4塑料袋裝訂，一盒為一卷，每卷中的文件按照文件編號或時(shí)間順序排列進(jìn)行編目。6.3.2.3.5 卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、單位、文號、題名、日期、備注等信息。6.3.2.3.6 卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，數(shù)量，說明組卷情況，如立卷人，檢查人，立卷時(shí)間等；卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后。6.3.2.3.7 不同類別的歸檔

11、文件分別裝盒，同一類別的可分裝幾盒，不同類別的不能混裝一盒。6.3.2.3.8 不同年度的歸檔文件不能放入同一盒內(nèi)。6.3.2.3.9 檔案盒的封面及背脊應(yīng)包括類別、案卷名稱、年度、起止號、保管期限等信息。6.3.3 按文檔性質(zhì)分類整理6.3.3.1 總則按照文件內(nèi)容所涉及的性質(zhì)進(jìn)行的劃分。此分類一般適用于證書類文件、批復(fù)類文件、報(bào)告類文件、政策程序、合同類文件等文件。6.3.3.2 整理方法案卷類別 - 文件類別 案卷號。6.3.3.3 組件要求6.3.3.3.1 件，為歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為一件。將收集的文件按照文件號進(jìn)行排列。6.3.3.3.2 對于上級的批復(fù)與本級的請示、

12、本級的批復(fù)與下級的請示、正文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、正本與底稿、原件與復(fù)制件、多種文字形成的同一文件等等；排列時(shí)應(yīng)批復(fù)在前，請示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后須作為一件排列在一起。6.3.3.3.3 “一件”即由主體文件和主體文件關(guān)聯(lián)的附件為一件。編目時(shí)也應(yīng)視為一個(gè)條目。6.3.3.3.4 卷盒中每件文件用A4塑料袋裝訂，對于裝訂成冊的文件進(jìn)行編碼后可直接存放在卷盒中，一盒為一卷，每卷中的文件按照文件號的順序排列進(jìn)行編目。6.3.3.3.5 卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、單位、文號、題名、日期、備注等信息。6.3.3.3.6 卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，數(shù)量，說明組卷情況，如立

13、卷人，檢查人，立卷時(shí)間等；卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后。6.3.3.3.7 不同類別的歸檔文件分別裝盒，同一類別的可分裝幾盒，不同類別的不能混裝一盒。6.3.3.3.8 檔案盒的封面及背脊應(yīng)包括類別、案卷名稱、起止號、保管期限等信息。6.3.4 按工程項(xiàng)目（科技技術(shù)檔案）分類整理6.3.4.1 總則對于工程項(xiàng)目類文件的整理，只針對各業(yè)務(wù)部門向文控中心移交的檔案，移交相關(guān)檔案部門的文件均應(yīng)按照相關(guān)檔案部門要求整理組卷。6.3.4.2 整理方法6.3.4.2.1 工程項(xiàng)目類文件應(yīng)按照建設(shè)綜合文件（基建文件）、監(jiān)理文件、施工文件、廠商文件、試運(yùn)行文件及竣工圖分別進(jìn)行組卷。6.3.4.2.2 工程項(xiàng)目

14、文件應(yīng)保存原件，因各種原因不能保存原件的，應(yīng)在復(fù)印件上加蓋具有法律效率的印章。6.3.4.2.3 項(xiàng)目本身形成的資料須是原件。6.3.4.3 文字材料組卷要求6.3.4.3.1 卷，為組卷單位。多份文件可以歸檔為一卷；6.3.4.3.2 卷內(nèi)資料排列順序應(yīng)依據(jù)卷內(nèi)資料構(gòu)成而定，一般順序?yàn)榉饷?、目錄、?nèi)容、備考表和封底。6.3.4.3.3 案卷封面編制案卷封面應(yīng)包括工程名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密集、檔號、共 冊第 冊等信息。a) 工程名稱：填寫工程建設(shè)項(xiàng)目正式批準(zhǔn)的名稱；b) 案卷題名：填寫組卷編號及案卷內(nèi)容，案卷內(nèi)容應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容；c) 編制單位：編制本卷

15、的主要編制單位；d) 編制日期：填寫卷內(nèi)資料形成的起、止日期；e) 保管期限，依據(jù)文件歸檔范圍及保管期限填寫組卷時(shí)劃定的保管期限；f) 密級，應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級；g) 檔號，按照文控中心提供的項(xiàng)目檔號編號。(檔號編號原則：GDLNG- 部門代碼-項(xiàng)目代碼-案卷類別)。6.3.4.3.4 卷內(nèi)目錄編制卷內(nèi)目錄內(nèi)容包括工程名稱、序號、文件題名、責(zé)任者、日期、頁號、備注等信息，并應(yīng)采用XLS格式編目。a) 工程名稱：應(yīng)是單體工程名稱；b) 序號：卷內(nèi)資料應(yīng)按照文件的排序，先后順序用阿拉伯?dāng)?shù)字從1開始依次標(biāo)注；c) 文件題名：文件內(nèi)容名稱；d) 責(zé)任者：資料的形成單位名稱；e) 日期

16、：資料的形成時(shí)間；f) 頁次：填寫本份文件材料的起頁號，最后的那份文件材料應(yīng)當(dāng)填寫起止頁號；g) 備注：填寫其他需要說明的問題。6.3.4.3.5 裝訂要求裝訂要求如下：a) 每卷裝訂的厚度不超過3厘米。文字材料可采用3孔棉線裝訂或不銹鋼釘裝訂；b) 案卷內(nèi)不應(yīng)有腐蝕的金屬物；c) 卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號；d) 每卷內(nèi)容從阿拉伯?dāng)?shù)字1開始，用打號機(jī)一次逐頁連續(xù)打號，采用黑色油墨水；e) 封面和卷內(nèi)目錄不編頁號；f) 單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；g) 成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號；h) 各卷之間不連續(xù)編頁號；i) 錯(cuò)編頁號采用黑墨水筆

17、平直劃線，在錯(cuò)號附近空白處補(bǔ)編頁號；j) 一個(gè)檔案盒內(nèi)可裝多卷文字材料,圖紙一盒為一卷，應(yīng)根據(jù)案卷內(nèi)容的厚度選用檔案盒，避免盒內(nèi)空蕩。6.3.4.3.6 卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表填寫要求如下：a) 卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量，說明組卷情況，如立卷人，檢查人，立卷時(shí)間等；b) 卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后。6.3.4.4 竣工圖組卷及歸檔要求6.3.4.4.1 竣工圖編碼應(yīng)符合GDHiPAL-DCC-P3-001 文件編碼管理細(xì)則要求。6.3.4.4.2 竣工圖應(yīng)按照專業(yè)分別組卷，每一個(gè)專業(yè)根據(jù)圖紙數(shù)量組成一卷或多卷。6.3.4.4.3 一張圖一個(gè)頁碼號(包括竣工圖紙封

18、面頁和竣工圖目錄)編打在的右下角，從1開始至本卷圖紙尾張頁碼號止，卷內(nèi)目錄不編案卷頁碼號。6.3.4.4.4 竣工圖紙以內(nèi)折手風(fēng)琴式折疊（A4紙張大?。?，整齊散裝在檔案盒內(nèi)。6.3.4.4.5 竣工圖須由施工單位和監(jiān)理單位相關(guān)技術(shù)人員對照變更內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)逐條審核，審核無誤后在竣工圖圖簽欄附近空白處蓋上紅色印油國標(biāo)規(guī)格的“竣工圖章”，由施工單位和監(jiān)理單位相關(guān)人員本人簽字確認(rèn)后才能作為竣工圖。6.3.4.4.6 編制竣工圖目錄時(shí)，須在“備注“一覽中標(biāo)識每張竣工圖相應(yīng)的變更文件編號，便于查閱竣工圖的修改內(nèi)容。6.3.4.5 竣工圖更新歸檔要求6.3.4.5.1 竣工圖更新由技術(shù)服務(wù)部負(fù)責(zé)。6.3.4

19、.5.2 相關(guān)工程師根據(jù)項(xiàng)目竣工后的竣工圖核對現(xiàn)場情況，如發(fā)現(xiàn)圖紙與現(xiàn)場有不相符的情況，須對竣工圖進(jìn)行更新。6.3.4.5.3 更新版竣工圖發(fā)布后，如錯(cuò)別字、編號等文字及格式方面的更改由更改人簽署后即可修改。對圖紙實(shí)質(zhì)性數(shù)據(jù)的修改應(yīng)在更改內(nèi)容旁加蓋校對章，并由更改人、校對人和審批人簽字確認(rèn)后方可發(fā)布。具體要求詳見GDTS-ES-P3-007 技術(shù)文件管理細(xì)則中“7 項(xiàng)目竣工圖更新”。6.3.4.5.4 正式出版的竣工圖更新須打印白圖，以內(nèi)折手風(fēng)琴式折疊（A4紙張大?。?.3.4.5.5 具體的組卷歸檔要求詳見“6.3.4.4 竣工圖組卷及歸檔要求”。6.4 移交要求6.4.1 總則6.4.1

20、.1 移交的文檔應(yīng)齊全、完整、真實(shí)、有效。6.4.1.2 移交的文檔應(yīng)為原件，無原件的應(yīng)提供說明，并在復(fù)印件上加蓋單位公章。6.4.1.3 接收方接收文檔時(shí)應(yīng)逐份清點(diǎn)核對和檢查文件及文件質(zhì)量，雙方確認(rèn)無誤后在文件移交單移交人和接收人處簽名，一式兩份，各存一份備查。6.4.1.4 移交的電子版文件須與紙質(zhì)版內(nèi)容一致，確保文檔的真實(shí)、完整有效和利用。6.4.1.5 業(yè)務(wù)部門移交未中標(biāo)文件時(shí)，需根據(jù)移交內(nèi)容提供清單，同時(shí)提供未中標(biāo)文件的保存期限。6.4.2 移交說明6.4.2.1 按年度/性質(zhì)歸檔的文檔，業(yè)務(wù)部門向文控中心移交完整的1套紙板原件及1套電子版文件（可編輯電子文件及帶簽章PDF/TIF掃

21、描文件）。6.4.2.2 按工程項(xiàng)目歸檔的文字材料，移交要求：a) 如需向檔案相關(guān)部門移交時(shí)：1) 移交公司二套，其中一套原件，一套復(fù)印件；2) 移交公司一套電子光盤；3) 移交檔案相關(guān)部門一套紙版及一套電子光盤。（紙版文件及電子版文件移交要求均按檔案相關(guān)部門要求）。b) 如不需向檔案相關(guān)部門移交時(shí)：1) 移交公司兩套，其中一套原件，一套復(fù)印件；2) 移交電子光盤一套。6.4.2.3 項(xiàng)目竣工圖移交要求：a) 如需向檔案相關(guān)部門移交時(shí)：1) 移交公司五套竣工圖；2) 移交公司一套電子版（可編輯電子文件及帶簽章PDF/TIF掃描文件）；3) 移交檔案相關(guān)部門一套竣工圖一套電子版（竣工圖及電子版要

22、求均按照檔案相關(guān)部門要求）。b) 不需向檔案部門移交時(shí)：1) 移交公司六套竣工圖；2) 移交公司一套電子版（可編輯電子文件及帶簽章PDF/TIF掃描文件）。6.4.2.4 竣工圖更新由技術(shù)服務(wù)部門向文控中心移交1套紙質(zhì)版原件和1套電子版文件（可編輯電子文件及帶簽章PDF/TIF掃描文件）。6.4.2.5 日常移交的文件，業(yè)務(wù)部門向文控中心原則上移交原件，無原件的文件需進(jìn)行說明。6.4.3 電子版移交要求6.4.3.1 移交文控中心的文檔須提供電子版文件。6.4.3.2 歸檔的電子文件應(yīng)提供可編輯版本及帶簽章的掃描版本（PDF/TIF格式）；如沒有可編輯版本須特殊說明。6.4.3.3 項(xiàng)目竣工資

23、料電子版特殊要求：a) 文件材料必須組卷編頁號才能進(jìn)行掃描；b) 掃描的文件以PDF/TIF格式存儲(chǔ)，；c) 一份文件存儲(chǔ)一個(gè)掃描文件，并以該文件的文件編號及名稱命名（無文件編號的文件可忽略，只以文件名稱命名）,每卷掃描的文件按照卷內(nèi)目錄的順序用阿拉伯?dāng)?shù)字從1開始排列，每卷中附上相應(yīng)的卷內(nèi)目錄；d) 每卷掃描文件設(shè)置一個(gè)文件夾，并以卷號及卷名命名文件夾名稱，每個(gè)文件夾下存儲(chǔ)本卷掃描文件及目錄；e) 竣工圖CAD電子文件（下簡稱CAD文件）必須采用dwg的格式,在模型空間窗口存儲(chǔ)每一個(gè)CAD文件，對使用外部引用塊內(nèi)容的,必須將外部引用塊捆綁固定在所在的CAD竣工圖中；f) CAD竣工圖必須與修改

24、完整的竣工圖紙內(nèi)容及版本完全一致，一個(gè)CAD文件存儲(chǔ)一張竣工圖,與竣工圖紙數(shù)量一致(包括封面和圖紙目錄)；g) 竣工圖須提供帶竣工圖章的PDF/TIF格式和CAD文件格式；h) 掃描文件裝載到優(yōu)質(zhì)的光盤中，可讀性必須達(dá)到百分之百。6.4.3.4 在EDMS線上提交的電子文檔須按照電子文檔管理細(xì)則 GDHiPAL-DCC-P3-005的要求進(jìn)行移交。6.5 文件移交時(shí)間6.5.1 總則6.5.1.1 文件移交時(shí)間是指文件材料形成的部門按照一定要求整理后向文控中心移交的時(shí)間。文件移交時(shí)間有兩種：定期移交和日常移交。6.5.1.2 定期移交是指各部門文件在形成處理完畢一段時(shí)間之后，可按年度移交歸檔、

25、按項(xiàng)目時(shí)間結(jié)束移交歸檔或按工作階段移交歸檔等方式向文控中心移交。6.5.2 按年度移交歸檔按年度移交歸檔，就是在每年的初始階段，將上一個(gè)年度形成的文件整理歸檔，此類歸檔適用于文件形成周期較長，比階段歸檔更適合的文件以及對自然觀察或觀測活動(dòng)中形成的文件。如出現(xiàn)跨年度文件，可按照文件實(shí)際辦結(jié)年度歸檔。例如，收發(fā)文（傳真、信函、備忘錄等）、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)計(jì)憑證類、航標(biāo)巡檢、掃海測量、變形監(jiān)測記錄等文件。6.5.3 按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間移交歸檔6.5.3.1 按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間移交歸檔是指在一項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)結(jié)束后歸檔。例如項(xiàng)目竣工檔案、竣工圖更新等。工程項(xiàng)目檔案以試運(yùn)行開始日起3個(gè)月內(nèi)，由移交部門向文控中心移交。6.

26、5.3.2 原則上一個(gè)項(xiàng)目的竣工檔案須整體向文控中心移交，如不能按期整體移交，可按如下內(nèi)容分批移交：a) 建設(shè)綜合管理文件b) 監(jiān)理文件c) 施工文件d) 廠商文件e) 試運(yùn)行文件f) 竣工圖6.5.3.3 更新版竣工圖自發(fā)布之日起三個(gè)月內(nèi)須向文控中心移交。6.5.4 按工作階段移交歸檔按工作階段移交歸檔是指當(dāng)一項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)按其流程完成一個(gè)工作階段后，可將該階段形成的文件整理歸檔。例如，項(xiàng)目可行性階段、設(shè)計(jì)階段（FEED階段、初步設(shè)計(jì)階段、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)階段）等分別進(jìn)行歸檔。6.5.5 日常移交日常移交是指各部門文件形成時(shí)就將其歸檔，或形成處理完畢后立即歸檔。例如，證書類文件、批復(fù)類文件、報(bào)告類文件、

27、政策程序、合同類文件等文件。7 文檔的保管利用7.1 文檔保管7.1.1 總則文件保管是指科學(xué)、合理的存放和管理文件資料，防止丟失和毀壞，維護(hù)文件的完整性和安全性。7.1.2  文件保管要求7.1.2.1 定期/不定期檢查文件的存放狀態(tài)，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，防止文件資料破損。7.1.2.2 文件管理人員要求有責(zé)任心，有義務(wù)維護(hù)文件的完整性和安全性，復(fù)制文件時(shí)必須保持原貌，不得修改、變更。7.1.3 資料室的環(huán)境和條件7.1.3.1 設(shè)置專門的資料室存放文件資料。7.1.3.2 資料室應(yīng)防塵、防潮、遮光、防火、防盜、無鼠害、無蟲蛀，并在適當(dāng)位置放置防火器。7.1.3.3 資料室

28、必須保持清潔，不得存放與檔案無關(guān)的物品。7.1.3.4 做好保衛(wèi)保密工作。7.1.3.5 注意控制室內(nèi)的溫度和濕度，保證文件資料的保管條件。7.1.4  文檔存放方式7.1.4.1 文件應(yīng)按分類和單獨(dú)存放的要求配置檔案柜。7.1.4.2 在文件柜上貼有標(biāo)簽，注明文件的類別及序號，便于查閱。7.1.4.3 對于公司重要的文件，如電子文件、重要的紙質(zhì)文件應(yīng)實(shí)施備份管理，以防突發(fā)事件。7.1.4.4 對活動(dòng)不頻繁的文檔采用異地存放方式存放至與公司簽約的文檔管理代理服務(wù)商處。7.1.4.5 未中標(biāo)文件將被視為不頻繁文件異地存放至文檔管理代理服務(wù)商處。7.2 文檔利用7.2.1 利用總則7.2

29、.1.1 文控中心提供文件查閱、借閱及復(fù)制等利用服務(wù)，充分發(fā)揮文件的利用價(jià)值。7.2.1.2 文檔利用人員應(yīng)遵守國家法律法規(guī)及公司保密管理辦法規(guī)定要求,對所利用的文檔進(jìn)行保密。 7.2.2 文檔利用7.2.2.1 國家明令要求保密的檔案，應(yīng)按照國家批準(zhǔn)權(quán)限批準(zhǔn)后提供利用。7.2.2.2 原則上文檔原件不外借，如有特殊情況，需獲高管批準(zhǔn)。7.2.2.3 公司文件原則上不對第三方開放，如外單位借閱，外單位借閱人需獲7.2.2.4 得其所在單位相關(guān)負(fù)責(zé)人提出的申請及本公司相關(guān)部門經(jīng)理及高管批準(zhǔn)后申請查閱。7.2.2.5 公司員工因工作需要可到文控中心借閱利用文件（紙版文件及電子版7.2.2.6 文件，填寫文件利用申請表并獲得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱利用。利用簽批說明如下：a) 董事會(huì)文件：獲得申請部門總經(jīng)理及董事會(huì)秘書簽批；b) 資質(zhì)類文件：獲得申請部門總經(jīng)理及直線高管簽批；c) 合同類文件：1) 合同及采購合同：申請本部門合同，需獲本部門總經(jīng)理及直線高管的簽批，跨部門合同，除申請部門總經(jīng)理簽批外，需獲得合同業(yè)務(wù)部門總經(jīng)理及跨部門直線高管簽批。2) 商務(wù)合同：申請部門需獲本部門總經(jīng)理、商務(wù)部門總經(jīng)理及商務(wù)部門直線高管的批準(zhǔn)；d) 財(cái)務(wù)類檔案：獲得申請部門總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部門總經(jīng)理及財(cái)務(wù)總監(jiān)簽批；e) 工