集團(tuán)配件管理制度

1、 配件管理制度集團(tuán)配件管理制度HHJT /PJGL第二版1 目的為了規(guī)范公司配件管理，明確配件的責(zé)任管理，及明晰配件的采購、保管、銷售、收款等相關(guān)流程，規(guī)范配件管理的流程和提升配件的管理效能，特制訂本制度。2 適用范圍本制度全面適用于和合集團(tuán)所有各部門及其下屬的全資子分公司、控股子公司。3 職責(zé)3.1 集團(tuán)各部門、各子分公司及分支機構(gòu)負(fù)責(zé)按本規(guī)范執(zhí)行。3.2 各子公司配件部門負(fù)責(zé)本規(guī)范執(zhí)行情況的監(jiān)督、控制和檢查。4 配件管理4.1 配件現(xiàn)場管理4.1.1 配件管理應(yīng)將配件分類管理，保證擺放位置的清晰，在各貨架列明序號及商品類別，倉庫必須做到現(xiàn)場整潔有序，按先進(jìn)先出制度定置擺放（可根據(jù)發(fā)貨要求）

2、按供應(yīng)商及商品做好明顯實物標(biāo)識卡。標(biāo)識卡上應(yīng)標(biāo)明商品的名稱、編號、規(guī)格、型號批次及收、發(fā)、存情況。禁止非倉管人員進(jìn)入倉庫，若工作需要須有倉管人員陪同。4.1.2 配件倉庫中的原廠件、副廠件件、呆滯件、待處理、不合格件必須與正常商品嚴(yán)格隔離，并做好醒目標(biāo)識，定時由服務(wù)總監(jiān)根據(jù)財務(wù)管理制度協(xié)同有關(guān)部門及時處置呆滯品、待處理品、不合格品。4.1.3 正常配件管理需要返回廠家（簽訂代理商服務(wù)及配件協(xié)議書按協(xié)議書規(guī)定執(zhí)行）的呆滯件、待處理件、不合格件更換，需有子公司配件主管核實，并將返廠家的配件清單以紙質(zhì)或郵件的方式發(fā)給配件應(yīng)對財務(wù)人員，由配件計劃員與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)洽談，財務(wù)人員與供應(yīng)商進(jìn)行賬務(wù)函接。4

3、.1.4 對待檢的物資作出明顯的標(biāo)識以便追溯。4.1.5 倉庫管理員要做好防火、防潮、防盜工作，對庫存物資的安全負(fù)責(zé)，否則承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.1.6 儲存在總部以外各地的配件，遇倉庫管理員休假由所在地挖機服務(wù)最高負(fù)責(zé)人暫代保管，暫代人須履行公司關(guān)于配件所有制度，包括本制度。4.1.6.1未設(shè)挖掘機服務(wù)的所在地，由起重機服務(wù)負(fù)責(zé)人暫代保管，依次裝載機服務(wù)負(fù)責(zé)人。4.2 配件盤點4.2.1 每日下班前對擺設(shè)倉庫場地外的物料，與商帥系統(tǒng)核對，對帳實不符的要分析原因，明確責(zé)任，提請有關(guān)部門處理。4.2.2 月末由倉庫負(fù)責(zé)人組織人員對所有庫存商品進(jìn)行抽盤，編制盤點表，并與帳面余額核對，帳實不符的要分析原

4、因，明確責(zé)任，提請相關(guān)部門處理。4.2.3 年中和年終倉庫管理負(fù)責(zé)人應(yīng)協(xié)同財務(wù)部和其他有關(guān)部門對公司庫存商品進(jìn)行全面盤點，編制盤點表，并與商帥帳面余額核對，帳實不符的要分析原因，明確責(zé)任，提請有關(guān)部門處理。4.2.4 報呈流程依據(jù)實物資產(chǎn)盤點管理制度、結(jié)合員工獎懲制度、員工薪酬體系、各公司的服務(wù)人員考核制度進(jìn)行績效考核。4.2.5 詳細(xì)的管理制度參照倉庫盤點管理制度。4.3 存放配件的各地分公司倉庫須使用商帥業(yè)務(wù)系統(tǒng)。5 配件采購流程5.1 配件基礎(chǔ)采購流程：市場需求（客戶+庫存）-配件采購申請（紙質(zhì)采購）-配件審批流程通過-配件采購（采購人員）-配件采購單錄入（配件部助理）- 審核（配件部負(fù)

5、責(zé)人）-打印-入賬（倉管）-付款（財務(wù)部）。5.2 市場需求5.2.1 庫存需求：配件部經(jīng)理根據(jù)安全庫存及特殊配件需求，由采購人員提出申請，采購部經(jīng)理審核，依據(jù)購銷合同管理規(guī)范，制定月度采購計劃和臨時采購計劃。5.2.2 客戶需求：客戶購貨配件單價大于2000元時，客戶可與公司簽訂配件購銷合同，具體操作參照購銷合同管理規(guī)范及財務(wù)管理制度。當(dāng)客戶一次性購貨金額超過20，000元，我司必須與客戶簽訂購銷合同，以保證資金的安全性，及減少應(yīng)收賬款的爭議。5.3 配件采購5.3.1 月度采購（三一集團(tuán)簽訂等代理商配件協(xié)議采購除外，采購時間按廠方協(xié)議確定，其它配件采購按本制度執(zhí)行）。5.3.2 各所管轄地

6、區(qū)的服務(wù)負(fù)責(zé)人于每月25號前提交月度所需的配件，由配件部負(fù)責(zé)人收到所需配件申請清單于2個工作日內(nèi)根據(jù)以設(shè)定安全庫存的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)依據(jù)，結(jié)合服務(wù)、銷售所需工程機械設(shè)備配件、已簽訂有關(guān)配件代理協(xié)議規(guī)定、商品購銷合同或其他需求證明文件為補充依據(jù)，匯總填制月度采購計劃單交由服務(wù)部總監(jiān)審核，財務(wù)部根據(jù)配件部提交資料，并2個工作日審批采購相關(guān)資料是否符合條件，總經(jīng)理需1個工作日內(nèi)將月度采購計劃單簽批完畢；簽批手續(xù)通過后由配件部與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)洽談。5.3.3 臨時采購及急需采購各所管轄地區(qū)的服務(wù)主管急需采購零星配件及工具，服務(wù)部總監(jiān)審核，由配件部負(fù)責(zé)人統(tǒng)計收到所需配件清單進(jìn)行匯總，嚴(yán)格控制已簽訂有關(guān)配件代理

7、協(xié)議規(guī)定，月度零星采購次數(shù)量范圍內(nèi)及權(quán)衡輕、重、緩、急的急需時間次序，匯總填制采購審核單、副廠件初次采購應(yīng)進(jìn)行供應(yīng)商的貨比三家進(jìn)行性價比篩選，選定優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，并填制供應(yīng)商詢咨表，將以上資料交由財務(wù)部，財務(wù)部根據(jù)配件部提交資料在1小時內(nèi)審批采購相關(guān)資料是否符合條件；單次采購總額5，000元以上交總經(jīng)理審批，單次采購總額20，000元以上交總裁簽批，簽核手續(xù)通過后由配件部與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)洽談。5.4 采購申請單分為月度采購訂單和采購審核單，采購申請流程及審批權(quán)限參照購銷合同管理規(guī)范及財務(wù)管理制度。5.5 如遇到緊急采購情況，單位價值500元以下，總額在1，000元內(nèi)，采購人員填制紙質(zhì)采購訂單后，

8、先由配件部負(fù)責(zé)人審核簽字，服務(wù)總監(jiān)簽字審批。采購后，并于采購后24小時內(nèi)須根據(jù)購銷合同管理規(guī)范補辦手續(xù)。5.6 采購人員需根據(jù)已審批后的紙質(zhì)月度采購訂單和采購審核單進(jìn)行采購，配件助理在商帥系統(tǒng)制定采購。實際采購價格與采購審批單價有差異需提交書面報告經(jīng)配件部經(jīng)理審批，報呈財務(wù)備案。采購單價超過已審批單價的10%，同時遞交總經(jīng)理審批。5.7 采購人員不得以任何方式損害公司利益，并嚴(yán)格控制配件采購量。常規(guī)、易損配件以45天周轉(zhuǎn)量上限，下限為15天耗用量，結(jié)合歷史使用量（前半年平均耗用量為依據(jù)）、上游優(yōu)惠政策及年度指標(biāo)設(shè)定為安全庫存量；特殊件、大修業(yè)務(wù)急需件及專用配件除外，防止庫存的滯銷。因采購人員違

9、反公司制度而造成的損失，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)。5.8 配件采購?fù)ㄟ^貨運公司運送，或異地取貨，采購人員和相關(guān)收貨人員應(yīng)對采購的配件與提貨單進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，貨不對版，配件損壞，出現(xiàn)差異時，500元以下應(yīng)即時向直屬領(lǐng)導(dǎo)反饋，500以上以書面形式向服務(wù)總監(jiān)說明情況，配件部門按照審批意見處理。實際收到的配件與提貨單一致時，倉庫管理員應(yīng)在提單上簽字確認(rèn)實際收貨情況，當(dāng)天將送（提）貨單交給配件助理，并在商帥系統(tǒng)辦理入賬手續(xù)。5.8.1 異常情況配件采購負(fù)責(zé)對供應(yīng)商進(jìn)行追索，并將追索前情況、索賠后的結(jié)果報備財務(wù)。5.9 配件采購?fù)ㄟ^貨運公司或其他運輸方式，由我司付運費的，先由配件部備用金支付，于每周星期

10、一遞交結(jié)算運費單據(jù)到財務(wù)部結(jié)算并補足備用金。5.10 配件采購流程圖5.10.1 常規(guī)配件采購流程圖5.10.2 臨時/急需件采購流程圖6 配件入庫管理6.1 配件入庫6.1.1 采購人員采購配件后，倉庫管理員根據(jù)審核無誤的采購訂單，才可辦理物資入庫手續(xù)。入庫時倉庫管理員負(fù)責(zé)清點實物數(shù)量，進(jìn)行外觀驗收，同時要關(guān)注商品的價格、規(guī)格、型號、數(shù)量是否與訂單一致，貨物名稱及編號是否統(tǒng)一，如有異常，應(yīng)及時通知采購人員改正，否則拒絕入庫。配件部助理憑倉庫管理員簽字確認(rèn)后的供應(yīng)商提（送）單，當(dāng)天辦理系統(tǒng)采購入庫的手續(xù)。6.1.2 所有采購行為的結(jié)算方式在商帥系統(tǒng)均采用“掛帳結(jié)算”方式。6.1.3 商帥系統(tǒng)入

11、庫單位名稱要準(zhǔn)確，并“備注” 欄錄入供應(yīng)商的提（送）單的號碼。采購單打印后，不得隨意更改，并不得重復(fù)打印，如需重新打印，必須征得配件經(jīng)理同意，并及時通知財務(wù)部。6.1.4 在“發(fā)票號碼”欄上填寫購入公司名稱，挖掘機公司、起重機公司、裝載機公司、聯(lián)合重卡公司、服務(wù)公司等相關(guān)公司名稱。6.1.5 在商帥系統(tǒng)嚴(yán)格區(qū)分原生產(chǎn)廠家同名或作用一致的非原廠生產(chǎn)的配件，配件部負(fù)責(zé)人在原廠件物料編碼后加W，以便于識別原廠件與非原廠件，分開存放。6.1.6 采購單開出并保存后，打印一式六聯(lián)采購入庫單由收貨的倉庫管理人員簽名確認(rèn)收貨，白聯(lián)（第一聯(lián)）：財務(wù)付款聯(lián)、藍(lán)聯(lián)：配件助理聯(lián)、紅聯(lián)：倉庫聯(lián)、綠聯(lián)：財務(wù)采購統(tǒng)計聯(lián)、

12、黃聯(lián)：采購員聯(lián)、白聯(lián)：備用聯(lián)。6.2 審核（配件部負(fù)責(zé)人）6.2.1 配件部負(fù)責(zé)人在收到配件部助理交來采購入庫單時，核對配件提（送）貨單內(nèi)容與打印的采購入賬單是否一致，并在當(dāng)天內(nèi)在商帥系統(tǒng)進(jìn)行審核。發(fā)現(xiàn)差異時，應(yīng)及時反映問題，并采取相應(yīng)的措施。6.2.2 配件部負(fù)責(zé)人審核通過后，在采購入庫單上簽字確認(rèn)，并交由倉庫管理人員當(dāng)天在商帥系統(tǒng)辦理入庫手續(xù)。6.2.3 倉庫管理人員發(fā)現(xiàn)差異時，應(yīng)立即向配件部負(fù)責(zé)人報告，由配件部負(fù)責(zé)人書面說明原因，交由服務(wù)總監(jiān)跟進(jìn)。6.2.4 倉管采購單入賬后，倉管人員必須當(dāng)天將倉庫紅聯(lián)留下，其余四聯(lián)交配件助理，財務(wù)采購統(tǒng)計綠聯(lián)由財務(wù)部配件管理人員每周周一上午到配件助理處

13、取，財務(wù)付款白聯(lián)作為采購付款申請依據(jù)。6.3 配件入庫及款項支付流程圖7 銷售出庫流程管理7.1 配件銷售基本流程（三包銷售、廠家技術(shù)改選除外）配件助理填制出庫單 -審核（配件部負(fù)責(zé)人）-打印-配件銷售人員簽字確認(rèn)-倉管出庫并審核簽字-收款（財務(wù)）。7.2 填制出庫單7.2.1 配件助理根據(jù)4008客服訂單維修的內(nèi)容，需求開具銷售出庫單。明確銷售負(fù)責(zé)人，銷售負(fù)責(zé)人對單據(jù)須妥善保管，并有催促收款的責(zé)任，所有與客戶的配件銷售以“現(xiàn)款現(xiàn)貨”結(jié)算方式；針對部分單位客戶、大客戶經(jīng)配件部經(jīng)理及服務(wù)部經(jīng)理允許可以采用“月結(jié)”方式，但必須簽訂相應(yīng)月結(jié)協(xié)議，特殊情況不能與銷方簽訂協(xié)議，由總經(jīng)理批準(zhǔn)在財務(wù)備案。7

14、.2.2 單據(jù)出庫時須服務(wù)人員簽字確認(rèn)，倉管簽字，配件主管審核，財務(wù)復(fù)查，以上人員的簽字確認(rèn)；倉管并在系統(tǒng)作“入賬”操作。7.2.3 根據(jù)客戶應(yīng)收款狀況，核定每個客戶的逾期貨款額，對逾期半年以上客戶不允許發(fā)貨.。7.2.4 若配件銷售貨款超過規(guī)定回款期限，因特殊原因需發(fā)貨客戶，須服務(wù)總監(jiān)簽字確認(rèn)，并明確逾期應(yīng)收款的回款日期。否則因此而造成的損失由配件部相關(guān)人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。7.2.5 配件銷售單位采用實名制，不得隨意添加或刪除客戶檔案，客戶名稱變更由配件部負(fù)責(zé)人的負(fù)責(zé)修正。7.3 商帥系統(tǒng)銷售出庫單在業(yè)務(wù)系統(tǒng)上采取“掛帳結(jié)算”方式。7.4 在銷售出庫單在“發(fā)票號碼”欄上填寫出庫單業(yè)務(wù)類型，類型

15、分別為正常銷售、三包、技改、樣機、維修項目、合同贈送、贈送、其他，備注欄上注明設(shè)備有償維修、無償維修、設(shè)備整改，及其他原因出庫，在銷售出庫單備注須說明相關(guān)用途。如：XXX子公司贈送，設(shè)備有償維修-XXX單位、無償維修-XXX編號、設(shè)備整改-XXX編號、大修項目-大修XXX編號等，代收代付-XXX快遞公司等重要信息。7.5 配件銷售出庫流程圖7.6 銷售配件核銷流程圖7.7 保外維修項目：包含所有保外維修業(yè)務(wù)7.7.1 與客戶簽訂合同或維修協(xié)、議后,并填寫巨和維修合同評審表二個工作日服務(wù)助理將合同或協(xié)議原件交由財務(wù)保管。規(guī)范表格巨和維修合同評審表.xls7.7.2 服務(wù)工程師憑維修派工單領(lǐng)用維修

16、業(yè)務(wù)所需的材料，派工單需注明合同編號、整機型號、車架號、維修項目、預(yù)算領(lǐng)用材料等重要信息。7.7.3 因保外維修項目未簽訂合同而發(fā)生的領(lǐng)用配件費用，一律按正常銷售處理，因此而造成的項目核算差異及后續(xù)的相關(guān)問題，由領(lǐng)用人及相關(guān)負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任，并樂捐20元/筆。7.7.4 保外維修項目完工，項目負(fù)責(zé)人需二個工作日內(nèi)填制維修業(yè)務(wù)完工單及耗用材料明細(xì)清單交財務(wù)備案。7.7.5 保外維修配件出庫流程圖7.7.6 保外維修配件核銷流程圖7.8 贈送、設(shè)備無償維修7.8.1 必須附有使用部門經(jīng)理已審核通過的工作聯(lián)系單，填寫信息必須準(zhǔn)確，必須包含銷售合同號、整機型號、贈送客戶及配件金額，填制日期等重要信息。7

17、.8.2 合同贈送：配件部門審核贈送金額是否符合合同簽訂金額。7.8.3 其他銷售及服務(wù)贈送需服務(wù)總監(jiān)及銷售總監(jiān)簽批，大于5000元，需總經(jīng)理批準(zhǔn)。7.8.4 無償維修業(yè)務(wù)工作聯(lián)系單同時須填寫維修車輛的整機編號，并注明使用用途。7.8.5 銷售出庫單必須產(chǎn)生銷售金額以“全額優(yōu)惠”的銷售方式，附有相應(yīng)證明文件一律在備注上說明。7.8.6 “誰收益誰承擔(dān)”原則，客戶欄：所屬部門收益填寫所屬部門，耗用材料成本由收益部門承擔(dān)。7.8.7 贈送配件發(fā)出后由配件部落實客戶是否實際收到實物，并需在發(fā)出七個工作日內(nèi)將贈送的單據(jù)（銷售出庫單、工作聯(lián)系函、客戶簽收維修服務(wù)確認(rèn)函）交財務(wù)部現(xiàn)場會計，財務(wù)部現(xiàn)場會計一

18、個工作日核銷。7.8.8 贈送配件出庫及核銷流程圖7.9 樣車維修7.9.1 樣車需保養(yǎng)及維修時，憑工作聯(lián)系單領(lǐng)用材料，單據(jù)中列明維修車型號、整機編號、維修項目、維修人員及維修期限，以便核準(zhǔn)維修費用核算，并要求服務(wù)部總監(jiān)簽字確認(rèn)樣車維修原因。如由保險公司承擔(dān)，或由客戶承擔(dān)，或其他方式。將整機出、入庫單與維修完工單交與財務(wù)，財務(wù)根據(jù)實際情況，予以銷賬，否則造成的所有損失由領(lǐng)出人自行承擔(dān)配件成本。7.9.2 公司自有樣車，憑工作聯(lián)系單領(lǐng)取材料，耗用材料成本由樣車收益部門承擔(dān)費用。7.9.3 因特殊情況不能前事提供工作聯(lián)系單須在二個工作日內(nèi)補辦手續(xù)。7.9.4 樣車移動及調(diào)撥參照和合集團(tuán)整機管理制度

19、7.9.5 樣車維修流程圖7.10 場地擺放樣車的配件拆卸7.10.1 因駐外配件倉庫庫存不能滿足維修服務(wù)需求，綜合管理員向服務(wù)總監(jiān)書面申請拆卸樣車的配件名稱及數(shù)量，批準(zhǔn)后同時向平臺經(jīng)理報備。7.10.2 綜合管理員將審批后書面報告掃描總公司的配件部。配件部接到報告后立即按原采購成本辦理入庫手續(xù)，注明拆卸樣車車架號，并同時開具平價調(diào)撥單到使用分公司。7.10.3 綜合管理員開具相關(guān)出庫單據(jù)，注明拆裝樣車整機編號。7.10.4 所管轄服務(wù)負(fù)責(zé)人向總倉庫申請補回的拆卸配件。7.10.5 拆卸樣車配件到貨后，“誰拆卸誰安裝”的原則，拆卸人須在二個工作內(nèi)將拆卸配件裝回樣車。7.11 配件助理審核出庫手

20、續(xù)是否完備，開具銷售出庫單，并打印一式五聯(lián)銷售出庫單，白聯(lián)（第一聯(lián)）：銷售負(fù)責(zé)人聯(lián)，藍(lán)聯(lián)：財務(wù)收款聯(lián)，紅聯(lián)：客戶聯(lián)，綠聯(lián)：倉庫聯(lián)，黃聯(lián)：財務(wù)銷售統(tǒng)計聯(lián)。7.12 配件部負(fù)責(zé)人在商帥系統(tǒng)對銷售出庫單進(jìn)行審核；7.13 由銷售人員提交紙質(zhì)商帥系統(tǒng)的銷售出庫單給倉庫管理人員發(fā)貨，倉庫管理人員發(fā)貨后，銷售人員及倉庫管理人員在紙質(zhì)銷售出庫單簽名確認(rèn)，銷售人員取白聯(lián)、藍(lán)聯(lián)，紅聯(lián)交客戶簽收，財務(wù)收款聯(lián)作為財務(wù)收款的依據(jù)；倉庫管理人員留綠聯(lián)、黃聯(lián)，倉庫管理人員當(dāng)天須在商帥系統(tǒng)辦理出貨手續(xù)，并把財務(wù)銷售統(tǒng)計黃聯(lián)交由配件助理處，財務(wù)部現(xiàn)場配件會計每天上午到配件助理處取。7.14 服務(wù)維修業(yè)務(wù)產(chǎn)生配件銷售，通過40

21、08客服專員訂單回訪業(yè)務(wù)功能對客戶應(yīng)收賬款進(jìn)行核對，服務(wù)工程師需在7個工作日內(nèi)有回收貨款義務(wù)；對服務(wù)工程師配件應(yīng)收貨款大于公司與其核定銷售授信額度時，配件部有權(quán)取消對其配件銷售權(quán)利；特殊情況需服務(wù)部第一負(fù)責(zé)人審批，服務(wù)部第一負(fù)責(zé)人需承擔(dān)超出授信額度貨款的回款連帶負(fù)責(zé)，超出1萬元需總經(jīng)理簽批。7.14.1 服務(wù)維修工程師在維修業(yè)務(wù)完成，當(dāng)日應(yīng)向客戶取服務(wù)費及配件銷售等款項總額，并與客戶簽訂維修服務(wù)確認(rèn)函；若服務(wù)維修工程師在現(xiàn)場全額未收或收取部分款項的客戶，客戶須在維修服務(wù)確認(rèn)函簽字確認(rèn)，并明確回款時間。7.14.2 服務(wù)維修工程師在收到維修服務(wù)確認(rèn)函，在總公司本部二個工作日內(nèi)原件交到服務(wù)助理，由

22、配件助理轉(zhuǎn)交現(xiàn)場配件會計確認(rèn)；在外的服務(wù)維修人員二個工作日內(nèi)交分公司綜合管理員，由分公司綜合管理員傳真到該公司配件助理，由配件助理轉(zhuǎn)交現(xiàn)場配件會計確認(rèn)；分公司服務(wù)助理統(tǒng)一每周一將原件快遞現(xiàn)場配件會計。7.15 舊設(shè)備置換及法務(wù)設(shè)備回購的設(shè)備，需維修后再出售的舊設(shè)備，維修過程中需耗用的材料，參照本制度銷售出庫流程的7.8執(zhí)行。8 在外銷售（分公司未上商帥系統(tǒng)前）：8.1 原則：在配件進(jìn)銷存業(yè)務(wù)系統(tǒng)未安裝前，嚴(yán)格控制配件庫存品項及庫存量，按實際需求發(fā)貨。8.2 不能在總部打單，而是由綜合管理員開具手工銷售出庫單，所管轄區(qū)域服務(wù)負(fù)責(zé)人在出庫單進(jìn)行審批，發(fā)貨后銷售人員及倉庫管理人員在出庫單確認(rèn)收、發(fā)貨

23、手續(xù)。8.3 銷售出庫單由分公司綜合管理員或沒綜合管理員的區(qū)域由服務(wù)負(fù)責(zé)人于24小時須將銷售明細(xì)以傳真或電子郵件方式發(fā)送配件部主管及財務(wù)部配件部負(fù)責(zé)人人員。8.4 配件銷售助理根據(jù)銷售出庫單在商帥系統(tǒng)補辦出庫手續(xù)。9 三包、廠家技術(shù)改造業(yè)務(wù)(只包括公司總部)9.1 配件三包銷售、廠家技術(shù)改造流程（以下三包、廠家技術(shù)改造業(yè)務(wù)簡稱：三包業(yè)務(wù)）基礎(chǔ)工作流程配件助理填制出庫單 - 審核（配件部負(fù)責(zé)人）- 打印 - 配件銷售人員簽字確認(rèn)-倉管出庫并審核簽字-三包服務(wù)（廠家技術(shù)改選）- 三包舊件回收 -三包舊件退廠家 -服務(wù)助理對廠家舊件貨款追索-收款（財務(wù)）或沖抵貨款。9.2 填制出庫單9.2.1 配件

24、助理審核服務(wù)人員三包維修服務(wù)訂單，開具銷售出庫單流程與配件銷售實物出倉的流程一致。9.2.2 在銷售出庫單備注須說明內(nèi)部訂單號。9.3 三包維修業(yè)務(wù)舊件回收：9.3.1 原廠生產(chǎn)三包維修業(yè)務(wù)舊件回收分為維修舊件需回司、維修舊件不需回司的舊件（包含濾芯，油品，及當(dāng)?shù)劁N售的大臂等配件）。9.4 舊件回司基本流程：三包舊件回司-配件部檢驗舊件-服務(wù)專員索賠-舊件專員打退庫單-現(xiàn)場會計核銷9.59.5.1 三包維修業(yè)務(wù)舊件需回司，服務(wù)索賠專員在三包維修服務(wù)出庫時開具的三包初步確認(rèn)表簽字確認(rèn)，并列明A、三包維修業(yè)務(wù)范圍的配件；B、三包維修業(yè)務(wù)的舊件是否需回司及是否屬于索賠件。9.5.2 財務(wù)管理制度規(guī)范

25、表格三包初步確認(rèn)表.xls9.5.3 對于須回司的三包舊件，配件助理根據(jù)服務(wù)索賠專員簽字確認(rèn)單，開具銷售退貨單，并注明XXX訂單三包舊件退回。9.5.4 對于不屬于回司的三包舊件，配件助理根據(jù)服務(wù)索賠專員簽字確認(rèn)單，開具銷售退貨單，并注明XXX訂單三包舊件不需返司，配件部對舊件處理進(jìn)行跟蹤，財務(wù)對此產(chǎn)生費用納入三包成本。9.5.5 三包舊件回收時間，維修服務(wù)完工后十個工作日內(nèi)退回倉庫；駐外退回分公司倉庫或未設(shè)立分公司倉庫在月末前十天退回總部倉庫，未設(shè)超過期限按正常銷售處理。9.5.6 分公司綜合管理員在月末前十天將存放三包舊件退回總部倉庫，未及時退回造成損失由綜合管理員承擔(dān)。9.5.7 配件助

26、理根據(jù)客戶簽收單據(jù)，開具回收舊件的銷售退貨單，商帥系統(tǒng)倉庫選擇XXX三包倉庫，配件部負(fù)責(zé)人審核，打印一式五聯(lián)銷售退貨單，白聯(lián)：維修工程師聯(lián)，藍(lán)聯(lián)：財務(wù)收款聯(lián)，紅聯(lián)：索賠助理聯(lián)，綠聯(lián)：倉庫聯(lián)，黃聯(lián)：財務(wù)銷售統(tǒng)計聯(lián)。9.5.8 維修工程師將退回三包舊件交配件倉庫，倉庫管理人員檢驗是否屬于原廠的配件。不屬于原廠生產(chǎn)的配件，由維修工程師自行與客戶洽談貨款追索。9.5.9 屬于原廠舊配件，維修工程師及倉庫管理人員在銷售退貨單簽字確認(rèn)，倉庫管理人員留綠聯(lián)、黃聯(lián)，倉庫管理人員當(dāng)天須在商帥系統(tǒng)辦理出貨手續(xù)，并把財務(wù)銷售統(tǒng)計黃聯(lián)交由配件助理處，現(xiàn)場配件會計每日上午到配件助理處取。9.5.10 維修服務(wù)工程師憑銷

27、售退貨單當(dāng)天負(fù)責(zé)通知項目服務(wù)索賠專員三包舊件回收情況，服務(wù)索賠專員收到銷售退貨單當(dāng)天與4008客服專員核對保內(nèi)設(shè)備情況，服務(wù)索賠專員確認(rèn)三包件須在于每月月末前五個工作日對索賠工作處理完畢(廠家規(guī)定時間長的除外），否則因由索賠而造成的損失由服務(wù)索賠專員承擔(dān)。9.5.11 由服務(wù)索賠專員當(dāng)月七個工作日前通知配件助理將三包舊件退回廠家，商帥系統(tǒng)倉庫選擇XXX三包倉庫，配件助理憑項目服務(wù)索賠助理的返廠配件清單，開具銷售出庫單，按廠家銷售價格出庫，“客戶”欄錄入原廠單位名稱，其它操作與開具銷售出庫單流程一致。9.5.11.1 服務(wù)索賠專員列明：舊件退回銷售退貨單、規(guī)定退回廠家時間。9.5.11.2 財務(wù)

28、對確定的三包舊件在系統(tǒng)的銷售出庫單及銷售退庫單出庫清單予以銷賬。9.5.11.3 項目服務(wù)助理負(fù)責(zé)與廠家溝通三包舊件的回收及折讓情況，接到廠家三包舊件回收批復(fù)通知單后，由項目索賠服務(wù)助理當(dāng)天交財務(wù)進(jìn)行對沖賬手續(xù)及貨款追索手續(xù)。9.6 廠家技術(shù)整改，與三包舊件回收的流程一致，銷售出庫單及銷售退貨單須說明“XX文件技術(shù)整改”字樣。9.7 配件助理不得越權(quán)開具銷售出庫單，否則造成一切后果由配件助理及相關(guān)違規(guī)人員負(fù)責(zé)。9.8 配件收款9.8.1 項目服務(wù)助理與廠家銜接應(yīng)收款項，并通知財務(wù)確定款項是否到賬。9.8.2 財務(wù)確認(rèn)款項已收到，由財務(wù)出納應(yīng)當(dāng)天在業(yè)務(wù)系統(tǒng)作收款確認(rèn)。9.9 三包/技改配件出庫流

29、程圖9.10 三包/技改件核銷流程圖9.11 三包/技改件索賠流程圖10 總部倉庫以外的所有分公司配件一經(jīng)出庫，因保內(nèi)及保外業(yè)務(wù)需退貨，在退貨配件的外包裝粘貼封條，若配件的外包裝已損壞，重新包裝配件后粘貼封條，由當(dāng)?shù)厮鶎俟巨k事處最高負(fù)責(zé)人檢驗退回配件是否原廠件或是否本司采購副廠件，并且與退貨服務(wù)工程師人、綜合管理員的封條上簽字確認(rèn)。10.1 退回配件由綜合管理員按正常和合集團(tuán)配件倉存管理制度執(zhí)行；10.1.1 在倉存過程中，出現(xiàn)遺失或調(diào)換按和合集團(tuán)實物資產(chǎn)盤點管理制度執(zhí)行；10.2 退回配件由原退回服務(wù)工程師負(fù)責(zé)按業(yè)務(wù)需要重新出庫；10.2.1 重新出庫配件若出現(xiàn)與原發(fā)出有爭議時，退回檢驗辦

30、事處負(fù)責(zé)人承擔(dān)銷售價格10%賠償，退回服務(wù)工程師非主觀的過失責(zé)任，負(fù)責(zé)追回原出發(fā)配件并承擔(dān)銷售價格10%賠償；10.2.2 若出現(xiàn)退回配件屬于服務(wù)工程師自行盜賣、掉換或化公為私等營私舞弊者，承擔(dān)銷售價格3倍賠償；10.2.3 情節(jié)嚴(yán)重移交司法機關(guān)。11 配件平價調(diào)撥管理11.1 配件平價調(diào)撥基礎(chǔ)流程：分公司申請-總倉配件助理填制出庫單 -審核（配件部負(fù)責(zé)人）-打印-總倉倉管出庫并審核簽字-總倉倉管發(fā)貨-分公司入庫。11.2 平價調(diào)撥：內(nèi)部調(diào)撥僅適用總倉與分公司之間的調(diào)撥，原則上分公司與分公司之間不得辦理調(diào)撥，特殊情況確需調(diào)撥須由總部辦理相應(yīng)的調(diào)撥手續(xù)。11.2.1 公司總倉根據(jù)分公司的需求，開具調(diào)撥單，由倉庫管理員簽字確認(rèn)貨物出庫，單據(jù)出庫時須倉管簽字確認(rèn)，配件主管審核，分公司倉庫管理員接收貨物，并清點沒誤后辦理入賬手續(xù)，財務(wù)復(fù)查，以上人員須簽字確認(rèn)。11.3 各分公司對于三包、廠家技術(shù)改造業(yè)務(wù)舊件回收，服務(wù)維修人員將舊件退回分公司, 由分公司倉庫管理員統(tǒng)一接收入庫。11.3.1 檢查是否屬原廠生產(chǎn)的