業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程精編WORD版

1、YOUR LO業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程精編WORD版IBM system office room2019業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程目的規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。二、適用范圍適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。三、職責(zé)1、 服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。2、 服務(wù)中心負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。四、程序要點(diǎn)1、 業(yè)主檔案內(nèi)容（1 ）經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約。（2 ）經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書。（3 ）業(yè)主家庭情況登記表。（4 ）鑰匙領(lǐng)用登記表。（5 ）業(yè)主證領(lǐng)用登記表。（6 ）業(yè)主入住驗(yàn)房表。7）裝修申請審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。（8 ）違章處理通知單及

2、處理結(jié)果資料。（9 ）業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。（10） 其他應(yīng)保存的資料。2、 檔案盒（夾）的制作（1）根據(jù)檔案盒（夾）的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。（2 ）在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由 組織機(jī)構(gòu)、名稱組成，如：XXX-X - XS-W一業(yè)主檔案：表示物業(yè)管理有限公司 X X管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。（3 ）將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒（夾）左側(cè)立面距頂部3cm位置上，并排列在檔案柜中。3、 將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒（夾）內(nèi)。4、 按檔案盒（夾）內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè) 主檔案目錄內(nèi)，內(nèi)容包括：序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、 檔案頁數(shù)、備注等欄目。5、 業(yè)主檔案的跟蹤：(1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí)，服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè) 主檔案中：a、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí)：b、業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。(2 )業(yè)主檔案跟蹤管理：由服務(wù)中心副主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家 庭情況的普查，對拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上 的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。6、 業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報(bào)管理處，經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。7、 業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。8、 具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。9、 本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事