主管人員配備的原則與程序

1、 主管人員的配備 第一節(jié) 主管人員配備的原則和程序組織設(shè)計僅僅為系統(tǒng)的運行提供了可供依托的框架。要充分發(fā)揮框架的作用，還需在組織結(jié)構(gòu)和機構(gòu)設(shè)計的基礎(chǔ)上，為不同崗位選配合適的人員，我們這里主要研究主管人員的配備。合理地配備主管人員是組織工作的重要內(nèi)容，它是指對主管人員進行恰當(dāng)而有效地選拔、培訓(xùn)和考評，其目的是為了配備合適的人員去充實組織機構(gòu)中的各項職務(wù)，以保證活動的正常進行，進而實現(xiàn)組織的目標(biāo)。所謂主管人員配備，就是指由于原有職位出現(xiàn)空缺或出現(xiàn)新職位，組織根據(jù)從事該項職位的工作所應(yīng)具備的條件，利用測試、考核等手段，通過外部招聘或內(nèi)部調(diào)整、晉升等渠道，選拔、任命主管人員。主管人員配備包含

2、有大量的工作，如職務(wù)分析，制定任職條件，對候選人的測試、考核以及選拔、審查、任命等多個工作環(huán)節(jié)。一、人員配備的原則主管人員配備要做到“人事相宜”，力求達(dá)到人與事的優(yōu)化組合，為此，在工作中必須遵循一定的原則。1.職務(wù)要求明確原則。在對主管人員進行配備時，對相應(yīng)的職務(wù)及其相應(yīng)人員要有明確的要求，這樣主管人員的工作質(zhì)量才有保證。首先，由于主管人員配備的目的是以恰當(dāng)?shù)娜藛T去充實組織機構(gòu)中所規(guī)定的各項職務(wù)，若職務(wù)不明確，人員配備就沒有了依據(jù)，就不能以合適的人員充實這些職務(wù)，就不能做到因事設(shè)人。從而就不能發(fā)揮各個主管人員的專長，也就不能人盡其才，才盡其用。其次，職務(wù)不明確，就無法了解主管人員在組織中的職務(wù)

3、的相對重要性及其任務(wù)，也就無法考評他所取得的成果，也無法對主管人員進行有目的的培訓(xùn)。2德才兼?zhèn)涞脑瓌t。所謂德，主要是主管人員的思想品質(zhì)、工作態(tài)度、生活作風(fēng)等。所謂才，主要是指主管人員具備的知識、技術(shù)水平、工作能力以及智力等情況。德和才是完整的統(tǒng)一體，不能割裂開來，不能只要德不要才，也不能只要才不要德。品德雖佳，但缺少知識和技能的人是不能勝任工作的；同樣，技能雖高，但品德不佳的人也一定干不好工作。這里需要指出的是，由于職位本身的性質(zhì)、種類、工作難易程度、責(zé)任大小等的不同，對人員的德、才要求也應(yīng)有所不同；不同的歷史時期，對德、才的要求也會有不同的標(biāo)準(zhǔn)，不能一概而論。3任人唯賢的原則。任人唯賢就是指

4、在配備人員時要出以公心，實事求是地發(fā)現(xiàn)人才，愛護人才，本著求賢若渴的精神，使那些確有真才實學(xué)的人能夠得到重視與使用。只有這樣，才能聚集人才，調(diào)動主管人員的積極因素，把各項工作搞得更好。4責(zé)、權(quán)、利一致的原則。為了更好地進行指揮或完成任務(wù)，每個主管人員都必須擁有一定的權(quán)利；同時，他必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，這是他的義務(wù)；另外，主管人員必須也應(yīng)當(dāng)?shù)玫脚c其權(quán)、責(zé)相應(yīng)的利益。只有做到責(zé)、權(quán)、利一致，才能使主管人員竭盡全力地完成組織賦予他的使命，更好的實現(xiàn)組織的目標(biāo)。也只有如此，才能避免出現(xiàn)“有職無權(quán)，職責(zé)不明，責(zé)、權(quán)、利不適應(yīng)，無人負(fù)責(zé)”的現(xiàn)象。5公開競爭原則。主管人員配備應(yīng)堅持公開競爭的原則，只有堅持公開

5、競爭，組織才有可能選擇最合適的人選。公開競爭要求對組織內(nèi)部或外部人員一視同仁，機會均等。要進行公開競爭，前提是人才必須能夠合理流動。在人才合理流動的前提下，鼓勵組織內(nèi)外各種人才進行公開競爭，從而確保組織能夠選擇到一流的人才。6適才適所的原則。所謂適才適所就是指根據(jù)人的能力和特長，在尊重主管人員本人的愛好的基礎(chǔ)上，將其安排到適合其工作的崗位上，以便充分施展其聰明才智。人與人之間不僅在知識、經(jīng)歷、體力上存在著差異，而且在能力、經(jīng)驗、精力、興趣、愛好上也存在著差異，這種差異往往對實際工作產(chǎn)生很大影響。因此，應(yīng)當(dāng)在尊重本人對工作的興趣與愛好的基礎(chǔ)上，針對每個人的能力和特點安排工作，盡量把每個人安排到最

6、適合于他工作的崗位上，以便充分調(diào)動每個人的工作積極性，做到事得其人，人盡其才。7注重培訓(xùn)的原則。為了使主管人員能夠勝任其所從事的工作，必須不斷地對主管人員進行培訓(xùn)，并教育主管人員加強自我培養(yǎng)。由于科學(xué)技術(shù)的不斷進步，人類知識更新的周期越來越短，各門學(xué)科的分支層出不窮，邊緣型、交叉性學(xué)科不斷發(fā)展，任何人的知識都會很快的老化。因此，應(yīng)特別注意對主管人員的培訓(xùn)，不斷地促進其知識的更新，提倡終身教育。二、人員配備的一般程序主管人員配備是組織所面臨的一項長期工作，是一個周而復(fù)始、循環(huán)往復(fù)的過程，就具體的工作崗位的人員配備而言，一般要遵循以下幾個步驟：1人員供求分析。具體地說，就是要結(jié)合組織的發(fā)展?fàn)顩r以及

7、主管人員的流動情況，對各個崗位主管人員在未來的供求狀況進行分析和預(yù)測，并隨時隨地地搜集組織內(nèi)外部人力資源信息等等。這是組織的一項長期工作，必須常抓不懈。2職務(wù)分析。在供求分析的基礎(chǔ)上，對組織現(xiàn)有的或可能的空缺職位進行分析，明確空缺職位的用人標(biāo)準(zhǔn)和條件，并做出崗位描述。3招聘與錄用。招聘與錄用是整個主管人員配備工作的基礎(chǔ)，對于新成立的組織來說，招聘與錄用更是組織成敗的關(guān)鍵。如果不能招聘到合乎組織發(fā)展目標(biāo)的主管人員，就會給組織帶來物質(zhì)、資金、時間上的損失，組織也就無法進入運營。4主管人員培訓(xùn)。培訓(xùn)是一項經(jīng)常性的工作，無論是組織新招聘還是原來的主管人員，都必須經(jīng)常地接受培訓(xùn)，以便更好地適應(yīng)組織的發(fā)展

8、和技術(shù)的進步。第二節(jié) 主管人員供求分析一、主管人員需求預(yù)測與分析對于組織來說，最理想的狀況是，組織內(nèi)部的人力資源供給能夠隨時滿足組織發(fā)展對主管人員的需求，但實際上這是不可能的。一般情況下，組織不是人員過多就是人員不足。主管人員過多就需要削減，不足就需要招聘。為了保持人員配備的有效性，組織要隨時掌握組織內(nèi)部的人員供求信息，并對主管人員的需求進行預(yù)測。主管人員的需求預(yù)測就是根據(jù)組織發(fā)展的要求，對將來某個時期內(nèi)，組織所需主管人員的數(shù)量和質(zhì)量進行預(yù)測，進而確定主管人員補充的計劃方案，實施教育培訓(xùn)方案。所謂需求分析，就是在預(yù)測的基礎(chǔ)上，將組織對主管人員的需求轉(zhuǎn)化為具體的數(shù)量和質(zhì)量上的要求。主管人員需求預(yù)

9、測的基本方法有以下幾種：經(jīng)驗估計法就是由有關(guān)專家或?qū)I(yè)人員利用現(xiàn)有的情報和資料，結(jié)合本組織的發(fā)展目標(biāo)和特點，對組織的主管人員需求進行預(yù)測。統(tǒng)計預(yù)測法是運用數(shù)理統(tǒng)計形式，根據(jù)組織目前和預(yù)測期的經(jīng)濟指標(biāo)并結(jié)合各種相關(guān)因素，做出數(shù)學(xué)計算，得出預(yù)測期的主管人員需求量。統(tǒng)計預(yù)測法的預(yù)測技術(shù)有比例趨勢預(yù)測、回歸分析預(yù)測以及經(jīng)濟計量模型預(yù)測等，但使用最普遍的是比例趨勢預(yù)測。3工作研究預(yù)測。即通過工作研究，來計算完成某項工作工時定額，并考慮到預(yù)測期內(nèi)的變動因素，確定組織的主管人員需求。無論采取何種方法進行預(yù)測，都需要對預(yù)測的結(jié)果進行分析。在實踐中，過去的趨勢、比例或者關(guān)系，很少有一成不變地繼續(xù)到未來的可能。因

10、此，必須依靠人的經(jīng)驗對未來可能發(fā)生的變化進行分析，并對可能發(fā)生變化的因素進行修正。二、主管人員供給預(yù)測與分析組織主管人員的供給預(yù)測是為了滿足組織對主管人員的需求，對在將來某個時期內(nèi)，組織從其內(nèi)部和外部可能得到的主管人員的數(shù)量和質(zhì)量進行預(yù)測。組織在進行外部人才市場條件預(yù)測時，除了可以據(jù)某些社會資料進行分析外，還必須根據(jù)本組織的特點進行預(yù)測，以防止組織在需要補充主管人員時陷于被動。例如，在預(yù)測時既要考慮本組織對未來主管人員的實際需求，還要考慮組織所處領(lǐng)域在未來的主管人員供給，以及未來組織之間的競爭程度，以決定組織未來的招聘方式和人才培養(yǎng)辦法。組織內(nèi)部人員供給的預(yù)測要靠管理人員和技術(shù)人員的合作進行。

11、主要包括以下內(nèi)容：確定預(yù)測范圍；確定每一關(guān)鍵職位的接替人選，同時評價接替人選目前的工作情況及其能力是否達(dá)到該職位的要求；確定專業(yè)發(fā)展需要，并將員工個人的目標(biāo)與組織目標(biāo)相結(jié)合，主動挖掘員工的潛力。主管人員供給分析的主要內(nèi)容如下：1組織目前的員工狀況，如組織員工的部門分布、技術(shù)知識水平、專業(yè)、年齡構(gòu)成等，了解組織員工的現(xiàn)狀。2分析目前組織員工的流動情況及其原因，預(yù)測將來員工流動的態(tài)勢，以便采取相應(yīng)的措施避免不必要的流動，或及時予以補充。3.掌握組織員工提拔和調(diào)動的情況，保證工作和職務(wù)的連續(xù)性。4分析工作條件的改變和出勤率的變動對員工供給的影響。5.掌握組織員工的內(nèi)外部來源和渠道，并對其可能出現(xiàn)的變

12、動加以分析。6分析在所有的空缺職位中，有多少可以通過從組織內(nèi)部招聘或者提升來加以補充。三、員工流動分析員工的流動是市場經(jīng)濟的特征之一。任何組織都會因諸如人事變化、環(huán)境變化以及組織的盛衰變化等原因而出現(xiàn)退休、離職、辭退、下崗以及傷老病死等員工流動情況。同時組織也會隨時招聘新員工，以補充和滿足組織對人員的需求。因此，組織人員的流動是經(jīng)常性的。從這一點來看，對員工的流動性進行長期分析具有重要的現(xiàn)實意義,有必要在這里單獨加以討論。組織員工的流動和周轉(zhuǎn)是組織在進行人員配備時所必須考慮的因素。不同的組織，或同一組織在不同的形勢下和自身發(fā)展的不同階段，會有各不相同的人員流動率。人員流動率指的是一定時期內(nèi)某種

13、崗位的員工變動（離職或新進）占員工總數(shù)的比率。人員流動率是考察組織與員工隊伍是否穩(wěn)定的重要指標(biāo)。對組織來說，保持適度的人員流動率是必要的，這是組織新陳代謝、保持活力的保證。由于人員流動率受到多種因素的影響，因此計算方法很多，這里只介紹幾種比較常用的比率。1人員離職率。是指某一單位時間（如以月為單位）的離職人數(shù)，占工資冊的月平均人數(shù)的百分比。公式表示如下：離職率=離職人數(shù)/工資冊月平均人數(shù)×100% 離職人數(shù)包括辭職、免職、解職人數(shù)。離職率可用來測量人員的穩(wěn)定程度。其計算通常以月為單位，如果以年度為單位，需要考慮季節(jié)與周期變動等因素，故較少采用。2人員新進率。人員新進率是指新進人員數(shù)占

14、工資冊平均人數(shù)的百分比。公式表示如下：新進率=新進人數(shù)/工資冊月平均人數(shù)×100% 3凈人員流動率。凈人員流動率是指補充人數(shù)占工資冊月平均人數(shù)的百分比。所謂補充人數(shù)是指為補充離職人員所雇用的人數(shù)。用公式表示如下：凈流動率=補充人數(shù)/工資冊月平均人數(shù)×100% 在分析凈人員流動率時，可與離職率和新進率相比較。對于一個正在成長和發(fā)展的組織，凈人員流動率一般等于離職率；對于一個處于衰退中的組織，凈人員流動率一般等于新進率；而處于常態(tài)下的組織，其凈人員流動率、離職率、新進率一般相等。人員流動率作為測量組織內(nèi)部穩(wěn)定程度的尺度，其大小與組織的用人政策和勞資關(guān)系有著較密切的關(guān)系。若流動率

15、過大，則表明組織的勞資關(guān)系可能不穩(wěn)定，或者組織處于起伏波動的狀態(tài)。流動率過大不僅會增加管理的難度，而且會導(dǎo)致組織生產(chǎn)（經(jīng)營）效率降低，以及增加組織人員配備的成本等；流動率過小，又不利于組織人員在觀念和技術(shù)方面的吐故納新，很難通過競爭機制使組織保持活力。因此，保持一個適度的人員流動率是必要的。這里所說的適度要視具體組織的具體情況而定。一般來講，藍(lán)領(lǐng)工人的流動率可以大一些，而白領(lǐng)員工的流動率要盡可能的小一些，以保證組織高層的穩(wěn)定。西方國家的有關(guān)專家通常認(rèn)為：如果年輕的專業(yè)技術(shù)人員能在一個組織維持較長的穩(wěn)定性，則足以說明該組織的管理具有過人之處，組織具有較強的吸引力。第三節(jié) 職務(wù)分析一、職務(wù)分析的定

16、義所謂職務(wù)分析就是指對組織某個特定職務(wù)的設(shè)置目的、性質(zhì)、任務(wù)、職責(zé)、權(quán)利和隸屬關(guān)系、工作條件和環(huán)境以及主管人員在履行職務(wù)時應(yīng)具備的資格條件等進行系統(tǒng)分析和研究，并制定出職務(wù)規(guī)范、崗位說明等人事文件的過程。職務(wù)分析又稱為職位說明。職務(wù)分析是分析組織中的職務(wù)的責(zé)任是什么以及什么樣特點的人才能夠勝任這個職務(wù)。職務(wù)分析的成果包括職務(wù)描述和職位說明書兩個部分。職務(wù)描述是對每一職務(wù)的性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、工作內(nèi)容、處理方法以及工作人員的資格條件等所作的書面紀(jì)錄。它解決的是職務(wù)操作者做什么、怎么做和為什么做的問題。其基本要素包括：工作名稱、工作活動和程序、工作條件和物理環(huán)境、社會環(huán)境、聘用條件等。職位說明書則是

17、根據(jù)職務(wù)描述所提供的資料，擬定工作資格，列舉并說明適合從事該職務(wù)的主管人員所必須具備的個人特質(zhì)條件與所受的訓(xùn)練，以供招聘（或職業(yè)訓(xùn)練）使用。職位說明書的主要內(nèi)容包括：有關(guān)工作程序和技術(shù)的要求、工作技能、獨立思考和判斷能力、記憶力、注意力、知覺能力、警覺性、操作能力（速度、準(zhǔn)確性和協(xié)調(diào)）、工作態(tài)度和各種特殊能力要求。另外，職位說明書還包括文化程度、工作經(jīng)驗、生活經(jīng)驗、生活經(jīng)歷和健康狀況等的要求。二、職務(wù)分析的目的職務(wù)分析的目的主要有以下幾個方面：1確定工作崗位的名稱與含義以及在整個組織中的地位。同時，明確每個崗位職務(wù)的實際權(quán)利和責(zé)任水平。2確定主管人員錄用或上崗的最低條件。錄用主管人員的任何方法

18、都必須依據(jù)對工作表現(xiàn)的預(yù)測。這種預(yù)測的基礎(chǔ)就在于服從業(yè)已規(guī)定的崗位權(quán)、責(zé)要求。3確定工作崗位之間的相互關(guān)系，建立溝通的程序和方式，以利于合理的晉升、調(diào)動和指派。4獲得有關(guān)工作環(huán)境的事實和來自各方面的狀態(tài)信息，以利于發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致主管人員不滿，包括“力不從心”或“大材小用”等配置方面的問題，以及其他導(dǎo)致工作效率下降的原因及環(huán)境因素，同時，為工作評價與改進工作方法積累必要的數(shù)據(jù)。5確定工作要求，以建立適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)與培訓(xùn)內(nèi)容。對任何單位來講，培訓(xùn)員工的費用都是相當(dāng)高的，因此，培訓(xùn)所設(shè)計的工作內(nèi)容和責(zé)任應(yīng)準(zhǔn)確的反映實際的工作要求，使員工在培訓(xùn)中學(xué)到的知識技能與未來的工作實際應(yīng)用一致。6找出影響崗位職能有效發(fā)揮

19、的主要因素，以利于及時采取措施在動態(tài)過程中解決問題、消除隱患，確保員工良好的工作條件和氛圍。7在組織需要時，提供有關(guān)工作績效與工作之間的實施資料，以利于明確各層次的責(zé)任，減少重復(fù)以提高效率。8揭示員工工作的各個側(cè)面，反映工作績效的個別差異，以利于制訂考核程序。三、職務(wù)分析的程序在進行正式的職務(wù)分析之前，一般要先明確兩個問題，一是職務(wù)分析的目的，二是由什么人來負(fù)責(zé)或參加職務(wù)分析工作。確定了職務(wù)分析的目的，也就在一定程度上決定了將使用何種方法來收集資料。職務(wù)分析的負(fù)責(zé)人通常是人事主管，但有時需要借助外界的專業(yè)人士來主持或協(xié)助某些特殊方法的工作。參與職務(wù)分析的人員，應(yīng)具有一定的知識與實踐經(jīng)驗，且最好

20、修過心理學(xué)，有良好的記憶力，并能獲得員工的信任與合作。一般來說，職務(wù)分析的基本程序包括六個步驟。但是由于職位本身的復(fù)雜性，不可能存在一個適用于一切職位的職務(wù)分析步驟，下面所列的也只是一個大致的程序。1確定將要收集的信息的用處，以正確地選擇需要收集什么樣的資料以及如何去收集這些資料。在職務(wù)分析中有許多資料收集方法和收集技術(shù)，每一種方法和技術(shù)能夠達(dá)到的目標(biāo)是不同的，因此，要注意各種方法和技術(shù)的比較與選擇。2收集、積累相關(guān)的資料并加以分析。這些資料一般包括組織結(jié)構(gòu)圖、操作流程圖、過去或者其他組織相關(guān)職位的描述等。組織結(jié)構(gòu)圖可以顯示特定的職位與其他職位的關(guān)系以及它在整個組織中所處的位置和地位。組織結(jié)構(gòu)

21、圖應(yīng)能說明每一職位的名稱，畫出其關(guān)系路線。操作流程圖能夠提供比組織結(jié)構(gòu)圖更加詳細(xì)的信息。3選擇分析樣本。即選擇有代表性的職位加以分析，以節(jié)省時間和經(jīng)費。當(dāng)存在許多相似的職位需要分析時，對其中有代表性的職位進行分析就可以了。4進行實際分析。分析工作包括收集該職位應(yīng)該進行的活動的資料，完成該職位工作對員工行為的要求，該職位的工作條件，對員工能力和人文特征的要求等等。5對相關(guān)人員（如以前的任職者及其直接管理上司等）進行訪問。根據(jù)對任職者和其上級的訪問調(diào)查的結(jié)果，對已經(jīng)做出的職務(wù)分析進行修正，以保證信息的完整性和正確性。6.制定職位描述和職位說明書。四、職務(wù)分析的方法職務(wù)分析的方法可以分為兩大類，一類

22、是傳統(tǒng)的職務(wù)分析方法，一類是結(jié)構(gòu)化的職務(wù)分析方法。（一）傳統(tǒng)的職務(wù)分析方法傳統(tǒng)的職務(wù)分析方法的基本特點是由職務(wù)分析專家依靠問卷，對任職者和其主管進行調(diào)查，并對與職務(wù)有關(guān)的信息做出書面的紀(jì)實性描述，其收集的信息以非計量的、敘述性的居多，因而難免帶有主觀判斷的色彩。傳統(tǒng)的職務(wù)分析方法主要有以下幾類：此法主要是由從事某一職務(wù)的員工按時間順序詳細(xì)記下在一定期間內(nèi)所從事的各項工作活動或任務(wù)，以及所耗費的時間，定期匯總，然后加以分析。日記的形式大多并非確定，而是由工作人員自己填寫，但有時采用固定格式，以節(jié)省填寫者的時間。如航海日記、維修記錄、特殊活動的記錄等，往往可以歸于此類。工作日記法的優(yōu)點是逐日或在任

23、務(wù)后即時記錄，可以避免遺漏，其詳細(xì)度往往為它法所不及。缺點則為自行記錄，無法保證某些工作活動不被過分強調(diào)或有意輕描淡寫，從而影響以后職務(wù)分析的準(zhǔn)確性。同時記錄者的文字水平與表達(dá)能力也影響了日記法的應(yīng)用。所以日記法多應(yīng)用在工作內(nèi)容較多樣化或工作時空較多變化的工作上，并且在職務(wù)分析時常輔以它法，較少作為唯一主要的信息搜集技術(shù)。觀察法就是直接觀察工作人員的活動并且記錄有關(guān)項目、時間、表現(xiàn)等資料的方法。觀察法在動作分析中應(yīng)用最廣，在職務(wù)分析中常用在工作內(nèi)容包括了許多可以具體觀察的實際場合。如果非實際活動太多（例如設(shè)計師、律師、決策者等）則并不適用。同樣地，如果重要的工作活動或任務(wù)的執(zhí)行在時空上并無規(guī)律

24、，則因觀察的困難，此法亦不適合。觀察法通常與面談法配合使用，即在觀察全部過程后，再與工作人員面談，以澄清疑點或補遺。因為工作活動中往往有許多細(xì)節(jié)并非由表面觀察就能盡知的，也有許多是觀察人員容易忽略的，但在應(yīng)用觀察法進行觀察時，最需注意的是不干擾工作者的活動，以免影響工作的進行和產(chǎn)生有意或無意的偏差，從而觀察結(jié)果的準(zhǔn)確性。面談法即詢問操作者、管理者、專家等人對工作的意見，是一種面對面的交談。面談法是一種應(yīng)用最為廣泛的職務(wù)分析方法。面談程序可以標(biāo)準(zhǔn)化，亦可以非標(biāo)準(zhǔn)化。在面談中員工就是自己工作的觀察者，因此，他們可以報告許多不能經(jīng)常觀察到的以及周期長的工作活動和工作行為。另外，由于員工對自己的工作有

25、最深入的了解，所以還可能報告職務(wù)分析專家無論從哪個方面也不可能得到的信息。在采用面談法時，有些人可能會有意無意地夸大工作的重要性，有時回答者的自身資料來源并不十分可靠。因此，面談法要與觀察法結(jié)合使用，并要參考其他相關(guān)人員的意見。4問卷法問卷法是借助于一種結(jié)構(gòu)固定的問卷表的形式對組織中的各種職務(wù)進行分析的方法。其基本過程是首先設(shè)計問卷，然后分發(fā)給調(diào)查對象，要求在一定的時間內(nèi)填寫，以獲取有關(guān)的信息。問卷法是一種應(yīng)用十分普遍的職務(wù)分析方法。問卷所涉及的內(nèi)容很多，并根據(jù)分析對象的不同而有所不同。以對企業(yè)經(jīng)理的職務(wù)分析為例，其內(nèi)容接近200個項目。包括對經(jīng)理人員所擔(dān)任的各項管理職務(wù)的工作內(nèi)容、工作職責(zé)、

26、工作要求、所受限制以及其他一系列特點等進行分析。應(yīng)當(dāng)注意的是，問卷的設(shè)計有一定的技巧，并且在實踐中要考慮回收率問題。（二）結(jié)構(gòu)化的職務(wù)分析方法結(jié)構(gòu)化的職務(wù)分析方法比較注重于定量研究，其最大特點是可以利用計算機對職務(wù)信息進行定量分析。結(jié)構(gòu)化的職務(wù)分析方法一般也采用問卷形式，通過對某種職務(wù)特征的單元或項目的描述來進行分析，或者說是用等級評定量表來分析項目與職務(wù)之間的關(guān)系。但是由于許多項目并不能計量化，更難以找到一個絕對客觀的標(biāo)準(zhǔn)，因此，結(jié)構(gòu)化的職務(wù)分析方法的應(yīng)用也具有一定的局限性。結(jié)構(gòu)化的職務(wù)分析方法主要包括以下幾類：1任務(wù)調(diào)查表任務(wù)調(diào)查表是用來收集工作信息或職業(yè)信息的調(diào)查表。分析人員依據(jù)每一調(diào)查

27、項目或評定項目，列出任務(wù)或工作活動調(diào)查表，其內(nèi)容包括所要完成的任務(wù)、判斷的難易程度、學(xué)習(xí)時間以及與整體績效的關(guān)系等。2職位分析問卷任務(wù)調(diào)查表主要運用于對職務(wù)本身的統(tǒng)計分析，很難確定行為方面的影響，基本上是一種職務(wù)定向的信息。而職位分析問卷則注重于描述如何完成某項工作的人員定向信息的內(nèi)容，更注意對工作人員的行為做出一般的概括。比較典型的是由麥考密克、珍納爾和米查姆設(shè)計的職業(yè)分析問卷，共由194個項目或職務(wù)要素構(gòu)成，由于該表比較復(fù)雜，這里不作詳細(xì)介紹。職位分析問卷的不足之處在于其可讀性比較差，只有具備相當(dāng)閱讀水平的人才能夠理解其各個項目，因而對分析者和閱讀者的要求很高。3關(guān)鍵事件和擴展關(guān)鍵事件法。

28、關(guān)鍵事件法就是由調(diào)查人員對某職位的任職人員或了解該職位的人員進行調(diào)查，要求他們描述該職務(wù)在一定時期內(nèi)能夠觀察到的，并能夠反映其績效好壞的“關(guān)鍵事件”，即對該職務(wù)造成顯著影響的事件。關(guān)鍵事件的描述一般包括：導(dǎo)致該事件發(fā)生的背景、原因；員工有效的或多余的行為；關(guān)鍵行為的后果以及員工控制上述后果的能力等。擴展關(guān)鍵事件法是對具體崗位（通常是比較重要的關(guān)鍵的或典型的崗位）的任職者的職務(wù)所包含的各項任務(wù)、職責(zé)進行描述。根據(jù)任職者所提供的信息，寫出職務(wù)內(nèi)容和要求，然后再找另外的相關(guān)人員，調(diào)查他們實際上能否完成這些任務(wù)，完成的難度、概率、重要性如何等，最后形成崗位職務(wù)規(guī)范。傳統(tǒng)的職務(wù)分析方法和結(jié)構(gòu)化的職務(wù)分析

29、方法各有其優(yōu)缺點，因此，在實際應(yīng)用中一般要將二者結(jié)合起來使用。第四節(jié) 招聘與錄用一、招聘與錄用的涵義招聘與錄用是主管人員配備工作當(dāng)中最基礎(chǔ)的工作，也是出現(xiàn)最早的工作。在人類出現(xiàn)雇用關(guān)系的同時，招聘活動就已經(jīng)出現(xiàn)了，從這個意義上講，招聘工作比人事管理出現(xiàn)的還要早，在泰勒的科學(xué)管理時代，招聘就已經(jīng)成為整個人力資源管理工作的基礎(chǔ)。在完成了對組織員工的需求預(yù)測和供給預(yù)測，并在總量上和結(jié)構(gòu)上加以平衡，編制出組織人力資源規(guī)劃之后，對組織人員的需求和來源就有了一個大致的輪廓。在此基礎(chǔ)上，就可以結(jié)合職務(wù)分析進行組織主管人員的招聘和錄用工作了。招聘和錄用就是從組織人員需求的實際情況出發(fā)，結(jié)合職務(wù)分析所做出的職務(wù)

30、描述和職位說明書的要求，采用各種方式，從組織內(nèi)外部擇優(yōu)調(diào)入或聘用急需的經(jīng)營管理人員、技術(shù)人員或熟練工人的人事活動。對新成立的組織來說，人員的招聘與錄用無疑將影響組織的成敗，如果不能招聘到合乎組織發(fā)展目標(biāo)的人員，組織在時間和資金等方面的投入都會成為浪費，完不成組織最初的人員配備，組織也就無法進入運營。對已經(jīng)投入運作的組織而言，人員的配備也會由于各種原因而出現(xiàn)變動，因此，只有搞好人員的招聘與錄用，才能保證組織的人員素質(zhì)，提高人員的使用效率，同時為增加組織員工的滿意度和凝聚力創(chuàng)造條件。一、招聘與錄用的原則1公開招聘的原則。即將招聘單位的名稱、招聘種類和數(shù)量、條件、方法、時間、地點等信息通過登報或其他

31、公開的方式在招聘簡章上加以公布，以形成競爭，避免不正之風(fēng)，達(dá)到廣招人才的目的。2公平競爭的原則。即對所有的應(yīng)聘者都一視同仁，不得人為地制造各種不平等的限制，使應(yīng)聘者憑借自身的真才實學(xué)進行競爭，杜絕諸如“拉關(guān)系”、“走后門”和貪污受賄等腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。3全面考核的原則。就是對應(yīng)聘者的德、智、體等各個方面進行綜合考察和測試，以確保招聘到合格的人才。在注重德才兼?zhèn)涞耐瑫r，也要考慮應(yīng)聘者的身體素質(zhì)，因為“身體是革命的本錢”，體質(zhì)是智力得以發(fā)揮的生理基礎(chǔ)。4擇優(yōu)錄取的原則。所謂擇優(yōu)錄取就是根據(jù)應(yīng)聘者的考核成績，從中選擇優(yōu)秀者錄用。錄取必須依據(jù)應(yīng)聘者的全面考核為標(biāo)準(zhǔn)，要有嚴(yán)格的紀(jì)律，并且任何人都必須遵守錄

32、取的紀(jì)律，領(lǐng)導(dǎo)者也不能例外。二、招聘和錄用的程序招聘和錄用活動并沒有一個固定的程序，一般要根據(jù)具體情況而定，但招聘活動也具有其本身的規(guī)律性，我們可以把招聘活動大致劃分為幾個相互獨立與相互聯(lián)系的階段，招聘程序就是按照這些階段進行招聘的計劃安排。一般來講，招聘和錄用活動包括以下幾個步驟：1編制招聘計劃招聘計劃要以組織的實際情況和人員增補計劃為依據(jù)。其內(nèi)容主要包括：招聘人數(shù)、范圍和招聘的職位；應(yīng)聘者的條件；招聘小組人員及其負(fù)責(zé)人；考核方案；經(jīng)費預(yù)算和資金來源；招聘的時間地點和進度安排以及招聘的方式等。2擬定招聘簡章招聘簡章的主要內(nèi)容包括：組織情況簡介；招聘職位、人數(shù)和應(yīng)征者的條件；招聘的時間、地點、

33、聯(lián)系方式以及落款等。招聘簡章要求語言簡練清晰，要實事求是，讓應(yīng)聘者一目了然。3發(fā)布招聘信息招聘信息要向社會公開發(fā)布。發(fā)布的渠道主要有以下幾種：張貼招聘簡章。招聘簡章要張貼在客流量較大的商業(yè)和文化中心地帶，以便讓更多的人得到招聘信息。利用報紙和雜志刊登招聘信息。在電視和廣播上發(fā)布招聘信息。電視和廣播已經(jīng)普及，信息覆蓋面也比較廣。舉行新聞發(fā)布會。這種方法主要是用于較高級人才的招聘。通過人才市場發(fā)布招聘信息。即利用中介組織轉(zhuǎn)播招聘信息，如職業(yè)介紹所、就業(yè)輔導(dǎo)中心和定期舉行的人才招聘會等。4報名登記和初次面談在這個階段，由于組織招聘方式不同，具體做法也有所差異。但應(yīng)該注意的是，對應(yīng)聘者的有關(guān)文件一定要

34、仔細(xì)審查，剔除不具備資格的人員，以減少招聘后期的工作量。初次面談的時間不宜過長，但要注意不要漏掉一些潛在的合格人員。對于重要職位的招聘，有時需要對初步合格者進行再次面談，以掌握更完備的信息。5綜合測試綜合測試是運用各種方法和技術(shù)對應(yīng)聘者的能力、性格、特長等各方面進行全面考核，力求對應(yīng)聘者的條件做出全面的評價。招聘可以選用的技術(shù)很多，這里主要介紹兩種，即面試和筆試。（1）面試面試是招聘過程中所使用的基本技術(shù)之一，絕大多數(shù)的招聘都要采用。面試能夠給組織和應(yīng)聘者提供進行雙向交流的機會，能促進組織和應(yīng)聘者之間的相互了解，從而使雙方都能更準(zhǔn)確的做出聘用與否、受聘與否的決定。面試的場面很靈活，不容易按固定

35、的或類型化的方法加以控制。但有許多在學(xué)歷考試和適應(yīng)性檢查中難以測定的項目，往往可以在面試中加以解決。面試人有機會在會見中對應(yīng)聘者的語言表達(dá)能力、相貌、工作興趣、工作態(tài)度等做出判斷。面試的缺點在于會帶上個人主觀主義色彩，容易“先入為主”。面試的具體形式有以下幾種：個別面試。在這種形勢下，一個應(yīng)聘者與一個招聘者進行交談，有利于雙方建立比較密切的關(guān)系，加深相互了解。相反由于只有一個面試人員，所以決策難免有偏頗。小組面試。即由兩個以上人員組成的面試小組對各個應(yīng)聘者分別進行面試。面試小組可以從多個角度對應(yīng)聘者進行考察，有利于提高判斷的準(zhǔn)確性，克服個人偏見。成組面試。即由兩個以上人員組成面試小組同時對幾個

36、應(yīng)聘者進行面試。有利于對應(yīng)聘者的邏輯思維能力、解決實際問題的能力、人際交往能力、領(lǐng)導(dǎo)能力等進行測試，以便于做出用人決策。（2）筆試并非所有的招聘和錄用活動都需要筆試。由于有許多項目是無法通過筆試來加以考核的，因此筆試的方法有一定的局限性，主要是考核應(yīng)聘者的專業(yè)知識水平和技能水平，而且其時間和資金投入一般較高，故只適用于經(jīng)過幾輪淘汰后的小范圍應(yīng)聘者之間，而且只有在對比較重要的或技術(shù)性職位進行招聘時才會使用。（3）實踐測試通過讓應(yīng)聘者進行實際操作來對其技能、特長等進行測試，如對應(yīng)聘者進行技能測試、職業(yè)興趣調(diào)查等。6人員甄選人員甄選是整個招聘工作的關(guān)鍵性一步，是結(jié)合面試結(jié)果、筆試成績以及綜合測試的結(jié)

37、果等，對應(yīng)聘者做出全面考核、全面分析和全面評價。人員甄選考慮的內(nèi)容包括德、智、體等各個方面。“德”是所要考慮的第一要素，既要考慮政治素質(zhì)又要考慮道德素質(zhì)?！爸恰笔侵敢粋€人的知識、智慧和能力等，是全面考核的重點?！绑w”是指人體的健康水平和對外界的適應(yīng)能力，是應(yīng)聘者所應(yīng)具備的基礎(chǔ)性條件。對于應(yīng)征者要把多種考核和測驗結(jié)果組合起來，進行綜合評價，從中擇優(yōu)錄取。從組合方法的選擇來看，以采用多重淘汰法的為多。多重淘汰法是將多種考核與測驗項目依次實施，每次淘汰若干不合格者，最后在通過規(guī)定的全部考核與測驗的應(yīng)征者當(dāng)中，根據(jù)招聘計劃中規(guī)定的錄取人數(shù)，按最后一次考核或測驗的總分?jǐn)?shù)，排出名次，從高分到低分一次錄取。

38、錄用工作必須堅持原則，必須要有嚴(yán)格的紀(jì)律，要防止主管武斷，要堅持民主集中制，由招聘小組集體討論決定，以保證整個招聘過程的客觀性和科學(xué)性。在確定了錄用名單以后，就要及時通知應(yīng)聘者。通知的方式要根據(jù)招聘簡章的規(guī)定執(zhí)行，或在指定的時間、指定的地點張榜公布，或者用電話通知，或者寄發(fā)錄用通知書，以使應(yīng)征者及時得到相關(guān)信息。對于未被錄用的應(yīng)征者，應(yīng)表示感謝，并建立相關(guān)的人才庫，以備組織以后急需相關(guān)人員時直接與他們聯(lián)系，減少招聘費用和時間。這樣做既有利于維護組織的良好形象和聲譽，又體現(xiàn)了對應(yīng)征者人格的尊重。三、招聘的來源和渠道招聘的來源可以劃分為兩類，一類是組織內(nèi)部來源，一類是組織外部來源。具體選擇那種來源

39、要考慮各種因素的影響，如組織所在的勞動力市場、擬招聘職位的性質(zhì)、層次、類型以及組織的規(guī)模等等。同時，在同一種招聘來源當(dāng)中又有許多不同的招聘渠道。（一）內(nèi)部來源和渠道組織的現(xiàn)有員工是一個很大的、很重要的招聘來源。組織的內(nèi)部員工可以通過兩個渠道成為組織的招聘來源，。一方面，現(xiàn)有雇員本身就是一個重要的招聘來源，他們可以通過組織內(nèi)部的晉升、轉(zhuǎn)崗換位等走向新的工作崗位；另一方面，組織可以通過員工的廣泛社會關(guān)系和家庭關(guān)系發(fā)展?jié)撛诘恼衅竵碓础?nèi)部招聘對現(xiàn)有的員工來說是一種重要的晉升渠道，是給予內(nèi)部員工的一種資格、一種承認(rèn)，對員工來講是一種很有效的激勵，有利于提高員工的績效和士氣。從某種程度上講，從內(nèi)部招聘也

40、比較安全，因為組織對員工的技能、才能等各方面的情況都比較了解。同時，內(nèi)部招聘對組織來說，不僅可以節(jié)約大量的廣告費用、考核錄取費用等，還可以節(jié)約大量的培訓(xùn)費用。內(nèi)部招聘也有不足之處。如沒有得到晉升的員工可能會很失望，從而影響其積極性。還有一個問題是，對于特定的空缺職位，組織和部門主管經(jīng)理常常已經(jīng)有了“意中人”，但是卻要逐個對所有的申請者進行面談，這實際上是一種時間的浪費。在內(nèi)部招聘時，也常常會在員工群體中引起嫉妒、攀比等等心理問題，弄不好，又會引發(fā)拉幫結(jié)派等等派生問題。內(nèi)部招聘的最大問題是近親繁殖。如果組織的整個管理隊伍都是邁著同樣的階梯升上來的，在管理決策上就會缺乏差異，整個管理階層就會缺乏創(chuàng)

41、新意識。（二）外部來源和渠道外部來源對于組織來說也是很重要的。從外部進行招聘和錄用有幾個好處。它使組織能有機會利用外部候選人的技能為組織運作增添新的思想。外部招聘也是一種交流形式，借此組織可以在潛在的雇員、客戶和其他外界人士中樹立形象。外部來源的渠道也有很多，要根據(jù)組織的具體情況作靈活的選擇。重要的渠道有：廣告招聘、通過中介機構(gòu)招聘和校園招聘等。（三）來源和渠道的選擇一般來說，在大的人才市場上進行招聘活動，比在小的人才市場上招聘更容易達(dá)到目的。大的人才市場一般都有比較充足的各式各樣的人才供應(yīng)。但是，如果考慮職位的類型或吸引力、人才市場等因素，情況更復(fù)雜一些。職位的類型和級別也會對招聘方式產(chǎn)生影

42、響。招聘時，技能越高以及層次越高的職位，越需要在較大的范圍內(nèi)進行，如在區(qū)域性的、全國性的甚至是跨國范圍內(nèi)進行。發(fā)達(dá)國家進行的一些研究表明，職位的類型是決定使用哪一種招聘來源的重要因素。例如，一項調(diào)查顯示，對管理職位來說，使用得最多的是報紙廣告，其次是私人就業(yè)機構(gòu)；對專業(yè)和技術(shù)職位的招聘，使用校園招聘的組織最多，其次是使用報紙或者專業(yè)雜志廣告，再次是私人就業(yè)機構(gòu)；對銷售人員的招聘，組織使用最多的是報紙廣告。招聘的范圍和投入的力量也會由于組織的規(guī)模不同而不同。一般來說，組織越大，招聘方面的工作越容易開展。這是因為，組織越大，其在市場上的聲譽就越大，應(yīng)聘者就越有可能注意到它；同時，組織越大，在其組織

43、內(nèi)部進行內(nèi)部招聘的可能性也就越大，可以從中挑選合適的人員來填補空缺的職位；此外，許多應(yīng)聘者都認(rèn)為，在大的組織中，有更多的晉升機會，即使是在同樣的職位上，在大的組織，擁有的權(quán)力也會更大。招聘過程中應(yīng)聘者的主要來來源優(yōu)點缺點內(nèi)部招聘成本低；有利于提高士氣；對應(yīng)聘者的情況比較了解供給不足；容易出現(xiàn)副作用廣告招聘覆蓋面廣；可以有目標(biāo)的針對某一特殊群體會吸引許多不合格的應(yīng)聘者，工作量大員工推薦通過現(xiàn)有員工提供信息，招聘雙方彼此會有一定的了解不利于增加員工的種類和改變員工結(jié)構(gòu)公共就業(yè)機構(gòu)成本低；有時還能免費私人就業(yè)機構(gòu)有利于獲得高級人才和臨時人才有可能上當(dāng)受騙校園招聘針對性強；選擇面寬應(yīng)聘者缺乏實際工作經(jīng)驗；流失率比較高臨