西安地鐵電子檔案管理系統(tǒng)使用手冊(cè)

1、西安市地下鐵道有限責(zé)任公司電子檔案管理系統(tǒng)單機(jī)版系統(tǒng)使用手冊(cè)西安市地下鐵道有限責(zé)任公司辦公室前 言感謝您選擇西安市地鐵電子檔案管理系統(tǒng)單機(jī)版！電子檔案管理系統(tǒng)單機(jī)版是西安市地下鐵道有限責(zé)任公司為了實(shí)現(xiàn)檔案資料的收集、整理、移交、歸檔，一體化、電子化，同時(shí)保證檔案資料利用的網(wǎng)絡(luò)化而在現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)版基礎(chǔ)上單獨(dú)為各使用單位定制的一套全新的檔案管理系統(tǒng)軟件。軟件在設(shè)計(jì)上考慮了信息資源管理的發(fā)展趨勢(shì)，以檔案管理理論為指導(dǎo)，根據(jù)對(duì)全國(guó)市場(chǎng)、眾多行業(yè)需求、各種檔案業(yè)務(wù)的理解，建立針對(duì)性很強(qiáng)的地下軌道建設(shè)的檔案業(yè)務(wù)模型。電子檔案管理系統(tǒng)單機(jī)版支持歸檔文件整理，管理模式，檢索查詢和檔案移交等功能。并實(shí)現(xiàn)了單機(jī)版與

2、網(wǎng)絡(luò)版的數(shù)據(jù)交換、圖形圖像處理、電子文件瀏覽等新技術(shù)的集成。主要分為收集整編和檔案管理二部分。收集整部份包括：收集整編、不歸檔庫(kù)，該模塊功能涵蓋了檔案業(yè)務(wù)收集的全過(guò)程；檔案管理部份提供數(shù)據(jù)管理，數(shù)據(jù)管理模塊里的檔案管理提供了歸檔后檔案存放、數(shù)據(jù)返回整編、輸出檔案資料目錄，數(shù)據(jù)管理里的上報(bào)數(shù)據(jù)功能可以輕松實(shí)現(xiàn)把歸檔后的檔案數(shù)據(jù)上報(bào)出來(lái)等功能。信譽(yù)保證如果您在使用電子檔案管理系統(tǒng)單機(jī)版過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了什么問(wèn)題，或者對(duì)該產(chǎn)品的某些功能有更好的改進(jìn)意見(jiàn)，致電西安市地下鐵道有限責(zé)任公司辦公室。目 錄1系統(tǒng)安裝42系統(tǒng)特點(diǎn)43系統(tǒng)運(yùn)行要求44系統(tǒng)登錄和退出45收集整編增刪改66檔案數(shù)據(jù)的增刪改及上報(bào)數(shù)據(jù)187

3、檔案檢索208口令修改209.附件211系統(tǒng)安裝 打開(kāi)光盤(pán)，運(yùn)行setup.exe文件。選擇安裝路徑。在安裝完系統(tǒng)后，在運(yùn)行xp補(bǔ)丁.exe。然后找到安裝電子檔案管理系統(tǒng)路徑下 MSDE setsql.bat文件執(zhí)行一下；在同一路徑下找到“Project1.exe”文件執(zhí)行一下，會(huì)提示“還原成功”。到此系統(tǒng)安裝完成。2系統(tǒng)特點(diǎn)：1 使用簡(jiǎn)單方便，完全按照檔案管理的業(yè)務(wù)組織功能模塊，并且使用方便快捷，在一個(gè)界面下面實(shí)現(xiàn)了所有功能，而不需要切換不同的模塊和界面；2 同時(shí)數(shù)據(jù)的展現(xiàn)形式更加形象直觀，為資源管理器風(fēng)格，用戶對(duì)檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和操作一目了然；3 在收集整編中增加了不歸檔庫(kù)，可以把不需要?dú)w檔

4、前的文件存放到不歸檔庫(kù)中進(jìn)行管理，這樣不僅提供了各歸檔部門(mén)對(duì)自身文件的管理手段，而且實(shí)現(xiàn)了文檔的一體化；可以實(shí)現(xiàn)單機(jī)版的分散整理，網(wǎng)絡(luò)版的集中整理的混合模式的歸檔文件整理流程，更加靈活和適應(yīng)未來(lái)的變化；4 檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)更加安全可靠，可以選擇存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，也可以存放到本地計(jì)算機(jī)上；5 應(yīng)用和開(kāi)發(fā)平臺(tái)得到全面升級(jí)，新系統(tǒng)全面支持新的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)；6 數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和查詢效率得到了更好的優(yōu)化和提高；7 更加注重檔案的收集整理和開(kāi)發(fā)利用，可以根據(jù)規(guī)則實(shí)現(xiàn)自動(dòng)整理，并為檔案管理人員對(duì)檔案信息的提煉提供了更好的工具；8 預(yù)留與各種新技術(shù)的接口、在線OCR技術(shù)、全文檢索技術(shù)、數(shù)據(jù)交換

5、技術(shù)、數(shù)據(jù)文件瀏覽技術(shù)和其它信息管理系統(tǒng)的接口 3系統(tǒng)運(yùn)行要求1系統(tǒng)硬件配置環(huán)境：系統(tǒng)最小硬件配置：CPU 2.4GHZ，內(nèi)存 1GB，硬盤(pán) 60GB2系統(tǒng)可運(yùn)行環(huán)境如下：Windows xp professional (sp3)或Windows 2000 professional (sp4)或windows 2003 standard （sp2）3需要配套安裝工具有：文字處理軟件，如office , pdf轉(zhuǎn)換工具，pdf閱讀器4. 系統(tǒng)登錄和退出系統(tǒng)的登錄和退出都是標(biāo)準(zhǔn)的WINDOWS風(fēng)格，只需要輸用戶名和密碼就可以登錄系統(tǒng)。系統(tǒng)的登錄界面如下圖所示： 在第一輸入框中輸入用戶名:“root

6、”，在第二輸入框中輸入密碼：“rootroot”，登陸“確認(rèn)”，不登陸可“退出”。系統(tǒng)的用戶名是：root 密碼可修改。首次安裝檔案系統(tǒng)后，在登陸后需要打開(kāi)“業(yè)務(wù)面板”里的“開(kāi)發(fā)利用的”里“系統(tǒng)注冊(cè)”輸入“用戶名稱”和“用戶序列號(hào)”進(jìn)行系統(tǒng)的注冊(cè)。登陸后顯示的系統(tǒng)主界面如下：上圖為檔案系統(tǒng)的主界面，與OutLook的界面風(fēng)格相同，主要分為功能區(qū)和數(shù)據(jù)區(qū)。功能區(qū)主要指軟件的功能菜單和功能圖標(biāo)；數(shù)據(jù)區(qū)主要是系統(tǒng)所要操作和展示的檔案數(shù)據(jù)。目錄樹(shù)數(shù)據(jù)區(qū)功能選擇區(qū)功能區(qū)分為包括：收集整編、檔案管理、開(kāi)發(fā)利用3個(gè)一級(jí)菜單。點(diǎn)擊一級(jí)菜單便進(jìn)入相應(yīng)的二級(jí)菜單、三級(jí)菜單，二級(jí)菜單、三級(jí)菜單以圖標(biāo)的方式體現(xiàn)，用鼠

7、標(biāo)點(diǎn)選二級(jí)菜單，如果沒(méi)有三級(jí)菜單，則直接進(jìn)入功能操作，如果有三級(jí)菜單，則會(huì)打開(kāi)三級(jí)菜單圖標(biāo)。頂行菜單是左側(cè)菜單中的常用功能操作，會(huì)隨著選擇不同的左側(cè)菜單功能而變化。數(shù)據(jù)區(qū)也分為兩部份，目錄樹(shù)和數(shù)據(jù)區(qū)，目錄樹(shù)顯示了檔案數(shù)據(jù)的組織結(jié)構(gòu)，通過(guò)選擇目錄樹(shù)上的節(jié)點(diǎn)，可以控制數(shù)據(jù)區(qū)中顯示的檔案數(shù)據(jù)范圍，就像WINDOWS系統(tǒng)中的資源管理器一樣。數(shù)據(jù)區(qū)按照案卷、卷（盒）內(nèi)文件和散文件分成3個(gè)區(qū)域，一目了然。這種界面風(fēng)格將所有功能都列于同一界面之下，使用簡(jiǎn)單方便、展現(xiàn)的信息量大，不需要來(lái)回切換模塊，就象把所有工具和材料都放在了一個(gè)大桌面上，隨手可以拿來(lái)使用。 5. 收集整編增刪改：1收集整編里進(jìn)行資料的收集、

8、整理、立卷和組卷工作，并最后歸檔；不歸檔庫(kù)里用于存放目前不參加組卷的資料；收集整編工具欄按鈕的說(shuō)明 編輯修改已經(jīng)存在的案卷、案卷內(nèi)文件、散文件信息 增加案卷、案卷內(nèi)文件、散文件信息 刪除修改已經(jīng)存在的案卷、案卷內(nèi)文件、散文件信息 選擇當(dāng)前數(shù)據(jù)窗口內(nèi)的所有數(shù)據(jù) 打印以選擇的數(shù)據(jù) 檢索案卷、案卷內(nèi)文件、散文件信息，根據(jù)選擇的數(shù)據(jù)類型分別顯示為【檢索案卷】、【檢索文件】 對(duì)多條記錄信息掛接電子文件 根據(jù)立卷設(shè)置對(duì)散文件進(jìn)行自動(dòng)組卷首先要選擇準(zhǔn)備整編的檔案類型，在右邊有三個(gè)數(shù)據(jù)窗口：案卷，卷內(nèi)文件，散文件，可以利用工具欄里的【編輯】、【增加】、【刪除】操作來(lái)維護(hù)三個(gè)數(shù)據(jù)窗口里的數(shù)據(jù)。檔案文件未組卷時(shí)，

9、是以散文件的形式存在的，可以手動(dòng)的方式建立案卷然后將散文件加入到案卷中；也可通過(guò)【自動(dòng)組卷】操作，根據(jù)組卷（盒）的規(guī)則自動(dòng)組卷。在案卷或者文件處右擊鼠標(biāo)，彈出可利用的功能選項(xiàng)。編輯：可對(duì)已經(jīng)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改?；蛘唠p擊需要修改的條目進(jìn)行修改；增加：是增加一條新的數(shù)據(jù)?；螂p擊案卷或者文件處彈出錄入界面，點(diǎn)增加即可添加一條新的數(shù)據(jù)；全選：即選種顯示出來(lái)的全部數(shù)據(jù)；打散：即對(duì)整理好的案卷進(jìn)行打散，案卷消失重新回到散文件里；歸檔：對(duì)已經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤的案卷，選中可進(jìn)行歸檔。設(shè)為不歸檔：就是在散文件里，如果有目前不參與組卷的文件，可選中后，設(shè)為不歸檔。該數(shù)據(jù)就存放到不歸檔庫(kù)。2手工組卷 在收集整編模塊下“收集

10、整編”中“基建檔案”下“二號(hào)線工程”下選擇相應(yīng)結(jié)點(diǎn)。首先要建立一個(gè)案卷，建立方法如下：將光標(biāo)定位在案卷窗口，然后點(diǎn)擊工具欄上的【增加】按鈕，雙擊添加的記錄信息，在錄入卡片里填寫(xiě)案卷的相關(guān)信息，點(diǎn)擊【保存】按鈕，一條案卷信息錄入保存完成后，如果要添加多個(gè)案卷可以點(diǎn)擊【增加】按鈕，就可以在不退出的情況下繼續(xù)添加案卷信息。然后選中相應(yīng)的案卷后，在案卷內(nèi)文件新增加該案卷內(nèi)的文件“保存”數(shù)據(jù)后，點(diǎn)電子文件信息的“掛接”可進(jìn)行該條目下電子文件的掛接。點(diǎn)“掛接”。雙擊電子文件信息框內(nèi)已經(jīng)掛接上的電子文件題名，可進(jìn)行電子文件瀏覽。（掛接前對(duì)于電子文件命名不要超過(guò)20個(gè)漢字）或者將屬于這個(gè)案卷的文件加入到案卷中

11、。在散文件數(shù)據(jù)區(qū)選擇屬于此案卷的散文件，選擇的時(shí)候可以利用Ctrl鍵或 【查詢】【全選】來(lái)選擇多條記錄信息，點(diǎn)擊右鍵在調(diào)出的快捷菜單中選擇【加入】，這樣文件加入完成。選擇已經(jīng)整理好的案卷，然后點(diǎn)擊右鍵在快捷菜單里選擇【歸檔】，這樣手動(dòng)組卷完成。3自動(dòng)組卷，是把資料收集到散文件里，在收錄完成后。點(diǎn) “自動(dòng)組卷”系統(tǒng)會(huì)根據(jù)事先設(shè)置好的組卷規(guī)則組出相應(yīng)的案卷。目前基建檔案的組卷規(guī)則是根據(jù)項(xiàng)目代號(hào)標(biāo)段代號(hào)單項(xiàng)工程號(hào)車站區(qū)間分類號(hào)生成的案卷檔號(hào)，案卷號(hào)是根據(jù)項(xiàng)目代號(hào)標(biāo)段代號(hào)單項(xiàng)工程號(hào)車站區(qū)間分類號(hào)走的流水并且每個(gè)案卷存放200頁(yè)。然后根據(jù)系統(tǒng)組出的案卷再進(jìn)行紙資資料的整理，如有變動(dòng)可手動(dòng)調(diào)節(jié)案卷里的信息

12、。通過(guò)自動(dòng)組卷或者手動(dòng)組卷后，在確認(rèn)案卷準(zhǔn)確無(wú)誤后，可選中該案卷右擊鼠標(biāo)進(jìn)行“歸檔”。歸檔后的案卷便存放到檔案管理模塊下的數(shù)據(jù)管理對(duì)應(yīng)的檔案庫(kù)中。 4檢索案卷或者文件，在案卷或者文件處點(diǎn)一下，菜單上出現(xiàn)“|檢索案卷”或者“檢索文件” 點(diǎn)“|檢索案卷”或者“檢索文件”系統(tǒng)提供了“直接查詢”和“組合查詢”兩種檢索方式?！爸苯硬樵儭庇脩艨梢灾苯訉⒁檎业男畔⑻顚?xiě)到“字段信息”后面的編輯框中，在中間選擇操作符，點(diǎn)擊上方的【檢索】按鈕開(kāi)始查詢。如果用戶不是十分明確要查找的信息屬于哪各字段可以將信息填寫(xiě)在“任意字段”后，點(diǎn)擊上方的【檢索】按鈕開(kāi)始查詢這樣實(shí)現(xiàn)的查詢也叫模糊查詢。在“組合查詢”方式下用戶可以

13、設(shè)置多個(gè)查詢條件進(jìn)行復(fù)合查詢。上圖的對(duì)話框里可以設(shè)置多個(gè)條件進(jìn)行多條件復(fù)合檢索：1. 在“字段名”下拉框中選擇字段名；2. 在“運(yùn)算符”下拉框中選擇運(yùn)算符；l “等于”指用戶所選字段名的值等于用戶輸入的條件值；l “不等于” 指用戶所選字段名的值不等于用戶輸入的條件值； l “大于” 指用戶所選字段名的值大于用戶輸入的條件值； l “小于” 指用戶所選字段名的值小于用戶輸入的條件值； l “大于等于” 指用戶所選字段名的值大于等于用戶輸入的條件值； l “小于等于” 指用戶所選字段名的值小于等于用戶輸入的條件值； l “包含” 指用戶所選字段名的值包含用戶輸入的條件值；l “不包含” 指用戶所

14、選字段名的值不包含用戶輸入的條件值；l “為空” 指用戶所選字段名的值為空；l “不為空” 指用戶所選字段名的值不為空。3. 在“條件值”編輯框中輸入字段中需要查找的條件值即可（根據(jù)選擇的運(yùn)算符不同輸入此字段的全部或部分的值）。4. 設(shè)置好一個(gè)檢索條件后點(diǎn)擊【添加檢索條件】按鈕，將設(shè)置好的檢索條件添加到檢索條件錄入框中。5. 添加一個(gè)檢索條件后可以選擇“并且”、“或者”、“非”及左右括號(hào)“（”、“）”用以改變檢索條件間的邏輯關(guān)系；如果選擇“或者”，此時(shí)當(dāng)前所設(shè)的條件與前一所設(shè)的條件是邏輯或的關(guān)系，也就是兩個(gè)條件中滿足一條就生效；如果選擇“并且”，那么當(dāng)前所設(shè)的條件與前一所設(shè)的條件是邏輯與的關(guān)系

15、也就是兩查詢條件必須同時(shí)滿足才生效。如果選擇“非”，那么當(dāng)前所設(shè)的條件與前一行所設(shè)的條件是邏輯非的關(guān)系也就是前一檢索條件必須排除后一檢索條件的范圍時(shí)整條檢索條件才生效。 點(diǎn)擊【刪除】按鈕刪除所有已經(jīng)添加的檢索條件，點(diǎn)擊【檢索】按鈕則按照設(shè)置好的檢索條件進(jìn)行數(shù)據(jù)的檢索，點(diǎn)擊“列所有”按鈕則列出當(dāng)前數(shù)據(jù)范圍內(nèi)的所有數(shù)據(jù)項(xiàng)，點(diǎn)擊【取消】退出檢索對(duì)話框。5打印目錄，選擇案卷或者文件的數(shù)據(jù)點(diǎn)“打印”出來(lái)對(duì)話框點(diǎn)“是”只打印選中的條目，“否”是打印目前列出的所有數(shù)據(jù)。選擇需要打印的報(bào)表名稱，點(diǎn)“打印”說(shuō)明：打印時(shí)選中案卷和選中文件，出來(lái)的報(bào)表名稱不一樣 。6檔案數(shù)據(jù)的增刪改及上報(bào)數(shù)據(jù)：1檔案管理里的數(shù)據(jù)管

16、理也可以進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的增刪改，及其掛接電子文件，系統(tǒng)操作和收集整編完全一樣。但不同的是在檔案庫(kù)里不能進(jìn)行組卷。對(duì)于已經(jīng)歸檔的數(shù)據(jù)，如果要重新整理，可先返回到收集整編中再進(jìn)行整理。選中需要返回的案卷，右擊點(diǎn)“返回整編”2上報(bào)數(shù)據(jù)上報(bào)數(shù)據(jù)只能上報(bào)歸檔后的數(shù)據(jù)?？赏ㄟ^(guò)“上報(bào)數(shù)據(jù)”功能實(shí)現(xiàn)從各單機(jī)版里把需要移交的檔案數(shù)據(jù)移交給西安市地下鐵道有限責(zé)任公司。點(diǎn)“檔案管理”下的“上報(bào)數(shù)據(jù)”選擇需要上報(bào)的檔案類型，如“基建檔案”選擇上報(bào)數(shù)據(jù)的存放位置，輸入文件名點(diǎn)保存7檔案檢索檔案檢索也叫跨庫(kù)檢索幫助用戶快速而全面的查找需要的數(shù)據(jù)，選擇【開(kāi)發(fā)利用】>【檔案檢索】出現(xiàn)如下界面在“輸入關(guān)鍵字”部分輸入檢索字，檢索字為文件信息著錄字段中任意內(nèi)容，支持模糊。8口令修改： 如果要修改系