字處理軟件word

1、第三章 字處理軟件Word 20031 教學內容n 字處理軟件概述 n Word 2003 概述 n Word 2003的基本操作 n 文檔格式化與排版 n 表 格 制 作 n 對象的插入與處理n 文檔的打印 n Word 2003的高級應用l 中文Office 2003簡介1. Microsoft Office 2003是微軟公司推出的新一代辦公自動化軟件。我們常用的Microsoft Office Professional Edition 2003有著開放而又充滿活力的新外觀、豐富而方便實用的各種功能，包含了日常辦公事務處理的七大常用組件，分別是：字處理軟件Word 2003、電子表格處理

2、軟件Excel 2003、演示文稿軟件PowerPoint 2003、數(shù)據(jù)庫管理軟件Access 2003、動態(tài)表單軟件InfoPath 2003、電子郵件管理軟件Outlook 2003、桌面排版軟件Publisher 2003。其他版本的Office 2003還包含網(wǎng)頁制作軟件FrontPage 2003、電子記事本軟件OneNote 2003、項目管理軟件Project 2003、流程圖管理軟件Visio 2003等不同組件。2. 本書將為大家詳細介紹字處理軟件Word 2003、電子表格處理軟件Excel 2003、演示文稿軟件PowerPoint 2003、數(shù)據(jù)庫管理軟件Access

3、 2003、網(wǎng)頁制作軟件Frontpage 2003等組件的使用方法和操作技巧。l 字處理軟件的發(fā)展1. 20世紀80年代初出現(xiàn)了大量的字處理軟件，使用比較廣泛的有文字處理系統(tǒng)WPS、字表編輯軟件CCED、文書編輯系統(tǒng)Word Star等。這些字處理軟件是基于DOS環(huán)境下的，操作命令復雜，且排版效果不能直觀地顯示在屏幕上。2. Word是Microsoft 公司推出的Windows環(huán)境下的字處理軟件，它充分利用Windows良好的圖形界面特點，將文字處理和圖片、表格處理功能結合起來，先后推出了很多版本，成為最流行的文字處理軟件之一。金山公司也相繼推出了Windows環(huán)境下的國產(chǎn)WPS系列版本的

4、字處理軟件，由于深得政府的支持和幫助，發(fā)展勢頭也很迅猛。 l 典型字處理軟件概述n 字處理軟件Wordn 字處理軟件WPSn 永中集成 Office l 字處理軟件Word1. Word是微軟公司推出的Office辦公套件中的重要組件，是全球通用的字處理軟件，是日常辦公使用頻率最高的文字處理軟件，適于制作各種文檔，如信函、傳真、公文、報刊、書刊、論文和簡歷。2. 1990年，Microsoft公司推出了Windows 3.0，它是一種全新的圖形化用戶界面的操作環(huán)境，隨后，微軟公司陸續(xù)推出了不同版本的文字處理軟件。1999年，微軟公司推出了Microsoft Word 2000，Word 200

5、0以其強大的功能、新穎的設計、清新的風格、友好的界面、簡單易學的使用方法，博得了使用者的一致好評。3. 2003年，微軟公司推出了Microsoft Word 2003，Word 2003將微軟的.net戰(zhàn)略體現(xiàn)得更為全面和徹底，在協(xié)同工作、信息交流、提高工作效率等方面都有明顯的改進。l 字處理軟件WPS1. WPS系列軟件是金山公司推出的國產(chǎn)品牌辦公軟件。1989年，金山公司首次推出了DOS平臺下的WPS 1.0，隨著Windows操作系統(tǒng)逐步取代DOS，WPS 1.0隨DOS一起漸漸地退出了歷史舞臺。2. 經(jīng)過潛心研發(fā)，金山公司于1997年推出可運行在Windows 3.X、Windows

6、 95環(huán)境下的WPS 97，支持“所見即所得”的文字處理方式。1999年又推出了WPS 2000，WPS 2000集多種功能于一體，拓展了辦公軟件的功能。2001年5月，WPS正式更名為WPS Office。在產(chǎn)品功能上，WPS Office從單純的文字處理軟件升級為以文字處理、電子表格、多媒體演示制作、電子郵件和網(wǎng)頁制作等一系列產(chǎn)品為核心的多模塊組件式產(chǎn)品。3. WPS Office 2003采用XML數(shù)據(jù)中間層技術，與以前的WPS系列產(chǎn)品相比，更加體現(xiàn)了開放、高效的辦公理念，從使用習慣到文件格式都可以完全兼容微軟Office軟件。l 永中集成Office2000年1月，無錫永中科技有限公司

7、成立，專注于新一代跨平臺的集成辦公軟件永中Office的研發(fā)、商品化和銷售。2002年4月，永中Office推廣版發(fā)布;2002年10月，永中Office V1.0版正式發(fā)布; 2003年8月，永中Office 2003中文簡體版正式發(fā)布; 2004年5月，永中Office 2004中、英、日文版全球同日發(fā)布;2004年8月，永中Office 2004增強版推出;2006年5月，永中Office 2007版發(fā)布。至今，永中Office已推出6個版本，每一個版本都是集先進性、穩(wěn)定性、兼容性、可擴展性于一體的優(yōu)秀產(chǎn)品。永中Office的每個版本都提供了中文簡體版、中文繁體版和英文版。永中采用自主研

8、發(fā)的創(chuàng)新技術數(shù)據(jù)對象儲藏庫系統(tǒng)徹底解決了OLE技術導致的數(shù)據(jù)鏈接更新慢、錯誤和不一致等問題，在一套標準的用戶界面下集成了文字處理、電子表格和簡報制作三大應用，有效解決了Office各應用程序之間的數(shù)據(jù)集成與共享問題，是“第一個真正的Office”，可以運行在Windows、Linux和Mac OS等多個不同操作系統(tǒng)上。2 Word 2003的主要功能n 創(chuàng)建、編輯和格式化文檔n 圖文混排n 表格處理n 版式設計與打印n Word 2003新增功能 l 創(chuàng)建、編輯和格式化文檔完成空白文檔、XML文檔、網(wǎng)頁的創(chuàng)建、打開、保存與關閉等?？梢暂斎胫小⒂⑽奈淖?，并對輸入的文字進行編輯操作，如復制、移動、

9、刪除、查找與替換等；對文檔進行字符、段落的格式化以及邊框與底紋的設置等操作。l 圖文混排可以在文檔中插入精美的剪貼畫、圖片、藝術字、自選圖形、組織結構圖等，并對這些圖形進行編輯處理，實現(xiàn)圖文混排，美化文檔。 l 表格處理Word 2003提供了豐富的表格功能，可以建立、編輯、格式化、嵌套表格，還可以進行表格內數(shù)字的計算，以及表格與文字、表格與圖表間的轉換。 l 版式設計與打印格式化、編輯好一篇文檔后，還要進行版式設計和打印工作。版式設計是一項重要的工作，它包括頁面設置、頁碼、分欄排版、頁眉和頁腳的設置等。 l Word 2003新增功能² 支持XML文檔，在文檔中顯示和應用XML元素

10、。² 版式視圖使閱讀變得輕松愉快。² 支持手寫設備，可以手寫批注和注釋標記文檔或者將手寫內容寫入 Word文檔。² 改進的文檔保護可以限制格式設置和有選擇地允許編輯受限制內容。² 并排比較文檔功能可以同時查看多個用戶對同一篇文檔的更改。² 文檔工作區(qū)可以使多人簡化、實時地共同寫作、編輯和審閱文檔。² 信息版權管理IRM有助于避免敏感信息落入沒有權限的用戶手中。² 增強的國際功能為創(chuàng)建和使用其他語言編輯的文檔提供了便利。² “信息檢索”可提供一系列參考信息和擴充資源。l Word 2003的窗口² 標題欄位

11、于窗口的最上方，默認為藍色。它包含應用程序名、文檔名和控制按鈕。當窗口非最大化時，用鼠標按住標題欄拖動，可以改變窗體在屏幕上的位置。雙擊標題欄可以使窗口在最大化與非最大化間切換。² 菜單欄1. Word 2003的菜單欄包含九項系統(tǒng)菜單。單擊菜單項，可以彈出下拉式菜單，用戶可以通過單擊選擇相應的命令來執(zhí)行Word的某項操作。不常用的命令被自動隱藏起來，并在菜單的下方出現(xiàn)下拉按鈕，單擊此按鈕，將展開所有的命令。2. 為了方便用戶使用，有些菜單命令后還有快捷鍵。如“打開”命令后有Ctrl+O快捷鍵，使用時按一下Ctrl+O快捷鍵，就會彈出“打開”對話框，方便快捷。記住一些常用快捷鍵將大大

12、提高工作效率。² 工具欄 1. 工具欄位于菜單欄的下方，工具欄上以圖標的形式顯示常用的工具按鈕，用戶不用通過菜單命令，直接單擊工具按鈕即可執(zhí)行某項操作，更加方便、快捷。2. 用鼠標拖動工具欄左側的虛線，可以改變工具欄在窗口中的位置。工具欄占用屏幕的空間，所以不宜顯示太多，通常只顯示“常用”工具欄和“格式”工具欄就基本可以滿足用戶的需要。3. 工具欄的顯示或隱藏的方法1)單擊“視圖”菜單中的“工具欄”命令，從其級聯(lián)菜單中選擇需要的工具欄。2)右擊工具欄或菜單欄的任意位置，從彈出的快捷菜單中選擇需要的工具欄。² 標尺 標尺有水平標尺和垂直標尺兩種，用來確定文檔在屏幕及紙張上的位

13、置。也可以利用水平標尺上的縮進按鈕進行段落縮進和邊界調整。還可以利用標尺上制表符來設置制表位。標尺的顯示或隱藏可以通過單擊“視圖”菜單中的“標尺”命令來實現(xiàn)。² 編輯區(qū)1. 編輯區(qū)就是窗口中間的大塊空白區(qū)域，是用戶輸入、編輯和排版文本的位置，是我們的工作區(qū)域,在編輯區(qū)里，你可以盡情發(fā)揮你的聰明才智和豐富的想像力，編輯出圖文并茂的作品。2. 閃爍的“I”形光標為插入點，可以接受鍵盤的輸入。² 滾動條 如果文本內容過多，無法完全顯示在文檔窗口中，則可以利用滾動條來查看文檔。滾動條分垂直滾動條和水平滾動條。用鼠標拖動滾動條可以快速定位文檔在窗口中的位置。 ² 視圖切換按

14、鈕位于編輯區(qū)的左下角，水平滾動條的左端，單擊各按鈕可以切換文檔的五種不同的視圖顯示方式。² 狀態(tài)欄位于窗口的底部，顯示當前窗體的狀態(tài)，如當前的頁號、節(jié)號、當前頁及總頁數(shù)、光標插入點位置、改寫/插入狀態(tài)、當前使用的語言等信息。l Word 2003的聯(lián)機幫助在我們的工作中，難免會遇到各種各樣的問題，用戶可以通過系統(tǒng)幫助解決遇到的難題。1. 通過Office 助手提供幫助2. 從“幫助”菜單獲取幫助3. 從Microsoft Office Online網(wǎng)站獲取聯(lián)機幫助² 通過Office 助手提供幫助Office 2003為我們提供了11個可愛的小助手，會根據(jù)你的需要出現(xiàn)或隱藏

15、，在用戶操作遇到困難的時候，隨時提醒用戶并提供幫助。1）選擇Office 助手單擊“幫助”菜單中的“顯示Office 助手”命令，即可在屏幕上顯示小助手。鼠標右擊小助手圖標，單擊“選擇助手”命令，將彈出“Office 助手”對話框，用戶可以從“助手之家”選項卡中選擇自己喜歡的助手。2）使用Office 助手的幫助功能如果用戶在實際操作過程中遇到問題，可以求助Office助手。通過鼠標單擊Office助手圖標或“常用”工具欄上的按鈕，均可以顯示Office助手幫助對話框。在提示鍵入關鍵字的位置鍵入要查找內容的關鍵字，然后單擊“搜索”按鈕即可查找到一系列相關內容主題。² 從“幫助”菜單獲

16、取幫助單擊“幫助”菜單，選擇 “Microsoft Office Word幫助”命令或者按F1鍵，均會出現(xiàn)“Word幫助”任務窗格，在搜索框中輸入你要尋求幫助內容的關鍵字，系統(tǒng)會進行搜索并顯示搜索到的相關內容，你可以從中找到自己需要的信息。² 從Microsoft Office Online網(wǎng)站獲取聯(lián)機幫助Microsoft Office Online是一個定期更新的Web網(wǎng)站，為涉及Office產(chǎn)品的問題提供信息和答案，還可獲取最新Office提示信息、模板、剪貼畫、已經(jīng)更新的幫助文件及對高級技術支持問題的解答。通過單擊“幫助”菜單中的“Microsoft Office Onlin

17、e”或者單擊任務窗格中的鏈接“連接到Microsoft Office Online”均可以進入該網(wǎng)站。 3 Word 2003的基本操作n Word 2003的啟動與退出 n 文檔的建立與保存 n 文檔的打開與關閉 n 文檔的輸入 n 文檔的編輯 n 查找與替換n 撤消與恢復 n 拼寫和語法檢查n 自動更正n 文檔的查看方式l Word 2003的啟動與退出 1. 啟動Word 2003的常用方法有以下幾種：（1）單擊“開始”“程序”“Microsoft office” “Microsoft Office Word 2003”。（2）雙擊桌面已建立的Word快捷方式圖標。（3）雙擊已建立的Wo

18、rd文檔。2. 退出Word 2003的常用方法主要有以下幾種：（1）單擊Word窗口右上角的“關閉”按鈕。（2）單擊“文件”菜單中的“退出”命令。（3）雙擊Word窗口左上角的控制圖標或使用快捷鍵Alt+F4。l 文檔的建立與保存1. 創(chuàng)建文檔1）新建空白文檔2）利用模板和向導創(chuàng)建文檔2. 文檔的保存1）保存新建文檔 2）保存修改的舊文檔3）另存文檔4）全部保存5）自動保存l 文檔的建立與保存² 新建空白文檔1. 直接單擊“常用”工具欄的“新建”按鈕。2. 使用快捷鍵Ctrl+N。² 利用模板和向導創(chuàng)建文檔單擊“文件”菜單中的“新建”命令，單擊下方“本機上的模板”鏈接，打

19、開“模板”對話框。單擊一個文檔類別選項卡，從中選擇需要的模板樣式。有些模板中還帶有向導，可以根據(jù)向導的提示完成文檔的建立。² 文檔的保存1）保存新建文檔如果新建的文檔未經(jīng)過保存，單擊“文件”菜單中的“保存”命令，或者單擊“常用”工具欄上的“保存”按鈕，系統(tǒng)會彈出“另存為”對話框，在對話框中設定保存的位置和文件名及文件類型，然后單擊對話框右下角的“保存”按鈕。2）保存修改的舊文檔單擊工具欄上的“保存”按鈕或單擊“文件”菜單中的“保存”命令，不需要設定路徑和文件名，以原路徑和原文件名存盤，不再彈出“另存為”對話框。3）另存文檔Word 2003允許打開后的文件保存到其他位置，而原來位置的

20、文件不受影響。單擊“文件”菜單中的“另存為”命令，在出現(xiàn)的“另存為”對話框中重新設定保存的路徑、文件名及類型即可。4）全部保存在按下Shift鍵的同時單擊“文件”菜單，“文件”菜單下將增加一個“全部保存”命令。單擊“全部保存”命令，可以將所有已經(jīng)打開的Word文檔逐一進行保存。5）自動保存Word 2003提供了一種定時自動保存文檔的功能，可以根據(jù)設定的時間間隔定時自動地保存文檔。這樣可以避免因“死機”、意外停電、意外關機造成文檔的損失。單擊“工具”菜單中的“選項”命令，在彈出的對話框中單擊“保存”選項卡，選中“自動保存時間間隔”復選框并設定自動保存時間間隔，就可以高枕無憂地編輯你的作品了。&

21、#178; 文檔的打開與關閉1. 打開文檔（1）單擊“文件”菜單中的“打開”命令（2）單擊“常用”工具欄上的“打開”工具按鈕（3）使用Ctrl+O快捷鍵。（4）單擊 “文件”菜單下方通常會列出最近使用過的4個文檔之一（選擇“工具”菜單中的“選項”命令，在對話框中單擊“常規(guī)”選項卡，在“列出最近所用文件”文本框中可以設置“文件”菜單下列出的文檔個數(shù)）。（5）單擊“開始”按鈕，“開始”菜單中的“文檔”子菜單下列出了最近使用的15個文檔，可以選擇并打開使用。2. 關閉文檔（1）單擊“文件”菜單中的“關閉”命令可以關閉當前正編輯的文檔。（2）單擊文檔窗口右上方的“關閉”按鈕，可以關閉當前正編輯的文檔。

22、（3）Windows任務管理器關閉應用程序。² 文檔的輸入 u 選擇合適的輸入法u 全角、半角字符的輸入u 鍵盤常見符號的輸入u 特殊符號和難檢字的輸入（1）單擊“插入”菜單中的“符號”命令（2）使用軟鍵盤。 （3）插入特殊符號。 u 文檔的定位u 錄入狀態(tài)² 選擇合適的輸入法1）通過鼠標單擊任務欄右邊的輸入法指示器進行選擇。2）利用Ctrl+Shift快捷鍵在安裝的各種輸入法之間進行切換。 ² 全角、半角字符的輸入1）鼠標單擊輸入法指示欄上的半角按鈕和全角按鈕進行切換。2）使用Shift+空格鍵在全角/半角之間進行切換。² 鍵盤常見符號的輸入1）使用C

23、trl+.（句號）組合鍵切換。2）單擊輸入法指示欄上的按鈕進行切換。² 特殊符號和難檢字的輸入1）單擊“插入”菜單中的“符號”命令，在彈出的“符號”對話框中選擇需要的字體以及相應的符號，單擊“插入”按鈕或者直接雙擊要插入的符號即可。2）使用軟鍵盤。Office 2003提供了13種軟鍵盤符號項，通過這些符號項可以方便地輸入各種符號。右擊輸入法指示欄上的軟鍵盤按鈕，彈出如圖所示的軟鍵盤菜單，單擊需要的符號項，軟鍵盤顯示該項的所有符號。用戶可以使用鍵盤或鼠標單擊屏幕上軟鍵盤的各按鈕。3）插入特殊符號。單擊“插入”菜單中的“特殊符號”命令，彈出“插入特殊符號”對話框，如圖所示，系統(tǒng)提供了六

24、大類幾百種符號供用戶選擇使用。 ² 文檔的定位1)使用鼠標進行定位：用鼠標在任意位置單擊，可將插入點定位在該處。2)使用滾動條定位：可以用鼠標拖動垂直滾動條或水平滾動條來上、下、左、右快速移動文檔的位置。3)使用菜單命令定位:使用“編輯”菜單中的“定位”命令來進行文檔相關目標的定位。4)使用鍵盤命令或快捷鍵：按Home鍵和End鍵可以快速將插入點移動到文檔行首、行尾；按Ctrl+Home快捷鍵和Ctrl+End快捷鍵可以快速將插入點移動到文檔開頭和結尾。² 錄入狀態(tài)Word 2003提供了兩種錄入狀態(tài)：“插入”和“改寫”狀態(tài)?！安迦搿睜顟B(tài)是指鍵入的文本將插入到當前光標所在的

25、位置，光標后面的文字將按順序后移；“改寫”狀態(tài)是指鍵入的文本將光標后的文字按順序覆蓋掉?！安迦搿焙汀案膶憽睜顟B(tài)的切換可以通過以下方法來實現(xiàn)：（1）按鍵盤上的“Insert”鍵，可以在兩種方式間進行切換。（2）雙擊狀態(tài)欄上的“改寫”標記，可以在兩種方式間進行切換。l 文檔的編輯n 選定文本n 撤消文本的選定n 刪除文本n 移動文本n 復制文本n 選擇性粘貼² 選定文本1）用鼠標選定文本小塊文本的選定：按住鼠標左鍵從起始位置拖動到終止位置，鼠標拖過的文本即被選中。這種方法適合選定小塊的、不跨頁的文本。大塊文本的選定：先用鼠標在起始位置單擊一下，然后按住Shift鍵的同時，單擊終止位置，起

26、始位置與終止位置之間的文本就被選中。這種方法適合選定大塊的、尤其是跨頁的文檔，使用起來既快捷又準確。選定一行：鼠標移至頁左選定欄，鼠標指針變成向右的箭頭，單擊可以選定所在的一行。選定一句：按住Ctrl鍵的同時，單擊句中的任意位置，可選定一句。選定一段：鼠標移至頁面左選定欄雙擊可以選定所在的一段，在段落內的任意位置快速三擊可以選定所在的段落。選定整篇文檔：鼠標移至頁面左選定欄，快速三擊；鼠標移至頁面左選定欄，按住Ctrl鍵的同時單擊鼠標；使用Ctrl+A組合鍵。選定矩形塊：按住Alt鍵的同時，按住鼠標向下拖動可以縱向選定矩形文本塊。2）用鍵盤選定文本Shift + 左右方向鍵：分別向左（右）擴展

27、選定一個字符。Shift + 上下方向鍵：分別擴展選定由插入點處向上（下）一行。Ctrl + Shift + Home：從當前位置擴展選定到文檔開頭。Ctrl + Shift + End：從當前位置擴展選定到文檔結尾。Ctrl +A：選定整篇文檔。² 撤消文本的選定要撤消選定的文本，用鼠標單擊文檔中的任意置即可。 ² 刪除文本1. 可以通過以下方法來實現(xiàn)文本的刪除：按BackSpace鍵，向前刪除光標前的字符；按Delete鍵，向后刪除光標后的字符。2. 如果要刪除大塊文本，可采用以下方法：（1）選定文本后，按Delete鍵刪除或選擇“編輯”菜單中的“清除”命令。（2）選定

28、文本后，單擊“常用”工具欄上的“剪切”按鈕或單擊右鍵從快捷菜單中選擇“剪切”命令，還可以使用Ctrl+X快捷鍵。² 移動文本1）使用鼠標拖放移動文本 選定要移動的文本； 鼠標指針指向選定的文本，鼠標指針變成向左的箭頭，按住鼠標左鍵，鼠標指針尾部出現(xiàn)虛線方框，指針前出現(xiàn)一條豎直虛線； 拖動鼠標到目標位置，即虛線指向的位置，松開鼠標左鍵即可。2）使用剪貼板移動文本 選定要移動的文本； 將選定的文本移動到剪貼板上（可使用“編輯”菜單中的“剪切”命令，或單擊“常用”工具欄的“剪切”按鈕，或使用Ctrl+X組合鍵）； 將鼠標指針定位到目標位置，從剪貼板復制文本到目標位置（使用“編輯”菜單中的“

29、粘貼”命令，或單擊“常用”工具欄的“粘貼”按鈕，或使用Ctrl+V組合鍵）。 ² 復制文本1）用鼠標拖放復制文本 選定要復制的文本； 鼠標指針指向選定的文本，鼠標指針變成向左的箭頭，按住Ctrl鍵的同時，按住鼠標左鍵，鼠標指針尾部出現(xiàn)虛線方框和一個“+”號，指針前出現(xiàn)一條豎直虛線； 拖動鼠標到目標位置，松開鼠標左鍵即可。2）使用剪貼板復制文本 選定要復制的文本； 將選定的文本復制到剪貼板上（可使用“編輯”菜單中的“復制”命令，或單擊“常用”工具欄的“復制”按鈕，或使用Ctrl+C組合鍵中的任意一種）； 將鼠標指針定位到目標位置，從剪貼板復制文本到目標位置（可使用“編輯”菜單中的“粘貼

30、”命令，或單擊“常用”工具欄的“粘貼”按鈕，或使用Ctrl+V組合鍵）。² 選擇性粘貼進行一般性粘貼操作時，會對原文本及所有包含的格式進行粘貼。如果只想復制不帶格式的文本或表格中的純文字，就需要用到選擇性粘貼。使用方法如下：（1）選定要復制的網(wǎng)頁內容或其他多格式文本，按Ctrl+C快捷鍵將其復制到剪貼板中；（2）定位到目標位置，單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，彈出“選擇性粘貼”對話框，如圖所示，從中選擇“無格式文本”項，單擊“確定”按鈕即可。 l 查找與替換查找:如果我們要在文檔中搜索某字符串，可以單擊“編輯”菜單中的“查找”命令，或使用快捷鍵Ctrl+F，在彈出的對話框中的

31、“查找內容”文本框內輸入相應字符串，然后單擊“查找下一處”按鈕，Word 2003會幫助你逐個地找到要搜索的內容。替換:如果在編輯文檔的過程中，需要將文中所有的“Word”替換為“Word 2003”，一個一個地手動改寫，不但浪費時間，而且容易遺漏。Word 2003為我們提供了“替換”功能，可以輕松地解決這個問題。在文檔中替換字符串的操作步驟如下： 單擊“編輯”菜單中的“替換”命令，或使用Ctrl+H快捷鍵，彈出“查找和替換”對話框，如圖所示； 在“查找內容”文本框中輸入“Word”，在“替換為”文本框中輸入“Word 2003”，然后單擊“全部替換”按鈕，就可以將文檔中的全部“Word”

32、替換為“Word 2003”；如果使用“查找下一處”按鈕，可以有選擇地替換其中的部分。l “撤消”與“恢復”撤消:如果你后悔了剛才的操作，可使用以下方法之一來撤消剛才的操作：（1）單擊“編輯”菜單中的“撤消鍵入”命令。（2）單擊“常用”工具欄上的“撤消” 按鈕。（3）使用Ctrl+Z組合鍵。 恢復:在經(jīng)過撤消操作后，“撤消”按鈕右邊的“恢復”按鈕將被置亮?；謴褪菍Τ废姆穸?，如果認為不應該撤消剛才的操作，可以通過下列方法之一來恢復：（1）單擊“編輯”菜單中的“恢復”命令。（2）單擊“常用”工具欄上的“恢復” 按鈕。（3）使用Ctrl+Y組合鍵。單擊工具欄上的“撤消”或“恢復”按鈕右邊的下拉箭頭

33、，系統(tǒng)將顯示最近執(zhí)行的可撤消或恢復操作的列表，撤消某項操作的同時，也將撤消列表中該項操作之上的所有操作。l 拼寫和語法檢查拼寫和語法檢查功能設置的方法是：單擊“工具”菜單中的“選項”命令，打開“選項”對話框，在“拼寫和語法”選項卡中（如圖所示）分別進行拼寫檢查和語法檢查的設置，選中“鍵入時檢查拼寫”和“鍵入時檢查語法”后，單擊“確定”按鈕即可。當Word 2003檢查到拼寫和語法錯誤時，就會用紅色波浪線標出拼寫的錯誤，用綠色的波浪線標出語法的錯誤。這些標出的波浪線不影響文檔的打印，屬于非打印字符。當然，有些特殊寫法，如“Ctrl+N”也會被Word 2003認為是錯誤的，可以不用理會。單擊“工

34、具”菜單中的“拼寫和語法”命令或單擊工具欄上的“拼寫和語法”按鈕或按F7鍵，均可打開“拼寫和語法”對話框，如圖所示，對話框中會標出系統(tǒng)認為錯誤的地方并提出修改建議。l 自動更正n 設置“自動更正“功能選項n 創(chuàng)建自動更正詞條n 修改和刪除自動更正詞條n 設置自動更正的例外項² 設置“自動更正“功能選項（1）單擊“工具”菜單中的“自動更正選項”命令，打開如圖所示的“自動更正”對話框；（2）根據(jù)需要選定“自動更正”選項卡下的選項。² 創(chuàng)建自動更正詞條創(chuàng)建自動更正詞條的方法很多，一般在如上圖所示的“自動更正”對話框中的“自動更正”選項卡中創(chuàng)建。Word不但可以自動替換為詞條，還可

35、以替換為圖片或MP3樂曲。即可以將一幅圖片或一首樂曲作為自動更正的詞條，然后賦予幾個簡單的字符作為詞條名，以后插入該圖片或樂曲時，只需輸入這幾個簡單的字符即可。下面以插入一首MP3樂曲為例進行介紹。（1）單擊“插入”菜單中的“對象”命令，打開“對象”對話框，選擇“由文件創(chuàng)建”選項卡，如圖所示。在對話框中通過“瀏覽”選擇一首樂曲，單擊“確定”按鈕即可。注意：將“鏈接到文件”和“顯示為圖標”選中。 （2）選中插入到文中的樂曲圖標后，單擊“工具”菜單中的“自動更正選項”命令，樂曲圖標自動出現(xiàn)在“替換為”文本框中，如圖所示；在“替換”文本框中輸入“魂曲”，單擊“添加”和“確定”按鈕即可。注意：樂曲是帶

36、格式的，所以“替換為”后面的“帶格式文本”單選項會自動選中，一定不要更改為“純文本”，否則將替換為“*”。（3）當你感到工作枯燥時，在文檔中輸入“魂曲”文字時，樂曲圖標便會自動插入到文檔中，雙擊樂曲圖標就可以播放你該樂曲了。² 修改和刪除自動更正詞條如果需要對原有的自動更正詞條進行重新定義，可以對原有詞條進行修改。方法如下：（1）打開“自動更正”對話框并選擇“自動更正”選項卡，在“鍵入時自動替換”選項組的列表框中選擇需要修改的自動更正詞條，在“替換”框中輸入新的自動更正詞條名；（2）單擊“添加”按鈕，這樣就添加了一個新的自動更正詞條名；（3）選中原來的詞條，單擊“刪除”按鈕即可把原來

37、的詞條刪除。² 設置自動更正的例外項如果有例外項不需要更正，如某些字母需要句首小寫，有些單詞術語需要前兩個字母連續(xù)大寫，希望Word能夠予以辨認和忽略，此時可以單擊“例外項”按鈕，打開“自動更正例外項”對話框，在該對話框中輸入不需要更正的詞條，單擊“添加”按鈕即可。l 文檔的查看方式n 普通視圖n 頁面視圖n Web版式視圖n 大綱視圖n 閱讀版式視圖n 文檔結構圖 n 縮略圖可以通過下列方式選擇不同的視圖方式：（1）單擊“視圖”菜單，選擇“普通”、“Web 版式”、“頁面”、“閱讀版式”、“大綱”、“文檔結構圖”或“縮略圖”等不同的視圖方式。（2）在Word應用程序窗口的左下角有五

38、個控制按鈕，單擊這五個按鈕也可以快速實現(xiàn)視圖之間的切換。² 普通視圖適合文本錄入和編輯的視圖方式，占用計算機內存少、處理速度快。頁與頁之間用一條虛線（分頁符）分隔，節(jié)與節(jié)之間用雙行虛線表示，虛線中間注明分節(jié)符的類型，在這種視圖方式下不顯示頁邊距、頁眉和頁腳、背景等信息。² 頁面視圖文檔的顯示效果與打印機打印輸出的結果完全一樣。在這種視圖方式下，頁與頁之間是不相連的，可以看到文檔在紙張上的確切位置。頁面視圖可正確顯示頁眉和頁腳、分欄、批注等各種信息及位置，是Word默認的視圖方式，也是使用最多的視圖方式。² Web版式視圖可以創(chuàng)建能顯示在屏幕上的Web頁或文檔，可看

39、到背景和為適應窗口大小而自動換行顯示的文本，且圖形位置與在Web瀏覽器中的位置一致，即模擬該文檔在Web瀏覽器上瀏覽的效果。² 大綱視圖編輯幾十頁乃至幾百頁的長文檔是一件很令人頭疼的事情，而在大綱視圖下，編輯長文檔就變得輕松簡單了。大綱視圖中增加了“大綱”工具欄，可以利用工具按鈕方便地編輯和查看文檔的大綱，也可以通過拖動標題來移動、復制和重新組織大綱。大綱視圖中不顯示頁邊距、頁眉和頁腳、分頁和背景等文檔信息。² 閱讀版式視圖單擊“常用”工具欄上的“閱讀”按鈕 或在任意視圖下按Alt+R組合鍵，就可以切換到閱讀版式視圖下。閱讀版式視圖是新增的視圖方式，優(yōu)化了閱讀體驗，隱藏了除

40、“閱讀版式”和“審閱”工具欄以外的所有工具欄，使文檔窗口變得簡潔明朗，特別適合閱讀。閱讀版式視圖增加了文檔的可讀性，文本采用Microsoft ClearType技術自動顯示，可以方便地增大或減小文本顯示區(qū)域的尺寸，而不會影響文檔中實際字體的大小。閱讀版式視圖中顯示的頁面設計是為適合用戶的屏幕，并不代表在打印文檔時所看到的頁面。要停止閱讀文檔時，單擊“閱讀版式”工具欄上的“關閉”按鈕或按Alt+C組合鍵，均可以從閱讀版式視圖切換回來。² 文檔結構圖單擊“視圖”菜單中的“文檔結構圖”命令，顯示出該文檔的結構圖。文檔結構圖分為左、右兩欄，左欄顯示文檔的大綱結構，右欄顯示文檔的內容。當單擊

41、左欄中某個大綱標題時，右欄自動顯示出該標題下的內容。在右窗口修改大綱結構，左窗口會馬上進行大綱調整。使用該功能，可以快速瀏覽、編輯長文檔。需要說明的是：在文檔結構圖中只能顯示文檔大綱，不能編輯文檔大綱，要編輯文檔大綱必須切換到大綱視圖下。² 縮略圖單擊“視圖”菜單中的“縮略圖”命令，進入縮略圖視圖方式。在這種視圖方式下，文檔分為左、右兩欄，左欄顯示文檔的縮略圖，右欄顯示文檔的具體內容。當單擊左欄中某縮略圖頁面時，右欄自動顯示出該頁的內容。左欄每屏同時顯示5頁縮略圖，可以方便用戶調整文檔結構或瀏覽長文檔。4 文檔格式化與排版n 設置字符格式n 設置段落格式n 制表符和制表位n 項目符號

42、和編號n 分節(jié)、分頁和分欄 n 邊框和底紋n 樣式與模板 n 使用腳注和尾注n 版面設計l 設置字符格式n 字體的設置n 字 符 間 距n 文 字 效 果l 字體的設置² 使用菜單命令格式化（1）選定要進行格式化的文本；（2）單擊“格式”菜單中的“字體”命令，打開“字體”對話框；（3）在“字體”選項卡中可以設置字體、字形、字號、顏色、下劃線、特殊效果等。特殊效果可以直接單擊效果前面的復選框即可，允許同時使用多種文字效果。² 使用“格式”工具欄格式化選定要格式化的文本塊后，可以直接單擊“格式”工具欄上的工具按鈕,來設置文本的顏色、字體、字形、字號、加粗、傾斜、下劃線等。字號大

43、小有兩種表示方式，分別用“號”和“磅”為單位。以“號”為單位的字號中，初號字最大，八號字最??；以“磅”為單位的字體中，72磅最大，5磅最小。當然我們還可以輸入比初號字和72磅字更大的特大字，根據(jù)頁面的大小，文字的磅值最大可以達到1638磅。格式化特大字的方法是：選定要格式化的文本，在“格式”工具欄的“字號”文本框中輸入磅值后，按回車鍵即可。² 字符間距1）用菜單命令調整 單擊“格式”菜單中的“字體”命令； 在彈出的“字體”對話框中選“字符間距”選項卡，可以根據(jù)實際需要進行縮放、間距、位置的設置。2）使用“格式”工具欄調整使用“格式”工具欄上的工具按鈕，可以設置字符的縮放比例。方法是：

44、單擊右邊的下拉按鈕，彈出的下拉列表，可以直接選擇合適的比例，或者單擊“其他”按鈕，會彈出上頁圖所示的對話框，根據(jù)需要進行縮放、間距等設置。² 文字效果 選定要格式化的文本；單擊“格式”菜單中的“字體”命令； 在彈出的“字體”對話框中選“文字效果”選項卡，從中選擇需要的動態(tài)效果，在對話框的下方可以看到預覽的效果。除此之外，“格式”菜單中還有“首字下沉”、“文字方向”、“更改大小寫”、“中文版式”等各種格式。² 設置段落格式所謂的段落是指文檔中兩次回車鍵之間的所有字符，包括段后的回車鍵。設置不同的段落格式，可以使文檔布局合理、層次分明。段落格式主要是指段落中行距的大小、段落的縮

45、進、換行和分頁、對齊方式等。設置段落格式的方法是：單擊“格式”菜單的“段落”命令，打開“段落”對話框，對話框中的三個選項卡分別是：縮進和間距、換行和分頁、中文版式。² 縮進和間距1. 用菜單命令調整縮進和間距2. 使用“格式”工具欄調整3. 格式刷用菜單命令調整縮進和間距:在“縮進和間距”選項卡中，可以進行縮進、間距和對齊方式等多項設置?？s進的度量單位主要有三種：厘米、磅和字符。度量單位的設定可以通過“工具”菜單中的“選項”命令，選擇“常規(guī)”選項卡，在度量單位下拉列表中設定。（1）縮進：可以將選定的段落左、右邊距縮進一定的量。（2）特殊格式：特殊格式中有“無”、“懸掛縮進”和“首行縮

46、進”三種形式：無，是指無縮進形式；懸掛縮進，是指段落中除了第一行之外，其余所有行縮進一定值；首行縮進，是指段落中的第一行縮進一定值，其余行不縮進。 （3）間距：可以在段前、段后分別設置一定的空白間距，通常以“行”或“磅”為單位。（4）對齊方式：設置段落或文本左對齊、居中對齊、右對齊、兩端對齊、分散對齊等。 使用“格式”工具欄:可以快速進行格式化操作，方便快捷。對齊方式可以使用“格式”工具欄上的工具按鈕進行設置，這些按鈕從左到右分別是：兩端對齊、居中、右對齊和分散對齊。可以使用“格式”工具欄上的工具按鈕或來減少和增加縮進量，每按一次減少或增加一個字符。格式刷:格式刷是實現(xiàn)快速格式化的重要工具。格

47、式刷可以將字符和段落的格式復制到其他文本上。使用方法是： 先將鼠標指針定位在格式化好的標準文本塊中； 單擊“常用”工具欄上的“格式刷”工具按鈕，鼠標指針變成一個“帶I字的小刷子”； 按住鼠標左鍵刷過要格式化的文本，所刷過的文本就被格式化成標準文本的格式。同時，鼠標指針恢復原樣。雙擊“常用”工具欄上的“格式刷”工具按鈕，就可以在多處反復使用。要停止使用格式刷，可單擊 “格式刷”工具按鈕或按Esc鍵取消。l 制表符和制表位所謂制表位，是指按下鍵盤上的Tab鍵后光標向右移動的位置。常見制表符有：左對齊式制表符、右對齊式制表符、居中式制表符、小數(shù)點對齊式制表符和豎線對齊式制表符。Word中默認的制表位

48、是兩個字符。設置制表位的方法是： 單擊水平標尺左端的制表符可以切換各種制表符，直到出現(xiàn)所需要的制表符類型。 例如選擇小數(shù)點對齊制表符，在水平標尺上，單擊要插入制表位的位置，水平標尺上就會出現(xiàn)小數(shù)點對齊制表符。按照這種方法依次在標尺上相應位置設定其他需要的制表符。 在文檔中輸入需要設置小數(shù)點對齊的數(shù)據(jù)，該數(shù)據(jù)要有小數(shù)點，否則就要按最后面的字符對齊。把光標移到數(shù)值的前面，按下Tab鍵，這時該數(shù)值就會在設置的制表符處以小數(shù)點為準對齊。 按下Enter鍵進入下一行，再輸入下一行數(shù)據(jù)，在每個數(shù)據(jù)前按Tab鍵，數(shù)據(jù)就會按照所設置的制表位對齊了。先按Tab鍵，再輸入數(shù)據(jù)也可以得到同樣的結果。如果想移動制表位

49、的位置，可以選擇使用該制表位的文本，拖動制表位可以在文檔的標尺范圍內移動。 若要設置精確的度量值，可以通過“格式”菜單中“制表位”命令或者雙擊標尺上制表位符號，在打開的“制表位”對話框中進行精確的設置。要刪除制表位，用鼠標按住制表位，拖離標尺欄釋放鼠標即可。 l 項目符號和編號使用項目符號和編號，可以使文檔有條理、層次清晰、可讀性強。項目符號使用的是符號，而編號使用的是一組連續(xù)的數(shù)字或字母，出現(xiàn)在段落前。項目符號和編號的使用方法是： 將鼠標定位在要插入項目符號或編號的位置； 單擊“格式”菜單中“項目符號和編號”命令，彈出“項目符號和編號”對話框； 使用不同的選項卡，選擇合適的項目符號或編號后，

50、單擊“確定”按鈕。也可以通過“自定義”對話框進行個性化項目符號或編號設置。使用了項目符號或編號后，在該段落結束回車時，系統(tǒng)會自動在新的段落前插入同樣的項目符號或編號。系統(tǒng)還會自動調整項目符號或編號的位置縮進相同。也可以通過單擊“格式”工具欄上的工具按鈕和，分別設定簡單的項目符號和編號。l 分節(jié)1）分節(jié)符的類型:“下一頁”：插入一個分節(jié)符，新節(jié)從下一頁開始?！斑B續(xù)”：插入一個分節(jié)符，新節(jié)從同一頁開始?！捌鏀?shù)頁”或“偶數(shù)頁”：插入一個分節(jié)符，新節(jié)從下一個奇數(shù)頁或偶數(shù)頁開始。2）可為節(jié)設置的格式類型頁邊距、紙張大小或方向、頁面邊框、垂直對齊方式、頁眉和頁腳、分欄、頁碼編排、行號、腳注和尾注等。3）插

51、入分節(jié)符將鼠標定位在需要插入分節(jié)符的位置，單擊“插入”菜單中的“分隔符”命令，在“分節(jié)符類型”中選擇新節(jié)開始位置的選項。 4）刪除分節(jié)符在頁面視圖或大綱視圖下看不到分節(jié)符，單擊“常用”工具欄上的“顯示/隱藏編輯標記”按鈕以顯示隱藏的分節(jié)符標記，然后將光標定位到該標記前面按Delete鍵即可。l 分頁Word有自動分頁功能，當文檔滿一頁時系統(tǒng)會自動換到下一頁，并在文檔中插入一個自動分頁符。除了自動分頁外，也可以人工分頁，所插入的分頁符為人工分頁符。插入人工分頁符的方法是： 將光標插入點移至要分頁的位置，單擊“插入”菜單中的“分隔符”命令，打開“分隔符”對話框； 單擊分隔符類型中的“分頁符”單選鈕

52、，就可以在當前插入點的位置開始新的一頁。也可以通過Ctrl+Enter組合鍵開始新的一頁。在普通視圖下，人工分頁符是一條中間帶“分頁符”字樣的虛線，按Delete鍵可以刪除，而自動分頁符是一條水平虛線，不能人為地刪除。l 分欄所謂分欄就是將一段文本分成并排的幾欄，只有當填滿第一欄后才移到下一欄。在編輯報紙、雜志時，經(jīng)常要用到分欄，以增加版面的美感，而且便于劃分板塊和閱讀。分欄的方法是：（1）單擊“格式”菜單中的“分欄”命令，打開“分欄”對話框。（2）在“預設”一欄中，選擇分欄格式；選中“分隔線”復選框，可以在各欄之間加入分隔線；取消選中“欄寬相等”復選框，可以建立不等的欄寬，各欄的寬度可在“寬

53、度”文本框中輸入；在“應用于”列表框中設定分欄的范圍，可以是選定的文字或整篇文檔。（3）設置完畢，單擊“確定”按鈕即可將所選段落分欄。Word最多可以分為11欄。l 邊框和底紋n 文字或段落的邊框n 頁面邊框n 底紋² 文字或段落的邊框為文字或段落添加邊框的方法是：（1）選定要添加邊框的文字或段落；（2）單擊“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令，彈出“邊框和底紋”對話框；（3）在“邊框”選項卡中，分別設置邊框的樣式、線型、顏色、寬度、應用范圍等，應用范圍可以是選定的文字或段落甚至圖片，對話框右邊會出現(xiàn)效果預覽，用戶可以根據(jù)預覽效果隨時進行調整，直到滿意為止。² 頁面邊框Wor

54、d 2003可以給整個頁面添加一個頁面邊框，該邊框可以是普通的邊框，也可以添加藝術型的邊框，使文檔變得活潑、美觀、賞心悅目。設置頁面邊框效果的方法是：（1）單擊“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令，彈出“邊框和底紋”對話框；（2）單擊“頁面邊框”選項卡，分別設置邊框的樣式、線型、顏色、寬度、應用范圍等。 (3) 如果要使用“藝術型”頁面邊框，可以單擊“藝術型”下拉式列表框右邊的箭頭，從下拉列表中進行選擇后，單擊“確定”按鈕，應用范圍可以根據(jù)需要進行設定。² 底紋在“邊框和底紋”對話框中還有一個“底紋”選項卡，可以給選定的文本添加底紋。設定文字或段落底紋的方法是：（1）單擊“格式”菜單中

55、的“邊框和底紋”命令，彈出“邊框和底紋”對話框；（2）單擊“底紋”選項卡，分別設定填充底紋的顏色、樣式和應用范圍等。 ² 樣式樣式就是由多個排版命令組合而成的集合，是系統(tǒng)自帶的或由用戶自定義的一系列排版格式的總和，包括字體、段落、制表位和邊距格式等。一篇文檔包含多種樣式，各種樣式都包含多種排版格式。相同格式的設定最好使用樣式來實現(xiàn)，因為樣式與標題、目錄有著密切的聯(lián)系。Word 2003提供了一百多種內置樣式，如標題樣式、正文樣式、頁眉頁腳樣式等。對樣式的操作主要有：1）應用樣式2）創(chuàng)建樣式3）修改、刪除樣式² 應用樣式應用樣式主要有以下幾種方法：（1）選定要使用樣式的文本，

56、單擊“格式”菜單中的“樣式和格式”命令，窗口右邊的任務窗格就變成了“樣式和格式”窗格，從中選擇需要的樣式。任務窗格是否顯示可以通過單擊“格式”工具欄最左側的“格式窗格”按鈕來實現(xiàn)。（2）選定要排版的文本，然后單擊“格式”工具欄中的“樣式”下拉列表，從中選擇要應用的樣式，就可以將樣式應用到選定的文本中。² 創(chuàng)建樣式Word 2003允許用戶自己創(chuàng)建新的樣式。新建樣式的方法是：（1）在任務窗格中，單擊“新樣式”命令，出現(xiàn)“新建樣式”對話框；（2）在“名稱”文本框中為新建的樣式確定好名稱，通過對話框中的系列格式按鈕進行相應的格式設置。更多格式的設置可以單擊左下角的按鈕，單擊選擇字體、段落、制表位、邊框等8個格式之一，在打開