文檔管理系統(tǒng)介紹(英文版)

廣州潤普文檔管理方案FileManagementSolution公司簡介CompanyIntroduction石家莊廣州GuangZhouheadquarter

上海重慶貴州北京2002年成立于上海，2010年遷至廣州，多地有辦事處。100+

技術(shù)人員占武漢福州60%榮譽資質(zhì)國家認(rèn)定雙軟企業(yè)10+年經(jīng)驗積累10+個領(lǐng)域產(chǎn)品50+行業(yè)實際應(yīng)用1000+客戶成功實施60000+在線用戶主持SoftwareCertificates公司產(chǎn)品BusinessScope自主研發(fā)Softwarecopyright專注專業(yè)Professionalexperience行業(yè)領(lǐng)先FieldLeader檔案管理Archivesmanagement

文檔管理Filemanagement知識管理knowledgemanagement敏感信息防泄密informationsecurity合同管理ContractmanagementISO文控客戶案例KeyClients綜合集團(tuán)政府房地產(chǎn)軍工部隊國稅、地稅航天物流媒體出版社醫(yī)藥器械能源金融投資ISO文控客戶案例KeyClients電子互聯(lián)網(wǎng)/通信廣告策劃IT軟件制造業(yè)教育學(xué)校營銷貿(mào)易工程研究院文件管理常見問題FileMgt.CommonProblems文件分散,無法集中管理files

arestoredseparately;Lackofcentralizedmanagement格式不規(guī)范,編號重復(fù)等Nouniformstandards;duplicatefileNum.etc.查找不便，耗時耗力Inconvenientfilesearch版本管理混亂，新舊版本混淆Messyfileversions審批過程繁瑣，效率低下LowefficiencyDoc.approval紙質(zhì)文檔，浪費資源，難以保存Paperfilessaverisk&wasteresource存在文件丟失，損壞，信息泄密風(fēng)險

Doc.lost&damage&Info.leaked解決方案Solution知識文檔knowledge日常文件DailyRegularfiles檔案

Archives受控文件Controlledfiles解決方案Solution日常文檔管理DailyRegularfilesMgt.文檔收集FileCollect文檔組織FileOrganization文檔展現(xiàn)FileView文檔獲取FileObtain文檔協(xié)作FileCollaboration文檔統(tǒng)計FileStatistics功能詳解·文件收集文檔管理系統(tǒng)DMS

手機(jī)平板郵箱OA等其他系統(tǒng)Windows文件夾傳真機(jī)掃描儀FTP/WebDAVIMAPIMAPWebDAVWebDAVwebdavhttpwebdav電腦Fuctions·fileCollection

文檔收集-網(wǎng)頁上傳單個，多個文件網(wǎng)頁上傳文件夾批量上傳Uploadfiles

Uploadmultiplefilesbybrowser

Uploadlargesizefileorfoldersbyassistanttool功能詳解·文檔組織

文檔

組織

文檔分類classification

文檔標(biāo)簽FileTag文檔編號Filenumber文檔屬性Fileattribute文檔附件Attachments文檔引用Associatedfile快捷方式Shortcut文檔狀態(tài)StatusFileOrganization文檔組織·文檔分類Fileclassification文檔組織·文檔屬性Fileattributes標(biāo)簽按多個分類維度，標(biāo)識文件標(biāo)簽

按照標(biāo)簽可檢索文件FileTag

varioustagsselectfilesbytags文檔管理-1.7自動編號根據(jù)編號規(guī)則，上傳的自動生成編號?？梢远x至任意文件夾。Fileauto-generatedserialNo.Generatserialnumberduiringuploadingbyruleautomatically

Setdifferentnumberingruleforeachfolder文檔組織·文檔關(guān)系文檔關(guān)系包括參考的文檔、附件、引用和被引用。

可快速查看引用或被引用的文檔或流程。AssociatedFilesAddattachment&associaterelativefilesShortcuttoviewrelativefiles文檔組織·快捷方式通過文檔快捷方式和文檔收藏功能，實現(xiàn)文檔引用，便于更新和查詢搜索。部門文檔共享技術(shù)部維護(hù)的技術(shù)文檔和方案提供給銷售部的同事使用FileShortcut

only1scriptinsyetem;Avoidduplicatestorage

Interdepartmentalfilesharing

ensureshortcutfileisupdated&correct文檔管理-1.8文件排序Filesort

SortbyfileIDnumber文檔組織·文檔狀態(tài)文檔分成多種狀態(tài)：包括草稿、待審、發(fā)布、存檔等。FileStatusFilestatus：Draft,approving,published,archived文檔管理-1.5文件導(dǎo)出可根據(jù)實際情況選擇檔案屬性，按需導(dǎo)出檔案清單，用于案卷目錄等。Export/Importfilelist

SelectthefileattributestoexportthefilelistBatchupdatefileattributes文檔獲取ObtainFiles快速精確獲取文檔Quickobtainfiles文檔檢索Search文檔關(guān)注Subscription文檔收藏Filefavorites文檔分享Share文檔檢索·及時搜索

輸入關(guān)鍵詞可以自動推送可能需要找找的文件Recommendsearch

Recommendnewlyorhotfiles文檔檢索·全文檢索可根據(jù)文件正文內(nèi)容信息精確搜索到相關(guān)文檔：搜索“易度”支持全文檢索的類型：.doc,.rtf,.xls,.csv,.ppt,.pdf,.txt,.htm,.html,.xml,.rstKeywordSearch

keywordisincludedintittle/content/tag/attributes

support.doc,.rtf,.xls,.csv,.ppt,.pdf,.txt,.htm,.html,.xml,.rstkeywordsearch組合檢索可根據(jù)文檔的標(biāo)題、正文內(nèi)容、文檔標(biāo)簽、創(chuàng)建人、創(chuàng)建時間、修改時間、文檔編號、關(guān)鍵字、格式、狀態(tài)等進(jìn)行組合搜索。Conditionssearch

searchfileaccordingtoconditionssuchastitle/tag/content/time/size/creator/storagelocationetc.文檔分享·文檔內(nèi)部分享可關(guān)注文檔，或者將文檔分享給其他用戶（系統(tǒng)內(nèi)分享）分享文檔時，可同時賦予文檔權(quán)限。

可直接分享，也可以復(fù)制內(nèi)鏈發(fā)送給接收對象FilesinternalsharingSharefiletointernalpersonorgroupSetfileviewpesission文檔分享·文檔外部分享外發(fā)鏈接可設(shè)置查看密碼有效期權(quán)限：查看、打印、下載

可增加文件外發(fā)審批流程FilesexternalsharingSharefilestoexternalstaffSetpermission/deadtime/passwordShareafterapproval文檔關(guān)注·定向關(guān)注文檔用戶可主動關(guān)注多個文檔。關(guān)注的文檔修改、評注留言之后，系統(tǒng)會自動推送消息通知給您。File/Folder

subscriptionFile/folderupdatenotice文檔收藏·常用文檔快速入口用戶可收藏文檔。

收藏的文檔可進(jìn)行個人知識管理。FavoriteAddfilesorfolderstofavoriteShortcuttoviewfilesCustomizetagsforfavorites文檔展現(xiàn)FileonlineviewPDFOfficefilesPictureAudioandvideoCADzip3DdrawingsOnlineview

supportsmorethan100formatfilesonlineview100formats。多種視圖頁面DisplayinmultipleviewUseranselectfiledisplaymode,suchasbycontent/summary/category/recentupdate/etc.MultipleviewdisplayMultipleviewdisplayMultipleviewdisplayMultiple

viewdisplay自定義顯示字段CustomizemetadatedisplayDocumentrelatedworkcooperation評注留言comment消息通知Notice在線創(chuàng)建onliecreate在線修改onlieedit部門協(xié)同Interdepartment項目協(xié)同Projectteam工作組協(xié)同Workgroup版本管理Multi-version版本比較Contentcomparison文檔協(xié)作文檔流程Doc.approving文檔協(xié)作·在線創(chuàng)建無需安裝程序，可在系統(tǒng)中直接創(chuàng)建office、html、txt等文檔,可使用文檔模板。OnlinecreateDoc.Creatoffice、html、txtonlineDoc.template文檔協(xié)作·在線修改只需要安裝易度的外部編輯器插件就可以在線修改文檔文檔修改時自動加鎖，防止多人同時修改的情況保存后，文檔會自動上傳至服務(wù)器中，并覆蓋原文檔或創(chuàng)建新版本文檔鎖定功能Onlineedit

EditDoc.

byassistanttoolAutomaticallyuploadedtosystemandcreateanewversion文檔協(xié)作·版本管理系統(tǒng)自動保存文檔的歷史版本，可直接查看和提供下載。

可直接上傳新版本。歷史版本可回滾、可刪除。文檔協(xié)作·版本比較系統(tǒng)支持隨意兩個版本的版本比較，用顯著的顏色標(biāo)識出差異。Multi-versionManagement

Savehistoricalversionsautomatically

ContentcomparisonUploadnewversion/View/Delete/Restore/etcallversionscomments

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Addattachment

Sentupdatednoticeautomatically文檔協(xié)作·消息通知系統(tǒng)內(nèi)置消息系統(tǒng)，支持消息推送，即時提醒顯示。分成：發(fā)送給我的、流程處理、訂閱、評注、其他幾個消息分類Notice

SentsystemnoticeautomaticallyNotifybysystemmessage/e-mail/mobilephone文檔協(xié)作·文檔流程系統(tǒng)內(nèi)置多個常用流程，

包括文檔審批、文檔借閱、文檔外發(fā)、文檔提醒等文檔協(xié)作·自定義流程自帶常用的審批、外發(fā)、借閱等流程按需自定義流程可定義審批步驟可定義審批人可定義審批范圍可定義審批權(quán)限可定義并審、串審Defineapprovalprocess文檔協(xié)作·文件審批

流程自動提醒，催辦，可打回或修改繼續(xù)運行，查詢審批狀態(tài)，委托審批人。Doc.approval文檔協(xié)作·工作協(xié)同提供協(xié)同空間，可通過部門、項目、工作組進(jìn)行協(xié)同工作。Projectcollaboration

Projectmanagement/CollectprojectDoc.文檔協(xié)作·個人工作處理

個人工作臺，工作可委托，自定義顯示項目，排序和通知方式文檔協(xié)作·個人工作處理

Personalworkdesk,workcommission,customdisplayitems/sorting/notificationmethods文檔統(tǒng)計Doc.statistics新增文檔統(tǒng)計Newlycreated日志統(tǒng)計Systemoperation登錄統(tǒng)計Loginrecord貢獻(xiàn)統(tǒng)計storagecapacity數(shù)量統(tǒng)計Numberoffiles文檔統(tǒng)計·報表中心系統(tǒng)自帶報表中心，可對文檔數(shù)量、貢獻(xiàn)、最近更新、日志、

登錄等進(jìn)行統(tǒng)計移動端平臺提供移動版本的常用使用界面，可在微信或其他移動中嵌入使用?？刹榭次臋n、視頻，上傳文件等，同時也提供表單、計劃、圖片瀏覽個人工作臺文件查看移動端平臺提供移動版本的常用使用界面，可在微信或其他移動中嵌入使用工作計劃上傳文件視頻播放文檔安全管理Doc.securitymanagement全面防護(hù)安全無憂文檔存儲備份恢復(fù)backuprecovery權(quán)限控制安全策略permissioncontrol傳輸加密動態(tài)密碼Confidentialtransmission動態(tài)水印下載加水印dynamicwatermarkIP限制限時登出Logoutcontrol集成其他加密軟件Integratesecuritysystem文檔安全管理·可靠存儲系統(tǒng)采用簡單存儲、集中存儲的方式直接把文檔存儲至服務(wù)器硬盤中。

不依賴系統(tǒng)和第三方軟件，安全可靠。得到眾多軍方部隊的認(rèn)可。文檔存儲海量存儲，無限擴(kuò)容自動備份RAID容錯磁盤陣列集中存儲，分區(qū)管理簡單存儲直接采用文件系統(tǒng)存放文件儲存越復(fù)雜，風(fēng)險越高數(shù)據(jù)不會被軟件鎖定文檔安全管理·備份恢復(fù)

系統(tǒng)采用每日自動增量備份和每周歸檔備份的形式進(jìn)行備份。

同時支持手動備份和30天內(nèi)的系統(tǒng)恢復(fù)。文檔安全管理·權(quán)限控制

系統(tǒng)采用6角色7級別的權(quán)限控制體系，包括文件夾和單個文檔的權(quán)限控制。

角色授權(quán)、權(quán)限自動繼承、群組授權(quán)、個人授權(quán)、組合授權(quán)等。嚴(yán)格控制每一個文檔的訪問、查看標(biāo)題、展現(xiàn)、打印、下載、修改、刪除等。Filepermissioncontrol

Controlsthepermissionsoffoldersandfiles

Filesandfolderscanautomaticallyinheritparentfolderpermissions

Strictcontrolofeachfileaccess,viewthetitle,viewcontent,print,downloadect

modify,deleteandsoon.按組織架構(gòu)，人員，群組授權(quán)細(xì)粒權(quán)限分配文檔安全管理·安全策略更加靈活的設(shè)置系統(tǒng)安全策略，可實現(xiàn)公司外訪問時禁止下載文檔，技術(shù)資料僅僅在技術(shù)部門的網(wǎng)段內(nèi)可以訪問。限制單個或多個IP的操作權(quán)限。Securitystrategy

LimittheoperationpermissonbyIPrange&userDifferentuserhasdifferentpermissioninthesam