公文寫作技巧

1、公文寫作技巧公文的含義及種類：公文是公務(wù)文書的簡稱,它是機關(guān)或部門在治理過程中為處理公務(wù)而按規(guī)定 格式制作的書面材料.公文具有直接生效的指導(dǎo)作用.這種指導(dǎo)作用包括命令作用、法律作用、執(zhí) 行作用、指示作用、宣傳作用、教育作用、交涉作用 等等.根據(jù)國務(wù)院辦公廳1993年11月發(fā)布的?國家行政機關(guān)公文處理方法?規(guī)定, 我國現(xiàn)行的國家行政機關(guān)公文分12類：1、命令；2、議案；3、決定；4、指小；5、公告、通告；6、通知；7、通報；8、報告；9、請小；10、批復(fù)；11、函；12、會議紀要.根據(jù)中央中央辦公廳1996年5月印發(fā)的?中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例?規(guī)定,我國現(xiàn)行的各級黨的機關(guān)公文有 14種：1、

2、決議；2、決定；3、指?。?、意見；5、通知；6、通報；7、公報；8、報告；9、請??；10、批復(fù)；11、條例；12、規(guī)定；13、函；14、會議紀要.以上兩個文件是我國黨政機關(guān)公文制發(fā)的依據(jù),同時也成為企事業(yè)單位、社 會團體、行業(yè)等選擇通用公文文種的依據(jù).當(dāng)然一些專職機關(guān),如軍事、外交、 經(jīng)濟、法律等的機構(gòu)另有一些專用公文.公文正文的寫作方法草擬公文正文必須符合以下要求：1、符合國家的法律、法規(guī)、規(guī)章,符合黨和國家的方針、政策及有關(guān)規(guī)定.如提出新的政策規(guī)定,就要切實可行,并需另紙加以說明.2、情況確實,觀點明確,條理清楚,層次清楚,文字精練,書寫工整,標 點準確,篇幅力求簡短.3、人名、地名、數(shù)

3、字、引文準確.時間應(yīng)寫具體的年月日,如1994年不能寫成94年.4、公文中的數(shù)字,在堅持同一公文中保持數(shù)字使用前后一致的前提下,除 成文時間、局部結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語 句中作為詞素的數(shù)字必須使用 漢字外,都要使用阿拉伯?dāng)?shù)字.5、結(jié)構(gòu)層次序數(shù),依次為 、 “一、1、 “16、公文中應(yīng)使用國家法定計量單位.7、引用公文,應(yīng)先引標題,后引發(fā)文字號,并加圓括號.8、用詞準確、標準.使用簡稱時,一般應(yīng)先用全稱,并注明簡稱.9、請示的公文應(yīng)一文一事,報告中不得夾帶請示事項.公文正文的寫法主要有兩條：一、通過表達、說理說明目的公文的行文分上行文、平行文、下行文三種.不管是哪

4、一種,公文的正文一 般是分敘事、說理、目的或結(jié)論三個方面來寫的.敘事是擺事實,說理是講 道理,目的或結(jié)論是指要求對方做的事,或是對某一事項所作的結(jié)論.應(yīng)該 通過表達,說理說明目的.具體來說：1、向上級機關(guān)寫請示性的公文,一般先表達情況,再提自己的看法,最后 提出要求,請上級機關(guān)審批.2、寫陳述性的公文,一般是先陳述情況,再寫做法,最后請領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或請 上級對下一步做法給予指示.3、向平級機關(guān)寫商洽性的公文,常常是先提出由于什么事情,再根據(jù)什么 規(guī)定,最后請示協(xié)助解決所要解決的問題.4、向下級機關(guān)發(fā)布指示性的公文,通常是先寫根據(jù)什么情況,再提應(yīng)該怎 樣解決,最后提出具體方法,要求下級貫徹執(zhí)行.5、

5、寫復(fù)文對下級請示的公文的批復(fù),一般先根據(jù)來文所要求解決的事項, 再寫明審核的意見,最后要求下級按批復(fù)執(zhí)行.通過敘事、說理來說明目的,就是要深入調(diào)查,真正掌握情況,進行分析、 研究,使理由充足、觀點正確,提出的目的既考慮到實際的需要,也考慮到可能 性.因此,材料必須真實可靠,論據(jù)確鑿,說理符合政策、方針,又有的放矢, 實事求是°這樣.公文的目的就既明確又具體c 二、文字表達簡明、確切、條理清楚.1、簡明,是指簡潔、明確.公文除綜合性報告外,采取的是一文一事制. 寫作時,應(yīng)反復(fù)地、認真地壓縮文字,去掉可有可無的空話.較長的公文也應(yīng)“開 門見山同時,公文比一般文章對明確的要求更為嚴格.它的

6、用語以語體文為 原那么,力求通俗,能說明問題.不準使用自造的簡體字.它的語言必須符合語法, 還要正確地使用標點符號.2、確切,是指準確、貼切.公文必須符合準確性的原那么,運用概念、判斷、 推理要符合邏輯.表達上既重視內(nèi)容的正確性,也不無視形式的準確性.從內(nèi)容 到形式,從篇章結(jié)構(gòu)到用詞造句,都要與主題高度均衡、統(tǒng)一.3、條理清楚,是指公文的布局和其它文章同樣重要.一切較長的公文,均 應(yīng)開門見山,首先提出要點,即于開端處,先用極筒要文句,說明全文的目的或結(jié)論新聞學(xué)上稱為 導(dǎo)語,亦即中國古人所謂 女片言以居要,乃一篇之 警策,喚起閱者注意,使閱者腦子里先得一個總概念,不得不繼續(xù)看下去.然 后,再作必

7、要的解釋.長的公文分為幾段時,每段亦應(yīng)采取此法.一份公文有幾 層意思或幾項要求時,必須注意條理,分清層次,以數(shù)目字標明段落和工程.這 樣就可以使公文的正文做到綱舉目張,條理清楚.通知的寫作通知是公文中使用頻率最高的一個文種,通常屬于下行文.它適用于批轉(zhuǎn)下 級機關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；傳達要求下級機關(guān)辦理和 有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部；發(fā)布規(guī)章.通知的類別：一、發(fā)文通知1 、批轉(zhuǎn)性通知 對下級機關(guān)來文如呈轉(zhuǎn)性報告、意見等上級機關(guān)用通知批 轉(zhuǎn)下級各有關(guān)部門執(zhí)行.例：?總部關(guān)于解決XXX問題意見的通知 ?.2 、轉(zhuǎn)發(fā)性通知 對上級機關(guān)、不相隸屬機關(guān)的來文,本

8、機關(guān)用通知轉(zhuǎn)發(fā)下 級各有關(guān)單位執(zhí)行.例：?國內(nèi)事業(yè)部轉(zhuǎn)發(fā)總部關(guān)于 xxX攵費工程及標準的通知?.3、發(fā)布性通知 發(fā)布本機關(guān)制定的各類規(guī)章及其它材料,使之產(chǎn)生直接的 行政效力.例：«總部關(guān)于發(fā)布X X X治理規(guī)定的通知?.二、知照通知用于向有關(guān)單位、部門傳達、曉喻、告知有關(guān)事項或情況.如任免或聘用干 部、設(shè)立或調(diào)整機構(gòu)、啟用或更換印章、遷移辦公地點等等.例： ?關(guān)于X X X 等四同志職務(wù)任免的通知?.三、事項通知1、布置性通知 就某些具體事項上級機關(guān)對下級機關(guān)下達任務(wù)、 布置工作、 提出要求.例：?國內(nèi)事業(yè)關(guān)于在事業(yè)部范圍內(nèi)開展 XXX工作的通知?.2、規(guī)定性通知 上級機關(guān)對要求下級

9、機關(guān)執(zhí)行的具體事項作出明確規(guī)定, 以便遵照執(zhí)行.例：?教育部財政部關(guān)于改變研究生學(xué)習(xí)期間生活待遇問題的通 知?.3、會議通知 告知某機關(guān)或部門將召開某一會議,同時提出與會的相關(guān)要 求,故這類通知兼 有告知和布置作用.例：?關(guān)于召開x x座談會的通知?. 通知的寫法：一、標題通常情況下,三大類通知的標題都由發(fā)文機關(guān)、事由及文種三局部組成.視 具體場合和內(nèi)容,發(fā)文機關(guān)可以省略,文種亦可變“通知為“預(yù)備通知、“正 式通知、“緊急通知等.在發(fā)文通知里要準確使用“批轉(zhuǎn)、“轉(zhuǎn)發(fā)和“印發(fā),發(fā)布本機關(guān)自制規(guī)約文書, 對重要的規(guī)章應(yīng)由“頒發(fā)、“發(fā)布等動詞提起.除發(fā)布的規(guī)章應(yīng)用書名號,其余均不使用書名號和標點符號

10、. 要具體處理好 “關(guān)于引起的介詞結(jié)構(gòu)和文種表述,杜絕重復(fù)出現(xiàn)“關(guān)于和“的通知字樣.二、主送機關(guān)視通知內(nèi)容,有些應(yīng)具體寫明受文單位名稱,有些屬普發(fā)性的那么應(yīng)寫上標準 化的統(tǒng)稱.雖不屬普發(fā)公文,但主送機關(guān)較多的,也可用相應(yīng)的標準化統(tǒng)稱.三、正文一般起草時要先交待發(fā)文的原因、意圖或目的,然后寫滿通知的具體事情、 辦理要求、注意 事項及時限等.正文的表述除篇幅簡短者多數(shù)通知用條款格式,即分條分款將內(nèi)容按一定邏 輯標準排序,做到條理清楚,一目了然.由于通知種類較多,各體正文寫法、篇幅長短等差異較大,恕不一一. 四、落款正文結(jié)束后在右下方署名署時并蓋公章.函的寫作函屬于平行文.它適用于不相隸屬機關(guān)之間相

11、互商洽工作、詢問和答復(fù)問題, 或者向有關(guān)主管部門請求批準等.根據(jù)主動與被動,函有發(fā)去、問函和復(fù)函之別.根據(jù)形式和規(guī)格,函又可分公函與便函兩類.公函與便函都是處理公務(wù)的文書,但公函的內(nèi)容往往比擬重要,涉及行使權(quán)力,故行文 鄭重,具有完 整的公文格式.便函為單位、領(lǐng)導(dǎo)之間處理具體事務(wù)時用,格式如同一般書信, 不加標題,不編文號,不需存檔,但亦需加蓋公章.函的類別一、商洽性函用于單位、機關(guān)之間互相商量、接洽工作和委托對方辦理某一事項.例： ?X X學(xué)校關(guān)于商洽xx>洞志調(diào)開工作事宜的函?；?xx1人民法院關(guān)于XX><®產(chǎn)糾紛案 托查的函?.二、詢答性函用于單位、機關(guān)之間互

12、相詢問或答復(fù)問題.例：?XX!科學(xué)技術(shù)委員會關(guān)于 詢問貫徹全省科學(xué)技術(shù)工作會議情況的函?；?國務(wù)院辦公廳關(guān)于懸掛國徽等問題 給湖北省人民政府辦公廳的復(fù)函?.三、告知函主動將有關(guān)信息如問題、意見、情況告知對方.例?中國科學(xué)院關(guān)于學(xué) 部委員增補結(jié)果的函?.四、請批函向有關(guān)主管部門請求批準事項時用請批函.這里的主管部門是指與發(fā)文機 關(guān)不存在有行政上隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管單位,而請求批準的只限業(yè)務(wù)事項.例： ?XXXX號報關(guān)于申請廣告許可證的函?.函的寫法一、標題函的標題量般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部門組成.發(fā)文機關(guān)視具體情況一 般可省略.發(fā)函的文種不管是聯(lián)系函還是請批函,均可寫成函,但也有寫 公函字樣的.屬答復(fù)性質(zhì)的函,文種均須標明 復(fù)函.二、主送機關(guān)頂格寫機關(guān)全稱或標準化簡稱,后標冒號.復(fù)函的主送機關(guān)即來函單位.三、正文1、開頭 發(fā)函的開頭應(yīng)簡述發(fā)函的緣由或目的；復(fù)函的開頭應(yīng)引述來函的 日期、文號或標題等.2、主體 發(fā)函要寫清商洽、詢問、告知、請準的主要事