文管理工作制度

1、文件管理工作制度第一章 總則第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)文件管理，明確文件管理的范圍、職責(zé)、流程和方 法，特制定本管理制度。一） A 類：第二條 文件的種類管理手冊（包括質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊） 。-可編輯修改 -二）B 類： 程序文件。三） C 類：作業(yè)性文件（技術(shù)文件、管理性文件、外部文件、法律法規(guī)）。技術(shù)文件包括：圖紙、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、工藝文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量計(jì)劃、施工組織設(shè)計(jì)、施工措施、方案、基建資料、企業(yè)工法、企業(yè)論文、企 業(yè)專利、顧客提供的圖樣資料等。管理性文件包括：行政文件、工程合同、采購文件、設(shè)備管理資料、管理制度、報(bào)告、記錄、獲獎(jiǎng)證書等。第二章 文件的起草與簽發(fā)第三條 文件起

2、草的原則：一）觀點(diǎn)明確、條理清晰、內(nèi)容充實(shí)、表達(dá)準(zhǔn)確； 二）文字精煉、文風(fēng)端正； 三）要根據(jù)行文的目的、內(nèi)容等確定正確的文種； 四）格式要規(guī)范。第四條 各部門起草文件須使用統(tǒng)一規(guī)格的文稿審批箋。第五條 手冊由集團(tuán)公司監(jiān)察審計(jì)部編制，管理者代表審核，總裁批準(zhǔn)簽發(fā)。第六條 程序文件由監(jiān)察審計(jì)部組織按照職責(zé)分配由主責(zé)部門編制，相關(guān)部門會審，集團(tuán)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核，管理者代表批準(zhǔn)簽發(fā)。第七條 技術(shù)性文件的編制與審批 集團(tuán)公司內(nèi)部技術(shù)性文件由主管職能部門起草行文，總工程師審核簽發(fā)。技術(shù)性文件的編制與審批執(zhí)行集團(tuán)公司的技術(shù)管理制度 、科技工作管理制度、計(jì)量管理制度。第八條 管理性文件的編制與審批制式（紅頭）

3、文件制發(fā)要求：起草：以集團(tuán)公司名義行文或以部門名義行文的均由主辦部門起草文稿。凡需聯(lián)合行文的，由主辦部門負(fù)責(zé)起草，并需相關(guān)部門進(jìn)行會簽。由主辦部門負(fù)責(zé)人審核并簽字。四）文稿經(jīng)起草、會簽、核稿完畢，即由主管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人審定簽發(fā)。五）主辦部門到辦公室進(jìn)行發(fā)文登記編號。凡聯(lián)合行文的均編主辦部門字號；黨政聯(lián)合行文的均編黨委字號。六）發(fā)布：主管領(lǐng)導(dǎo)審核同意簽發(fā)后即發(fā)布。七）凡需印發(fā)正式版頭（紅頭）公文，必須使用集團(tuán)公司統(tǒng)一印制的“發(fā)文稿紙，”正文使用方格稿紙或打印紙。八）起草文件禁止使用圓珠筆和鉛筆及復(fù)寫。制式（紅頭）文件格式要求： 首頁應(yīng)標(biāo)明： 發(fā)文單位名稱、 文件主題、文種、發(fā)文字號、年份、主送

4、機(jī)關(guān)，如屬企業(yè)保密文件，應(yīng)在左上角加印“內(nèi) 部秘密”字樣。文件末頁應(yīng)標(biāo)明：主題詞（主題詞排序原則是：反映文件中心 內(nèi)容的詞語在前、反映文件形式的詞語在中、反映文件性質(zhì)的主題詞在后） 抄送機(jī)關(guān)、制發(fā)部門、文印時(shí)間、印發(fā)份數(shù)及簽發(fā)人，正文落款應(yīng)注明發(fā)文 單位、發(fā)文時(shí)間及簽章，制式文件以文件末頁主題詞項(xiàng)印制時(shí)間下方標(biāo)注“受 控”字樣為受控標(biāo)識。第九條 黨委制式文件可不加蓋印章。第十條 請示要一文一事，一事一報(bào)。請示事項(xiàng)涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商取得一致意見后上報(bào)。請示件要報(bào)送上級機(jī)關(guān)辦公室或秘 書部門按程序辦理，一般不許直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。第十一條 凡不符合上述行文規(guī)范要求的，辦公室可退回制

5、發(fā)部門要求重新行文。對不符合行文規(guī)則的上報(bào)文件，辦公室及秘書部門可提示重報(bào)或 退回下級呈擬單位。第十二條 外部文件需轉(zhuǎn)發(fā)的由主管部門起草行文，主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第十三條 外來文件分為“閱件”和“辦件”兩大類即，：送領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門閱知的公文為閱件；需要辦理并答復(fù)的公文為辦件。凡收到的外來文件進(jìn)行 登記時(shí)，必須使用集團(tuán)公司統(tǒng)一印制的“公文處理紙”。第十四條 閱件辦理的程序?yàn)椋壕幪枴⒌怯洠ㄊ瘴臅r(shí)間、來文單位、來文字號、標(biāo)題、密級、份數(shù)、收文順序號等）閱批、傳閱、督辦、歸檔。第十五條 辦件辦理的程序?yàn)椋旱怯?、編號、閱批（請辦） 、傳閱、督查）辦、批復(fù)、呈報(bào)、反饋、注銷（辦結(jié)） 。第十六條法律法規(guī)由安全管理

6、部負(fù)責(zé)管理與合規(guī)性評價(jià)。第十七條第三章 文件的發(fā)放經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)放的文件，由該文件主管部門確定發(fā)放范圍，根據(jù)需要分發(fā)到各相關(guān)部、室及分公司等，收文單位應(yīng)在文件發(fā)放登記簿上簽字。只通過信息系統(tǒng)發(fā)放的文件，文件主管部門選擇相應(yīng)的接收人，凡受控文件接收人須點(diǎn)擊“簽收”。第十八條 發(fā)文應(yīng)將發(fā)文底稿和紙質(zhì)一份交由辦公室存檔。辦公室分門別類存放在文件資料盒內(nèi)，目錄清單一目了然；內(nèi)勤人員對文件的保管要認(rèn)真負(fù)責(zé)，存放文件的原則是：妥善保管、有條有理、查找方便、保密不泄密。第十九條 文件的歸檔：要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度 ，年終歲首，要將所保管的有歷史指導(dǎo)意義，有價(jià)值的文件資料，統(tǒng)一上交檔案室存檔。凡屬國家、省、市級文件

7、要清理，年終上繳市機(jī)要局。第二十條 凡標(biāo)注秘密級以上的文件絕不允許復(fù)印、拷貝或轉(zhuǎn)發(fā)，受控文件未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)允許，不得提供給集團(tuán)公司以外人員使用。第四章 文件的清理和銷毀第二十一條 對于體系有效運(yùn)行的各個(gè)場所，須保證使用相應(yīng)文件的有效版本。第二十二條 已廢止，無保存價(jià)值的文件，由文件制發(fā)部門從信息系統(tǒng)上將其刪除。 紙質(zhì)的受控文件按“文件發(fā)放登記表”收回并統(tǒng)一銷毀。對于秘密級以上的文件，必須填報(bào)“文件銷毀登記表”嚴(yán)格履行“清點(diǎn)登記一一審批備案”工作程序，堅(jiān)持二人監(jiān)銷制度， 部門和個(gè)人不得私自銷毀秘密文件。-可編輯修改 -第二十三條 不能把文件資料當(dāng)廢紙直接處理，應(yīng)用碎紙機(jī)銷毀后廢棄。電子設(shè)備（電腦、上網(wǎng)本、 U盤、移動(dòng)硬盤、光盤等）放棄使用前應(yīng)徹底刪除企業(yè)相關(guān)文件。第二十四條 文件的存放保管應(yīng)保持室內(nèi)空氣流通，環(huán)境適宜。防止潮濕發(fā)霉，防火防蛀。第五章文件的評審第二十五條 為確保管理體系持續(xù)改進(jìn)，對體系文件的適宜性和有效性由監(jiān)察審計(jì)部組織有關(guān)