物資采購流程

1、咸陽水電家園物資采購流程一、 目的詳細(xì)講解物資采購的流程，規(guī)范物資采購的管理，確保項目物資的合理性、及時性。二、 適用范圍 本流程適用于公司承建工程項目的物資采購。三、 物資采購流程圖 四 、流程圖對應(yīng)表格 流程名稱責(zé)任者流程輸入（工作依據(jù)）工作內(nèi)容流程輸出產(chǎn)品/活動需要的記錄采購策劃工程管理部業(yè)主要求工程特點確定由業(yè)主提供，公司、項目和分包商采購的物資清單物資采購方案物資申請計劃設(shè)備物資部圖紙設(shè)計說明采購方案提出所需物資的名稱、規(guī)格型號、單位數(shù)量、技術(shù)要求、進場時間等物資申請計劃物資采購計劃設(shè)備物資部物資申請計劃合格供應(yīng)商名單確定采購方式、采購員、候選供應(yīng)商名單、采購時間等物資采購計劃新供應(yīng)

2、商資格預(yù)審設(shè)備物資部供應(yīng)商資質(zhì)文件企業(yè)簡介產(chǎn)品介紹等對供應(yīng)商的資質(zhì)進行審核評價，挑選符合條件者參加投標(biāo)報價資審合格的供應(yīng)商供應(yīng)商資格預(yù)審表、供應(yīng)商資質(zhì)文件供應(yīng)商投標(biāo)報價設(shè)備物資部采購信息(含規(guī)格型號、供貨期、質(zhì)量、環(huán)境、安全等方面的要求)與候選供應(yīng)商溝通采購信息，邀請他們投標(biāo)報價采購招標(biāo)文件詢價記錄供應(yīng)商投標(biāo)報價文件供應(yīng)商評價與選擇設(shè)備物資部采購要求供應(yīng)商投標(biāo)報價文件對產(chǎn)品的性能、價格和供應(yīng)商能力進行評價，根據(jù)評價結(jié)果確定最終供應(yīng)商人選供應(yīng)商人選被確定樣品報批記錄、供應(yīng)商選擇、評價記錄簽訂采購合同經(jīng)營核算部業(yè)主合同；物資申請計劃；采購要求；供應(yīng)商投標(biāo)報價文件與供應(yīng)商洽談并簽訂采購合同、訂單，或

3、發(fā)出供貨通知采購合同、采購合同審批匯簽單、訂單、零星采購的結(jié)算票據(jù)進貨驗證設(shè)備物資部物資申請計劃；采購合同、訂單；材料標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范對物資進行數(shù)量核對、合格證查驗、外觀檢查、復(fù)試等合格物資留用，不符合要求物資退貨/讓步進貨驗證記錄貯存/發(fā)放/使用設(shè)備物資部合格物資；領(lǐng)料單；有關(guān)物資貯存、領(lǐng)用方面的規(guī)定將合格物資入庫保管，根據(jù)領(lǐng)料單發(fā)放使用物資出入庫臺帳、領(lǐng)料單供應(yīng)商年度評價設(shè)備物資部供應(yīng)商提供產(chǎn)品的性能、價格、供貨期、供應(yīng)商的工作表現(xiàn)對供應(yīng)商進行評價，將合格供應(yīng)商納入合格供應(yīng)商名單，不合格的淘汰供應(yīng)商年度評價表、合格供應(yīng)商名單五、 物資采購流程步驟詳解。(一) 采購策劃 在項目開工準(zhǔn)備階段，工程管

4、理部負(fù)責(zé)組織物資部、項目相關(guān)部門對物資采購進行策劃，并在項目策劃中確定采購方案（詳見項目策劃程序），明確各類物資的采購組織單位、采購方式做出明確規(guī)定。采購組織單位一般為：業(yè)主、物資部、項目組及分包商；采購方式一般分為：招標(biāo)采購、邀請報價采購和零星采購等三類。(二) 物資計劃1. 物資申請計劃項目工程管理部負(fù)責(zé)編制物資申請計劃，由項目經(jīng)理進行審批。對于由項目統(tǒng)一采購的物資，計劃提交給設(shè)備物資部，計劃提交項目采購人員。物資申請計劃表作為制定采購計劃和向供應(yīng)商訂貨的依據(jù)，應(yīng)注明產(chǎn)品的名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、主要技術(shù)要求（含質(zhì)量）、進場日期、提交樣品時間等。對物資的包裝、運輸?shù)确矫嬗刑厥庖髸r，應(yīng)

5、一并在物資申請計劃中注明。2. 物資采購計劃設(shè)備物資部或項目的采購人員應(yīng)根據(jù)物資申請計劃和采購方案，編制物資采購計劃表報設(shè)備物資部/項目總工程師審批。物資采購計劃中應(yīng)確定采購方式、采購員、候選供應(yīng)商名單和采購時間等。候選供應(yīng)商的來源如下：（1） 從公司“合格供應(yīng)商名錄”中選擇，并優(yōu)先考慮能提供安全、環(huán)保產(chǎn)品的供應(yīng)商；（2） 其他供應(yīng)商（只有當(dāng)“合格供應(yīng)商名錄”中的供應(yīng)商不能滿足工程要求時，才能從名錄之外挑選其他候選者）；（3） 業(yè)主指定的供應(yīng)商。當(dāng)對候選供應(yīng)商名錄進行調(diào)整時，應(yīng)得到原批準(zhǔn)人員的批準(zhǔn)。(三) 招標(biāo)采購程序1. 供應(yīng)商資格預(yù)審所有新供應(yīng)商（“合格供應(yīng)商名單”之外的或以前沒有合作過的

6、）在參加選擇前必須首先通過資格預(yù)審。采購人員負(fù)責(zé)向供應(yīng)商發(fā)放供應(yīng)商資格預(yù)審表，并核查供應(yīng)商填寫的供應(yīng)商資格預(yù)審表及提供的相關(guān)資料，確認(rèn)供應(yīng)商是否具備符合要求的資質(zhì)能力。對經(jīng)銷商進行資格預(yù)審時，經(jīng)銷商除按照資格預(yù)審表要求提供自身有關(guān)資料外，還應(yīng)提供生產(chǎn)廠商的相關(guān)資料。合格供應(yīng)商名單內(nèi)的或本年度已進行過一次采購的供應(yīng)商，可不必再進行資格預(yù)審，但當(dāng)供應(yīng)商提供物資的種類發(fā)生變化時，則應(yīng)要求供應(yīng)商補充相關(guān)的資料。進入供應(yīng)商選擇表的供應(yīng)商均應(yīng)資審合格。2. 供應(yīng)商投標(biāo)報價在邀請供應(yīng)商投標(biāo)時，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商就下列采購信息進行溝通：（1） 產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量；（2） 對產(chǎn)品的質(zhì)量、環(huán)境、安全等方

7、面的要求；（3） 樣品/樣本報批的要求；（4） 檢驗和交付（供貨期、運輸、交付方式、進貨地點等）的要求；（5） 人員資格的要求；（6） 產(chǎn)品的標(biāo)識和包裝等方面的要求。3. 供應(yīng)商評價與選擇項目必須根據(jù)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品及供應(yīng)商能力的綜合評價結(jié)果選擇供應(yīng)商。綜合評價的內(nèi)容根據(jù)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品對工程的重要程度不同而有所區(qū)別，4. 考察項目應(yīng)在評價前對供應(yīng)商進行考察?？疾斓膬?nèi)容應(yīng)包括：生產(chǎn)能力、產(chǎn)品品質(zhì)和性能、原料來源、機械裝備、管理狀況、供貨能力、售后服務(wù)能力以及對供應(yīng)商提供保險、保函能力進行必要的調(diào)查等?？疾煊刹少弳挝唤M織、項目有關(guān)人員參加，必要時可邀請工程部、技術(shù)部、財務(wù)部參加?？疾旌?，組織者應(yīng)

8、將考察內(nèi)容和結(jié)論寫入供應(yīng)商考察報告作為供應(yīng)商進行能力評價的依據(jù)。5. 樣品/樣本報批根據(jù)合同約定、業(yè)主要求以及工程實際情況，對于需要進行樣品/樣本審批的物資，項目技術(shù)人員應(yīng)根據(jù)需要提前確定，并向設(shè)備物資部及項目采購人員提交樣品/樣本報批計劃，明確需要報批物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報批時間等要求。采購人員負(fù)責(zé)落實樣品/樣本搜集與詢價表。收到樣品/樣本后，采購負(fù)責(zé)人應(yīng)填寫樣本/樣品送審表并隨樣品/樣本一起交與項目技術(shù)人員。項目技術(shù)人員負(fù)責(zé)向業(yè)主、監(jiān)理和設(shè)計辦理報批手續(xù)，并將樣品/樣本報批的結(jié)果通知采購人員。6. 綜合評價通過將資格預(yù)審情況、考察結(jié)果、樣品/樣本報批結(jié)果、價格與工程要求的比較，應(yīng)對供應(yīng)

9、商做出以下方面的評價：（1） 供應(yīng)商和廠家的資質(zhì)是否符合規(guī)定要求；（2） 產(chǎn)品的質(zhì)量、安全、環(huán)保等方面是否符合要求；（3） 價格是否合理（必要時應(yīng)附成本分析）；（4） 生產(chǎn)能力能否保證工期要求；（5） 供應(yīng)商提供擔(dān)保的能力是否滿足需要。根據(jù)上述評價結(jié)果選出“質(zhì)優(yōu)價廉”者向其采購。對供應(yīng)商評價的結(jié)果和入選供應(yīng)商名稱應(yīng)記錄于供應(yīng)商評價表中。7. 簽訂采購合同采購負(fù)責(zé)人在與供應(yīng)商商談采購合同（訂單）時，應(yīng)與供應(yīng)商就采購信息（詳見本程序第五條中第（三）條之2條款規(guī)定）充分溝通，并在采購合同（訂單）中注明采購物資的名稱、規(guī)格型號、單位和數(shù)量、進場日期、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、交付方式以及質(zhì)量、安全和環(huán)保等方面的內(nèi)容，

10、規(guī)定驗收方式以及發(fā)生問題時雙方所承擔(dān)的責(zé)任、仲裁方式等。采購負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)將合同（訂單）文本及采購合同審批匯簽單交有關(guān)部門和項目匯簽后，報授權(quán)簽署人簽署。采購合同簽訂后，應(yīng)將采購合同正本、采購合同審批匯簽單交經(jīng)營核算部保存，并進行采購合同交底。此外，物資部應(yīng)保存一份采購合同副本。(四) 邀請報價采購程序 對于邀請報價采購的物資，由采購負(fù)責(zé)人按照本程序第五條中第（三）條之1、2、5、6條款（可刪除擔(dān)保手續(xù)）執(zhí)行。當(dāng)確定選用的供應(yīng)商后，按照第第五條中第（三）條之7款規(guī)定簽訂采購合同。(五) 零星采購程序?qū)τ诓少徫镔Y估算價在50萬元以下的零星采購，采購方法可簡化為：采購人員在市場詢價的基礎(chǔ)上，將候選供應(yīng)

11、商及其價格填寫在零星物資采購記錄表中，報設(shè)備物資部或項目經(jīng)理與合約商務(wù)部聯(lián)簽批準(zhǔn)。采購人員按批準(zhǔn)的供應(yīng)商和價格進行采購。零星物資采購時，采購人員應(yīng)將物資的規(guī)格型號、數(shù)量、送貨要求等采購信息清楚地告之供應(yīng)商并達成共識。并要求在一個工作日內(nèi)補定采購內(nèi)部合同。(六) 供應(yīng)商年度評價供應(yīng)商的評價每年年底評價一次，由設(shè)備物資部組織采購人員及項目有關(guān)人員對本年度合作過的供應(yīng)商進行評價，填報供應(yīng)商年度評價表，并作為修訂“合格供應(yīng)商名單”的依據(jù)。(七) 合格供應(yīng)商名單為使供應(yīng)商評價與選擇過程更加快捷，設(shè)備物資部每年更新“合格供應(yīng)商名單”。凡在名單中的供應(yīng)商參加評價與選擇時，可不必進行資格預(yù)審。每年年底，物資部

12、應(yīng)復(fù)查所有供應(yīng)商的資質(zhì)文件，匯總各項目對供應(yīng)商評價的結(jié)果，修訂“合格供應(yīng)商名單”。修訂原則如下：1. 對已在“合格供應(yīng)商名單”中的供應(yīng)商，經(jīng)評價合格的繼續(xù)保留，經(jīng)評價不合格的予以刪除；2. 對不在“合格供應(yīng)商名單”中的新的供應(yīng)商，經(jīng)評價合格的納入“合格供應(yīng)商名單”，經(jīng)評價不合格的則直接淘汰；3. 對已在“合格供應(yīng)商名單”中的，但本年度沒有合作的供應(yīng)商，資審資料未過期的繼續(xù)保留，資審資料過期且未予更新的予以刪除。對在采購合同的執(zhí)行過程中，未能按時、按質(zhì)、按量供貨的供應(yīng)商，材料員/總工要及時通知采購單位。采購單位匯同相關(guān)部門意見決定是否將該類供應(yīng)商從“合格供應(yīng)商名單”中刪除，且被刪除的供應(yīng)商二年內(nèi)

13、不能合作?！昂细窆?yīng)商名單”由設(shè)備物資部人員編制匯總，供應(yīng)商評價表和供應(yīng)商檔案由物資部信息管理人員保存。六、物資驗證采購人員負(fù)責(zé)按照物資采購合同和工程進度要求，按時組織物資進場。(八) 項目在供應(yīng)商處對采購物資的驗證當(dāng)需要在供應(yīng)商處對所采購物資進行驗證時，設(shè)備物資部應(yīng)在采購合同（訂單）中明確規(guī)定驗證的安排和物資的放行方法。設(shè)備物資部采購人員組織技術(shù)、經(jīng)營、質(zhì)量等方面人員到供應(yīng)商處對所采購物資的驗證，并做好驗證記錄。(九) 業(yè)主對供應(yīng)商提供物資的驗證當(dāng)業(yè)主提出在收貨地點或供貨地點驗證供應(yīng)商供應(yīng)的物資時，物資部采購人員負(fù)責(zé)配合業(yè)主的驗證，并做好驗證記錄。業(yè)主的驗證不能免除項目提供合格產(chǎn)品的責(zé)任，也

14、不能排除其后業(yè)主對不合格品的拒收。(十) 進場物資的驗證物資進場后，由項目采購員/技術(shù)人員組織對進場物資進行驗證，并填寫出入庫記錄。(十一) 不符合要求物資的處置對不符合要求的物資分為可讓步接收的和不可讓步的兩類?？山邮盏?、可降級使用的、可改作它用的不符合要求物資稱為可讓步接收的物資，其余的統(tǒng)稱為不可讓步物資。評價物資是否合格時，既要考慮質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，也要考慮環(huán)境、職業(yè)健康安全標(biāo)準(zhǔn)。發(fā)現(xiàn)不符合要求物資，收料員應(yīng)將不合格情況記錄在進場物資驗證記錄中；將不符合要求物資單獨堆放或采取可靠措施使其與合格品隔離；在其堆放處或其包裝上（沒有包裝時，在物資上）設(shè)置明顯的不合格標(biāo)識，以防處置前誤用。收料員應(yīng)組織有

15、關(guān)人員對不符合要求物資進行評審，以判定該不符合要求物資是可讓步接收的還是不可讓步接收的。1. 對于判定為可讓步接收的不符合要求物資，項目可向業(yè)主提出讓步申請，只有在得到業(yè)主的同意后，才能將讓步接收物資發(fā)放使用。項目應(yīng)保存讓步申請及業(yè)主批復(fù)的記錄。2. 對于判定為不可讓步接收的不符合要求物資，收料員應(yīng)通知采購人員進行退換或作報廢處理。對于返修后或已退換的物資，檢驗人員應(yīng)重新進行驗證，如仍不合格則應(yīng)重新進行處置并制定解決方案。七、貯存 發(fā)放、使用(十二) 貯存項目倉庫由設(shè)備物資部負(fù)責(zé)管理，現(xiàn)場內(nèi)的庫房及材料堆放由庫管負(fù)責(zé)管理。物資的接收與領(lǐng)取應(yīng)辦理出入庫手續(xù)，并保存記錄。物資的貯存應(yīng)符合以下要求：

16、1. 貯存物資應(yīng)有明顯標(biāo)識，做到帳、卡、物應(yīng)相符。對有追溯要求的物資（如鋼材、水泥），應(yīng)做到批號、試驗單號、使用部位等清晰可查。2. 對有環(huán)境（如溫度、濕度、通風(fēng)、清潔、采光、避光、防鼠、防蟲等）要求的物資，倉庫條件必須符合要求。3. 對有毒、有害的物資應(yīng)與其它物資分開存放，并有防泄漏和應(yīng)急措施。4. 對易燃、易爆的物資與助燃物資（如乙炔和氧氣）應(yīng)分開存放，保持規(guī)定的距離，并有消防設(shè)施。5. 對有保質(zhì)期要求的物資（如水泥），應(yīng)有明顯的保質(zhì)期標(biāo)識，做到先進先出。項目要定期檢查質(zhì)量情況，發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量變化時，應(yīng)記錄下來，報物資部評價和處置。 6. 必要時（如安全、承壓、搬運方便等）應(yīng)規(guī)定堆放高度等。對

17、入庫物資的驗收，貯存品的堆放要求，貯存品的標(biāo)識，貯存品的帳、物、卡管理和出庫控制工作。(十三) 發(fā)放、使用為實現(xiàn)環(huán)境方針中“節(jié)能降耗”的要求，物資的發(fā)放和使用必須實行“限額領(lǐng)料”，施工過程中項目應(yīng)注意將材料損耗控制在最小范圍內(nèi)。八、業(yè)主提供的物資對業(yè)主提供的物資，合約商務(wù)部應(yīng)在同業(yè)主簽訂合同時明確其提供物資的清單。清單中應(yīng)包括業(yè)主提供物資的種類、數(shù)量、規(guī)格和相關(guān)的管理條件等。當(dāng)在合同簽訂時尚不能準(zhǔn)確標(biāo)明其規(guī)格、數(shù)量的物資時，合約商務(wù)部經(jīng)理應(yīng)在合同中明確業(yè)主提供物資的種類和估算數(shù)量，具體的清單可由項目按合同規(guī)定同業(yè)主辦理。項目對業(yè)主提供的物資進行驗收，做好記錄并保存物資的全部質(zhì)量文件和資料。經(jīng)驗證不符合規(guī)定要求的或保存資料不全的物資，項目應(yīng)做好記錄并及時報告業(yè)主。項目應(yīng)對業(yè)主提供的物資進行標(biāo)識，單獨存放和妥善防護（詳見本程序第七條中第（二）條款），防止任何由于貯存保管不當(dāng)而造成的變質(zhì)、損壞、丟失和混用。項目應(yīng)隨時檢查物資狀況，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)做好記錄并及時報告