會議接待及注意事項

1、會議接待及注意事項根據(jù)參加會議的人數(shù)不同、會議接待的準備工作的內(nèi)容 不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法，禮儀要 求也不同。首先是會議的籌備工作。根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。發(fā)放會議通知和會議日程。 會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會 議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶 的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可 以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和 住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻 煩。會議日程是會議活動期間每一天的具體安排，它是人們 了解會議情況的重要依

2、據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以 是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。選擇會場。 選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合 考慮。最好是達到一定標準：第一：大小要適中。會場太大，人數(shù)太少，空下的座位 太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺 ; 會場太小， 人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且 也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“絕 對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間?！钡诙旱攸c要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散 的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會 議，應盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者 來回奔波。第三：附屬設

3、施要齊全。 會務人員一定要對會場的照明、 通風、衛(wèi)生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠 因為“上次會議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地 認為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。第四：要有停車場?，F(xiàn)代社會召集會議，“一雙草鞋一 把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放 處，會才能開得成。會場的布置。會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。一般大型的會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門 口張貼歡迎和慶祝標語?？稍跁鰞?nèi)擺放適當?shù)妮p松盆景、 盆花 ; 為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸 掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈， 擺放美觀、

4、統(tǒng)一。坐席的配置要是和會議的風格和氣氛，講究禮賓次序，。2主要有以下幾種配置方法：1圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使 與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意 見。這種形式適于 1020 人左右的會議。座次安排應注意 來賓或上級領導與企業(yè)領導及陪同面對面做， 來賓的最高領 導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領導與上級領導 相對而坐。同級別的對角線相對而坐。2口字型。 如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適 用于較多人數(shù)的會議。3教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳 達情況、指示為目的的會議，這時與會者

5、人數(shù)比較多、而且 與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾 席相對而坐。 主席臺的座次按人員的職務、 社會的地位排列。 主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為 上的原則依次排列。準備會議資料。 會務組應該準備有關會議議題的必要資料，這些資料在 整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者，方便于與會者的閱讀和 做好發(fā)言準備。會議前的接待禮儀。會前檢查。3這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行 的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。提前進入接待崗位。 接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個崗位。1簽到。設一張簽字臺，

6、配上 1-2 名工作人員，如果是 要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛 筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對 自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應禮貌地雙 手遞上。接待人員應經(jīng)常向會議組織者匯報到會人數(shù)。2引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引 入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業(yè)領導親自 作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。3接待。與會者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡 可能周到的服務。會議中的服務禮儀 會議進行中的服務要做到

7、穩(wěn)重、 大方、 敏捷、及時。倒茶服務人員注意觀察每一位與會者，以便及時為其 添茶水。添水是動作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接 觸桌面，手指不能因在杯口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。4一般是左手拿開背蓋， 右手持水壺， 將熱開水準確倒入杯里， 不能讓茶水濺到桌面上或與會者身上。 杯子放在與會者桌上 的右上面。如果操作不慎，出了差錯，應不動聲色地盡快處 理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者 的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。其他服務會議按擬定的程序進行，應緊湊，不要出現(xiàn) 冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴陣以待”，做好各 項準備工作。如，會議進行第一項：全體起立

8、、奏國歌。這 時音響應立即播放出國歌。又如，大會宣布頒布榮譽證書，組織人員應迅速將受獎人員排好隊，禮儀小姐把領導從主席 坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領導頒發(fā) 給受獎者。為使會場上的活動有條不紊，必要時應將有關人 員組織起來進行模擬訓練，避免會場上出現(xiàn)混亂。如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務人 員應走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺上的領導，最好用字條傳遞通知，避免無關人員在臺上頻繁走動和耳 語，分散與會者注意力。做好會后服務的準備。會議進行之中，就應為會后服 務做好準備。如，會后要照相，就應提前將場地、椅子等布 置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會后的用車也應在會 議結(jié)束前妥善安排。會后服務。5會議結(jié)束后，全部接待人員應分工明確地做好善后處理 工作。組織活動會議結(jié)束后，有時還會安排一些活動。如聯(lián) 歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領 導統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領導要有很強的組織能力才能 勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自己 分擔的工作，以保證活動計劃的