公文附件和附件說明標(biāo)注位置

1、公文附件和附件說明標(biāo)注位置、 格式及 附件的附件處理 日常公文寫作過程中，公文附件是文秘人員經(jīng)常碰到的 問題。筆者在教學(xué)工作中也發(fā)現(xiàn)，相關(guān)文獻中，對附件和附 件說明所在位置、標(biāo)注格式以及附件所帶的附件如何處置， 要么語焉不詳，要么大而統(tǒng)之，孰是孰非，給工作實踐帶來 諸多困惑。一、公文附件本身所附的正確位置國家行政機關(guān)公文格式（下簡格式）中提出： “公文如有附件，在 正文下空 l 行左空 2 字用 3 號仿宋體字 標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿 拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.XXXXX"）；附件名稱后不加 標(biāo)點符號。 附件應(yīng)與公文正文一起裝訂， 并在附件左上角第 1 行

2、頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號 ；附件的序號和 名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng) 在附件左上角第 1 行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識 附件 （ 或帶序號 ） ”。上述表述中對附件的表述，實際上暗含兩個概念：一個 是附件說明，一個是附件本身。前半段實際上是講公文有附 件時在正文下所標(biāo)注的附件說明的標(biāo)注要求，總體來說還比 較明確；而后一段話，主要講附件本身的標(biāo)注問題，在講述 附件本身的標(biāo)注問題時，細(xì)分為兩種情況：一種是附件本身 與公文主件一起裝訂的情況，一種是附件本身與公文主件不 能一起裝訂的情況。后一種情況，附件實際上就是一份獨立 的文書，格式中對其標(biāo)注的方法也是比

3、較明確的。關(guān)鍵 是第一種情況，格式中要求“應(yīng)與公文正文一起裝訂”， 在這里“公文正文”一詞容易引起一定歧義。因為根據(jù)國 家行政機關(guān)公文處理辦法（下簡辦法）及格式中 相關(guān)規(guī)定，公文的“正文”是公文“主體”的一個組成因素， 如果理解為“附件說明”放在“公文正文”之后是妥當(dāng)?shù)模?但如果附件本身放在公文正文之后，顯然不好操作。也正因為以上的概念性模糊，在實踐中，附件本身與主 件一起裝訂的情況，附件本身所在的位置通常就能見到以下 兩種：一是附件本身附在公文的版記之后。二是附件本身附 在公文生效標(biāo)識印公章之后（有附注時在附注之后），且從 下一頁頂行標(biāo)識。對這兩種位置的設(shè)定，不少著作中要么是格式中的 原文照

4、抄，要么是見仁見智，自由發(fā)揮：有的認(rèn)為二者皆可, 有的認(rèn)為只能取第二種。 因此很有必要查根問據(jù)， 統(tǒng)一規(guī)范辦法第十條規(guī)定，“公文一般由秘密等級和保密期限、 緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送 機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主 題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成”，格 式中也提出從公文正文中抽出的附件應(yīng)該是“放在公文生 效標(biāo)識印章之后”。所以從表述的邏輯順序上講，可以毫無 疑義地判斷， 附件本身必然放在公文的主體之后， 即“附注” 之后 ，至于是否另轉(zhuǎn)下頁開始標(biāo)識，不少人也很模糊，其實 如果細(xì)讀格式中“附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附 件左上角第

5、1 行頂格標(biāo)識 附件' ”，這個問題就昭然若雪， 理應(yīng)轉(zhuǎn)下頁標(biāo)識，而不是緊隨附注之后。所以公務(wù)員考試公文寫作答疑中提出， “新辦法 十條規(guī)定中，把附件'一詞置于附注'之后、 主題詞' 之前，這種排列的本身就告訴我們一個應(yīng)當(dāng)注意的問題，即 公文的附件一般應(yīng)與公文的主體一體裝訂，公文的版記要置 于附件之后，以保證公文正文與附件的完整一體性，不少機 關(guān)或單位把公文的版記即文尾置于公文正件之后、附件之 前，形成主、附兩分離的做法，是不正確的”。這種說法應(yīng) 該是具有權(quán)威性的，也是符合實際情況的。那么，為何長期以來出現(xiàn)了附件本身標(biāo)注位置的混亂， 筆者認(rèn)為原因有二：一是辦法和

6、格式中的相關(guān)表述 不太到位，比如在辦法中對“附件說明”和“附件”是 分開解釋的，而格式中則將二者合在一起統(tǒng)放在“公文 正文”之后表述，這就容易引起歧義，所以宜于按照其應(yīng)在 位置將“附件說明”和“附件”分開表述；二是不少文秘工 作者認(rèn)為，如果將附件本身附在公文主體之后，有時可能某 一頁當(dāng)中，正文只有一、兩行，加上“附件說明”和生效標(biāo) 識、簽發(fā)日期、附注等公文主體要素，下面留白太多，于是 便自作聰明，將公文的版記部分提前標(biāo)注了。二、附件及附件說明的標(biāo)注格式需要規(guī)范如前所述， 附件的位置確定之后， 但附件本身如何標(biāo)注， 因為缺少明確規(guī)定， 所以實踐中往往也是各行其是。 格式 中規(guī)定“在附件的左上角第

7、 1 行頂格標(biāo)識附件'，有序號 時標(biāo)識序號”，但這種規(guī)定過于原則。標(biāo)注時存在兩個需要 規(guī)范的問題：一是在標(biāo)識模式上，是“附件'+冒號 +附件名稱”模式，還是“附件' +冒號”為一行，“附件名稱” 換行居中。二是“附件” 2 字、附件名稱字號、字體的問題， 似乎在格式中均未做明確規(guī)定。筆者認(rèn)為，既然附件作為公文主體的一個組成部分，其 標(biāo)注的格式除了明文規(guī)定之外，一是在字體、字號上應(yīng)該遵 循“正文用 3 號仿宋字”的規(guī)定，與“附件說明”的標(biāo)識字 體、字號相同， 而不應(yīng)再生枝節(jié)， 至于像有些教科書上講 “附 件” 2 字用黑體的說法，缺少權(quán)威支撐。二是附件標(biāo)注時應(yīng) 該強調(diào)采用

8、“附件 +冒號 +附件名稱”的格式，以與“附件說 明”的標(biāo)注格式相同，而不是其他。此外，當(dāng)附件名稱較長需要回行時，應(yīng)該參照“抄送機 關(guān)”的標(biāo)識方法，回行時與冒號后內(nèi)容對齊，這一點在格 式中未加說明。同樣，附件說明的標(biāo)注上，關(guān)于這一點也 應(yīng)該按照“抄送機關(guān)”的標(biāo)識回行辦法執(zhí)行。三、附件的附件處理方法在實踐工作中， 不少公文附件的正文也有附件， 這個“附 件”應(yīng)附于何處、如何標(biāo)注，也是困惑不少文秘工作者的一 項工作。筆者接觸到的處理方法主要有：一是參照公文主件 與附件的位置關(guān)系及標(biāo)識方法進行安排。二是簡而化之，在 附件的正文中用括號標(biāo)注為 “附件略” 等。對于第二種方法， 從公文的完整性上來說，是

9、不符合要求的。而第一種方法帶 來的結(jié)果是：公文主件的附件如只有一件，那么此附件標(biāo)注 為“附件”，而如附件本身所帶的附件為兩件，那么按此辦 法必然標(biāo)注為“附件 1”、“附件 2”，這樣在同一個文件 當(dāng)中，就出現(xiàn)了“附件”、“附件 1”、“附件 2”，這樣 的標(biāo)注既不規(guī)范，同時也容易讓人摸不著頭腦，搞不清誰是 誰的附件。試看一例：XXX教育局關(guān)于印發(fā)XXX市師范生考核方案的通知各縣（市、區(qū)）教育局：現(xiàn)將XXX市師范生考核方案印發(fā)給你們，請結(jié)合 各地區(qū)實際情況，貫徹執(zhí)行。附件：XXX市師范生考核方案二OO八年二月八日 附件：XXX市師范生考核方案xxxxxxxxxxxx（方案正文）O附件1 ：XXX

10、市師范生入職考核細(xì)則附件1 ：XXX師范生入職考核細(xì)則XXXXXXXXX（細(xì)則正文）。這種的標(biāo)識給人的感覺眼花繚亂，不夠明晰。那么如何處理這個問題，筆者認(rèn)為可以通過兩個途徑來解決：一是效仿國務(wù)院辦公廳所發(fā)公文實例，從附件的使用范圍來進行完善。格式條文釋義規(guī)定：附件所附內(nèi)容主要包括一些圖表、名單和規(guī)定等。因此可以這樣理解：一般來說圖表和名單本身不帶附件，那么有可能附件本身帶有附件的只有“規(guī)定性公文”，而“規(guī)定性公文”通常都是以轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、報送等名義發(fā)布的，此時公文的主件僅僅是個包裝或外殼而已，而公文的實體就是這些“規(guī)定性公文”。試看一例：國務(wù)院辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)人力資源社會保障部財政部城鎮(zhèn)企業(yè)職工基

11、本養(yǎng)老保險關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法的通知各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直 屬機構(gòu)：人力資源社會保障部、財政部城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老 保險關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法已經(jīng)國務(wù)院同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你 們，請結(jié)合實際，認(rèn)真貫徹執(zhí)行。二OO九年十二月二十八日城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法 才是此篇公文的主體和實質(zhì)（也有學(xué)者干脆就稱之為主件， 當(dāng)然這種稱呼有待商榷），此公文的主件“人力資源社會保 障部、財政部城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫 行辦法已經(jīng)國務(wù)院同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請結(jié)合實際，認(rèn) 真貫徹執(zhí)行?！?，僅僅是起到轉(zhuǎn)發(fā)附件的作用。這個觀點是 站得住腳的。如果這樣，附件的附件的標(biāo)注問

12、題就迎刃而解 了。秘書學(xué)界有一個約定俗成的習(xí)慣：凡是正文中已經(jīng)提及 附件名稱的，正文下面就不再加注“附件說明”，以使整個 公文更為簡潔。此等做法，國務(wù)院、國務(wù)院辦公廳所發(fā)的公 文均為如此，是有事實依據(jù)的。因此，對于日常公文寫作過 程中出現(xiàn)的附件的附件標(biāo)注完全可以按此辦法來解決。諸如 第一例，公文可以標(biāo)注為：xxx教育局關(guān)于印發(fā)xxx市師范生考核方案的通知各縣（市、區(qū)）教育局：現(xiàn)將xxx市師范生考核方案印發(fā)給你們，請結(jié)合 各地區(qū)實際情況，貫徹執(zhí)行。xxx市師范生考核方案二OO八年二月八日XXX市師范生考核方案xxxxxxxxxxxx（方案正文）附件1 ：XXX市師范生入職考核細(xì)則附件1 ：XXX師范生入職考核細(xì)則XXXXXXXXX（細(xì)則正文）。這樣就能有效避免兩重附件標(biāo)識不準(zhǔn)和關(guān)系混亂的現(xiàn) 象，使公文的主體與附件以及與附件的附件之間的關(guān)系更為 明晰。除此而外，筆者認(rèn)為，可以根據(jù)附件的附件的重要性分 而行文。比如像上例中XXX市師范生考核方案與X XX市師范生入職