財(cái)務(wù)培訓(xùn)內(nèi)審培訓(xùn)

1、內(nèi)審培訓(xùn) 內(nèi)審培訓(xùn) 內(nèi)審培訓(xùn)第一講審核一 基本概念 1 審核是指什么？審核為獲得審核證據(jù) 并對其進(jìn)行客觀的評價(jià)，以確定滿足審核準(zhǔn)則的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的 并形成文件的過程。2過程實(shí)是指什么？企業(yè)在實(shí)施 94版IS09000標(biāo)準(zhǔn)時(shí)， 是按逐個(gè)要素編制程序文件， 2000版則分為五大過程，所有的工作都分解成各 種過程。審核的過程是指一一審核到現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)證據(jù)對其進(jìn)行評價(jià)，確定是否滿 足審核準(zhǔn)則。 3 審核準(zhǔn)則是指什么？審核準(zhǔn)則原稱審核依據(jù)。（包括 IS09001 標(biāo)準(zhǔn)，手冊，程序文件，法律法規(guī)的有關(guān)要求或其它依據(jù)）審核是按我們自己 所承諾的一些文件結(jié)合我們現(xiàn)場做的過程是否符合這些文件的要求。 4

2、 審核的 目的是指什么？審核的目的：是確保企業(yè)質(zhì)量體系與 IS0 9000 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的符合 性和有效性。符合性是指我們所做的過程和活動(dòng)是否符合標(biāo)準(zhǔn)中所要求的內(nèi) 容，或是否符合對外承諾的標(biāo)準(zhǔn)，或者是對外承諾的活動(dòng)。 5 審核員的工作是 什么？內(nèi)審員的工作就是拿著編好的各種文件對照各個(gè)部門做的情況是否符 合。二 新版 9001與9004的區(qū)別 9001 和 9004是兩個(gè)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，所有的標(biāo) 題號內(nèi)容全部是一一對應(yīng)的，只不過 9001 標(biāo)準(zhǔn)作為審核、作為企業(yè)、作為組織 申請認(rèn)證必須按照 9001 標(biāo)準(zhǔn)的要求檢查我們的活動(dòng)。但是如果編制質(zhì)量手冊或 準(zhǔn)備各種質(zhì)量文件、策劃各種活動(dòng)的時(shí)候，就要按 900

3、4標(biāo)準(zhǔn)。要求一個(gè)組織在 編制質(zhì)量手冊和程序文件的過程中，要把 9001和 9004兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)對照起來。 9001標(biāo)準(zhǔn)就是提出一些要求， 9004標(biāo)準(zhǔn)有一些解釋性，可以指導(dǎo)如何實(shí)現(xiàn) 9001標(biāo)準(zhǔn)。 9001 標(biāo)準(zhǔn)和 9004標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合起來以后，作為一個(gè)組織更能發(fā)揮質(zhì)量 管理體系的作用。 9004 標(biāo)準(zhǔn)中提到有效性和效率。作為一個(gè)組織來講，首先 要考慮效率，如果通過認(rèn)證后沒有任何效率，任何一個(gè)組織也不會(huì)去做這個(gè)工 作。三. 審核的特點(diǎn)審核的特點(diǎn)：系統(tǒng)地、獨(dú)立地、正式地。審核是一個(gè)抽樣的 過程，抽樣要有一定的代表性，也有一定的風(fēng)險(xiǎn)。審核是一種正正規(guī)規(guī)的，按 照所形成的文件要求，按照事先策劃好的步驟，進(jìn)行

4、審核，而且是獨(dú)立的進(jìn)行 的，不受任何干擾。質(zhì)量體系審核的內(nèi)容包括組織的過程是否被確定；過程是 否被充分的展開并貫徹實(shí)施；實(shí)施的證據(jù)是否證明符合要求。四 . 審核的類型審 核的類型包括：質(zhì)量體系審核（內(nèi)部）；產(chǎn)品質(zhì)量審核（圍繞某一個(gè)產(chǎn)品進(jìn)行 審核）；過程質(zhì)量審核（看過程是否受控），審核是提高、改進(jìn)體系運(yùn)行的途 徑。審核還可以分成：內(nèi)審：按自己事先計(jì)劃好的間隔進(jìn)行審核（第 1 方審 核）。外審：從外面找一個(gè)認(rèn)證機(jī)構(gòu)對企業(yè)進(jìn)行審核（第 3方審核）。第 2方 審核：用戶對某個(gè)企業(yè)不放心，但是某個(gè)工作還要交給它去做，所以用戶就派 人來（可以是自己的人，也可以是對這個(gè)行業(yè)很了解的人）去審核一下這個(gè)企 業(yè)做

5、這項(xiàng)工作的能力。借助于第 3 方審核的模式。第 1 方內(nèi)審的目的：改進(jìn)、 提高發(fā)現(xiàn)的問題；為在外審前的準(zhǔn)備。內(nèi)審的主要依據(jù)：手冊、程序文件、標(biāo) 準(zhǔn)、有關(guān)的法律法規(guī)、作業(yè)指導(dǎo)書第 2方審核的目的：評定、批準(zhǔn)。第 3方審 核的目的：認(rèn)證、注冊。通過認(rèn)證的現(xiàn)場審核，取得 9000標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證的證書，在 國家指定的機(jī)構(gòu)進(jìn)行備案、注冊。以下我們主要結(jié)合第1 方內(nèi)審來講解它的方法。第二講審核準(zhǔn)備和審核方法一 . 質(zhì)量體系審核的可以分為 3 個(gè)階段： 1）進(jìn) 行審核策劃、編制年度審核計(jì)劃、年度計(jì)劃、實(shí)施計(jì)劃（審核組成員、做審核 準(zhǔn)備、編制檢查表、確定審核準(zhǔn)則、審核時(shí)間等）。策劃不光是質(zhì)量方面要進(jìn) 行策劃，任何工

6、作中首先都要進(jìn)行策劃。 2 ）實(shí)施現(xiàn)場審核：到各個(gè)部門去，按準(zhǔn)備好的文件，實(shí)施現(xiàn)場審核，也就是現(xiàn)場的評價(jià)。現(xiàn)場審核的目的：尋找 符合與不符合標(biāo)準(zhǔn)的證據(jù)。不管是符合的還是不符合的，都要把有關(guān)過程的證 據(jù)記錄下來，如果不符合要開具不符合報(bào)告。只有符合標(biāo)準(zhǔn)的證據(jù)多，才能證 明這個(gè)體系運(yùn)行的好。 3 ）要有正式的審核報(bào)告（包括總體情況、分?jǐn)?shù)情況、 是否有效等）。證據(jù)要真實(shí)有效，對發(fā)現(xiàn)不符合的問題，最后還要采取糾正， 并跟蹤糾正措施的實(shí)施情況。二 . 現(xiàn)場審核步驟： 1 ）召開首次會(huì)議：宣布審核 的要求；注意事項(xiàng)；確定審核范圍；審核方法；保密（商業(yè)機(jī)密；技術(shù)機(jī)密） 等； 2 ）現(xiàn)場檢查：檢閱各種文件，觀

7、察操作等； 3 ）小組交流：各小組現(xiàn)場 檢查后一定要進(jìn)行交流； 4 ）與受審方溝通（對外審來講）向有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)匯 報(bào)（對內(nèi)審來講）：小組交流情況； 5 ）開末次會(huì)（內(nèi)審）：把現(xiàn)場審核的情 況要向受審核部門確認(rèn)，宣讀不符合情況，以后讓受審核部門確認(rèn)，宣讀最終 結(jié)果，以后如何改，糾正措施的完成時(shí)間，對糾正措施進(jìn)行驗(yàn)證；6 ）開據(jù)正式的審核報(bào)告，下發(fā)各個(gè)受審核部門。一般內(nèi)審糾正措施的時(shí)間不超過 1 個(gè) 月，外審不超過 2 個(gè)月。三 .認(rèn)證的三個(gè)階段： 1 ）初次評定：評定是否符合標(biāo) 準(zhǔn)，達(dá)到認(rèn)證注冊的目的； 2 ）監(jiān)督審核：保持注冊資格；目的是能一直達(dá)到 初級評定的要求，還要提高 3）復(fù)評： 3年證

8、書到期要進(jìn)行復(fù)評，審核的內(nèi)容 可能比初次評定要少一些確定審核范圍首先要明確哪些服務(wù)可以做。四. 審核組的組成：由資格的人員組成（通過培訓(xùn)，取得內(nèi)審員的資格）；要任命一個(gè)審 核組長（具有專業(yè)知識）五 . 內(nèi)審員的職責(zé)： 1. 按分布范圍按審核計(jì)劃、審核 準(zhǔn)則編制檢查表（簡單、實(shí)用、操作性強(qiáng)）； 2. 按要求到現(xiàn)場收集客觀證據(jù)； 3. 報(bào)告審核結(jié)果； 4. 配合組長的工作； 5. 驗(yàn)證糾正措施的有效性六 .組長的職 責(zé)： 1. 文件的審查（整個(gè)）、外審：提審查意見； 2. 資源的策劃、編制審核 計(jì)劃（涉及的要素、涉及時(shí)間、人員、進(jìn)度等）； 3. 分配任務(wù)（確定審核員的 專業(yè)，注意自己不能審自己區(qū)域

9、的工作）； 4. 審核控制：按規(guī)定的時(shí)間、進(jìn)度 進(jìn)行審核（除特殊情況外）； 5. 協(xié)調(diào)溝通：各個(gè)內(nèi)審員和受審部門； 6. 評 價(jià)：在審核報(bào)告中體現(xiàn)出體系的問題； 7. 報(bào)告結(jié)果； 8. 組織人員進(jìn)行跟蹤。 七.如何編制審核計(jì)劃：審核計(jì)劃的內(nèi)容包括： 1 ）明確審核的目的（內(nèi)審：符 合性或有效性）； 2 ）明確本次的審核范圍（可按部門，也可按過程）； 3 ） 明確審核依據(jù)； 4 ）明確審核組成員及分工； 5 ）明確具體審核日期、時(shí)間； 6） 準(zhǔn)備好審核的依據(jù)審核的依據(jù)就是審核準(zhǔn)則，內(nèi)容包括：標(biāo)準(zhǔn)、體系文件、 適用的法律法規(guī)（顧客投訴）、作業(yè)指導(dǎo)文件、程序文件等。一般內(nèi)審后進(jìn)行 一次正式的管理評審

10、，然后第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)到現(xiàn)場審核。八 . 審核的公證文件： 審核公證文件有檢查表、 9000 標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)的要求等等，其中檢查表是用來 評價(jià)質(zhì)量活動(dòng)的。九 . 檢查表的編制檢查表應(yīng)是留有記錄位置的表格，主要有備 忘、提示性。能體現(xiàn)每個(gè)人的審核思路（是否了解這個(gè)過程的關(guān)鍵過程）或?qū)?核風(fēng)格。其作用是保持審核目標(biāo)的明確性；保持審核的完整性、連續(xù)性；減少 隨意性。組長應(yīng)驗(yàn)證其他組員編制的檢查表是否漏了過程。檢查表的編制一般 有兩種方式，一是按過程編檢查表，它的好處是避免重復(fù)，審核的深度較好， 但用時(shí)間較長。二是按部門編檢查表，它的好處是節(jié)省時(shí)間，但是審核的深度 較差。在檢查表中審核的發(fā)現(xiàn)、抽樣、方法

11、、審核的項(xiàng)目要在編檢查表中應(yīng)有 所體現(xiàn)。編制好的檢查表不應(yīng)給受審方看。十 . 審核方法編好檢查表后按規(guī)定的 時(shí)間進(jìn)行審核。發(fā)現(xiàn)有重大的偏離標(biāo)準(zhǔn)要求時(shí)，可適當(dāng)延長時(shí)間。審核通過交 談、觀察、查閱各種文件和資料的方法取得客觀證據(jù)。現(xiàn)場審核的主要內(nèi)容： 各種會(huì)議、收集客觀證據(jù)、開具不合格報(bào)告、提交審核報(bào)告，表格內(nèi)容包括對 體系有效性的評價(jià)、有效的證據(jù)進(jìn)行概述、是否符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)物質(zhì)量能否 達(dá)到顧客滿意。第三講審核的技巧與實(shí)施一 . 首次會(huì)議： 1 ）首先要簽到（要有 記錄）； 2 ）雙方人員介紹（外審）； 3 ）確定審核目的； 4 ）確定審核范 圍； 5 ）確認(rèn)審核準(zhǔn)則； 6 ）確認(rèn)日程安排（最高

12、管理者、部門代表必在 場）； 7 ）介紹審核方法（抽樣、詢問、查閱各種文件等）； 8 ）介紹不合格 的確定原則：嚴(yán)重不合格的屬于區(qū)域性的、系統(tǒng)性的、造成后果比較嚴(yán)重的； 一般不合格的屬于孤立的、偶然出現(xiàn)的、造成后果是輕微的；觀察項(xiàng)屬于沒有 達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)中說的情況，但已接近邊緣的。 9 ）明確陪同人員，在內(nèi)審中起見證 的作用； 10 ）明確末次會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)（需要有簽到記錄） 11 ）說明公證 性和保密性的承諾 12 ）澄清有關(guān)限制條件（如：危險(xiǎn)區(qū)域、與審核無關(guān)的保密 區(qū)域等）審核最基本的方法是抽樣的方法來評價(jià)各種活動(dòng)二 . 審核的方式：順向 審核：按過程，如服務(wù)過程、產(chǎn)品的生產(chǎn)過程等；如：設(shè)計(jì)

13、>采購 >入庫檢 驗(yàn) >組織生產(chǎn) >產(chǎn)品檢驗(yàn) >包裝 >發(fā)運(yùn) >售后服務(wù)逆向?qū)徍耍簩δ硞€(gè)問題 查的較細(xì)，但浪費(fèi)時(shí)間；如：售后服務(wù) -> 發(fā)運(yùn)交貨 -> 包裝 -> 產(chǎn)品檢驗(yàn)（記 錄）-> 生產(chǎn)過程-> 入庫檢驗(yàn)-> 采購品的審批 -> 設(shè)計(jì)三.在審核過程中提問的 技巧： 1 ）封閉式：用于獲取專門的信息，但信息量??； 2 ）開放式：一個(gè)問 題從不同角度解釋，獲取的信息量大，但浪費(fèi)時(shí)間； 3 ）澄清式：澄清在別的 部門發(fā)現(xiàn)或是提到的一些問題； 4 ）提問時(shí)要平等、是善意，不能連續(xù)發(fā)問， 目的是通過審核了解是否符合

14、標(biāo)準(zhǔn)、是否符合程序； 5 ）內(nèi)審員在審核過程中 多聽陳述，避免講解標(biāo)準(zhǔn)； 6 ）查閱有關(guān)文件和記錄（人員培訓(xùn)和管理） 7 ） 關(guān)于審核控制：應(yīng)嚴(yán)格按照審核計(jì)劃；按照檢查表控制審核氣氛不受任何干 擾，發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重問題時(shí)，要及時(shí)溝通。 8 ）抽樣：審核過程中要有一定的抽樣 量，抽樣要充足（隨即抽樣） 9 ）能識別關(guān)鍵過程和特殊過程，關(guān)鍵過程是人 為主觀定的，特殊過程是客觀存在的（如熱處理等）。 10 ）要能判別影響過程 的因素，影響過程的因素應(yīng)包括：人員、特長，硬件、環(huán)境、文件法規(guī)、從這 些方面看是否都得到控制。注意：新標(biāo)準(zhǔn)中強(qiáng)調(diào)了弱化文件，審核時(shí)不得把自 己的觀點(diǎn)加上，審核中要有良好的氣氛。審核就是

15、幫助檢查工作是否符合標(biāo) 準(zhǔn)，在審核過程中不當(dāng)裁判、不當(dāng)教練。要實(shí)事求是。尊重客觀、實(shí)際情況， 正確把握審核的方向。四 . 不合格報(bào)告： 1 什么是不合格在 2000版中不合格是 未滿足要求；在 94 版中不合格是未滿足某個(gè)規(guī)定的要求。要求包括合同要求、 標(biāo)準(zhǔn)中的要求（體系標(biāo)準(zhǔn)、 9000 標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)）、法律法規(guī)的要求（首要要 求），通過這些要求來判定某個(gè)活動(dòng)是否符合要求。不合格的就是沒有遵照 9000 標(biāo)準(zhǔn)中的要求、文件執(zhí)行中的要求、沒有達(dá)到預(yù)期的效果。 2. 不合格的 嚴(yán)重性嚴(yán)重不符合與一般不符合在宣布不合格報(bào)告前要澄清出現(xiàn)不合格的部門 不一定是責(zé)任部門。 3. 不合格報(bào)告中應(yīng)包括的內(nèi)容不合格項(xiàng)報(bào)告中要明確：受 審核部門、審核員、陪同人員、審核項(xiàng)目、審核日期、不合格報(bào)告的發(fā)出日 期、計(jì)劃驗(yàn)證日期、不合格項(xiàng)目的描述等等。不合格報(bào)告是針對某一個(gè)具體的 事實(shí)來判定的。 4. 最終審核報(bào)告中要體現(xiàn)總體評價(jià)總體評價(jià)： 1）體系文件與 9000標(biāo)準(zhǔn)的符合程度； 2 ）實(shí)施情況（文件發(fā)放，文件管理等）； 3 ）有效性 各個(gè)部門最終的產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量； 4 ）自我完善和提高：通過內(nèi)審、過程 審核，自己能發(fā)現(xiàn)問題，自己能改進(jìn)并提高 5. 末次會(huì)議：標(biāo)志著現(xiàn)場審核的結(jié) 束，會(huì)議內(nèi)容包括： 1 ）要簽到； 2 ）重新重申審核的目的、范圍和依據(jù)的準(zhǔn) 則； 3 ）報(bào)告審核經(jīng)過（查的部門、人