貨代出口客服操作流程

1、貨代公司出口操作流程操作部工作流程客戶服務一、訂艙1 客戶向我司訂艙的2 客戶發(fā)來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：1）托運人 /發(fā)貨人 2）船公司 /船名/航次或船期 3）起運港 4）目的港 /中轉港 5）貨名 6）柜型、 柜量 7 ）運價 8 ）托運人的簽字、蓋章3 客服人員收到訂艙單后， 須與 SALES 核對運價是否正確， 并由 SALES 在訂艙單上簽字確認， 然后再向相應船公司訂艙（特殊情況可先口頭與 SALES確認，待SALES返回公司再補簽字確認） 向訂艙時，需先在各船公司專用臺帳上自編 S/O 號。4 訂艙單發(fā)出后，客服人員應主動向船公 司確認艙位，并將船公司傳回的訂艙確認

2、單第一時間傳給客戶，訂艙確認上面的訂艙號與船名、 航次要清晰、準確，以免造成混淆。5 訂艙完畢后，客服人員應及時將資料輸入電腦，具體步驟如下：1 ）新建委托-輸入托運人、貨名、船公司、船名、航次、開航日期、裝港、目的港、箱型箱量。2 ） 工作號，并按各業(yè)務員創(chuàng)建業(yè)務編號，比如 “客戶服務 ”以 KF 開頭。3 ） 輸入費用明細 - 主要是應收費用。4）訂艙確認-輸入訂艙號。輸入電腦時，應確保準確，并特別注意以下信息：船公司名稱、船名、航次（一律采用V。 XXX的格式）、開船日期。6 操作臺帳應該認真、完整地填寫，應注意以下幾點：1 ） 托運人應與訂艙單上的托運人一致，并寫清電話、傳真、及聯(lián)系人

3、；2）費用明細應仔細填寫， “應收 ”為向客戶收取費用； “應付”為由我公司支付的費用；運費到付的需填寫在 “到付 ”欄，各種費用應分項列明；向客戶收取的費用為ALL IN 時，須注明包含哪些費用；免文件、電放費用的需由公司領導在臺帳上簽字確認；3） 需由我司目的港代理代收運費的，須在臺帳上注明使用哪家代理。SALES 在選用代理之前須與操作部經理或公司領導確認，不可使用公司公布名單之外的代理（特殊情況如用其他代理 ， 必須公司領導確認 ）；4） 客戶需倒簽、順簽、預借提單的，須由 SALES 在臺帳上特殊事項一欄注明申請，由操作部經理或公司主管領導簽字確認；5 ) 訂艙號、訂艙日期、船名、開

4、船日期要完整填寫；6 ) 客服人員應在臺帳上相應位置簽字。7 客服按業(yè)務員設立登記臺帳，客服需在訂艙當日內將客戶名稱、訂艙號、船名、航次、目的港、箱量及業(yè)務編號登記在臺帳上，以便統(tǒng)計查詢。二、拖車、報關1 出書面申請，公司批準后方能安排。2 安排拖車前，需與工廠或 SALES 聯(lián)系確認裝柜時間及地點。3 安排拖車時，需向拖車行發(fā)出書面委托，寫明裝柜時間、裝柜地點、協(xié)議價格、 S/O NBR 、 工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話等，并在拖車登記臺帳上登記以訂艙確認后，根據(jù)客戶的要求安排拖車與 報關。需嚴格按照公司公布的拖車行、報關行列表及相應價格進行安排。對個別重要客戶有特殊 要求的，需提下資料：客戶名稱、

5、拖車行、柜型柜量、起止地點及費用等。4 應至少提前半天時間向拖車行下委托，以便拖車行有時間打單、安排。5 委托后，客服應要求拖車行提供司機姓名，手機號碼、柜號，并報給工廠。6 客服應叮囑車行按要求時間抵達裝貨地點，否則由此引起的押車費等損失由車行承擔。7 一般貿易在深圳清關的可不需司機本，若是轉關的貨柜一定要求車行帶司機本前往，可委托 車行代辦轉關手續(xù)。8 安排凍柜拖車須至少提前一天通知船公司提柜時間，是否需要預冷，及通風口開啟情況，以 便船公司通知碼頭做 PTI 檢驗及相應安排。9 如客戶要求凍柜需代發(fā)電機的，應安排有帶發(fā)電機的拖車公司拖柜。10 在客戶自己安排送散貨過來的情況下， 可委托各

6、碼頭的貨運站辦理卸車、 裝箱、還柜等事項。 鹽田港可委托鹽鐵服，蛇口、赤灣可委托赤灣倉儲。11 在給貨運站的委托書中需注明提空柜時間， 可事先與客戶確認貨到站時間以便決定是通知倉 庫事先提取空柜，還是等貨到后再提，避免產生還空費用。12 安排報關時，需將退稅聯(lián)等重要報關文件在報關臺帳上作登記，由報關行簽收。 在收到由報關行退回的退稅聯(lián)后，應立即通知客戶，并以客戶許可的方式將退稅聯(lián)等資料退給客戶，并做好交接紀錄。13 )為避免進港數(shù)據(jù)與報關數(shù)據(jù)不一致，導致企業(yè)的貨柜上不了船。在車隊做箱完成后，要向 企業(yè)拿到進港箱單，確認上面數(shù)據(jù)與企業(yè)報關資料數(shù)據(jù)的以致！(件數(shù)，毛重。體積等信息) , 確認做箱的

7、箱號與封志號！I、三、其他1 如由我司安排拖車、報關的，客服人員應在船公司的免堆期內安排拖柜還場，避免發(fā)生額外 費用。若有發(fā)生超堆費、改船費、超期柜租等額外費用，需立即通知客戶，要求其書面確認，并 在臺帳上登記。2 客戶因各種原因取消訂艙的，需要求其書面確認，在確認所有發(fā)生費用已結清的情況下方可 在電腦中刪除資料。3 客服收到財務打印出來的 DEBIT NOTE ，與電腦資料核對無誤后，立即傳真給客戶?？蛻粜?開稅務發(fā)票的，須由客戶發(fā)書面?zhèn)髡妫瑢懨靼l(fā)票抬頭及金額、幣種。 4 對由客戶自拖自報的， 客服人員須至少于結關前一天與客戶確認是否已做柜。如已做柜，將箱號登記在臺帳上，即可將 臺帳立即交文

8、件組。5 對由我司安排拖車報關的，客服在與報關行確認放行后，即可將臺帳交文件組。II 、文件1 文件組收到船公司的 LOADING LIST 后，與臺帳核對，已經裝上船的，應立即向客戶催要 補料。2 文件組需核對船公司的 LOADING LIST 及費用清單，如有發(fā)生超堆費、超期柜租的，而客 服尚未確認的，應立即通知客戶，要求其書面確認，并在臺帳上登記。3 文件員根據(jù)客戶提供的補料，先與客戶核對清楚后再向船公司提供補料，爭取在短時間內將 提單資料核對清楚，并根據(jù)客戶的要求簽發(fā) HB/L 或 MB/L 。4 提單的繕制應注意以下幾點：1) 提單的內容應完整、準確，必要的信息不可留空，包括： SH

9、IPPER 、 CONSIGNEE 、 NOTIFY PARTY 、VSLSNAME/VOY 、 POL 、 POD 、 PLACE OF DELIVERY 、MARKS 、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO。/SEAL NO 。, DELIVERY AGNET 等。2 ) 提單表面應清潔，避免過多涂改，一份提單最多不可超過 3 個更正章。一些重要的項目，比 如船名 /航次、卸港、箱號等不可更改。3 ) 應要求客戶提供提單上收貨人或通知方的電話、傳真、聯(lián)系人。4 ) 客戶要求出船證的。船證的內容(比如船級社、船齡的要求)應與相關船公司核實確認。5 ) 如客戶要求倒簽提單的，原則

10、上短航線倒簽不超過三天，長航線不超過七天，在收到客戶保 函后，交操作部經理或公司主管領導簽字，必要時可要求客戶提供信用證核對方可簽發(fā)。6 ) 外代提單不允許預借。5 使用我司目的港代理收運費或代放貨物時，應注意：1 ) 出我司 HB/L 給客戶， HB/L 上打真正的收貨人與發(fā)貨人，并可注明到付運費的金額， DELIVERY AGENT 為我司代理。2) OB/L上面SHIPPER 為我司，CONSIGNEE、N。PARTY均為我司目的港的代理，其它資料與 HB/L 相同，將 OB/L 電放給我司代理。3) 事先明確我司與客戶及船公司的運費支付條款(預付或到付)。4) 制作 CHARGES S

11、ETTLEMENT ，列明貨物相關信息及要求代理收取的費用，支付給船公司 的費用，代理費及應退給我司的費用。5) 制作放貨通知書，通知代理是憑正本 HB/L 放貨還是 HB/L 電放，然后與 OB/L COPY 件、HB/L COPY 件， OB/L 電放信、 CHARGE SETTLEMENT 于船開后盡早一起傳給代理。6) 對代理有向我司退代理費的，應在臺帳上注明，并輸入電腦。6 繕制美線提單時，應注意：1) HB/L 與 OB/L 的繕制可參考第 5 項2 ) OB/L 上注明我司與船公司的 S/C 號，但 HB/L 上不得顯示該 S/C 號3) 核對貨名、價格、中轉港，必須與合約中規(guī)定

12、的一致7 將與客戶核對無誤后所處的正本提單并提單交接單交財務，以便財務在收妥運費后放提單給 客戶。具體放單、放貨辦法根據(jù)我司相關規(guī)定執(zhí)行。8 將提單號、提單日期填在臺帳上，并將文件費、電放費、拖車費、報關費、超堆費、改船費、 改單費等貨物在港期間發(fā)生的費用輸入電腦，核對無誤后通知財務。9 將臺帳、提單、與代理的 CHARGE SETTLEMENT (若有)復印交財務簽收。10費用通知財務后不可繕自更改，特殊情況可填寫費用更改單，列明更改費用項目、金額、更 改原因，由操作部經理簽字，再交財務部。但需注意以下幾點：1) 海運費的更改需由公司領導批準同意；2 ) 改船費、超堆費等雜費需在通知財務前輸入清楚；3) 因漏輸、錯輸費用造成公司損失的，按公司相關規(guī)