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文檔簡介

1、惠州*有限公司訂單管理E流程文件編號(hào)版本生效日期頁次AO第1頁共4頁編制人評(píng)審員審批人NO變更日期變更內(nèi)容版本編制/修改人確認(rèn)人批準(zhǔn)人0公J 機(jī)密不準(zhǔn)翻H印編號(hào)、亠、/斤中、_門頁次第2頁共4頁生效日期訂單管理流程版次!11、目的:為確保公司產(chǎn)品銷售、發(fā)運(yùn)、安裝井然有序,準(zhǔn)確及時(shí),職責(zé)分明,往來清楚,特制定本工作流程及相關(guān)規(guī)定;2、適用范圍:本辦法適用于惠州酷彩廣告公司產(chǎn)品廣告配送、安裝作業(yè)中訂單接受與處理全過程;3、職責(zé):3.1 市場部全責(zé)訂單處理業(yè)務(wù)與訂單處理流程的改善與提升,包括訂單接收、訂單確認(rèn)、訂單信息內(nèi)部 轉(zhuǎn)達(dá)、客戶回執(zhí)、訂單修改、訂單跟蹤、訂單結(jié)束再次確認(rèn)。3.2 市場部負(fù)責(zé)簽約

2、客戶資料移交到設(shè)計(jì)部和總經(jīng)辦,便與設(shè)計(jì)部和總經(jīng)辦的訂單信息確認(rèn);協(xié)同設(shè)計(jì) 部的客戶信息、價(jià)格、產(chǎn)品要求、客戶溝通相關(guān)確認(rèn)。3.3 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)審核客戶訂單款項(xiàng)是否及時(shí)到賬,到賬數(shù)是否同訂單應(yīng)收款項(xiàng)一致,涉及安裝完畢后結(jié) 算的,先確認(rèn)后結(jié)算。3.4 總經(jīng)辦按照訂單交期、產(chǎn)品要求及時(shí)回執(zhí)設(shè)計(jì)部計(jì)劃生產(chǎn),并保證質(zhì)量完成訂單生產(chǎn)。3.5 工程部負(fù)責(zé)按照訂單交期、相關(guān)要求及時(shí)發(fā)貨、補(bǔ)貨。3.6 總經(jīng)辦主管負(fù)責(zé)訂單下單前批準(zhǔn)審核,協(xié)調(diào)各部門銜接。4、術(shù)語/定義無5、程序5.1接收訂單接收訂單的方式,客戶訂單格式統(tǒng)一按照附件一客戶產(chǎn)品訂貨單表格;5.2訂單確認(rèn)確認(rèn)所需貨品、數(shù)量、交期、樣圖/設(shè)計(jì)圖、規(guī)格、特殊

3、要求、價(jià)格等;通過總經(jīng)辦確認(rèn)應(yīng)收貨款是否到帳;5.3建立客戶檔案客戶名稱、編號(hào)、等級(jí),開發(fā)負(fù)責(zé)此客戶的人員資料;客戶信用額度,客戶銷售付款及折扣率條件;客戶的安裝、配送區(qū)域,客戶的收貨地址;客戶配送路徑的順序,客戶點(diǎn)卸貨特點(diǎn);延遲訂單處理方式;5.4訂單查詢與訂單分配;5.5依訂單排定出貨時(shí)間/順序,訂單信息經(jīng)過主管審核后將訂單信息轉(zhuǎn)至總經(jīng)辦審核應(yīng)收款項(xiàng),再轉(zhuǎn)編號(hào)頁次第3頁共4頁生效日期訂單管理流程1版次11至工程部。5.6若公司產(chǎn)品不能立即滿足客戶需求時(shí),客戶又不接受替代品,則按客戶的要求與公司規(guī)定有如下 幾種方法處理;重新調(diào)撥(若客戶不允許過期交貨,公司不愿失去訂單時(shí),則有必要重新調(diào)撥分配

4、訂單;)補(bǔ)送(若客戶允許不足部份可以等有貨時(shí)再過期交貨時(shí),公司政策也允許,則采用補(bǔ)送處理; 若客戶允許不足訂單額的部份或整張訂單留待下一次訂貨時(shí)配送的,也采用補(bǔ)送處理;)延遲交貨(延遲交貨分兩種,一種有時(shí)限延遲交貨,客戶允許在一段時(shí)間內(nèi)過期交貨,且希望 所有訂單一起送達(dá),一種無限延遲交貨,客戶允許不論延遲多久交貨,希戶所有訂單一起送達(dá),則等 所有訂貨到后再一起配送;對延遲訂單需要有記錄存檔與看板;)取消訂單(若客戶希望所有訂單一起到達(dá),且不允許延期交貨,公司也無法再重新調(diào)撥,則取 消訂單;)5.7訂單經(jīng)市場部、設(shè)計(jì)部和總經(jīng)辦審核后轉(zhuǎn)至工程部。各部在接到訂單后,應(yīng)及時(shí)明了訂單內(nèi)容,如對訂單存有質(zhì)

5、疑,必須在1小時(shí)之內(nèi)反饋到市場部。市場部應(yīng)對提出的問題及時(shí)澄清,做出解答,對引起誤解的部分予以文字補(bǔ)充說明。5.8銷售訂單一旦確定下發(fā),必須嚴(yán)格執(zhí)行。對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的新問題造成不能滿足訂單要求或不能按時(shí)完成訂單時(shí),應(yīng)在第一時(shí)間(即 0.5小時(shí)內(nèi))反饋至市場部協(xié)調(diào)解決。5.8工程部訂單資料輸出需要打印出的資料包括:出貨單(或貨單條碼)、缺貨資料,以及客戶的每批次發(fā)貨單和系統(tǒng)帳目備案,及時(shí)跟蹤發(fā)貨進(jìn)度;詳情見發(fā)貨單表格。5.9訂單處理過程中備案相關(guān)訂單資料歸檔,以便查詢;5.10完畢結(jié)束后,市場部應(yīng)該跟客戶最后驗(yàn)收產(chǎn)品并處理貨款。5.11關(guān)于客戶開發(fā)首次寄樣品處理流程,除免除總經(jīng)辦審核程序之外,其他沒有任何變更。6. 流程圖編號(hào)丁苗答壬田勺盍稗頁次第4頁共4頁生效日期訂單管理流程版次客戶下單安裝發(fā)貨通知客戶安裝驗(yàn)收/確并誤市場部r責(zé)任人:ja小信息確認(rèn)資料移交接受/確認(rèn)/回執(zhí)訂單市場

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