設(shè)備采購合同執(zhí)行與管理的規(guī)定

1、設(shè)備采購合同執(zhí)行與管理的規(guī)定1. 目的 和適用范圍1.1 目 的 為了規(guī)范和加強設(shè)備采購合同的監(jiān)督執(zhí)行與管理，確保工程建設(shè) 設(shè)備的質(zhì)量、防止和避免股份公司的利益受到損害，特制定本規(guī)定。1.2 適用 范 圍 本規(guī)定適用于冶金設(shè)備科、通用動力科、電氣設(shè)備科（以上三科 簡稱專業(yè)科，下 同）、綜 合計劃科對設(shè)備采購合同的監(jiān)督執(zhí)行與管理工 作。2. 專業(yè) 術(shù)語2.1 設(shè)備 采 購合 同的 執(zhí)行 對工程建設(shè)所需的設(shè)備而簽訂的書面設(shè)備采購合同生效后，嚴格 按合同條款規(guī)定，認真履行直至全部義務(wù)履行完畢的全過程。2.2 合 同糾 紛處理 指簽訂的設(shè)備采購合同在執(zhí)行中，當(dāng)事人之間就合同約定的權(quán)利 與義務(wù)所發(fā)生的爭

2、執(zhí)，實質(zhì)是合同當(dāng)事人切身利益發(fā)生沖突的一種反 映。為妥善處理 糾 紛通 常采用：協(xié)商、調(diào) 解、仲裁 和訴 訟四 種解決辦 法。3. 管理 職責(zé) 股份公司授權(quán)設(shè)備供應(yīng)公司代表股份公司對外簽訂基本建設(shè)、技術(shù)改 造和重點改擴建工程的設(shè)備采購合同，并歸口統(tǒng)一管理。股份公司總經(jīng)理授權(quán)設(shè)備供應(yīng)公司主要行政負責(zé)人及有關(guān)業(yè)務(wù)人員 作為 委托 代理人，具體 對外 簽訂 股份 公司 建設(shè) 工程 國內(nèi)設(shè)備 、委托加 工 合同；進口設(shè)備的國內(nèi)招標，辦 理設(shè)備分交手續(xù)；庫存積壓設(shè)備的對外 銷售；倉儲、運輸?shù)确矫娴暮贤?。委托代理人在簽訂?jīng)濟合同時，不得超越“法人委托書”載明的授權(quán) 范圍 、授權(quán) 權(quán)限 及 委托 期限 ，并

3、使 用股份公 司統(tǒng)一 刻制的 設(shè) 備合 同專 用 章。3.1 綜合 計劃科職 責(zé) 綜合計劃科是設(shè)備供應(yīng)公司各類經(jīng)濟合同的管理部門，并配備兼職綜 合合 同管 理員 。負 責(zé)向 法律 事務(wù) 室申請辦 理或 變更“ 法 人委 托書”，負 責(zé)合 同的 匯編 、檢 查，考 核 合同 的履 行情 況，并 向 法律事 務(wù) 室報 送合 同 統(tǒng)計報表。3.2 專 業(yè)科 管理 職責(zé)3.2.1 專 業(yè)科 配備 專職 合同 管理 員。負 責(zé) 集中 管理 和傳 遞設(shè) 備采 購合 同， 按類 或按工 程建 立合 同 臺帳 ；負責(zé) 辦理 并嚴 格 審查設(shè) 備 采購 合同 貨 款的 承付 及申請借 款事 項；負責(zé) 每周 一次

4、 收取 設(shè)備 驗收入庫 單、隨箱 資 料，并審核 是否 與 設(shè)備 采購 合同相符 ，隨箱 資料 轉(zhuǎn) 交綜合 計 劃科 檔案 室 統(tǒng)一 保管 ；負責(zé) 將 修改 變更 后的設(shè)備 采購 合同 反映 到合 同臺 帳上；負 責(zé) 檢查 合同 執(zhí)行情況 ，掌 握動 態(tài)，對 愈 期交 貨、在 途 、待 驗設(shè)備提 出分 析 改進 意見 ，填寫 合 同統(tǒng) 計報 表；每年年 底負 責(zé)對 分 承包方 的 合同 金額 做 一次 累計 ，作為 下 次評 審合 格分承包 方的 依據(jù) ；參與經(jīng)濟 合 同糾 紛的 解 決，負 責(zé) 設(shè)備 采購 合同 的正 式文 本、附 件 、往 來電 報、書 信 等有 關(guān)材料 的收集保管，合同履

5、行完畢存檔備查。3. 2.2 委托代 理人 （或 設(shè)備供應(yīng) 員） 的 職責(zé) 委 托 代 理 人 必 須 熟 悉 項 目 可 行 性 研 究 報 告 和 初 步 設(shè) 計 ，了 解 工 程 項目的規(guī)模、能力，掌握工藝流程，設(shè)備選型，施工進度和股份公司 的 計 劃 按 排 情 況 ，使 所 采 購 的 設(shè) 備 滿 足 質(zhì) 量 、數(shù) 量 、價 格 、時 間 要 求 。遵守法律、法規(guī)，堅持平等互利，協(xié)商一致的原則，維護股份公 司 的 利 益 。 審查 對方當(dāng)事 人的 主體 資格， 資 信 情況 ， 履 約能 力， 簽約 人的 資 格 等 ，實 行 生產(chǎn) 許可 證 的產(chǎn) 品 如鍋爐 、壓 力容 器和 電動

6、 雙梁吊等 ， 還 應(yīng) 審查 分承 包方 的 生 產(chǎn)資 格， 以保 證安 全使 用。 合同 條款完備 ， 責(zé) 任明 確， 格式 規(guī) 范， 內(nèi)容 合法 ， 用 語準 確。不得超越“法人委托書”載明授權(quán)范圍和權(quán)限。 負責(zé) 設(shè)備合同 的 執(zhí) 行變 更及糾紛 的 處理 工作 。按照合同條款規(guī)定，負責(zé)赴廠監(jiān)制及聯(lián)合檢驗。 負責(zé) 設(shè)備驗收 入庫單中“三 缺”問題 的 處理， 負 責(zé)設(shè)備安 裝調(diào) 試 中出現(xiàn)的質(zhì)量異議的處理， 填制工程設(shè)備質(zhì)量報告單、設(shè)備修配改委 托簽證單等。負責(zé)分承包方送貨到庫設(shè)備抵站報告單的填制。 負責(zé)將工地上的退庫設(shè)備裝車運回設(shè)備倉庫， 并填制退庫單。 財務(wù)科的職責(zé)3.2.1 設(shè)備核算

7、員負責(zé)分類建立設(shè)備合同付款臺帳。3.2.2 設(shè)備核算員負責(zé)審查設(shè)備采購合同的付款條件， 按照付款條件的 有關(guān)規(guī)定認真執(zhí)行。設(shè)備核算員負責(zé)設(shè)備入庫的劃價工作， 每周一次到設(shè)備倉庫收取 設(shè)備出庫單并辦理設(shè)備出庫的財務(wù)核銷工作。管理程序及要求1 設(shè)備采購合同的一般條款包括：設(shè)備的名稱、型號規(guī)格、性能、數(shù)量、供貨范圍及交接點；設(shè)備的質(zhì)量及技術(shù)標準；設(shè)備的防腐及包裝標準；設(shè)備的交貨方式、 運輸方式、 到貨地點、 收貨單位；設(shè)備的交貨期限；設(shè)備驗收方法、 檢驗標準及資料交付； 設(shè)備的價格及結(jié)算方式；違約責(zé)任及其他。設(shè)備采購合同的審查及批準2.1合同的審批權(quán)限。合同價款在20萬元（含20萬元）以下、20 5

8、0萬元（ 含 50萬元）、 50萬元以上，委托代理人在簽訂合同時應(yīng)分別 報科長，分管副經(jīng)理、經(jīng)理審批簽字。內(nèi)容復(fù)雜、重大的設(shè)備采購合同， 必要時報法律事務(wù)室審查， 并報股份公司主管副總經(jīng)理備案。4.2.2 合同的審查。 包括價審、 量審、 合法審。專業(yè)科科長負責(zé)本科內(nèi)部審查，主要審查設(shè)備采購合同的可行 性 、合 理 性 及 規(guī) 范 性 ，嚴 把 合 同 的 價 格 關(guān) 。內(nèi) 審 后 簽 字 確 認 ，并 按 照 分 級審批的程序執(zhí)行。對變更和修改的設(shè)備采購合同也應(yīng)再次進行內(nèi)審。綜合計劃科工程計劃員負責(zé)合同的最終審查工作。 一是進行設(shè)備采購合同的必要性審查。使合同與設(shè)備供應(yīng)計劃單內(nèi) 容相符， 貫

9、徹先利庫后訂貨的 原則， 杜絕盲目訂貨和無計劃采購。二是進行設(shè)備采購合同的可行性審查。即審查選擇的分承包方的合 理性，在同等條件下，按照“先近后遠，比優(yōu)選廠”的原則，在合格（或 試用）分承包方名冊中比價采購。三是進行設(shè)備采購合同的合法性審查。審查分承包方的主體資格、 資信情況、履約能力、簽約人的資格等，使合同符合國家的法律、法規(guī)。四是進行設(shè)備采購合同的規(guī)范性審查。必須使用國家工商行政管理 部門統(tǒng)一印制的規(guī)范性合同文本，審查合同條款是否完備，用詞是否嚴 密， 責(zé)任是否明確， 手續(xù)是否完備， 簽章是否齊全。五是進行設(shè)備采購合同的價格審查。審查的依據(jù)是設(shè)備概算，審查 的重點是分承包方的原始報價或分項

10、報價資料， 貨比三家的對比資料， 經(jīng)復(fù)核后選定合理的價格， 以降低采購成本。經(jīng)審查后，對符合要求的合同加蓋設(shè)備合同審查專用章，退委托代 理人加蓋設(shè)備合同專用章， 合同生效， 財務(wù)科才能辦理付款手續(xù)。4.3 設(shè)備采購合同臺帳的管理4.3.1 設(shè)備采購合同生效后，專業(yè)科設(shè)備供應(yīng)員應(yīng)在三天之內(nèi)把四份（大 型工藝設(shè)備合同一式五份）的完整的合同文本交給專業(yè)科合同管理員， 合同 管理 員在一個 工作 日內(nèi) 按規(guī)定 分發(fā) 完畢 。4.3.2 專業(yè)科合同管理員應(yīng)在一周內(nèi)按照分承包方或設(shè)備類別， 分單項 工程 建立 合同 臺帳 。4.3.3 專業(yè)科合同管理員應(yīng)在設(shè)備采購合同臺帳上及時詳細記載合同執(zhí) 行情況（包括

11、：付款、修改、變更情況等）。4.3.4 專業(yè)科合同管理員對當(dāng)年未執(zhí)行完畢的設(shè)備采購合同， 于次年二 月底前完成重新建立合同臺帳工作，并注明“結(jié)轉(zhuǎn)”字樣。4.3.5 專業(yè)科合 同管理員應(yīng)認真審核和辦理設(shè)備貨款付款手續(xù)，并把辦 理情況及時記載到設(shè)備采購合同臺帳上。4.4 設(shè)備采 購合同簡 要抄 件推行電子計算機輔助管理，按照計算機管理流程，由綜合計劃科 工程 計劃 員負責(zé)把 設(shè)備 采購 合同轉(zhuǎn) 化為 合同 入機 憑證，一月四次 輸入 計 算機，每月底按單項工程打印合同抄件一式八份，報 經(jīng)理一份，送 設(shè)備 倉庫六份，留存一份。4.5 設(shè)備采 購合同執(zhí) 行4.5.1 設(shè)備 采購 合同 的清 理 設(shè)備采

12、購合同生效后，專業(yè)科設(shè)備供應(yīng)員根據(jù)合同條款規(guī)定，要 定期 清理 合同的執(zhí) 行情 況，設(shè)備 加工 制造 周期 在六 個月以內(nèi) ，要一個 月 清理一次，加工制造周期在六個月以上的，每 兩個月清理一次，清 理內(nèi) 容包 括：預(yù) 付 款支 付后 分承 包方進行 生產(chǎn)準備 情況 ，支 付進 度款 后，設(shè) 備加工制造完成情況，出廠前的檢驗、到貨、驗收付款情況等。4.5.2 設(shè)備 加工 制造過程 中赴 廠監(jiān) 制，嚴格 按照采 購設(shè)備 監(jiān) 制的 管理 規(guī) 定執(zhí)行。4.5.3 設(shè)備 采購 合同 的變 動 設(shè)備采購合同的變更、修改、撤銷由設(shè)備供應(yīng)員負責(zé)辦理，并把 處理 結(jié)果 報合同的 原審 查批 準人簽 字，加蓋設(shè)

13、 備合 同審查專 用章，合同 變更單、修 改單、協(xié) 議書、撤 銷原合同的有效文件等，整 理好后交給專 業(yè)科合同管理員。4.5.4 專業(yè) 科合 同管理員 對合 同變 更的管理 ，合同 管理員 收 到合 同執(zhí) 行 過程 中的 有效變更 文件 在一 天內(nèi)與 原訂 合同 裝訂 在一起，并清楚、詳細 地在合同臺帳上反映出來。4.5.5 財務(wù) 科設(shè) 備核算銷 員收 到有 效的 設(shè)備 采購合 同變 更文 件后 ，查 找 出原合同，在合同付款臺帳上登記。4.5.6 專業(yè) 科設(shè) 備供應(yīng)員 接到 設(shè)備 驗收入庫 單一周 內(nèi)，根 據(jù) 設(shè)備 采購 合 同核對設(shè)備驗收入庫單及所來設(shè)備的整體正確性，發(fā)現(xiàn)錯誤及“三缺” 的

14、情 況，在 一 周內(nèi) 與分 承包 方聯(lián) 系并 達成處理 方案 ，一 個月 內(nèi)解 決“ 三 缺”問題，并在設(shè)備驗收入庫單上記載、簽名。4.5.7 專業(yè) 科合 同管 理員 對合 同付 款后 的管 理。 依據(jù)合同交貨期專業(yè)科合同管理員對設(shè)備付款一個月后未見設(shè)備驗收 入為 單或抵站 報告 單的 ，應(yīng)在三 天內(nèi) 查清 原因 ，減少在途設(shè) 備量 及 防止造成不應(yīng)有的經(jīng)濟損失。4.5.8 專業(yè) 科合 同管 理員 對設(shè) 備驗 收入 庫單 的管 理。 專業(yè)科合同管理員對設(shè)備驗收入庫單上的“三缺”應(yīng)督促專業(yè)科設(shè)備 供應(yīng) 員在一個 月內(nèi) 處理 完 畢，并在 設(shè)備 驗收 入 庫單 上簽注處 理情 況 及日期。4.6

15、設(shè) 備采 購合同糾 紛處 理4.6.1 不可 抗拒 因素 的處 理 設(shè)備采購合同的雙方，由于一方發(fā)生不可抗拒力的因素，不能履 行合 同時 ，應(yīng)及 時 向?qū)?方通 報不能履 行或 需延 期履 行的 理由 ，專業(yè)科 設(shè) 備供 應(yīng)員 得知后當(dāng) 天向 原合 同 審批 計人 匯報 ，在取 得有效證 明后 ，雙方 協(xié)商，按實際情況決定延期履行，部分履行或者不履行。4.6.2 設(shè)備 質(zhì)量 糾紛 的處 理 由于分承包方把設(shè)備的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、包裝質(zhì)量而發(fā) 生爭執(zhí)，由設(shè)備供應(yīng)員負責(zé)與分承包方協(xié)商處理，如經(jīng)協(xié)商不能解決， 則報上級主管部門協(xié)調(diào)或向仲裁機關(guān)申請仲裁，或向法院提請訴訟。4.6.3 因?qū)?業(yè)科

16、設(shè)備 供應(yīng) 員的 原因 引起 的合 同糾 紛。 由于專業(yè)科設(shè)備供應(yīng)員在在簽訂設(shè)備采購合同時，填寫錯設(shè)備的規(guī)格 、技 術(shù)要 求或 數(shù)量 ，及 合同 需要 變更 時，沒 有 及時辦 理 或沒 辦理 變 更手 續(xù)的 ；或 因失 職、瀆 職 中其 它違 法行 為至 使合 同發(fā)生糾 紛時 ，設(shè) 備 供應(yīng)員應(yīng)立即向合同原審批人匯報清楚，拿出解決糾紛的建議及措施， 在三至十五天內(nèi)處理完畢，使公司少受損失。4.6.4 因運 輸原 因發(fā) 生設(shè) 備受 損的 處理由于運輸過程中，設(shè)備受損和短缺，由設(shè)備倉庫駐站員，經(jīng)檢查 后整理好原始資料及各種證據(jù)，專業(yè)科設(shè)備供應(yīng)員應(yīng)配合提供相關(guān)資 料，向保險公司提出申請，由其向運輸

17、部門進行索賠。6.5 在 設(shè) 備 安 裝 調(diào) 試 、試 生 產(chǎn) 中 發(fā) 生 設(shè) 備 質(zhì) 量 問 題 的 處 理 ，嚴 格 按 采 購設(shè)備安裝調(diào)試現(xiàn)場服務(wù)的管理規(guī)定執(zhí)行。使 用單 位提 出的 設(shè)備 質(zhì)量 異議 的處 理 對產(chǎn)品使用單位提出的設(shè)備質(zhì)量異議的，由專業(yè)科設(shè)備供應(yīng)員負 責(zé)聯(lián) 系分 承包方處 理，經(jīng)辦 人向 分承 包方 發(fā)出 整改 通知，分承包 方在 限 期內(nèi)整改合格，并把整改結(jié)果通報有關(guān)部門，資料存檔備案。7設(shè) 備采 購合 同的 檔案 管理4.7.1 設(shè)備 采購 合同 資料 的管 理 專業(yè)科設(shè)備供應(yīng)員把合同的正本、附件、雙方在合同簽訂時和履 行中的協(xié)議書、來往信函、電報、傳真、變更修改單

18、等有關(guān)有效資料， 應(yīng)妥善保管。合同履行完畢后，在一個月內(nèi)歸檔備查。4.7.2 設(shè)備 采購 合同 糾紛 處理 資料 的管 理 專業(yè)科設(shè)備供應(yīng)員把合同糾紛處理結(jié)果的有效資料交專業(yè)科合同管理 員，由 合同 管理員把 合同 糾紛 處理 結(jié)果 資料 與 原合同 文 件裝 訂在一 起。4.7.3 非標 準設(shè) 備資 料的 管理非 標準 設(shè)備 資料（ 供 圖制 造或 委托 設(shè)計 ），設(shè) 備 交貨 后二 個月 內(nèi)， 由專 業(yè)科 設(shè)備供應(yīng) 員負 責(zé)催 交 設(shè)備 制造 竣工 圖兩 套，轉(zhuǎn) 交給生產(chǎn) 廠和 檔 案處各一套。4.7.4 設(shè)備 安裝 資料 的管 理 凡由專業(yè)科設(shè)備供應(yīng)員簽訂的設(shè)備安裝合同，由經(jīng)辦人負責(zé)責(zé)成

19、 設(shè)備 制造 安裝單位 按時 整理 好“ 設(shè)備 安裝 調(diào)試 資料 ”（ 按檔案處 規(guī)定 的 格式）交建設(shè)指揮部。4.7.5 設(shè)備 采購 合同 文本 的管 理 專業(yè)科合同管理員在合同履行完畢后，按工程或類別及年度裝訂 成冊，存檔備查。預(yù)防和糾正措施為規(guī)范管理，保 證工程設(shè)備加工制作質(zhì)量，維 護公司利益，必 須各 級采取預(yù)防和糾正措施。5.1 設(shè)備采 購合同的 生效按照設(shè)備采購合同簽訂管理規(guī)定的程序，經(jīng)按合同金額管理 權(quán)限 的劃 分并由權(quán) 限人 簽字 ，經(jīng)綜合 計劃 科工 程計 劃員審查 ，加蓋設(shè) 備 合同審查專用章和加蓋設(shè)備合同專用章后，設(shè)備采購合同方可生效。2 設(shè)備采購 合 同生 效后進一 步

20、核 實專業(yè)科設(shè)備供應(yīng)員在設(shè)備采購合同簽訂生效后，進一步認真審查 施工 藍圖 及設(shè)備制 造圖 ，熟悉 并掌 握所 訂設(shè) 備在工 程配 套上所起 的作 用 及各 種生 產(chǎn)工藝參 數(shù)對 設(shè)備 的要求 ，吃 準吃 透后再 與設(shè) 備采購條 款逐 條 反復(fù)對照核查，一旦發(fā)現(xiàn)有誤之處立即與設(shè)計及生產(chǎn)廠的有關(guān)人員聯(lián) 系，議定處理方案措施，并把處理方案與措施按修改合同的有關(guān)規(guī)定， 以修改合同正式書面形式，與分承包方聯(lián)系，迅速進行處理。3 設(shè) 備采購合同生 效后的及時變 更 專業(yè)科設(shè)備供應(yīng)員經(jīng)常與設(shè)計、施工及生產(chǎn)單位的有關(guān)人員保持 密切 聯(lián)系 ，一旦 了 解到 有設(shè) 備采購合 同的 變更 信息 ，及時 通 知分 承包 方 暫緩 或停 止合同上 的設(shè) 備加 工制作 ，盡量 減少 設(shè)備 加工制作 完成后，再 進行修改而造成的經(jīng)濟損失。4 設(shè) 備采購合同生 效后各級檢查 根據(jù)設(shè)備采購合同的管理權(quán)限，上一級主管領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常定期對下一 級的經(jīng)辦人進行檢查所簽訂的設(shè)備采購合同的執(zhí)行情況。5 設(shè) 備采購合同生 效后專業(yè)科合 同管 理 員的 自查 專業(yè)科合同管理員定期檢查自己合同臺帳上設(shè)備采購合同的執(zhí)行 情況。6 財 務(wù)科 設(shè)備 核算 員付 款臺 帳自查財務(wù)科設(shè)備核算員根據(jù)設(shè)備采購合同上的條款規(guī)定，定期檢查自 己的合同付