采購(gòu)部工作流程

1、深圳市奔馬電子科技有限公司奔馬字20180726001 號(hào)采購(gòu)部工作流程一、 部門類流程1.工作計(jì)劃表跟進(jìn)(每日工作匯報(bào)匯報(bào)機(jī)制表格化)為了跟蹤和推進(jìn)采購(gòu)部部門各工作人員的業(yè)務(wù)跟進(jìn)，部門每個(gè)人每日需做 工作計(jì)劃表；每日17: 30前將次日或近期內(nèi)需要跟進(jìn)的重要事項(xiàng)列進(jìn)計(jì)劃表中，發(fā)給部門負(fù)責(zé)人；部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌審核，同時(shí)將部門的工作計(jì)劃一并列入工作計(jì)劃表中，每日18: 00前發(fā)送給呂總及部門各崗位工作人員。工作計(jì)劃表填寫內(nèi)容主要包括:(1)次日到貨或未來幾日需到貨項(xiàng)目;(2)品質(zhì)異常類；(3)樣品進(jìn)度；(4)退貨處理；(5)新品跟進(jìn)等等2.采購(gòu)訂單下達(dá)流程：采購(gòu)訂單執(zhí)行、管家婆操作、審批;(管家婆

2、系統(tǒng)：采購(gòu)作業(yè)指導(dǎo)、規(guī)范；系統(tǒng)外訂單流程圖 ).采購(gòu)訂單執(zhí)行工作流程開發(fā)供應(yīng)1 .根據(jù)PMCt!料系統(tǒng)請(qǐng)購(gòu)下達(dá)采購(gòu)訂單。判定合格2.物料交期的控制。按PMC&庫(kù)日常請(qǐng)購(gòu)檢驗(yàn)入庫(kù)-跟進(jìn)材料-下訂單I新品(工程郵件通知)PMC建立供應(yīng)商3 .材料市場(chǎng)行情的調(diào)查。4 .查證進(jìn)料的品質(zhì)和數(shù)量。5 .進(jìn)料品質(zhì)和數(shù)量異常的處理6 .與供應(yīng)商有關(guān)交期、交量等方面的溝通協(xié)調(diào)7 .結(jié)賬對(duì)賬付款安排及申請(qǐng)跟進(jìn)。.采購(gòu)單據(jù)流轉(zhuǎn)流程部門負(fù)責(zé)人總經(jīng)理執(zhí)行部門（采購(gòu)、PMC財(cái)務(wù)1.進(jìn)入管家婆系統(tǒng)，打開采購(gòu)訂單2.點(diǎn)擊選單，彈出查詢條件穿口，選好日期點(diǎn)擊確定。3 .選擇需要下單物料前打勾，點(diǎn)擊選中。4 .輸入對(duì)應(yīng)單

3、價(jià)、供應(yīng)商、經(jīng)辦人、部門、收入倉(cāng)庫(kù)及訂單號(hào)，點(diǎn)擊保存。四.交期跟進(jìn)1 .采購(gòu)訂單下達(dá)后，跟進(jìn)供應(yīng)商24小時(shí)內(nèi)必須回復(fù)交期，回復(fù)不了的，標(biāo)記清楚持續(xù)跟進(jìn)并反饋給 PMO業(yè)務(wù)；供應(yīng)商回復(fù)的交期滿足不了要求的，反復(fù)與 供應(yīng)商直接對(duì)接人溝通，必要時(shí)與供應(yīng)商處領(lǐng)導(dǎo)溝通得到更好的交期，得到的 交期仍不能滿足要求的，匯報(bào)給采購(gòu)部負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人跟進(jìn)溝通及反饋， 以達(dá)到最好交期滿足出貨要求。2 .供應(yīng)商回復(fù)的交期，采購(gòu)員將交期跟進(jìn)記錄在訂單明細(xì)表中，并每日跟進(jìn)交貨 情況。對(duì)即將到達(dá)交期的提前三天與供應(yīng)商再次核實(shí)確定，有問題的跟進(jìn)及反 饋；已到交期未交貨的，與供應(yīng)商核實(shí)原因并跟進(jìn)立即交貨，異常的向部門領(lǐng)導(dǎo)反饋

4、解決3 . 對(duì)回復(fù)交期供應(yīng)商處因生產(chǎn)異?；蛭锪袭惓２荒馨雌诮坏?，要求供應(yīng)商有問題第一時(shí)間反饋，并溝通協(xié)調(diào)解決。4 . 供應(yīng)商交貨后及時(shí)對(duì)接倉(cāng)庫(kù)收取簽收貨物的送貨單，并登記更新訂單明細(xì)表中的已交數(shù)量，并按供應(yīng)商類別整理。5 對(duì)帳及付款（采購(gòu)擬制對(duì)帳單提供給財(cái)務(wù)內(nèi)部結(jié)帳、結(jié)算）1. 每月月底采購(gòu)員整理經(jīng)倉(cāng)庫(kù)簽收的送貨單，與系統(tǒng)收貨、退貨記錄核對(duì)，與訂單跟進(jìn)表核對(duì)，問題項(xiàng)與倉(cāng)庫(kù)、供應(yīng)商及財(cái)務(wù)核對(duì)并修正；2. 每月3 號(hào)前將對(duì)賬的應(yīng)付明細(xì)及匯總表郵件發(fā)給財(cái)務(wù)、部門負(fù)責(zé)人、呂總；3. 每月3 號(hào)前打印各供應(yīng)商簽字蓋章的對(duì)賬單交部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)簽字，以備作付款申請(qǐng)單使用，供應(yīng)商不能及時(shí)回傳的，采購(gòu)員先行將

5、對(duì)賬單打印簽字，并交部門負(fù)責(zé)人簽字交財(cái)務(wù)。4. 每月 15 號(hào)前做好各供應(yīng)商的付款申請(qǐng)單，付款申請(qǐng)單填寫及相關(guān)單據(jù)要求及注意事項(xiàng)：（ 1 ）正確填寫供應(yīng)商收款賬號(hào)，必須是供應(yīng)商蓋有公章的收款資料賬號(hào)，若供應(yīng)商提出更改收款資料的，必須在收到資料后，電話與供應(yīng)商負(fù)責(zé)人再次確認(rèn)核實(shí)，方作按新的收款賬號(hào)付款。（ 2）月結(jié)付款申請(qǐng)單原始憑證附單要求：倉(cāng)管員簽收及倉(cāng)庫(kù)主管簽字的送貨單（含補(bǔ)貨）、退貨單，經(jīng)供應(yīng)商簽字蓋公章、采購(gòu)員及采購(gòu)經(jīng)理簽字確認(rèn)的對(duì)賬單、供應(yīng)商蓋有公章的收款資料復(fù)印件。6 新品開發(fā)1. 關(guān)于新產(chǎn)品開模：得到產(chǎn)品部或客戶的新品開模要求，需將開模產(chǎn)品的要求、能否實(shí)現(xiàn)、模具費(fèi)、 市場(chǎng)預(yù)估數(shù)量及

6、產(chǎn)品成本接受程度等細(xì)節(jié)信息清晰傳遞，跟進(jìn)供應(yīng)商評(píng)估能否實(shí)現(xiàn)、模具費(fèi)及產(chǎn)品單價(jià)，模具交期等。2. 在評(píng)估過程中，問題細(xì)節(jié)對(duì)接并了解（供應(yīng)商處的技術(shù)實(shí)現(xiàn)與內(nèi)部產(chǎn)品部對(duì)接好） ，推進(jìn)好新品評(píng)估進(jìn)度。3. 遇到問題及時(shí)反饋并跟進(jìn)。7 樣品流程（一 ）原材料及外購(gòu)成品樣品確認(rèn)1. 接收客戶訂單后，業(yè)務(wù)員制作訂單表格文件下發(fā)訂單、包裝明細(xì)資料給到PMC、品質(zhì)留檔同時(shí)業(yè)務(wù)需要準(zhǔn)備包材圖檔，并以郵件方式發(fā)送給PMC、 采購(gòu)、品質(zhì)。2. 采購(gòu)收到訂單后，了解訂單需求、明確包裝、產(chǎn)品細(xì)節(jié)及相關(guān)產(chǎn)品資料，然后發(fā)放給供應(yīng)商進(jìn)行打樣。3. 采購(gòu)首次拿到樣品需由采購(gòu)對(duì)照資料進(jìn)行初步確認(rèn)，確認(rèn)合格后填寫樣品送檢單，由采購(gòu)將

7、實(shí)物樣品和樣品送檢單轉(zhuǎn)交給工程部。4. 工程部確認(rèn)產(chǎn)品外觀、尺寸、結(jié)構(gòu)、功能等，確認(rèn)合格后由工程部將最終成品樣品轉(zhuǎn)交業(yè)務(wù)部。5. 業(yè)務(wù)部接收最終確認(rèn)好了的樣品轉(zhuǎn)交客戶確認(rèn)，如客戶確認(rèn)合格后，簽樣品給到采購(gòu)部，采購(gòu)下訂單聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行批量生產(chǎn)且在采購(gòu)訂單中說明按一定比率多送 2-3 套備品做為簽樣依據(jù)。（二）成品包裝樣品首件確認(rèn)1. 采購(gòu)回來的物料進(jìn)行包裝前，由倉(cāng)庫(kù)先包裝兩個(gè)成品樣品給到品質(zhì)，品質(zhì)拿到首件后，2. 內(nèi)容須跟資料先核對(duì)，并填寫樣品確認(rèn)單如有不能確定的轉(zhuǎn)交給工程、業(yè)務(wù)人員確認(rèn)，首件需要業(yè)務(wù)、品質(zhì)人員簽字留樣，并通知包裝部按首件樣品進(jìn)行生產(chǎn)。其他部門借用必須3. 經(jīng)確認(rèn)合格后的最終成品

8、包裝樣品將留給品質(zhì)部永久保留，登記且使用完后立即歸還。品質(zhì)部于每月將最新樣品登記表發(fā)郵件給各部門確認(rèn)最新留樣狀況。4. 采購(gòu)部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通每批物料來料必須預(yù)留2-3 套備品物料做為包裝簽樣的依據(jù)。5. 品質(zhì)在無樣品的情況下，可以拒檢，但必須立即上報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人和采購(gòu)，如一天內(nèi)未能解決，需上報(bào)總經(jīng)理；品質(zhì)檢驗(yàn)原則上當(dāng)日到貨，次日需檢測(cè)完畢，特殊情況需提前向總經(jīng)理及相關(guān)業(yè)務(wù)報(bào)備；（三）外發(fā)包裝成品樣品首件確認(rèn)1. 外發(fā)OEM丁單由供應(yīng)商完成包裝的，0K由我司提供一個(gè)包裝OK的成品樣品給供應(yīng)商。2. 供應(yīng)商提供產(chǎn)品物料樣品給采購(gòu)，采購(gòu)收到產(chǎn)品物料樣品交給品質(zhì)確認(rèn)的同時(shí)，文字知會(huì)PMC倉(cāng)庫(kù)等相關(guān)人員

9、。3. PMC5排包材外發(fā)時(shí)，須在外發(fā)單上特別注明包裝成品樣品須隨包材一同發(fā)出，當(dāng)產(chǎn)品物料及包材到貨后由倉(cāng)庫(kù)通知品質(zhì)檢驗(yàn)檢驗(yàn)OK后，由PMCe排倉(cāng)庫(kù)按包裝明細(xì)包裝樣品2 套， 交品質(zhì)和業(yè)務(wù)部門確認(rèn)簽字后品質(zhì)和供應(yīng)商各保留一個(gè)做為依據(jù)。4. 倉(cāng)庫(kù)將簽字確認(rèn)合格的樣品，隨同包材一同發(fā)供應(yīng)商，并將單號(hào)通知到采購(gòu)。5. 采購(gòu)聯(lián)系供應(yīng)商點(diǎn)收包材及樣品，并按樣品批量包裝生產(chǎn)。附件7.1 樣品送檢單BM-PU-0027.2樣品登記表BM-QC-0037.3樣品確認(rèn)單BM-QC-004八.供應(yīng)商管理流程（一） 供應(yīng)商引進(jìn)及管理流程1 .目的通過對(duì)供應(yīng)商的控制，使供應(yīng)商提供符合質(zhì)量要求、價(jià)格適宜的物料，保證生

10、產(chǎn)的正常進(jìn)行。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)管理，淘汰不合格的供應(yīng)商。2 .適用范圍向我公司提供配件、成品、物料、輔料的供應(yīng)商及代理商（客戶指定的供應(yīng)商 除外）。3 .管理評(píng)審的流程/職責(zé)和工作要求流程職責(zé)工作要求相關(guān)文件/記錄（開始）采購(gòu)員采購(gòu)員采購(gòu)部負(fù)責(zé)尋找新供應(yīng) 商，其他部門也可推薦供應(yīng) 商。原則上同規(guī)格物料允許 有三家合格供應(yīng)商。米購(gòu)部通知供應(yīng)商送樣確認(rèn)。尋找供應(yīng)商1r供應(yīng)商送樣不合格工程部品質(zhì)部樣品確認(rèn)按文件樣品確認(rèn)流程執(zhí)行。樣品確認(rèn)流程采購(gòu)部填制樣品送檢采購(gòu)員單及新供應(yīng)商資料名稱經(jīng)樣品送檢單品質(zhì)部審核確認(rèn)。品質(zhì)部品質(zhì)確認(rèn)樣品合格，并建樣品確認(rèn)單議是否驗(yàn)廠采購(gòu)員關(guān)鍵元器件、零部件除文件審核外，需驗(yàn)

11、廠審核的。供應(yīng)商考察報(bào)品質(zhì)由采購(gòu)部組織品管、工程開告工程發(fā)人員對(duì)供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)審核采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)廠合格，采購(gòu)部通知供供應(yīng)商質(zhì)量保理應(yīng)商簽訂質(zhì)量協(xié)議書和供證協(xié)議書供貨產(chǎn)品經(jīng)貨合同。合同理產(chǎn)品部物料樣品確認(rèn)后，需要試產(chǎn)的物料，由產(chǎn)品部通知 PMC建立供應(yīng)商檔案品質(zhì)追蹤定期考核小批量訂購(gòu)。采購(gòu)部采購(gòu)部建立供應(yīng)商檔案，編制供應(yīng)商名單評(píng)審不合格的供應(yīng)商， 原則上半年內(nèi)不得再申請(qǐng)。 合格供應(yīng)商，若要增加供貨 品類，需重新送樣確認(rèn)。品質(zhì)部供應(yīng)商來料不良，IQC以 “品質(zhì)異常單”形式通知供應(yīng)商。必要時(shí)，以會(huì)議檢討， 或外派工程師到供應(yīng)商現(xiàn) 場(chǎng)指導(dǎo)協(xié)助供應(yīng)商改善， IQC跟蹤改善效果。品質(zhì)部采購(gòu)經(jīng)理產(chǎn)品經(jīng)理品質(zhì)部IQC每季對(duì)供應(yīng)商 來料質(zhì)量情況統(tǒng)計(jì)匯總，采 購(gòu)部、品質(zhì)部、工程等相關(guān) 部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng) 估，對(duì)來料質(zhì)量問題多用尢 明顯改善的供應(yīng)商取消其供應(yīng)商名單品質(zhì)異常單1 .新的供應(yīng)商引進(jìn)后，采購(gòu)員需對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行編號(hào)錄入管家婆系統(tǒng)，同時(shí)供 應(yīng)商信息完整地錄入供應(yīng)商資料匯總表中，錄入內(nèi)容包括：供應(yīng)商全名、 供應(yīng)商代號(hào)、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、供應(yīng)產(chǎn)品類別、公司性質(zhì)及規(guī)模、付款方式、 地址、開票明細(xì)、稅點(diǎn)、開票名稱、企業(yè)類別、經(jīng)營(yíng)范圍/主營(yíng)產(chǎn)品。2 .對(duì)各供應(yīng)商資料含營(yíng)業(yè)執(zhí)照、 收款資料收集整理歸檔及分供應(yīng)商檔案保管。3 .供應(yīng)商名稱或付