應(yīng)急救援資料和檔案管理規(guī)定

1、山西教場坪集團(tuán)玉嶺煤業(yè)有限公司應(yīng)急救援資料和檔案管理規(guī)定一、一般管理規(guī)定（一）總則1、為加強(qiáng)應(yīng)急救援資料和檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面 提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本管 理規(guī)定。2、應(yīng)急救援資料和檔案，是指公司從事應(yīng)急救援管理以及其他各項(xiàng) 應(yīng)急救援活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖紙、影像等不 同形式的歷史記錄。3、安檢科應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（各種附件一律不準(zhǔn)抽存），結(jié) 案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交 接清楚，不得擅自帶走或銷毀。4、應(yīng)急管理留存的資料和檔案必須內(nèi)容真實(shí)、管理規(guī)范、標(biāo)識清晰、 便于查詢。（二

2、）資料和檔案管理責(zé)任1、管理責(zé)任人：組長：李生福成員：謝旻、劉剛、程良柱、李林職責(zé)：(1)按照有關(guān)規(guī)定做好資料和檔案的收集、 整理、分類、歸檔等工作。(2)按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。(3)工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。2、存放地點(diǎn)：應(yīng)急管理資料(圖紙)和檔案的存放地點(diǎn)設(shè)在我礦檔 案室。(三)文件和資料的收集、發(fā)放管理1、公司指定安檢科技術(shù)員負(fù)責(zé)文件和資料的收集、發(fā)放管理。2、文件和資料的收集由經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交礦長審閱后歸檔。3、文件和資料的發(fā)放由安檢科技術(shù)員統(tǒng)一發(fā)放，按要求及時發(fā)放至 有關(guān)部門。(四)歸檔范圍1、重要的會議材料，包括應(yīng)急救援會議

3、的通知、報告、決議、總結(jié)、 典型發(fā)言、會議記錄等。2、有關(guān)應(yīng)急救援各項(xiàng)管理制度。3、應(yīng)急救援預(yù)案和各類圖紙。4、和上級部門發(fā)生的文件及各類手續(xù)。5、應(yīng)急救援預(yù)案的更新修訂記錄。6、宣傳教育計劃、培訓(xùn)計劃、救援物資、器材、設(shè)備清單。7、各類應(yīng)急救援演練的方案、計劃、總結(jié)。8、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。9、其他需要存檔的資料。（五）歸檔要求1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之 間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、 請示與批復(fù)

4、、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸 檔。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對 的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng) 依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在 前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密 切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。6、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。（六）檔案利用1、 公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱， 借閱者都要填寫 借閱單 ，報主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱。2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出的檔案，檔

5、案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報礦長處理。3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責(zé)任。4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。5、必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。二、特殊管理規(guī)定（一）留存的電子類資料和檔案1 、建立與健全管理體制（ 1 ） 電子類資料和檔案是我礦開設(shè)的一種獨(dú)立的檔案門類和載體， 它和其他檔案一樣，應(yīng)加強(qiáng)

6、領(lǐng)導(dǎo)。電子類資料和檔案從形式到歸檔的管理過 程中，由專人統(tǒng)一負(fù)責(zé)。2 ） 留存的電子類資料和檔案統(tǒng)一歸礦兼職救護(hù)隊(duì)管理， 存放于礦兼職救護(hù)隊(duì)辦公室，為應(yīng)急救援電子檔案辦公室。（ 3 ）電子類資料和檔案應(yīng)按制度嚴(yán)格要求，妥善管理，確保其不散失、不損毀、不失真，從而保證電子類資料和檔案的完整、真實(shí)和有效利用。（ 4 ）電子類資料和檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案室要配備與業(yè)務(wù)部門兼容的計算機(jī)系統(tǒng)，使歸檔的電子類資料和檔案能有效機(jī)讀。檔案人員應(yīng)忠于職守，熟練地掌握計算機(jī)系統(tǒng)的使用技能，組織編制歸檔電子類資料和檔案的各種檢索工具，積極主動提供服務(wù)，充分發(fā)揮歸檔電子類資料和檔案的作用。2 、電子類資料和檔案的

7、歸檔方式（ 1） 電子類資料和檔案的歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔， 根據(jù)本單位工作實(shí)際， 主要突出物理歸檔。（ 2）各部門根據(jù)歸檔要求，在應(yīng)歸檔電子類資料和檔案產(chǎn)生時打上相應(yīng)的標(biāo)記；把經(jīng)辦過程中的情況隨時記錄在相應(yīng)的文件中；辦理完畢的電子類資料和檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔，把帶有歸檔標(biāo)識的電子類資料和檔案進(jìn)行分類（信息類和環(huán)境類）組盤。填寫必要著錄項(xiàng)目，編制機(jī)讀記錄和要存放載體的編號。（ 3）歸檔的電子類資料和檔案要編制簡要檢索工具，其基本著錄項(xiàng)序號、 題名、責(zé)任者、文號、每份文件機(jī)讀時間及位置、密級、保管期限、硬件和軟件環(huán)境等著錄內(nèi)容，歸檔電子類資料和檔案的著錄應(yīng)符合國家檔案著錄規(guī)

8、則基本要求。3 、電子類資料和檔案的移交與保管（ 1）電子類資料和檔案在每年六月份前將上年度的應(yīng)歸檔的電子類資料和檔案向檔案部門歸檔，移交時做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、利用安全、編目規(guī)范、帳目一致、手續(xù)清楚、移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。（ 2）檔案室負(fù)責(zé)電子類資料和檔案歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作，以及歸檔檢查驗(yàn)收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用。做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項(xiàng)目與登記一致，確保上機(jī)測試無病毒和百分之百的準(zhǔn)確率。（ 3 ）入庫的電子檔案，每兩年要機(jī)讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問題及進(jìn)補(bǔ)救。（ 4 ）隨著計算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展，對庫存電子檔案進(jìn)行同步更新復(fù)制或補(bǔ)救新版本，舊版或有問題的載體仍需保存三年。（ 5 ）保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備，溫度控制在14 24，相對濕度控制在4560 。4、電子類資料和檔案的提供和利用（ 1 ）封存的電子檔案不外借，利用時使用復(fù)制件，聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。（ 2 ）銷毀電子檔案，需經(jīng)本單位檔案鑒定小組、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，編制銷毀清冊，監(jiān)銷人、銷毀人簽名蓋章。（二）應(yīng)急管理涉密的圖紙、資料和檔案1、檔案室應(yīng)由專人管理，其他人未征得管理人員同意，不得隨意進(jìn)入。2、檔案管理人員要認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司相關(guān)制度，嚴(yán)禁泄露檔案材料中的秘密。3、借閱檔案必須登記，外單位