會議管理會議準(zhǔn)備作業(yè)指導(dǎo)書

1、沿海集團作業(yè)指導(dǎo)書板塊名稱會議準(zhǔn)備作業(yè)指導(dǎo)書編號編制/修改部門審核版本頁碼第1頁共5頁所屬流程會議準(zhǔn)備作業(yè)指導(dǎo)書1、目的明晰會議準(zhǔn)備工作的注意事項，幫助會議組織者成功進行會議準(zhǔn)備。2、范圍集團發(fā)展管理部、總部各職能部、各地區(qū)公司3、職責(zé)集團發(fā)展管理部負(fù)責(zé)制定本指導(dǎo)書，各職能部和地區(qū)公司遵照執(zhí)行。4、會議準(zhǔn)備工作程序?qū)σ淮螘h而言，高效的會議其實在正式宣布開始之前就開始了，可見會議準(zhǔn)備工作的重要程度。4.1、確定是否真的有必要開會一次高效會議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會的必要性。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個“篩選器”，使那些沒有必要開的“會議”提前 落選，從而為高效會議的產(chǎn)生把好第一關(guān)

2、。4.1.1、無需開會的“五個如果”如果還有比開會更好的方法，即如果能夠通過一些看似原始的方法 達到與開會同樣的目的，就無需舉行會議，例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件 等，這些方式簡潔有效，對于一些問題的解決具有經(jīng)濟實用的優(yōu)勢。如果你是唯一可以做決策的人，那么一定不要浪費自己和他人的時間，召開耗時長久的所謂會議。首先，因為他人的參與可能只能把問題變 得更糟；其次，決策既然只能由你做出，就無需聚集他人集團討論，結(jié)果 又全盤推翻他人的意見，這種做法既不利于解決問題，又容易令自己陷入 尷尬境地。如果會議成本過高。會議成本是一個不容忽視的問題，一定要做好 會議成本的預(yù)算，不能用高昂的會議成本來換取某些會議的

3、發(fā)生，因為長 此以往公司必然會不堪重負(fù)、得不償失。如果已經(jīng)按慣例每周聚會。如果沒什么特別的事情需要討論。4.1.2、必須開會的“五個如果”“聽取部門匯報工作”最好采用會議的形式，不能用每周或每月交沿海集團作業(yè)指導(dǎo)書板塊名稱會議準(zhǔn)備作業(yè)指導(dǎo)書編號編制/修改部門審核版本頁碼第2頁共5頁所屬流程一次書面報告的方式取代。定時交書面報告往往會流于形式，容易使公司 上下形成為了交報告而交報告的不良風(fēng)氣，使公司內(nèi)部缺乏溝通，問題和 建議無法暢順流通。因此，每月一定要召開正式的會議，聽取部門匯報工 作，使各種信息在公司內(nèi)部高效流通。采用會議的形式表揚或批評，有利于充分發(fā)揮表揚或批評的作用。 在大會上當(dāng)眾表揚“

4、明星員工”可以樹立標(biāo)桿，充分發(fā)揮榜樣的好作用， 有效推動競爭；當(dāng)眾批評某些情節(jié)嚴(yán)重的錯誤行為，有利于警醒員工，避 免類似事情再度發(fā)生。當(dāng)你給某一個項目小組，或者給你的部門分配任務(wù)時，最好用會議的形式，而不宜采用郵件或者其他書面形式。因為分派任務(wù)意味著要達 到團結(jié)上下、協(xié)作完成任務(wù)的目的，只有通過會議把任務(wù)公共化、明確化， 才能促進協(xié)作，從而保證任務(wù)的及時完成。必須把信息同時傳達給很多人。要讓別人參與決策以集思廣益。4.2、計算會議成本會議成本包括時間成本、直接會議成本和效率損失成本3種，會議成本 是非?？捎^的一筆數(shù)目，不能等閑視之。在每次決定開會前，把以下三種成 本考慮一下，并大致算一下，也許

5、會令你改變主意。4.2.1、會議的時間成本會議的時間成本=參加會議的人數(shù)X （與會者的準(zhǔn)備時間+與會者 的旅行時間）+會議組織者準(zhǔn)備時間如果時間成本不太直觀，可以將其轉(zhuǎn)換成金錢成本，即開會的時間 成本X參會者平均時薪。4.2.2、直接的會議成本直接的會議成本 =會議設(shè)施租用費+與會者的差旅食宿費+文件 準(zhǔn)備費4.2.3、效率損失成本開會時，主管人員必須離開自己的崗位，這有可能造成公司整體管 理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效 率損失成本包括以下三種情況：因不能及時接聽重要客戶的電話而損失一筆生意；不能及時處理客戶的投訴而得罪一批客戶； 不能及時解決自己管轄范圍內(nèi)的

6、突發(fā)事件而停工停產(chǎn)。沿海集團作業(yè)指導(dǎo)書板塊名稱會議準(zhǔn)備作業(yè)指導(dǎo)書編號編制/修改部門審核版本頁碼第3頁共5頁所屬流程4.3、確定會議的各項準(zhǔn)備工作就緒根據(jù)會議準(zhǔn)備核對單檢查是否有遺漏的事項；根據(jù)高效會議預(yù)防性管理 措施進行核對會議準(zhǔn)備情況。詳見作業(yè)表單會議準(zhǔn)備工作核對單。4.4、會議議題、議程、文件報告的準(zhǔn)備441、議題準(zhǔn)備環(huán)節(jié)會議的議題準(zhǔn)備是非常重要的環(huán)節(jié)，會議效率不高和會議流于形式 基本上都有會議議題準(zhǔn)備不充分相關(guān)。會議召集人必須對會議的議題準(zhǔn)備 負(fù)責(zé)，擬定總議題、分議題，并根據(jù)重要程度安排各個議題的討論時間。442、議程安排確定各個分議題的討論時間、安排順序、主持人，即會議的議程，會 議議

7、程以打印會電子文檔形式分發(fā)到每個參會人手中。443、確定會議記錄人根據(jù)會議的規(guī)格和具體要求，比如說議題范圍、專業(yè)程度、保密級 別選定條件合適的會議記錄人。444、會議文件準(zhǔn)備通知各項文件資料準(zhǔn)備的負(fù)責(zé)人， 讓其清楚需準(zhǔn)備資料內(nèi)容、篇幅、 質(zhì)量、以及完成時間通知和匯集人，并有專人進行跟蹤資料準(zhǔn)備情況，保 證在會議召開前保質(zhì)保量完成所有所需文件資料的準(zhǔn)備工作。大型會議可成立會議籌備組，由籌備組來跟蹤和督辦會議文件的準(zhǔn)備。需在會前討論的文件和資料，應(yīng)另行書面通知文件討論稿完成時間、 討論時間、討論地點、參加人員。4.5、選擇最恰當(dāng)?shù)臎Q策方式在議題準(zhǔn)備環(huán)節(jié)，召集人還必須為需要表決的議題選擇最恰當(dāng)?shù)挠懻?/p>

8、和 表決方式，選擇的原則是基于議題的重要程度、緊急程度、議題涉及范圍、 決策的影響層面。通常根據(jù)對提案的支持程度，可分為權(quán)威決策、少數(shù)服從 多數(shù)決策、共識決策和無異議決策四種。召集人可根據(jù)議題選擇最小目標(biāo)， 即最小支持率必須達到多少才通過。4.5.1、權(quán)威決策權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面做出決定 時。適宜使用：當(dāng)組織授權(quán)團隊領(lǐng)導(dǎo)人做最終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)時。 不宜使用：當(dāng)團隊領(lǐng)導(dǎo)人希望團隊成員接納并支持某項決策時。優(yōu)點：決策迅速高效；在急需行動的情況下最實用；在權(quán)力界限明 顯的地方最有效。沿海集團作業(yè)指導(dǎo)書板塊名稱會議準(zhǔn)備作業(yè)指導(dǎo)書編號編制/修改部門審核版本頁碼第4頁共5頁所

9、屬流程缺點：雖然可迅速做出決策，但實際支持和執(zhí)行建議也不易；當(dāng)復(fù) 雜性增高時，權(quán)威決策的質(zhì)量會因為考慮面不寬而受到影響。4.5.2、少數(shù)服從多數(shù)決策少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意議案時，它以民主原則為基 礎(chǔ)。適宜使用：當(dāng)時間有限，而決策結(jié)果不會對反對者造成消極影響時。優(yōu)點：允許絕大多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見。決議可通過簡單唱 票，相對迅速和高效做出。缺點：投票一向促成人們分派。這種競爭會影響一項決議的質(zhì)量和 執(zhí)行。投票容易導(dǎo)致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入。4.5.3、共識決策共識決策出現(xiàn)于所有成員都不同程度地支持某項提議，每一團隊成 員均有否決權(quán)。共識決策提供一種反映所有成員想法的全面解

10、決方法，能夠提高成員實施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風(fēng)。但如果決策時間有限，或團隊成員不具備決策的足夠技巧時，決策就難以形成。優(yōu)點：保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團隊成員有機會發(fā) 表意見。復(fù)雜的決議經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量的決議。缺點：達成一致需要相對長的時間，并具有挑戰(zhàn)性。而且需要大量 的溝通、耐心的聆聽并理解他人觀點；為確保所有團隊成員有機會發(fā)表意 見和分享其見解，會議上，必須進行有效的推動。4.5.4、無異議決策無異議決策產(chǎn)生于所有成員對某項提議完全贊同時。當(dāng)提案非常重 要，要求所有成員達成完全一致時，團隊?wèi)?yīng)做出無異議決策。然而，因為 沒有哪兩個人的思想完全合拍，達成無異議決策也許會花費很長的時間。 而且無論團隊具備什么樣的經(jīng)驗，達成無異議決策都很高。4.6、會議主持人的準(zhǔn)備工作會議支持人可能是會議召集人，也可能是會議指定的主持人，主持人必 須在會前對會議的議題、議程、希望達成目標(biāo)、表決方式、主要參會者可能 的態(tài)度都心中有數(shù)。會議主持4.6.1、主持人的四個準(zhǔn)備工作：設(shè)定溝通目標(biāo)、制定行動計劃、預(yù)備可能的爭執(zhí)、進行SWOT分析。沿海集團作業(yè)指導(dǎo)書板塊名稱會議準(zhǔn)備作業(yè)指導(dǎo)書編號編制/修改部門審核版本頁碼第5頁共5頁所屬流程462、SWOT 分析Stre nghWeak ness自身優(yōu)勢劣勢環(huán)境Opport