從科研項(xiàng)目管理現(xiàn)狀談高校項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1、從科研項(xiàng)目管理現(xiàn)狀談高校項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)摘 要隨著國(guó)家社會(huì) 經(jīng)濟(jì)發(fā)展，高?？蒲许?xiàng)目管理面臨五大問(wèn)題：科研管理與財(cái)務(wù)管理脫節(jié)、項(xiàng)目立項(xiàng)后實(shí)施過(guò)程缺乏監(jiān)管、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)入賬手續(xù)繁雜、預(yù)算編制與實(shí)際經(jīng)費(fèi)使用不符、統(tǒng)計(jì)決策無(wú)數(shù)據(jù)支持。針對(duì)這些問(wèn)題，本文從合同管理、經(jīng)費(fèi)管理、預(yù)算管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、系統(tǒng)數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)方面提出高校項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案。該方案在清華大學(xué)實(shí)施并取得一定效果。關(guān)鍵詞高校；科研；項(xiàng)目管理；系統(tǒng)隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)體制改革和高?？蒲泄芾淼纳罨?，政府、社會(huì)、企業(yè)對(duì)科技的投入逐年增加，高?？蒲惺聵I(yè)蓬勃發(fā)展， 科研經(jīng)費(fèi)絕對(duì)數(shù)量迅速增加，高?？蒲许?xiàng)目呈現(xiàn)出項(xiàng)目類型越來(lái)越多、合同金額越來(lái)越大、執(zhí)行周期越來(lái)越長(zhǎng)、財(cái)

2、務(wù)要求越來(lái)越高的現(xiàn)象。高校作為項(xiàng)目依托單位，一定要肩負(fù)起指導(dǎo)、 監(jiān)督、管理的責(zé)任，要建立科學(xué)有效的項(xiàng)目和經(jīng)費(fèi)的管理機(jī) 制，管好項(xiàng)目用好經(jīng)費(fèi)，這對(duì)保障高校多出人才多出成果，大力提升科技創(chuàng)新能力具有十分重要的意義論文代寫。1高校科研項(xiàng)目管理面臨的問(wèn)題1.1科研管理與財(cái)務(wù)管理脫節(jié)高?？蒲薪?jīng)費(fèi)使用米取的是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批、科研院和財(cái)務(wù)處共冋負(fù)責(zé)管理監(jiān)督的機(jī)制。目前由于高?？蒲性号c財(cái)務(wù)處管理制度不順暢、分工不明確，兩個(gè)部門之間缺乏有效的溝通手段和必要的共享平臺(tái)， 數(shù)據(jù)缺乏有效的組織， 散落在科研管理部門或財(cái)務(wù)部門，難以加以有效的管理和利用，造成科研項(xiàng)目管理和財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)管理脫節(jié)?？蒲性贺?fù)責(zé)組織項(xiàng)目申報(bào)、跟蹤項(xiàng)

3、目進(jìn)展、組織結(jié)題驗(yàn)收等，工作側(cè)重于爭(zhēng)取項(xiàng)目的數(shù)量、經(jīng)費(fèi)和級(jí)別，忽視經(jīng)費(fèi)使用的合理性和效益性。財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)科研經(jīng)費(fèi)的財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算,工作側(cè)重于經(jīng)費(fèi)的收入與支出核算，忽視科研資金的籌集、撥入、耗費(fèi)等過(guò)程。如何妥善處理高校改革發(fā)展中科研與財(cái)務(wù)的關(guān)系，保證科研項(xiàng)目管理與財(cái)務(wù)管理有機(jī)結(jié)合，促進(jìn)高?？蒲泄ぷ鞲咝в行蜻M(jìn)行，是值得深思的重大問(wèn)題。1.2項(xiàng)目立項(xiàng)后實(shí)施過(guò)程缺乏監(jiān)管科研項(xiàng)目管理是高?？蒲泄芾砉ぷ鞯闹行沫h(huán)節(jié)，它包括項(xiàng)目前期立項(xiàng)管理、 中期在研管理和后期成果管理。目前許多高校只重視初期立項(xiàng)，科研管理部門的工作重心普遍放在對(duì)項(xiàng)目合冋審查和申報(bào)等方面， 缺少中期檢查，尤其是對(duì)項(xiàng)目完成情況和效果沒有后期跟

4、蹤，對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)后的實(shí)施過(guò)程缺少行之有效的監(jiān)管。如果對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施和經(jīng)費(fèi)使用缺少監(jiān)管措施，將不能實(shí)時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用與合冋規(guī)定的偏差，無(wú)法及時(shí)幫助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行調(diào)整；將可能出現(xiàn)項(xiàng)目拖拉無(wú)法按進(jìn)度完成的現(xiàn)象；將可能出現(xiàn)某些不負(fù)責(zé)任的老師拿到科研經(jīng)費(fèi)后應(yīng)付了事，對(duì)合作方利益造成損失，影響學(xué)校社會(huì)形象的現(xiàn)象。二|1.3項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)入賬手續(xù)繁雜科研經(jīng)費(fèi)管理是科研項(xiàng)目管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是高校財(cái)務(wù)管理工作的重要方面，它貫穿于項(xiàng)目研究的前期、中期和后期?？蒲薪?jīng)費(fèi)來(lái)源渠道多樣，科研項(xiàng)目合作多兀，經(jīng)費(fèi)管理辦法種類各異，這給高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理帶來(lái)很大的難度。部分科研經(jīng)費(fèi)通過(guò)財(cái)務(wù)處直接入賬，部分經(jīng)費(fèi)通過(guò)科研院進(jìn)行劃撥，流

5、程復(fù)雜手續(xù)繁多， 不僅造成老師在科研部門與財(cái)務(wù)部門之間來(lái)回跑路和蓋章，科研經(jīng)費(fèi)在從學(xué)校賬戶到實(shí)際下?lián)艿浇處燀?xiàng)目賬號(hào)的時(shí)間間隔長(zhǎng)等問(wèn)題，而且還會(huì)因?yàn)榭蒲袛?shù)據(jù)與財(cái)務(wù)處數(shù)據(jù)無(wú)法共享和交換，在項(xiàng)目接受相關(guān)部門審計(jì)時(shí)造成更多的麻煩。1.4預(yù)算編制與實(shí)際經(jīng)費(fèi)使用不符目前有很多項(xiàng)目負(fù)責(zé)人沒有認(rèn)識(shí)到經(jīng)費(fèi)預(yù)算的嚴(yán)肅性，沒有認(rèn)識(shí)到嚴(yán)格經(jīng)費(fèi)管理、 合理使用經(jīng)費(fèi)的重要性。他們往往把項(xiàng)目預(yù)算編制看作是得到科研經(jīng)費(fèi)的必要手段，許多預(yù)算都是在拍腦袋的過(guò)程中形成的，不能全面真實(shí)地反映獲得預(yù)期成果所必需的項(xiàng)目直接成本和間接成本，這就造成經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)到了， 但一些必要的正常開支卻因事先未編入預(yù)算而無(wú)法在該項(xiàng)目報(bào)銷核算的狀況。預(yù)算編制

6、與實(shí)際經(jīng)費(fèi)使用情況嚴(yán)重脫節(jié)非常不利于課題的開展。高校的科研管理部門和財(cái)務(wù)部門對(duì)預(yù)算大多是在項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)或結(jié)題時(shí)才對(duì)其所有的經(jīng)費(fèi)和對(duì)應(yīng)預(yù)算進(jìn)行核算，這種滯后性的管理也是造成預(yù)算編制與實(shí)際經(jīng)費(fèi)使用不符的直接原因。1.5統(tǒng)計(jì)決策無(wú)數(shù)據(jù)支持科研活動(dòng)的發(fā)展和豐富給高校統(tǒng)計(jì)提出了新的要求，目前許多高校對(duì)科研統(tǒng)計(jì)工作的認(rèn)識(shí)仍停留在手工匯總的紙質(zhì)化階段，統(tǒng)計(jì)工作往往是由學(xué)校科研管理部門通過(guò)各院系二級(jí)管理人員手工整理完成。這種傳統(tǒng)的手工統(tǒng)計(jì)效率低且極易出現(xiàn)錯(cuò)誤，統(tǒng)計(jì)人員對(duì)統(tǒng)計(jì)對(duì)象的認(rèn)識(shí)不同、量化標(biāo)準(zhǔn)不一，會(huì)影響統(tǒng)計(jì)結(jié)果的客觀性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。這種滯后的統(tǒng)計(jì)時(shí)效性很差，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容缺之前瞻性，很難提供有價(jià)值的反饋信

7、息和數(shù)據(jù)，無(wú)法為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的有效決策和學(xué)?？蒲邪l(fā)展的提前布局提供必要的支持。另外，紙質(zhì)化的科研統(tǒng)計(jì)材料不僅會(huì)增加檔案管理的強(qiáng)度和難度，也不利于單位、個(gè)人的查閱和應(yīng)用。二2項(xiàng)目管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)隨著國(guó)家社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展， 科研經(jīng)費(fèi)在高校資金總量中所占的比重越來(lái)越大，高校以往的科研項(xiàng)目管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新形勢(shì)下科研管理發(fā)展的需要，隨著信息化技術(shù)和水平的普遍提高，利用網(wǎng)絡(luò)和信息化手段建立高?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)，提高管理效率和服務(wù)水平成為必然趨勢(shì)。清華大學(xué)項(xiàng)目管理系統(tǒng)是我?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)建設(shè)的一部分，系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)是要建立符合實(shí)際、簡(jiǎn)潔高效、服務(wù)周全的科研項(xiàng)目管理體制和工作機(jī)制，提高科研項(xiàng)目管理工作

8、水平，促進(jìn)科研管理決策科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)科研管理創(chuàng)新。項(xiàng)目管理系統(tǒng)具有合同管理、經(jīng)費(fèi)管 理、預(yù)算管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、系統(tǒng)管理五大基本功能，系統(tǒng)功能模型如圖1所示。2.1合同管理模塊合同管理是指項(xiàng)目的申請(qǐng)、 審批、結(jié)題等一系列過(guò)程的管理。 教師把合同信息填入系統(tǒng)， 經(jīng)過(guò)院系和科研院兩級(jí)審核后自動(dòng)生成科研項(xiàng)目編號(hào)，科研項(xiàng)目審批流程如圖2所示。科研項(xiàng)目編號(hào)是該項(xiàng)目在系統(tǒng)中的唯一身份，將作為唯一識(shí)別碼與財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，參與后續(xù)的撥款程序。項(xiàng)目生效前標(biāo)記為“0”，生效后按照“是否結(jié)題”分為“在研項(xiàng)目”和“結(jié)題項(xiàng)目”。2.2經(jīng)費(fèi)管理模塊經(jīng)費(fèi)管理是指項(xiàng)目的認(rèn)款、 審批、入賬、分撥等過(guò)程的管理。為了加快科研經(jīng)費(fèi)下?lián)芩?/p>

9、 度、簡(jiǎn)化撥款流程，完成科研經(jīng)費(fèi)的閉合管理。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了所有科研經(jīng)費(fèi)的網(wǎng)上劃撥和管理 功能，提供3種基于科研信息系統(tǒng)的經(jīng)費(fèi)入賬和劃撥方式，即：教師網(wǎng)上認(rèn)領(lǐng)，科研院審核后財(cái)務(wù)處入賬； 科研院網(wǎng)上認(rèn)領(lǐng)并審核后財(cái)務(wù)處入賬； 老師網(wǎng)上填寫科研經(jīng)費(fèi)入賬單，院系審核后財(cái)務(wù)處入賬。 這3種流程不僅方便教師認(rèn)款入賬，也便于管理部門監(jiān)督科研項(xiàng)目執(zhí)行情況?？蒲薪?jīng)費(fèi)認(rèn)領(lǐng)及撥款流程如圖3所示。2.3預(yù)算管理模塊預(yù)算管理是指項(xiàng)目預(yù)算的提交、審批、同步到財(cái)務(wù)系統(tǒng)等過(guò)程的管理。教師把預(yù)算信息填入系統(tǒng)，經(jīng)過(guò)院系和科研院兩級(jí)審核后預(yù)算正式生效，預(yù)算審批流程如圖4所示。系統(tǒng)根據(jù)項(xiàng)目類別提供不同的預(yù)算模板，可以添加一個(gè)主預(yù)算和若干子

10、預(yù)算，并提供相應(yīng)的校驗(yàn)功能。此預(yù)算將作為共享數(shù)據(jù)同步到財(cái)務(wù)系統(tǒng)，作為該項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出的依據(jù)，教師可隨時(shí)查看該項(xiàng)目預(yù)算額度的開銷及剩余情況，財(cái)務(wù)處也可憑借此預(yù)算數(shù)據(jù)指導(dǎo)教師合理有效地使用項(xiàng) 目經(jīng)費(fèi)。2.4統(tǒng)計(jì)報(bào)表模塊系統(tǒng)提供表格的在線下載和打印功能，教師和管理人員無(wú)需手填便能夠生成并打印項(xiàng)目申請(qǐng)表、項(xiàng)目審批表及責(zé)任保證書、合同登記表、入賬單等各種表格。 系統(tǒng)還能實(shí)時(shí)提供和導(dǎo)出各種工作文件、 統(tǒng)計(jì)報(bào)表、評(píng)估數(shù)據(jù)等，例如：系統(tǒng)能夠按照 教育部年度統(tǒng)計(jì)要求生成 所有相關(guān)報(bào)表，包括在研項(xiàng)目清單、 在研項(xiàng)目匯總表、在研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)匯總表、 新增項(xiàng)目清單、 新增項(xiàng)目匯總表、新增項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)匯總表、項(xiàng)目人員分類統(tǒng)計(jì)表等

11、。|2.5系統(tǒng)數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)是項(xiàng)目管理系統(tǒng)開發(fā)的關(guān)鍵，由于高校科研項(xiàng)目類型復(fù)雜、 影響因子繁多，各種類型項(xiàng)目管理方法和側(cè)重又不盡相同，復(fù)雜的應(yīng)用環(huán)境給系統(tǒng)數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)帶來(lái)很大的困 難。經(jīng)過(guò)需求分析，我們提出如下數(shù)據(jù)模式：(1) 合同信息表(項(xiàng)目名稱、歸口管理部門、所屬單位、項(xiàng)目來(lái)源、項(xiàng)目類別、課 題編號(hào)、合同類別、合同簽署時(shí)間、項(xiàng)目起始日期、項(xiàng)目結(jié)束日期、機(jī)構(gòu)編碼、總經(jīng)費(fèi)、付款方式、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人信息、 課題組成員、協(xié)作單位信息、委托方信息、統(tǒng)計(jì)信息、附件密級(jí)、 產(chǎn)權(quán)歸屬、備注等)。(2) 經(jīng)費(fèi)信息表(單位編號(hào)、至U賬日期、至U賬金額、財(cái)務(wù)賬號(hào)、累計(jì)到款、當(dāng)年到款、匯款號(hào)、匯款銀行、匯款日期、匯

12、出地點(diǎn)、匯出公司、至U款金額、到款日期、款項(xiàng)用途、幣種、到系經(jīng)費(fèi)、外撥經(jīng)費(fèi)、撥款去向、經(jīng)費(fèi)類型等)。(3) 預(yù)算信息表(主預(yù)算、子預(yù)算、計(jì)劃經(jīng)費(fèi)、自籌經(jīng)費(fèi)、設(shè)備費(fèi)、材料費(fèi)、測(cè)試化驗(yàn)加工費(fèi)、燃料動(dòng)力費(fèi)、差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、國(guó)際合作與交流費(fèi)、出版/文獻(xiàn)/信息傳播/知識(shí)產(chǎn)權(quán)事務(wù)費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)、專家咨詢費(fèi)、基本建設(shè)費(fèi)、管理費(fèi)、績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)等)。(4) 統(tǒng)計(jì)報(bào)表信息表(編號(hào)、名稱、活動(dòng)類型、項(xiàng)目總數(shù)、延續(xù)項(xiàng)目、新上項(xiàng)目、 計(jì)劃總數(shù)、今年計(jì)劃、今年實(shí)到、下年計(jì)劃、后年計(jì)劃、負(fù)責(zé)項(xiàng)目、參與項(xiàng)目、組織形式、學(xué)科分類名稱、學(xué)科分類、人員總數(shù)、人數(shù)、人年、博士生、碩士生、國(guó)民經(jīng)濟(jì)行業(yè)、國(guó)民經(jīng)濟(jì)行業(yè)代碼、合作形式等)。(5)

13、系統(tǒng)后臺(tái)信息表(角色名、角色代碼、角色類型、工作證號(hào)、所屬單位、管理部門、狀態(tài)、對(duì)應(yīng)關(guān)系、字典表維護(hù)等)。以上5張表既相互獨(dú)立又互相關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)處理和存儲(chǔ)有極大的相似性和相關(guān)性。在科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)，盡量考慮到將有可能用到的字段，并且每個(gè)信息模塊都具備強(qiáng)大的信息檢索功能，便于今后進(jìn)行各種角度和層面的科研數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。3結(jié)論3.1加強(qiáng)過(guò)程監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目全程管理系統(tǒng)中項(xiàng)目信息以標(biāo)準(zhǔn)化形式存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了科研主管部門與財(cái)務(wù)部門的數(shù)據(jù)共享，使管理的動(dòng)態(tài)性和經(jīng)常性成為可能。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目編號(hào)與財(cái)務(wù)項(xiàng)目編號(hào)的一一對(duì)應(yīng)，建立了科研系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)， 解決了長(zhǎng)期以來(lái)項(xiàng)目信息與經(jīng)費(fèi)信息無(wú)法對(duì)應(yīng)的

14、問(wèn)題。項(xiàng)目與經(jīng)費(fèi)的關(guān)聯(lián)使得科研院實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目到款情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的全過(guò)程管理， 使得財(cái)務(wù)處獲得更多的項(xiàng)目信息，為經(jīng)費(fèi)的使用和管理提供更多的依據(jù)。匚3.2理順管理流程，推動(dòng)科研項(xiàng)目規(guī)范管理項(xiàng)目管理系統(tǒng)的閉合式流程設(shè)計(jì)可以查找出平時(shí)工作遺漏的地方、不留死角，減少因職 規(guī)范化管理。3.3簡(jiǎn)化入賬手續(xù)，提高項(xiàng)目管理工作效率項(xiàng)目管理系統(tǒng)加速了管理信息的傳遞和反饋，簡(jiǎn)化工作程序、節(jié)省不必要的中間環(huán)節(jié)， 減少人力和資源的浪費(fèi)， 大大縮短項(xiàng)目組織申報(bào)、 經(jīng)費(fèi)入賬的周期，提高了項(xiàng)目管理工作的 效率和水平。3.4加強(qiáng)監(jiān)督預(yù)警，促進(jìn)經(jīng)費(fèi)合理使用項(xiàng)目管理系統(tǒng)的預(yù)算網(wǎng)上填報(bào)、拆分、審批、動(dòng)態(tài)調(diào)整等功能，實(shí)現(xiàn)了科研預(yù)算的

15、“事 前管理”，不僅方便教師隨時(shí)了解項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)開支情況，促進(jìn)經(jīng)費(fèi)的合理使用，還減少了管 理部門調(diào)賬的工作量，為后續(xù)經(jīng)費(fèi)管理提供有效支持。3.5加強(qiáng)數(shù)據(jù)整合，實(shí)現(xiàn) 科學(xué)統(tǒng)計(jì)決策項(xiàng)目管理系統(tǒng)加強(qiáng)了數(shù)據(jù)的整合，可以提供動(dòng)態(tài)的、準(zhǔn)確的、全面的項(xiàng)目信息，使得統(tǒng)計(jì)決策工作突破傳統(tǒng)管理模式時(shí)間和空間的制約，科研管理部門能夠隨時(shí)獲取最新數(shù)據(jù)，了解最新動(dòng)態(tài)，大大提高了統(tǒng)計(jì)信息的時(shí)效性、準(zhǔn)確性和共享性，縮短決策周期，減少?zèng)Q策的盲目性和遲滯性。清華大學(xué)項(xiàng)目管理系統(tǒng)從2 0 0 8年開始設(shè)計(jì)實(shí)施，各模塊功能逐步建立完善， 系統(tǒng)使用取得一定效果，現(xiàn)在已成為我?？蒲许?xiàng)目管理的重要工作平臺(tái)和數(shù)據(jù)資源，為我校的科研管理和科研信息服務(wù)打下了良好的基礎(chǔ)。下一步將繼續(xù)完善系統(tǒng)功能，抓住學(xué)?？蒲泄芾碇胸酱鉀Q的問(wèn)題，推動(dòng)其他子系統(tǒng)的建設(shè)，爭(zhēng)取為全校師生提供更加全面