辦公室接待工作流程

1、辦公室接待工作流程、目的為保證學(xué)院的各項(xiàng)接待工作能夠保質(zhì)保量的有序進(jìn)行，體現(xiàn)學(xué)院的水平,特對學(xué) 院的有關(guān)接待工作做以下規(guī)定：二、流程1任務(wù)確認(rèn):在接到相關(guān)接待任務(wù)的通知后，應(yīng)仔細(xì)了解接待的規(guī)模、規(guī)格、時(shí)間、具體要求等細(xì)節(jié)問題，并對一些基本要素進(jìn)行確認(rèn)。2方案制定:在最短時(shí)間內(nèi)根據(jù)接待的具體內(nèi)容做出相應(yīng)的接待方案、報(bào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審閱，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見做相應(yīng)修改，對于一些可能存在變數(shù)的地方需要做 部分預(yù)案以備用。3提前準(zhǔn)備:接待方案經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)同意后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作,如航班查詢、制作接機(jī)牌、酒店房間預(yù)定、餐廳預(yù)定、車輛安排、會場安 排、橫幅制作、席卡制作、禮品購買、接待日程、任務(wù)與人員

2、安排等等。4接待執(zhí)行嚴(yán)格按照方案內(nèi)容執(zhí)行,遇有臨時(shí)性改變或發(fā)生意外情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)請示。工作人員應(yīng)做到儀表端正、和藹大方、語言表達(dá)準(zhǔn)確、 親切、服務(wù)細(xì)致、周到、盡善盡美。5小結(jié)I每次接待任務(wù)完成后，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況做出小結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn),彌補(bǔ)不足，為今后更好的完成接待任務(wù)積累經(jīng)驗(yàn)和培訓(xùn)人員。三、質(zhì)量控制學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和具體接待負(fù)責(zé)同志應(yīng)加強(qiáng)對整個(gè)接待工作質(zhì)量的監(jiān)控，及時(shí)指出不 足的地方,保證接待任務(wù)的順利完成。四、其它所有參加接待工作的人員應(yīng)根據(jù)各自的分工做好相應(yīng)的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括車 輛保修養(yǎng)、原有安排等等，未經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)同意,不得擅自改變各自所承擔(dān)的任務(wù)。前期準(zhǔn)備、接機(jī)1、查詢、落實(shí)來賓所乘飛機(jī)航

3、班、火車班次到達(dá)時(shí)間；2、對陌生來賓制作接機(jī)、接站牌；3、提前一個(gè)小時(shí)通知接機(jī)、接站領(lǐng)導(dǎo)和接機(jī)、接站車輛司機(jī)；4、提前10-20分鐘到達(dá)機(jī)場或火車站。二、入住賓館1、確定來賓到達(dá)時(shí)間、人員情況后，第一時(shí)間預(yù)訂賓館房間。原則上副廳級以 上和學(xué)院重要貴賓預(yù)訂套間，其余均預(yù)定標(biāo)間；2、重要來賓入住前一個(gè)小時(shí)，酒店門前懸掛歡迎橫幅，房間安排水果、鮮花；3、每天早餐安排院領(lǐng)導(dǎo)陪同；4、離酒店當(dāng)日，辦公室負(fù)責(zé)接待工作人員及時(shí)辦好結(jié)帳手續(xù)。三、就餐1、確定就餐時(shí)間、人員、規(guī)格后，第一時(shí)間預(yù)訂餐廳包廂；2、就餐前四個(gè)小時(shí),通知到來賓、陪同領(lǐng)導(dǎo)和工作人員;3、重要就餐一個(gè)小時(shí)前制作好就餐人員席卡，就餐前一個(gè)小時(shí)

4、點(diǎn)菜，堅(jiān)持節(jié)約原 則。內(nèi)地來賓不上海鮮,安排地產(chǎn)魚。4、就餐前半個(gè)小時(shí)，煙、酒水到位。5、落實(shí)車輛,就餐前十分鐘，除主賓外,所有人員到位（重要就餐安排照相人員；6、辦公室負(fù)責(zé)接待人員就餐結(jié)束前十分鐘結(jié)帳，并通知司機(jī)送客；7、辦公室負(fù)責(zé)接待人員打包。四、旅游1、提前兩天制定方案,報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn);并送來賓、陪同院領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)接待工作 人員和司機(jī)；2、長途旅游，提前兩個(gè)小時(shí)準(zhǔn)備好所需費(fèi)用,車上飲用水、酒水、水果、雨傘、 相機(jī)等；3、提前2-4個(gè)小時(shí)安排旅游點(diǎn)入住酒店和就餐飯店。五、送機(jī)，送站1、離阿一天前為來賓購買好機(jī)票，并交來賓審驗(yàn)；2、提前兩個(gè)小時(shí)購買好禮品；3、送機(jī)、送站兩個(gè)小時(shí)前，通知送機(jī)、送站院領(lǐng)導(dǎo)和工作人員、司機(jī)；4、提前半個(gè)小時(shí)到一個(gè)小時(shí)到達(dá)機(jī)場或火車站；5、工作人員辦理相關(guān)打包、托運(yùn)手續(xù),并收回來賓電子客票（若機(jī)票由學(xué)院承 擔(dān)。