會計軟件的選擇與實施計劃流程

1、第3章 會計軟件3.1會計軟件概述3.1.1會計軟件的概念會計軟件是一種運用于實際會計工作的計算機應(yīng)用軟件，它以計算機作為手段，通過對人工輸入的記賬憑證或 原始憑證進行加工處理， 自動生成會計賬簿、 會計報表以 及其他相關(guān)的會計信息資料，從而完成會計核算工作。任 何一個會計軟件差不多上由模塊、數(shù)據(jù)庫和會計軟件文檔 三大部分組成的。模塊是程序的集合體，一個或數(shù)個程序組成一個模塊，完成一個相對獨立的功能。例如：憑證輸入模塊、總賬打 印模塊、報表編制模塊等。數(shù)個相互聯(lián)系又相對獨立的模塊 裝配在一起形成一個獨立的會計軟件，如賬務(wù)處理子系統(tǒng)、 工資核算子系統(tǒng)等。一個模塊完成的功能可多可少，通常將“賬務(wù)處

2、理子系統(tǒng)”稱為一個功能模塊。數(shù)據(jù)庫是數(shù)據(jù)的集合體，用于存放各種數(shù)據(jù)，如憑證、賬簿、報表等。數(shù)據(jù)庫由多個數(shù)據(jù)文件或表組成， 任何一個 會計軟件都必須有數(shù)據(jù)庫，用于存儲相關(guān)數(shù)據(jù)。會計軟件文檔是對會計軟件模塊和數(shù)據(jù)庫等所作的文 字講明，包括用戶需求講明書、概要設(shè)計講明書、軟件測 試報告、用戶手冊等技術(shù)文檔和使用文檔。國際和國內(nèi)均45 / 59對計算機軟件文檔有標準的要求，如國際質(zhì)量認證標準IS090000、國標GB/T19021.3。3.1.2我國會計軟件的進展會計軟件的進展與一個國家社會經(jīng)濟的進展和企業(yè)治 理模式的演變息息相關(guān)。從企業(yè)角度審視：在20世紀70年代往常，中國經(jīng)濟處于供給制和打算經(jīng)濟，

3、企業(yè)治理處 于生產(chǎn)治理時代，要緊特征表現(xiàn)為：治理重心放在企業(yè)內(nèi) 部，著重提高內(nèi)部生產(chǎn)效率，實行操縱型治理；進入20世 紀80年代至90年代，中國經(jīng)濟表現(xiàn)為打算與市場經(jīng)濟并 重的混合治理時代，差不多上以職能治理為主體，是各個 單項治理的結(jié)合，是一種離散型的治理，以提高經(jīng)濟效益 為治理目標；進入20世紀90年代，中國經(jīng)濟進入了新經(jīng) 濟時代，全面面向市場經(jīng)濟，中國的企業(yè)治理也進入新治 理時代，具有面向市場、基于現(xiàn)代企業(yè)制度、價值化、系統(tǒng)化、電算化、國際化、中國化、普遍化等特點，治理的核心是提咼企業(yè)市場競爭能力。結(jié)合我國社會經(jīng)濟和企業(yè) 治理模式的不同進展時期，能夠從以下幾個方面來了解我國會計軟件的進展

4、歷程(如圖3-1所示)。單項型| 核算型管理型-!-!-1988 年1993 年1996 年1998 年圖3-1會計軟件功能的進展1.從會計軟件功能看(1) 19771988年，這是我國會計軟件的起步時期。我國會計軟件是從1977年開始研究和開發(fā)工作的，在1988年往常差不多上為非商品化會計軟件，具體表現(xiàn)為企業(yè)自 行開發(fā)和應(yīng)用財務(wù)軟件或托付其他單位進行定點開發(fā)。(2) 19881993年，這是我國會計軟件的進展時期。從1988年開始，中國會計軟件進入了商品化時期。最早是單 項型財務(wù)軟件，只是對財務(wù)的個不環(huán)節(jié)或工作進行處理。(3) 19931998年，這是我國會計軟件的提高時期。從1993年開始

5、會計軟件進入核算型時期，能夠全面核算企業(yè)的業(yè)務(wù)活動，全面反映各項財務(wù)狀況；從1996年開始，會47 / 59計軟件進展到治理型時期。在核算的基礎(chǔ)上為企業(yè)治理， 尤其是為財務(wù)治理提供了大量的工具和方法。(4) 1998年以后，這是我國會計軟件的騰飛時期。進入1998年，中國會計軟件進入ERP時期， 會計軟件本身也從 治理型進展到戰(zhàn)略型，它不僅是為財務(wù)治理，而是為企業(yè) 整體戰(zhàn)略服務(wù)。2.從會計軟件的操作界面和技術(shù)看(1)基于DOS平臺的會計軟件。1996年往常的會計軟件 要緊是建立在DOS平臺上?；贒OS操作系統(tǒng)開發(fā)的會計 軟件，所使用的數(shù)據(jù)庫治理系統(tǒng)一般采納一些小型的數(shù)據(jù) 庫治理系統(tǒng)，如Dba

6、se、Foxpro等，其在治理大容量數(shù)據(jù) 記錄方面的功能不足，制約了會計軟件在業(yè)務(wù)量比較大的 企業(yè)應(yīng)用，同時受DOS操作系統(tǒng)對計算機內(nèi)存治理能力的 制約，造成軟件在運行中不穩(wěn)定。(2)基于Windows平臺的會計軟件。19961998年隨著 微軟公司推出Windows系統(tǒng)以及Windows 95/NT操作系統(tǒng)，我國大部分會計軟件公司都推出了在Win dows平臺上運行的會計軟件。由于Windows系統(tǒng)對計算機內(nèi)存治理能力的增強， 使得基于Windows平臺上的會計軟件運行穩(wěn)定，且在易學(xué)易 用性方面得到了提高。會計軟件已進展到圖形界面時期，其 中32位的WIN95平臺的會計軟件在市場上占有主流的

7、位置。(3)基于掃瞄器界面技術(shù)的會計軟件。1998年以后，隨著Internet、Internet技術(shù)的進展，掃瞄器界面技術(shù)開始 引入會計軟件，從而使得會計軟件幾乎所有的前端應(yīng)用都 逐步轉(zhuǎn)向通過掃瞄器來實現(xiàn)，大大減少了學(xué)習(xí)的難度。3.從會計軟件的網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)看(1) F/S時期。最早中國的網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件是從文件服務(wù) 器F/S開始的，存在專門多缺陷，如文件負荷過大，不適 合大型網(wǎng)絡(luò)，而且必須使用胖客戶機。(2) C/S時期。后來出現(xiàn)的C/S結(jié)構(gòu)的財務(wù)軟件，其中 有兩層或三層的。但這種軟件也存在一定的局限性，它的 優(yōu)勢是能夠解決分布式處理，網(wǎng)絡(luò)負荷相對較小，能夠適49 / 59合于大型網(wǎng)絡(luò)，但它在跨平

8、臺方面存在相應(yīng)的難度。由于 要進行胖客戶機安裝，因此維護和升級成本相對較高。(3) B/S時期。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已進展到B/S時期，它能 夠?qū)ｉT好地解決跨平臺的應(yīng)用，解決網(wǎng)絡(luò)多結(jié)構(gòu)的分布式 處理，尤其能夠?qū)ｉT好地支持Internet、Intranet或Extranet，前端會采納統(tǒng)一的掃瞄器界面，在Web Server上作一次性安裝就能夠安裝升級整個軟件系統(tǒng)，從而極大 地降低用戶的總體擁有成本， 客戶端采納瘦客戶機或NC網(wǎng) 絡(luò)計算機)來工作。3.1.3會計軟件中的差不多術(shù)語1.會計主體與賬套設(shè)置 會計主體也稱會計個體，是指會計工作為之服務(wù)的一個 特定單位。進行會計工作，首先應(yīng)當(dāng)明確會計核算的空間

9、范圍，即為誰核算、核算誰的經(jīng)濟業(yè)務(wù)。會計主體既能夠 是企業(yè)，也能夠是事業(yè)單位、機關(guān)團體，然而這些單位在經(jīng)濟上應(yīng)是獨立或相對獨立的。這些單位應(yīng)擁有一定數(shù)量 的資產(chǎn)，能獨立進行生產(chǎn)經(jīng)營或業(yè)務(wù)活動，能獨立編制財 務(wù)會計報表。在手工會計下，會計主體的界限專門容易劃分；在會計 電算化下，會計主體的界限劃分要緊是通過賬套設(shè)置來進 行的。一個獨立核算的單位具有一套獨立的賬簿體系，稱 為一個賬套。目前各會計軟件開發(fā)商開發(fā)的會計軟件均能 同時處理上百家會計主體的會計賬，即能夠同時設(shè)置上百 個賬套。這一功能拓寬了會計軟件的應(yīng)用范圍，使一套會 計軟件可同時為多個單位或部門共享，同時還能實現(xiàn)各個 賬套之間的數(shù)據(jù)傳輸和

10、共享。 單位在首次使用會計軟件時， 應(yīng)為本會計主體設(shè)置相應(yīng)的賬套，至少包括賬套編號和賬 套名稱，它相當(dāng)于手工會計下的單位編號和單位名稱。2.會計期間企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動在時刻上是連續(xù)不斷進行的，為了 定期報告企業(yè)的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果，就需要將企業(yè)持續(xù)51 / 59不斷的經(jīng)營活動人為地劃分為一定的時刻段落，以便確定 一定期間的財務(wù)狀況， 每一個段落稱為一個會計期間， 通 常以一年稱為一個會計期間，也叫會計年度。會計年度有 不同的劃分方法，能夠是以12個月份為終止的歷年制，也 能夠是以某個月份為終止的營業(yè)年。我國會計法規(guī)定，以 公歷年度作為會計年度， 即以每年的1月1日起至12月31日止作為一個會計

11、年度。 有些國家的會計年度是以頭年的7月1日至第二年的6月30日或以頭年的10月1日至第二 年的9月30日終止。為了及時了解企業(yè)的經(jīng)營情況，在會 計年度內(nèi)還要按半年度、季度、月份結(jié)賬，編制財務(wù)報告。3.貨幣計量會計核確實是連續(xù)、 系統(tǒng)、 全面、綜合的一種記錄方式。 為了滿足綜合性這一要求，會計核算必須要有一個統(tǒng)一的 計量尺度，即貨幣。一個會計主體的會計核算應(yīng)以什么貨 幣作為統(tǒng)一的計量單位，一般應(yīng)由會計制度規(guī)定。我國會 計制度規(guī)定，會計核算應(yīng)當(dāng)以人民幣為記賬本位幣。業(yè)務(wù)收支以人民幣以外的貨幣為主的單位，也能夠選定其中一 種貨幣作為記賬本位幣，但編報的財務(wù)會計報告應(yīng)當(dāng)折算為人民幣。在選擇折算匯率的

12、時候，一般可選擇期初匯率或業(yè)務(wù)發(fā)生當(dāng)日匯率來折算。目前，國內(nèi)知名廠商開發(fā)的 會計軟件一般都有專門設(shè)置記賬本位幣和折算匯率的功 能。4.財務(wù)分工配備與單位會計工作相適應(yīng)的會計人員是完成會計工 作的先決條件。同時，依照內(nèi)部牽制制度的規(guī)定，還需對 會計人員進行合理的分工和職責(zé)權(quán)限劃分。在會計電算化 下，為體現(xiàn)不同會計人員的職責(zé)劃分，要緊是通過操作人 員密碼來加以操縱的。為此，應(yīng)依照內(nèi)部治理制度的規(guī)定， 對不同的會計人員設(shè)置相應(yīng)的職責(zé)權(quán)限，并不定期地更換 密碼來限制越權(quán)操作。53 / 593.2會計軟件操作流程及差不多功能3.2.1會計軟件操作流程任何一個會計軟件差不多上由多個子系統(tǒng)組成（如賬務(wù)處理子

13、系統(tǒng)、工資核算子系統(tǒng)等），而每一個子系統(tǒng)又由若 干個相互獨立而又相互聯(lián)系的功能模塊組成（如賬務(wù)處理 子系統(tǒng)包括憑證錄入模塊、憑證審核模塊、記賬模塊、結(jié) 賬模塊等）。不同類型的企業(yè)，其經(jīng)濟活動內(nèi)容不同、 業(yè)務(wù) 流程各異， 但其會計處理程序應(yīng)差不多相同。因而，不同 企業(yè)所使用的會計軟件的差不多操作流程和方法也應(yīng)類 似。任何一個通用化、商品化的會計軟件從功能上看，要緊 由系統(tǒng)環(huán)境設(shè)置、賬套設(shè)置、系統(tǒng)初始化（包括操作員及權(quán) 限設(shè)置、會計科目設(shè)置、編碼設(shè)置以及初始數(shù)據(jù)錄入等）、 日常業(yè)務(wù)處理、期末核算和系統(tǒng)維護等功能模塊組成。會 計軟件的差不多操作流程如圖3-2所示。圖3-2會計軟件差不多操作流程1.軟

14、件安裝與系統(tǒng)環(huán)境設(shè)置在運用會計軟件之前，需在計算機中安裝會計軟件以及 會計軟件運行所需的操作系統(tǒng)軟件和數(shù)據(jù)庫。在會計軟件 的安裝過程中或安裝結(jié)束后要進行系統(tǒng)環(huán)境設(shè)置，要緊包 括會計數(shù)據(jù)備份方式、網(wǎng)絡(luò)用戶及數(shù)據(jù)庫用戶設(shè)置等。2.賬套設(shè)置賬套設(shè)置的要緊目的是為本單位設(shè)置會計電算化核算 的相關(guān)規(guī)定，包括定義賬套的單位名稱、 本單位使用的會 計制度類型、 會計期間設(shè)置、會計科目級次及位數(shù)、賬套55 / 59啟用時刻等。3.操作員及權(quán)限設(shè)置為了達到財務(wù)部門各個崗位以及不同財務(wù)人員的相互 牽制，依照企業(yè)內(nèi)部操縱制度的要求，需要對會計人員進 行財務(wù)分工。會計軟件的操作員及權(quán)限設(shè)置，要緊包括設(shè) 置軟件的操作員

15、和操作權(quán)限，以及不同操作員進入系統(tǒng)的 密碼，從而使整個會計電算化工作由不同的操作員在相互 制約的基礎(chǔ)上共同完成。4.會計科目設(shè)置一般情況下，商品化會計軟件都預(yù)設(shè)了不同企業(yè)會計制 度所規(guī)定的一級會計科目。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)依照自身 業(yè)務(wù)特點，設(shè)置相應(yīng)的明細科目，以完成本單位的會計核 算工作。5.編碼設(shè)置單位的會計工作實行電算化后，通過代碼來治理能夠大 大提高電算化工作效率。編碼設(shè)置要緊用于初始設(shè)置和修改會計軟件中所需要的所有編碼，如往來單位編碼、部門 編碼、人員編碼、商品編碼、材料編碼、固定資產(chǎn)編碼、 庫房庫位編碼、工資類型編碼等。在編碼設(shè)置中，除了要 設(shè)置編碼的內(nèi)容外，還要設(shè)置編碼的層次、結(jié)構(gòu)

16、和編碼的 屬性等。6.初始數(shù)據(jù)錄入企業(yè)在首次使用會計軟件時，需將手工會計加工的數(shù)據(jù) 錄入到會計軟件系統(tǒng)中，從而使企業(yè)的電算化工作建立在 前期的手工賬務(wù)處理的基礎(chǔ)上。比如企業(yè)第一次進入電算 化財務(wù)系統(tǒng)，需將上期期末手工處理的會計科目余額、材 料的結(jié)存額、固定資產(chǎn)的已提折舊額、各項債權(quán)債務(wù)的余 額等錄入到新的電算化系統(tǒng)中，在此基礎(chǔ)上開始本期和以 后各期的會計電算化工作。7.日常業(yè)務(wù)處理會計電算化的日常業(yè)務(wù)處理包括原始單據(jù)的處理、 記賬 憑證的加工、賬簿的登記、查詢和打印、報表的編制等。57 / 598.期末核算期末核算包括期末成本費用的計算、分配和結(jié)轉(zhuǎn)、期末 結(jié)賬等，其中最重要的是期末結(jié)賬。通過結(jié)

17、賬，將本期有 關(guān)會計賬戶的發(fā)生額和余額計算出來，從而依照結(jié)賬后的 金額把握企業(yè)的財務(wù)及經(jīng)營狀況。9.系統(tǒng)維護 系統(tǒng)維護要緊是解決系統(tǒng)數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題后，由會計軟件 提供的自動解決功能，包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)自 動修復(fù)和計算、重建索引文件等功能。3.2.2會計軟件差不多功能依照國家財政部1994年頒布的會計核算軟件差不多 功能規(guī)范的規(guī)定，會計軟件差不多功能是指會計軟件必 須具備的功能和完成這些功能的差不多步驟。手工會計賬 務(wù)處理的差不多流程是將原始憑證進行加工生成記賬憑 證，然后將記賬憑證分類登記在會計賬簿中，依照會計賬簿數(shù)據(jù)編制財務(wù)報表，從而完成整個會計核算過程。會計 軟件的全然目的是為了替

18、代手工進行會計核算，因此，會 計軟件首先必須滿足會計核算的需要，各功能的設(shè)計應(yīng)符 合我國會計法律、法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定，以確保會計數(shù)據(jù)的 合法、真實、完整、準確。為確保會計核算工作正常進行， 會計軟件應(yīng)具備會計數(shù)據(jù)輸入、會計數(shù)據(jù)處理、會計數(shù)據(jù) 存儲和會計數(shù)據(jù)輸出這四個方面的差不多功能。計算機會計數(shù)據(jù)處理流程與計算機賬務(wù)處理流程如圖3-3、3-4所示圖3-3會計數(shù)據(jù)處理流程圖3-4計算機賬務(wù)處理流程59 / 591.會計數(shù)據(jù)輸入會計核算所需要的文字、 數(shù)值、定義和計算公式的字母、 符號等統(tǒng)稱為會計數(shù)據(jù)。將它們傳送到計算機內(nèi)，進行分 類、歸集的過程稱為會計數(shù)據(jù)輸入。會計軟件的會計數(shù)據(jù) 輸入能夠采納鍵盤

19、手工輸入、軟盤光盤輸入和網(wǎng)絡(luò)傳輸輸 入等幾種形式。為了保證會計數(shù)據(jù)處理結(jié)果的正確性，會 計數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)的防錯變得特不重要。因而，會計軟件一 般只提供一個數(shù)據(jù)入口，同時還設(shè)置有對入口處的數(shù)據(jù)源 進行校驗的功能。一般情況下，會計數(shù)據(jù)的輸入包括以下 內(nèi)容。(1)會計軟件初始化數(shù)據(jù)輸入 企業(yè)首次使用會計軟件，需對系統(tǒng)進行初始化，其目的 是為一個沒有任何數(shù)據(jù)的會計軟件設(shè)置一個特定的工作環(huán) 境。初始化的要緊內(nèi)容包括：確定操作人員的財務(wù)分工； 設(shè)置總賬、明細賬的編碼和名稱，輸入期初數(shù)據(jù)；選擇會 計核算方法，如固定資產(chǎn)折舊方法、成本核算方法等；定義自動轉(zhuǎn)賬憑證，如期末對成本費用進行分配、期末各損 益的自動結(jié)轉(zhuǎn)等。(2)原始憑證和記賬憑證的輸入原始憑證的輸入有兩種方式。方式一，輸入記賬憑證的 同時，輸入相應(yīng)的原始憑證。輸入的有關(guān)原始憑證匯總金 額與輸入的記賬憑證相應(yīng)金額不符時，應(yīng)當(dāng)給予提示并拒 絕通過；在對已輸入的記賬憑證進行審核的同時，應(yīng)對輸 入的所附原始憑證進行審核；輸入的記賬憑證通過審核或 登賬后，對輸入的相應(yīng)原始憑證不能直接進行修改。方式 二，記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會計軟件 自動生成記賬憑證。記賬憑證的輸入是財會人員編制并審核憑證后，將其內(nèi) 容輸入計算機的過程，包括記賬憑證的日期、經(jīng)濟業(yè)務(wù)摘 要、會計