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文檔簡介
1、費用報銷流程及管理制度1. 目的為嚴格控制費用支出, 加強費用管理, 為規(guī)范本公司報銷程序, 提升報銷流轉速 度和精確度,充分發(fā)揮會計核算及監(jiān)督職能, 提高管理效益, 根據(jù)公司財務管理 制度的有關規(guī)定,制定本制度。2. 原則費用報銷需提前申請費用按照標準及要求預算申請到司拜訪客戶由相關負責人帶隊并統(tǒng)一安排相關食宿3. 適用部門公司招商部員工4. 執(zhí)行部門人力資源部5. 監(jiān)督部門財務部 總經(jīng)辦6. 借款管理制度借款審批流程根據(jù)工作需要, 公司員工因公出差或業(yè)務活動等可預先向公司借支借款 (現(xiàn)金 或支票),借支人應填寫借款單,借支額度根據(jù)實際情況確定,并注明借款事 由及行程,由部門經(jīng)理審簽后,財務
2、總監(jiān)及總經(jīng)理簽批。借款申請要求 現(xiàn)金借款:員工因公辦理業(yè)務需要借現(xiàn)金的,應填寫借款單 ,詳細注明借款 的內容、金額;并依照審批流程簽批后,方可交財務部記賬存檔。員工每次借款 原則上不得超過人民幣 1000 元,員工須在工作完畢后的第一天將合法的報銷單 據(jù)整齊粘貼后, 填寫報銷單, 依照審批流程簽批后再交財務部辦理報銷, 結清借 對借款未還清者,不得再借支款項,對超過一個月不歸還的借款,從該員工下月 工資中扣回。其他預付款項:如購買辦公用品、維修費、加油費等,通過填寫借款單,寫 明用途、金額,辦理審批手續(xù)后,財務予以支付。借款流程:經(jīng)辦人預借現(xiàn)金時,填制借款單,按審批流程簽批后交由費用核 算會計
3、編制記賬憑證,由財務負責人復核、簽章,出納根據(jù)復核后的記賬憑證, 向經(jīng)辦人支付現(xiàn)金,同時經(jīng)辦人須在記賬憑證上簽字。 如需領用支票,經(jīng)辦人按 審批流程簽批后直接到出納處領取支票?,F(xiàn)金借款流程:經(jīng)辦人一部門經(jīng)理T總經(jīng)理T費用核算員一財務經(jīng)理一出納;7. 差旅費報銷因公出差審批權限部門經(jīng)理因公出差(包括拜訪代理商、參加工作會議、學習、培訓等),應事先填寫出差申請表。將憑審批后的出差申請表到財務部辦理差旅費借款及 差旅費報銷手續(xù)。出差報銷流程員工出差會司當天填寫費用報銷單交至上級領導簽字,由總經(jīng)理審批后方可 報銷報銷人一-部門經(jīng)理一-財務經(jīng)理一-總經(jīng)理報銷單后必須附有所報銷所有項目的發(fā)票或者消費憑據(jù),
4、否則一律不予報銷出差報銷程序報銷人按規(guī)定要求自行粘貼票據(jù)并填制費用報銷單,按規(guī)定流程審批后財務 復核,財務根據(jù)復核后的記賬憑證通過網(wǎng)銀打卡方式向報銷人支付報銷款或收取 歸還的借款余款;出納收取歸還的借款余款須向報銷人開具收據(jù),借款單不予退 回8. 招待費報銷此制度僅限于到司來訪的代理商使用餐費:按照早餐10元,中餐、晚餐每人50元的標準進行報銷,由各部門經(jīng)理按 費用預算嚴格控制,不得超支,并將餐廳結算清單附在報銷單后,經(jīng)手人、部門 經(jīng)理、總經(jīng)理簽字后送報財務審核住宿費: 應注明招待住宿的具體人員、房間數(shù)、住宿天數(shù)(何時至何時) 、房間 標準,將酒店結算清單附在票據(jù)后面,經(jīng)手人、部門經(jīng)理、總經(jīng)理
5、簽字后報送財 務部審核住宿的酒店僅限于與公司合作的酒店進行報銷, 其他酒店一律不予報銷, 原則上 每家企業(yè)只報銷一晚住宿費部門聚餐: 一律不予報銷部門聚餐費用。9. 費用報銷發(fā)票的要求每月可報銷兩次每月 15 日和當月最后一個工作日,逾期的下次再行報銷。所有 費用發(fā)票均須在當年年度內報銷完畢,如當年年末( 12 月份)有特殊情況未能 報銷的費用, 書面提出情況說明, 經(jīng)部門經(jīng)理及財務總監(jiān)審批同意后, 準予在次 年初( 1-2 月份)報銷,超期未報銷者一律不予報銷,后果自負。 所有報銷的發(fā)票、 收據(jù)必須符合 中華人民共和國發(fā)票管理辦法 和實施細則的 規(guī)定,發(fā)票必須是具有稅務局監(jiān)制章的正式發(fā)票,
6、收據(jù)必須是財政廳監(jiān)制的合法 收據(jù)。除交通票據(jù)外,所有票據(jù)必須如實注明票據(jù)開支的日期、用途、金額,并 加蓋開具發(fā)票單位的發(fā)票專用章或財務專用章, 且必須開具我公司名頭, 凡未開 名頭、開錯名頭或開具個人名頭的(機票、交通費、通訊費票據(jù)除外)或未加蓋 專用章的票據(jù),以及涂改、大小寫不符、不合法的票據(jù),一律不予報銷,具體內 容如下: 差旅費:含交通費(機票、火車票、汽車票),住宿費,機票注明的乘機人必須 是公司員工本人, 住宿費發(fā)票必須是公司名頭, 長途汽車票必須在票面相應處填 寫出發(fā)時間、地點及到達時間、地點。辦公用品系列: 如文具、紙張、公文包等,要求列示明細, 其中日期、單位名稱、 品名、數(shù)量
7、、單價、金額等填全。辦公費用:如郵寄費、復印費、印刷費等,實報實銷;郵寄費由辦公室統(tǒng)一郵寄、 統(tǒng)一報銷, 相關負責人須將郵寄的附件按部門匯總, 經(jīng)各部門經(jīng)理簽字確認后報 送財務部報銷。招待費:含住宿費、餐費,住宿費發(fā)票必須是公司名頭10. 費用報銷填寫規(guī)定費用報銷部門應嚴格按下列要求填寫并貼好, 不符合標準,或填報單據(jù)不符、 金額不符,一律退回經(jīng)辦人。報銷人應按費用報銷單 上的內容要求填寫內容: 費用一般是指員工在工作中 所產(chǎn)生的辦公費、住宿費、餐費等,須在報銷單上注明所辦事由、用途,各項費 用分類匯總填寫,及票據(jù)的總張數(shù)和總金額,招待費須附流向說明; 粘貼注意事項: 將所有票據(jù)分類粘貼, 單據(jù)的折疊應整齊而美觀。 原則上只報銷 發(fā)票,無發(fā)票,需事先向財務說明情況,并以其他票據(jù)充抵,但需要附流向單注 明情況。每一報銷事項必須分開填寫。 報銷憑證必須準確而完整地填寫費用報銷單所列示的相關欄次。經(jīng)辦人如有借 款,應對筆沖賬,多退少補,即須在費用報銷單上注明原借款日期及金額、公司 應補付的具體金額或應補交公司的具體金額。報銷單據(jù)必須填寫大小寫金額,且大小寫金額必須一致。 付款方式必須正確填寫,如現(xiàn)金、支票、轉賬。如付款方式是支票或轉賬,必須 注明收款單位全稱, 且與發(fā)票或收據(jù)
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