高效的財務費用管理----源天軟件財務費用解決方案

1、流程管道流程管道, ,知識知識活水活水Presenters: Joanna.Huang演講人：黃敏婕高效的財務費用管理高效的財務費用管理 -源天軟件財務費用解決方案日程 / Agenda傳統(tǒng)費用報銷 PK 網(wǎng)上費用報銷源天軟件財務費用解決方案介紹客戶收益客戶案例目錄傳統(tǒng)費用報銷流程傳統(tǒng)方式存在的問題n目前的手工操作是可行的，但以建設系統(tǒng)平臺的角度來衡量，則存在如下問題工作效率難以提升存在的問題數(shù)據(jù)沉淀流失嚴重信息傳遞不完全、準確預算無法得到及時有效控制報銷審批周期冗長審批流程各環(huán)節(jié)存在信息重復審核規(guī)則清晰且可量化的審核，無法大批量完成查找、利用、維護基本信息花費大量精力歷史數(shù)據(jù)無法查找，數(shù)據(jù)的

2、查詢分析困難大量有價值的數(shù)據(jù)流失手工傳遞數(shù)據(jù)，難免出現(xiàn)錯誤信息分割造成許多數(shù)據(jù)不準確，存在誤差不能及時了解到當前預算使用情況對于個人審批標準無法在第一時間得到網(wǎng)上費用報銷流程圖使用E-finance前使用E-finance后業(yè)務比較傳統(tǒng)費用報銷E-finance費用報銷申請費用報銷申請不同報銷應該找誰來審批？不同報銷應該找誰來審批？審批人出差，導致審批周期變長審批人出差，導致審批周期變長E-financeE-finance根據(jù)不同費用流程自動找到相根據(jù)不同費用流程自動找到相關審批人關審批人單據(jù)審批單據(jù)審批申請人的報銷申請人的報銷標準無法標準無法快速查找快速查找到到審批過程人為審批過程人為因素因

3、素較高較高審批審批過程不過程不規(guī)范規(guī)范E-financeE-finance會根據(jù)申請人的崗位、地域、會根據(jù)申請人的崗位、地域、級別等來確定報銷標準，并實現(xiàn)級別等來確定報銷標準，并實現(xiàn)自動控制自動控制預算控制預算控制部門部門oror項目的預算目前還剩余多少項目的預算目前還剩余多少？當前人申請費用是否超預算？當前人申請費用是否超預算？E-financeE-finance實時自動查出實時自動查出當前可用預算和當前可用預算和已用預算，并將超預算金額單獨已用預算，并將超預算金額單獨處理處理帳務處理帳務處理財務手工處理票據(jù)、核對數(shù)據(jù)，效率低財務手工處理票據(jù)、核對數(shù)據(jù)，效率低下，準確度無法保證下，準確度無法

4、保證報銷報銷數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)在E-financeE-finance中自動生成借、貸中自動生成借、貸方，并可快速導入財務系統(tǒng)方，并可快速導入財務系統(tǒng)中中歷史票據(jù)查詢歷史票據(jù)查詢3 3、5 5年前的報銷數(shù)據(jù)在那里？年前的報銷數(shù)據(jù)在那里？進入進入E-financeE-finance的數(shù)據(jù)將被永久保存，隨的數(shù)據(jù)將被永久保存，隨時查看，同時安全性有保障時查看，同時安全性有保障財務數(shù)據(jù)分析財務數(shù)據(jù)分析當前的財務報表無法立即查看當前的財務報表無法立即查看報表統(tǒng)計分析所耗時間長報表統(tǒng)計分析所耗時間長報表樣式單一報表樣式單一E-financeE-finance隨時隨地根據(jù)領導要求查出所隨時隨地根據(jù)領導要求查出所需的財

5、務數(shù)據(jù)分析報表需的財務數(shù)據(jù)分析報表報表樣式豐富：圖表、數(shù)據(jù)。報表樣式豐富：圖表、數(shù)據(jù)。日常管理日常管理申請人單據(jù)填寫不申請人單據(jù)填寫不規(guī)范規(guī)范報銷過程報銷過程無法無法監(jiān)控監(jiān)控報銷流程透明化、規(guī)范化，整個報銷報銷流程透明化、規(guī)范化，整個報銷過程過程隨時隨地隨時隨地可被可被監(jiān)控監(jiān)控網(wǎng)上費用報銷帶來的變革日程 / Agenda傳統(tǒng)費用報銷 PK 網(wǎng)上費用報銷源天軟件財務費用解決方案介紹客戶收益客戶案例目錄財務部門關鍵業(yè)務全景圖源天財務費用管理解決方案總圖數(shù)據(jù)接口費用分攤借款管理資金調(diào)撥期間設置利潤中心借款查詢費用報銷財務財務系統(tǒng)系統(tǒng)、網(wǎng)上網(wǎng)上銀行銀行費用報銷科目組織架構生成待處理憑證數(shù)據(jù)憑證號、憑證

6、字管理駕駛艙管理駕駛艙表單打印報表工具批量審批導入導出表單配置預算報表分攤報表權限管理財務數(shù)據(jù)配置管理流程管理帳套權限配置成本中心基礎數(shù)據(jù)維護基礎數(shù)據(jù)維護員工自助查詢員工自助查詢核心業(yè)務流程核心業(yè)務流程輔助輔助業(yè)務業(yè)務流程流程管理駕駛艙管理駕駛艙基礎功能支撐基礎功能支撐項目費用報銷部門費用報銷用款申請用款申請費用報銷費用報銷一般員工部門領導人事經(jīng)理CEO財務人員系統(tǒng)管理員財務財務數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)處理處理預算技術架構圖 技術框架：J2EE架構/Ajax、Hibernate技術 HTML Client業(yè)務邏輯層業(yè)務邏輯層WebWeb層層客戶層客戶層Java AppletXML ClientViewView

7、View(JSP)ViewViewView(JSP)CustomTagLibraryController(Servlet)ViewViewModelViewViewModel請求應答接口服務層接口服務層統(tǒng)一接口服務JCA適配器JNDI連接池JDBC現(xiàn)存系統(tǒng)ORACLE ERP現(xiàn)存系統(tǒng)現(xiàn)存系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲層數(shù)據(jù)存儲層現(xiàn)存系統(tǒng)現(xiàn)存系統(tǒng)JTAData Access Object 模式EJB業(yè)務對象構件值對象SAP R/3SAPi模塊DB 2對于大型應用分布式的擴展說明應用服應用服務器務器數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫服務器服務器數(shù)據(jù)庫服務器數(shù)據(jù)庫服務器數(shù)據(jù)庫服務器數(shù)據(jù)庫服務器Cache Cache 應用A應用C應用BWe

8、b 負載均衡E-finance的優(yōu)勢 系統(tǒng)采用B/S架構 無論用戶身在何處，都可通過internet在瀏覽器中訪問E-finance 業(yè)務表單靈活定義 用戶方便的自己調(diào)整業(yè)務表單 強大的工作流引擎支撐 強大的工作流引擎支撐，保證大量數(shù)據(jù)在系統(tǒng)穩(wěn)定流轉(zhuǎn) 標準的數(shù)據(jù)接口 和目前市場上主流的財務軟件、銀行均有接口，方便數(shù)據(jù)導入 高效實用的報表統(tǒng)計分析 提供多種類型的報表數(shù)據(jù)分析方式 報表實現(xiàn)可自定義報表E-finance的特色功能 預算實時控制 根據(jù)系統(tǒng)中已審批和審批中的金額進行實時計算，超預算時會給審批人預算超標提示 強大的提醒機制 提供消息中心、郵件、手機短信、RTX等多種提醒方式 人性化的權限

9、轉(zhuǎn)移功能 當員工休假或不方便上網(wǎng)時，可將申請或?qū)徟鷻嘞拊谄陂g內(nèi)轉(zhuǎn)移給他人處理，到期權限自動收回 信用等級管理 根據(jù)員工借款、還款、報銷等過程進行信用評價，方便財務人員對員工信用進行管理日程 / Agenda傳統(tǒng)費用報銷 PK 網(wǎng)上費用報銷源天軟件財務費用解決方案介紹客戶收益客戶案例目錄E-finance能給企業(yè)帶來的價值 縮短審批流程占用的時間 降低報銷過程中產(chǎn)生的成本，如電話、傳真費用等 報銷數(shù)據(jù)快速查找 與銀行系統(tǒng)接口，減少資金占用時間 預算控制合法化 減少傳統(tǒng)手工過程中的數(shù)據(jù)誤差 簡化財務審核工作 財務工作透明化，員工可隨時查看報銷流程的詳細情況 內(nèi)部報銷規(guī)范化，減少報銷過程中人為因素影

10、響 縮短員工報銷費用的時間，不必親自找各領導逐個審批E-finance能給企業(yè)帶來的價值n及時了解各項業(yè)務活動的進展情況，不斷評估、優(yōu)化業(yè)務策略n預算、報銷、實施監(jiān)控的信息實時一體化更新，有效的輔助各級審批決策n優(yōu)化各個環(huán)節(jié)的工作流程精細化和科學高效管理體系n事前計劃：制定政策和計劃時有效利用歷年的詳細資料n事中控制：準確及時了解各部門、項目預算使用情況n事后分析：得到更及時、完整和精確的統(tǒng)計分析報告全面、精確的決策分析報告高層管理n提高工作效率，降低公司成本n數(shù)據(jù)分析有效準確n提高公司現(xiàn)金流專業(yè)化分工，提高效率和生產(chǎn)力分支機構和部門領導財務人員n縮短審批周期n審批環(huán)節(jié)便于隨時跟蹤n優(yōu)化審批工

11、作內(nèi)部流程標準化普通用戶日程 / Agenda傳統(tǒng)費用報銷 PK 網(wǎng)上費用報銷源天軟件財務費用解決方案介紹客戶收益客戶案例目錄最佳實踐業(yè)務數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為NC數(shù)據(jù)項目背景業(yè)務上公司內(nèi)部雖然有多達十幾個的各類信息系統(tǒng)，但內(nèi)部很多的業(yè)務執(zhí)行還是停留 在手工操作以及紙質(zhì)單據(jù)的流轉(zhuǎn)，同時缺乏一定的業(yè)務執(zhí)行跟蹤機制，存在一定的風險員工報銷時間長；單據(jù)簽批占用領導大量時間；資金支付滯后，對帳困難；財務信息 滯后；資金管理分散使用財務NC系統(tǒng)過程中存在數(shù)據(jù)不安全和不準確的隱患作為美國上市公司，面臨SOX合規(guī)審計，需要找到一個符合要求的工具和途徑，對外部審計公司提出的質(zhì)疑進行整改 在線統(tǒng)一費用報銷用款審核控制機制

12、遠程處理、動態(tài)核算 加快支付速度，節(jié)約成本開支 能與財務NC系統(tǒng)有一個很好的接口，提高數(shù)據(jù)的安全和準確性 實現(xiàn)集團財務的集中管理與監(jiān)控 項目規(guī)劃客戶現(xiàn)狀客戶收益n大幅度降低提交、審批、處理和支付所需的時間和精力n減少資金沉淀, 加強資金管控成本的降低集團化運作n員工能夠通過包括瀏覽器界面便捷的報銷、提高了員工的工作效率n財務工作透明化隨時查看報銷流程的詳細情況和支付情況，提高了員工的滿意度業(yè)務關系的改善n支持公司之間數(shù)據(jù)信息的安全和共享n公司財務數(shù)據(jù)的快速統(tǒng)計與可視化 E-finance的報銷流程n員工可在任何時間、任何地點提交費用報銷申請； n領導在任何時間、任何地點根據(jù)預算控制、歷史報銷情

13、況，進行審批；n財務部門對原始票據(jù)審核無誤后，系統(tǒng)自動生成記帳憑證，傳輸?shù)截攧障到y(tǒng)費用管理平臺適用業(yè)務（1）集團用款業(yè)務審批流程管理與財務處理）集團用款業(yè)務審批流程管理與財務處理（2）集團報銷業(yè)務審批流程管理與財務處理）集團報銷業(yè)務審批流程管理與財務處理（3）集團收款業(yè)務審批流程管理）集團收款業(yè)務審批流程管理（4）集團轉(zhuǎn)借業(yè)務的審批流程管理）集團轉(zhuǎn)借業(yè)務的審批流程管理（5）集團報銷、用款業(yè)務賬務與）集團報銷、用款業(yè)務賬務與NC接入的導出接口接入的導出接口（6）集團用款部分銀行支付導出接口）集團用款部分銀行支付導出接口報銷-數(shù)據(jù)填寫報銷-批量接單（紙質(zhì)單據(jù)交接）報銷-會計審核報銷-報銷導NC報銷

14、-導NC流程開始財務系統(tǒng)示意圖報銷報銷預算預算報銷報銷接口接口接口接口預算預算項目背景一家集團性質(zhì)公司，是國內(nèi)管理理念、管理工具與信息技術領域創(chuàng)辦時間最長、最具影響力的權威中立資訊機構，也是率先開展企業(yè)管理、應用軟件培訓推廣和企業(yè)管理技術應用咨詢、研究的領導型組織。AMT Group總部在上海，在北京、青島、杭州、蘇州、廣州、深圳、成都建有分子公司或辦事處。AMT Group有以下業(yè)務群組：AMT咨詢、AMT培訓、暢享網(wǎng)、源天軟件。 AMT 采用分公司報銷，總部統(tǒng)一財務管理模式，報銷流程繁瑣，手工操作以及紙質(zhì)單據(jù)的流轉(zhuǎn)十分不便，同時無跟蹤機制，矛盾重重： 員工報銷時間長。手工報銷模式下員工為處

15、理報銷需多次找領導進行簽字 并直接到財務進行報帳，大量占用有效工作時間 單據(jù)簽批占用領導大量時間。AMT的項目分付各地，項目經(jīng)理的工作安排常常被審批簽字而打亂，異地更要利用傳真跟蹤審批。 財務工作繁重。員工將大量單據(jù)送至財務部，財務部門既要審核原始單據(jù)，又要審 核業(yè)務審批流程，最后才能編制記帳憑證，輸入會計信息系統(tǒng) 資金支付滯后，對帳困難。在傳統(tǒng)的銀行支付手段下，資金支付受審批流程和銀行處理速度的雙重制約，嚴重滯后于業(yè)務發(fā)生。同時，大量的資金支付帶來了大量的銀行對帳工作，財務人員工作負荷大，且出錯率高 資金管理分散。各個分公司都開設自己的銀行帳號，沉淀了大量流動資金，給集團資金管理帶來諸多不便

16、。 解決方案圖客戶收益31n降低資金占用成本n業(yè)務審批成本n財務審核成本降低運營成本實現(xiàn)遠程管理、動態(tài)核算n員工能夠通過包括瀏覽器界面便捷的報銷、提高了員工的工作效率n財務工作透明化隨時查看報銷流程的詳細情況和支付情況，提高了員工的滿意度提升審批效率和透明度n降低財務信息由于地理位置的限制，實現(xiàn)遠程報賬、遠程核算、遠程查詢 E-finance的報銷流程n員工可在任何時間、任何地點提交費用報銷申請； n領導在任何時間、任何地點根據(jù)預算控制、歷史報銷情況，進行審批；n財務部門對原始票據(jù)審核無誤后，系統(tǒng)自動生成導入文件，傳輸?shù)経8系統(tǒng)最佳實踐項目背景傳統(tǒng)管理模式下的管理效率難以提升數(shù)據(jù)的沉淀和流失嚴

17、重業(yè)務控制不健全職責重復和職責不清，常常出現(xiàn)重復審核信息未及時更新、共享客戶現(xiàn)狀 建立該公司信息化平臺 營銷費用管理平臺的搭建 將費用管理平臺與當前ERP系統(tǒng)進行財務數(shù)據(jù)接口項目規(guī)劃E-finance解決方案基礎數(shù)據(jù)和編碼: 費用科目|產(chǎn)品庫|媒體庫|客戶庫|終端庫|廣告目錄|組織結構|人員權限.基礎模塊：文檔管理|工作流管理|產(chǎn)品管理|客戶關系管理|財務費用管理|項目管理計劃制定付款管理核銷管理計劃變更流程監(jiān)控督察實施管理客戶收益 2006年11-02考核期的計劃、變更及用款單據(jù)(實際高度應乘以4) 計劃制定、計劃變更與用款申請等流程都在系統(tǒng)里運行，基本實現(xiàn)無紙化辦公。合肥 汪振潮：“有了廣

18、告費系統(tǒng)后，我的工作效率提高了至少五六倍”。以前，我們是這樣的 1、平臺上線之前，我們是以付款數(shù)來代替投入數(shù)；2、投入數(shù)據(jù)嚴重滯后，只能等到考核期末才能得到；3、投入數(shù)據(jù)未能細分到最小顆粒，無法進行精準的統(tǒng)計分析。我們是這樣的 平臺上線之后，我們可以隨時得到各種維度的、準確的投入數(shù)據(jù)！u按品牌u按全國、片區(qū)、分公司、辦事處u按年、月、日u按費用項目成功案例-業(yè)務流程介紹業(yè)務流程表單權限.辦事處制單2.分公司審批3.片區(qū)審核.統(tǒng)計審核5.總經(jīng)理審批.財務付款結束l命名規(guī)范l內(nèi)容模板規(guī)范l審批規(guī)范l保密期規(guī)范規(guī)范組織結構人力資源客戶信息產(chǎn)品信息標準文檔安全體系廣告分類費用分類基礎結構示例系統(tǒng)改變了

19、散亂無序、分割保存的原有模式進行了體系化的數(shù)據(jù)沉淀u 過去過去u 現(xiàn)在現(xiàn)在營銷指導意見的精華體現(xiàn)在系統(tǒng)中，由總部集中維護，簡化審批環(huán)節(jié)，減少漏洞在系統(tǒng)里可以實時查詢到最新的計劃計劃保持最新狀態(tài),督察可以得到終端的所有活動計劃避免信息滯后/不完整帶來的人力浪費和扯皮等現(xiàn)象分支機構隨時得到投入等數(shù)據(jù)分支機構隨時得到投入等數(shù)據(jù),輔助決策輔助決策!請款由計劃控請款由計劃控制制,額度不能額度不能超過計劃限制超過計劃限制!系統(tǒng)提供了大量的自動控制功能變更控制變更控制:把原先難以理解的變更把原先難以理解的變更申請，轉(zhuǎn)換為簡潔明了的、有規(guī)申請，轉(zhuǎn)換為簡潔明了的、有規(guī)則的數(shù)據(jù)語言則的數(shù)據(jù)語言請款由合同的請款由合

20、同的付款條件控制付款條件控制,額度不能超過額度不能超過合同金額合同金額!管理透明化：審批過程透明、計算過程透明、數(shù)據(jù)結果透明計算過程及結果透明：可以計算過程及結果透明：可以可以分品牌、時間（按天）、可以分品牌、時間（按天）、區(qū)域（辦事處）、廣告版本區(qū)域（辦事處）、廣告版本等進行查詢等進行查詢源天軟件 / VisionSoft廣州/GUANGZHOU武漢/WUHAN濟南/JINAN北京 / BEIJING青島/QINGDAO桂林/GUILIN重慶/CHONGQING成都/CHENGDU上海/SHANGHAI深圳/SHENZHENWelcome to visit our website: for more details如需更多資訊，敬請訪問我公司網(wǎng)站Thank you for your attention!謝謝！ 沒有 Visionsoft的明確許可，任何人不