管理-制度外籍員工檔案管理暫行辦法

1、外籍員工檔案管理辦法1. 總則：1.1 為加強(qiáng)對(duì)分公司外籍員工檔案的科學(xué)、規(guī)范化管理，有效地保護(hù)和利用檔案， 維護(hù)其真實(shí)性、嚴(yán)肅性，維護(hù)分公司的合法權(quán)益，充分發(fā)揮外籍員工檔案在雇員管理 工作中的作用，根據(jù)公司相關(guān)檔案管理制度，結(jié)合分公司實(shí)際，特制定本辦法。1.2 本辦法所稱的檔案是指在雇員管理各項(xiàng)工作中直接形成的對(duì)公司、分公司具 有保存、查考利用價(jià)值的的各種文字、圖表、報(bào)表、電腦盤片、聲像、實(shí)物、證件等 不同形式的歷史紀(jì)錄。1.3 人力資源部為外籍員工檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、保管、 統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)遞、開發(fā)利用以及鑒定銷毀等工作，并指導(dǎo)各部門、各現(xiàn)場(chǎng)及分包商的雇員 檔案管理工作。1.

2、4 人力資源部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分公司外籍員工檔案管理工作，并委托各現(xiàn)場(chǎng)雇員管理 人員負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)雇員的檔案管理工作，由人力資源部對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。2. 外籍員工檔案范圍2.1外籍員工人事檔案：包括個(gè)人基本資料（簡(jiǎn)歷、ID卡或護(hù)照復(fù)印件、學(xué)歷證明、工作經(jīng)歷證明、健康證明、駕駛執(zhí)照復(fù)印件等 ）、勞動(dòng)合同、出勤紀(jì)錄、工資表、加 班紀(jì)錄、獎(jiǎng)懲紀(jì)錄、病假、事假、年假紀(jì)錄、領(lǐng)取勞保用品紀(jì)錄等。2.2離職人員檔案：除以上規(guī)定應(yīng)收入的檔案外，還包括離職紀(jì)錄（辭職信或解雇信）、補(bǔ)償證明、社會(huì)保險(xiǎn)結(jié)算記錄、勞動(dòng)糾紛處理紀(jì)錄等。2.3 分公司內(nèi)部文件：包括分公司制定和頒布的涉及外籍員工管理工作的政策或 辦法，涉及外籍員工的內(nèi)部

3、備忘錄、通知、傳真、申請(qǐng)表、報(bào)表、警告信、停工信、 解雇信等。2.4 外部文件：包括蘇丹政府機(jī)構(gòu)制定的法律法規(guī)和政策，法律糾紛處理紀(jì)錄及對(duì)外信函等3. 文件材料的整理與歸檔3.1 新形成的文件材料應(yīng)及時(shí)整理并歸檔，基本程序?yàn)椋?.1.1對(duì)文件材料進(jìn)行鑒別，看是否符合歸檔的要求。3.1.2按照文件材料的屬性及內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。3.1.3在目錄上登記文件的名稱及有關(guān)內(nèi)容。3.1.4將新文件材料存入檔案。3.2檔案保管期限：檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。3.2.1永久：凡是反映人力資源部主要職能活動(dòng)，公司和分公司需要長遠(yuǎn)利用的檔案，應(yīng)為永久保管。主要分為：分公司制定的重要文件材料

4、；公司針對(duì)分公司 所發(fā)的重要文件材料；蘇丹當(dāng)?shù)卣畽C(jī)構(gòu)或相關(guān)組織制定的指導(dǎo)性文件材料。3.2.2 長期：凡是相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)，分公司需要查考利用的檔案，應(yīng)為長期保 管。主要分為：分公司制定或產(chǎn)生的，在相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)各項(xiàng)工作需要查考利用的文 件材料；蘇丹當(dāng)?shù)卣畽C(jī)構(gòu)或相關(guān)組織下發(fā)的與分公司雇員管理工作有關(guān)的比較重 要的文件材料。3.2.3 短期：凡是在短期內(nèi)人力資源部需要查考利用的檔案 （如離職雇員個(gè)人資 料、工資明細(xì)、考勤明細(xì)等 ），均為短期保管，保管期限為五年（含五年） 。4. 檔案的管理4.1 外籍員工個(gè)人人事檔案應(yīng)每人單獨(dú)存檔并建立臺(tái)帳，自開始工作之日至離 職，所有與雇員個(gè)人有關(guān)的文件材料按

5、雇員姓名分別保存。4.2 所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等材料必須備份；重要文件材料在妥善 保存原件同時(shí)要掃描保存軟拷貝，重要的、需保密保存的外籍員工人事檔案原件要存 所在工作地文控部門。4.3 所有保存檔案必須建立臺(tái)帳，管理人員要定期 （每季度一次 ）檢查核對(duì)所管檔 案，作到帳物相符；人力資源部定期或不定期檢查，以監(jiān)督各工作地外籍員工檔案管 理工作。4.4 各工作地雇員管理人員應(yīng)認(rèn)真做好外籍員工檔案材料的保密管理工作。防止 丟失，嚴(yán)禁擅自泄露檔案內(nèi)容，擅自涂改、抽取、銷毀或偽造檔案材料。如因保管不 善，造成檔案材料的損壞、丟失，責(zé)任人應(yīng)負(fù)責(zé)補(bǔ)建損壞、丟失的檔案材料（必要時(shí) 出具補(bǔ)建檔案材料

6、的證明） ，由人力資源部審核后歸入檔案。4.5 存放檔案材料的場(chǎng)所嚴(yán)禁吸煙，要保持清潔，保持適當(dāng)溫度，并應(yīng)有防盜、 防火、防曬、防蟲、防潮、防霉、防塵、防鼠等安全措施。4.6 所有外籍員工檔案材料由人力資源部統(tǒng)一管理，未經(jīng)人力資源部批準(zhǔn)任何人 無權(quán)查閱。人力資源部相關(guān)管理人員使用檔案材料應(yīng)拷貝復(fù)印件并及時(shí)將原件歸檔， 使用完畢立即銷毀拷貝件。4.7 對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案要及時(shí)制定銷毀清單并提交銷毀報(bào)告，經(jīng)人力資源 部審核，分公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，予以銷毀；同時(shí)人力資源部會(huì)同財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門 共同派員兼銷，兼銷人必須在檔案銷毀清單上簽字；銷毀清單及銷毀報(bào)告永久保存。4.8 有下列行為之一者，視情節(jié)輕重給予 50-500 美金罰款處理，構(gòu)成犯罪的移 交當(dāng)?shù)厮痉ú块T處理：4.8.1 損毀、丟失或擅自銷毀分公司外籍員工檔案材料的。4.8.2 擅自向外界提供、摘抄分公司外籍員工檔案材料的。4.8.3 涂改、偽造檔案材料的。4.8.4 未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的。4.8.5 未辦理相關(guān)手續(xù)而借閱、外帶或越級(jí)查閱的（管理責(zé)任人同罰） 。5. 檔案的移交5.1 外籍員工檔案管理責(zé)任人變更時(shí)，必須辦理交接手續(xù)，即制作檔案移交目錄式兩份， 雙方核對(duì)無誤后簽字確認(rèn)。 檔案交接時(shí)必須有兩名以上兼交人