郵件溝通管理規(guī)范檢查列表

1、序序號號檢檢查查點點分分類類檢檢查查點點1日報、周報日報、周報是否按部門規(guī)范內容來進行2日報、周報是否按部門規(guī)范的時間要求3對外郵件對外客戶、開發(fā)商進行的驗收組郵箱4對外郵件字體、簽名不服規(guī)范5收收信信人人地地址址發(fā)給與郵件內容無關的收件人和抄送人6發(fā)給各收件人和抄送人排列順序不合規(guī)則7發(fā)給公司所有人員時沒有走公司郵件審批流程8不按公司的要求，隨意密送郵件9遺漏需要發(fā)送的人10隨意不分場合頻繁使用郵件高優(yōu)先級11標標題題郵件沒有寫明主題發(fā)送12主題不清晰，產生歧義13主題冗長，沒有真實反映正文的內容和重要性14出現(xiàn)錯別字15不當使用大寫字母或特殊字符或“緊急”之類的字眼16針對超過三次回復的郵

2、件，沒有及時更改標題17正正文文稱稱呼呼和和問問候候沒有稱呼和問候18稱呼中沒有帶職務，針對客戶使用了不正確的語氣，如“你好，你們好”19稱呼前后不統(tǒng)一，一會“您”一會“你”20請求客戶或開發(fā)商完成的事后，正文內容結束后，未謝謝別人21正正文文郵郵件件正正文文出現(xiàn)錯別字，語句不通22過多亂用提示信息23冗長語句及段落，缺乏層次感，沒有換行24在客戶和合作伙伴（開發(fā)商）使用 :) 之類的笑臉字符25正正文文郵郵件件正正文文沒有提示附件提示收件人查看附件26附件文件命名不合規(guī)范及與郵件內容無關27未在正文中對超過2個附件作簡要說明28發(fā)送過大的郵件而未壓縮分割發(fā)送29正正文文字字體體字體過大或過小

3、30全文統(tǒng)一（字體、顏色、大小，除了突出強調外）31正正文文字字體體使用口頭語和俚語32使用不相當?shù)恼Z氣，特別是引起客戶投訴的33使用多個感嘆號等表示強烈的語氣和字眼34對方的內容中帶有情緒，還不停帶情緒回復郵件35正正文文溝溝通通確確認認及及反反饋饋重要溝通事限時事項，在通過郵件溝通外，未及時電話提醒的，引起問題的36結結尾尾簽簽名名隨便亂用座右銘和宣傳口號，影響個人和公司形象的37簽名檔文字與正文文字不匹配38字體比正文大39回回復復郵郵件件收到重要郵件未及時回復的40對低優(yōu)先級的郵件在特定時間未處理41在出差或休假時，未設定自動回復功能，提示發(fā)件人，影響工作的42針對回件答復郵件，只是簡

4、單回答，導致反復交流，浪費資源43只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼44收件人較多，但只需要部分人回復時，郵件中未落實具體的回復人正正文文郵郵件件正正文文45對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，當著所有人的面，不停的RE來RE去46向上司發(fā)送沒有確定結果的郵件47重要的郵件選擇在周五或長假期間發(fā)，影響工作的回回復復郵郵件件檢檢查查明明細細嚴嚴重重級級別別扣扣分分扣扣分分原原則則（1 1次次/ /月月）未按部門規(guī)范內容進行中2一次一扣未按部門規(guī)范時間提交日報、周報中3一次一扣對外客戶、開發(fā)商進行的驗收組郵箱是否用中3一次一扣對外郵件字體大小為9-11、簽名不服規(guī)范中3簽名

5、空白：5一次一扣收件人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，不要發(fā)給與郵件內容無關的人員；抄送人員是要與郵件內容有關的人員中3一次一扣各收件人的排列應遵循一定的規(guī)則，比如按部門排列、按職位等級從高到低或從低到高都可以中3一次一扣發(fā)給公司所有人員時，需要經過如下流程審批：發(fā)件人申請職能經理（項目經理）審批部門經理審批人事審批備案高高1010一次一扣密送郵件是在非正規(guī)情況下發(fā)送的中5一次一扣遺漏需要發(fā)送的收件人和抄送人低2一次一扣郵件內容確實重要緊急的時候使用高優(yōu)先，不要頻繁使用郵件高優(yōu)先級中5一次一扣郵件必須寫明主題，不要空白標題高高1010一次一扣主題要明確清楚，文字盡量簡練，讓收件人了解郵件所

6、說為何，不能有歧義中中5 5一次一扣 標題要簡短，不宜冗長，真實反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”；中中5 5一次一扣注意字符和錯別字 高高2每個錯別字扣2分可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“*！”等）或（【緊急/會議通知/培訓】）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼；中3一次一扣回復郵件不要“答復 RE”一大串 ，請幫忙換換中中5 5一次一扣郵件的開頭要稱呼收件人，知道職務：XX經理、XX主管、XX總，不知道職務： XX老師、XX先生/小姐（性別要搞清楚）、XX工（IT行業(yè)常用，推薦用這個）；中3一次一扣開頭簡單得寫個“您好

7、”或“大家好”即可，使用“你”的時候注意語氣； 中3一次一扣稱呼要前后文統(tǒng)一，不要一會“您”一會“你”； 低2一次一扣正文內容結束后，先謝謝別人；低2一次一扣盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查，這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。 在郵件發(fā)送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤高高2每個錯別字扣2分每個語句不通扣2分合理提示重要信息，用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。中3一次一扣1、Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的

8、說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論；2、針對突出強調內容，請多使用空格；一個主題講完后，請換行。中中5 5一次一扣不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻. 郵件不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合 中3一次一扣如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件低2一次一扣附件文件應按有意義的名字命名及與郵件主題相關中3一次一扣正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時低2一次一扣如果附件過大（不宜超過7MB，特別是在公司環(huán)境里），應分割成幾個小文件分別發(fā)送中3一次一扣字體大小在

9、10-12號不宜過大或過小選用宋體字、微軟雅黑、仿宋_GB2312中3一次一扣全文統(tǒng)一（字體、顏色、大小，除了突出強調外）低2一次一扣規(guī)范用語盡量少用口頭用語不用俚語；中3一次一扣換位思考，強調對方的利益。注意論述語氣，根據(jù)收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。切勿講一些不會在公眾場所對他人講的話，勿讓自己無心的言論變成他人嘲弄或攻擊的話題 高高1010一次一扣尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現(xiàn)，輕易不要使用感嘆號等表示強烈的語氣和字眼中3一次一扣確定是否必須以郵件回復：如果對方的內容中帶有情緒，最好面對面回應 高高101

10、0一次一扣1、對重要溝通事項，在發(fā)送郵件后最好電話提醒對方引起關注；或請對方確認收到Email；2、重要郵件發(fā)出去后石沉大海，不一定是對方不重視，嘗試再次提醒；3、重要會議通知，除了提前郵件通知外，在會前再次向與會人員提醒開會時間（郵件或IM工具或電話）中中5 5一次一扣簽名信息不宜過多，簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址、你的座右銘，或公司的宣傳口號等信息。座右銘和宣傳口號要分清收件人對象與場合，切記一定要得體中3一次一扣簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免造成亂碼。中3一次一扣字號一般選擇比正文字體小一些低2一次一扣1、收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一

11、下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些重要緊急的郵件；2、對于事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說“收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復，云云”。不要讓對方苦苦等待中中5 5一次一扣對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但不要超過24小時（除了郵件中特別標注完成時間外）。中3一次一扣對于正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。中3一次一扣當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案，進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源；中中5 5一次一扣回復不得少于10個字

12、，杜絕只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼；中3一次一扣為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復中中5 5一次一扣 如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。高高1010一次一扣不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結果的郵件中中5 5一次一扣重要的郵件盡量不要選擇在周五或長假前發(fā)給對方法郵件中中5 5一次一扣適適用用對對象象說說明明開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項

13、目經理只只給給需需要要信信息息的的人人發(fā)發(fā)送送郵郵件件，不不要要占占用用他他人人的的資資源源：收信人地址的填寫方式有三種：“收件人（To）”，“抄送（CC）”和“密抄（BCC)”，也許你會認為這是小菜一碟。不幸的是，事實往往出人意料。To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email。BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合，不建議使用。適適當當?shù)牡囊?guī)規(guī)則則有有助助于于提提升升你你的的形形象象和和避避免免不不必必要要的的麻麻煩煩：TO，

14、CC中的各收件人的排列應遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列、按職位等級從高到低或從低到高都可以。開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理開發(fā)部項目經理抽抽檢檢方方式式抽抽檢檢頻頻率率： 1-2個組/每周，1個周期/每個月抽抽檢檢內內容容： 見“廣州文訊公司郵件溝通管理檢查列表”抽抽檢檢方方法法： 抽檢人打開被抽檢人員常用的郵箱工具，在發(fā)送郵件箱中搜索條件輸出檢查內容抽抽檢檢流流程程抽抽檢檢進進度度計計劃劃編編號號周周期期抽抽檢檢對對象象重重點點抽抽檢檢對對象象責責任任