公司促銷借款管理辦法(共7).doc

1、 促銷借款管理辦法在公司關(guān)于代收代支項(xiàng)目的管理規(guī)定中對(duì)費(fèi)用支出與款項(xiàng)收入的管理和帳務(wù)處理都進(jìn)行了相關(guān)規(guī)定，并且明確要求“所有代墊支出須取得廠家書面確認(rèn)”，“嚴(yán)禁在沒(méi)有取得廠家確認(rèn)時(shí)支出”。但在實(shí)際操作中，許多分部都存在業(yè)務(wù)人員不能及時(shí)取得廠家書面確認(rèn)，而財(cái)務(wù)部門為了不影響公司營(yíng)銷策略，對(duì)公司促銷活動(dòng)支出只能辦理相關(guān)借款，或廣宣、采銷不經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)直接從庫(kù)房借商品進(jìn)行促銷等情況。由于分部在上報(bào)促銷活動(dòng)方案時(shí)對(duì)與廠家按比例承擔(dān)促銷活動(dòng)費(fèi)用方案，有許多并沒(méi)有落實(shí)到相關(guān)廠家，只是相關(guān)業(yè)務(wù)人員一種口頭承諾，財(cái)務(wù)無(wú)法按廠家進(jìn)行掛帳，促銷活動(dòng)后業(yè)務(wù)人員也沒(méi)有及時(shí)向廠家收取確認(rèn)函，從而導(dǎo)致因業(yè)務(wù)部門不能及時(shí)取得廠

2、家費(fèi)用確認(rèn)，致使促銷活動(dòng)借款或促銷借機(jī)長(zhǎng)期掛帳無(wú)法清理情況，給公司財(cái)產(chǎn)安全帶來(lái)很大隱患。因此，為了更好的貫徹執(zhí)行公司“以收抵支，收支平衡”的原則，在保證公司營(yíng)銷策略的實(shí)施同時(shí)，又要確保公司財(cái)產(chǎn)的安全，維護(hù)公司的利益，現(xiàn)對(duì)促銷活動(dòng)借款手續(xù)進(jìn)行如下規(guī)范：一、借款審批借款必須與審批的費(fèi)用項(xiàng)目支出同步，并按費(fèi)用項(xiàng)目單筆授權(quán)進(jìn)行控制，嚴(yán)禁促銷活動(dòng)支出（包括內(nèi)采贈(zèng)品）在取得費(fèi)用來(lái)源前先行支出。促銷借款必須取得公司相關(guān)費(fèi)用審批手續(xù)，代墊促銷費(fèi)、廣告費(fèi)等廠家承擔(dān)費(fèi)用必須將費(fèi)用明確到廠家，并事先取得廠家確認(rèn)函；采銷及廣宣部門在進(jìn)行活動(dòng)策劃時(shí)必須作好提前準(zhǔn)備，及時(shí)與廠家溝通并取得廠家確認(rèn)函。對(duì)于應(yīng)由廠家承擔(dān)費(fèi)用未

3、取得供應(yīng)商確認(rèn)的，必須在上報(bào)促銷審批計(jì)劃中注明確認(rèn)函收取情況及對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)科主管，報(bào)總部審批，費(fèi)用承擔(dān)廠家對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)科主管對(duì)未取得確認(rèn)函部分廠家承擔(dān)費(fèi)用的收回負(fù)責(zé)。同時(shí)在借款時(shí)由分部相關(guān)分管業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)主管及采銷總監(jiān)對(duì)無(wú)確認(rèn)函借款簽字擔(dān)保，承諾在借款后五日內(nèi)取得相關(guān)供應(yīng)商書面確認(rèn)函，并在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月仍無(wú)法收取確認(rèn)函時(shí)承擔(dān)還款責(zé)任。分部收入組負(fù)責(zé)跟蹤收取，嚴(yán)禁無(wú)擔(dān)保、無(wú)廠家確認(rèn)的代墊支出及任何形式的未批先付。分部財(cái)務(wù)部對(duì)費(fèi)用承擔(dān)廠家歸屬的業(yè)務(wù)主管人員建立信用評(píng)估記錄，對(duì)擔(dān)保后三日內(nèi)仍未收取確認(rèn)函的，分部財(cái)務(wù)報(bào)分部采銷總監(jiān)督促業(yè)務(wù)催收，并對(duì)該業(yè)務(wù)人員在無(wú)確認(rèn)函情況下不再辦理借款。取得的廠家確認(rèn)函必須

4、專款專用，不得跨品類跨廠商使用，特殊情況須報(bào)總部審批，否則為無(wú)確認(rèn)函未批先支，將對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)人員給予書面指導(dǎo)以上處罰。對(duì)原有未收回代墊費(fèi)用確認(rèn)函的收取，由分部采銷總監(jiān)負(fù)責(zé)，要求相關(guān)業(yè)務(wù)人員在本文件下發(fā)之日期起1個(gè)月內(nèi)限期收回，否則將給予提交理由書并按超期天數(shù)對(duì)責(zé)任人每天10元累計(jì)處罰，原責(zé)任人已離職的由現(xiàn)崗位接替人員負(fù)責(zé)追討并承擔(dān)責(zé)任。采銷部門應(yīng)建立對(duì)業(yè)務(wù)人員廠家承擔(dān)費(fèi)用、應(yīng)收廠家收入等相關(guān)確認(rèn)函收取得的考核，明確相關(guān)業(yè)務(wù)人員責(zé)任，建立時(shí)限管理制度，要求采銷人員在取得確認(rèn)函后3日內(nèi)必須交到分部財(cái)務(wù)部收入組，對(duì)因業(yè)務(wù)人員未取得廠家確認(rèn)函而導(dǎo)致公司收入無(wú)法收回，給公司造成損失的，按照損失的一定比例對(duì)

5、相關(guān)人員進(jìn)行處罰。二、借款手續(xù)與要求針對(duì)促銷借款中存在的手續(xù)問(wèn)題，對(duì)促銷活動(dòng)借款手續(xù)進(jìn)行如下要求：1、對(duì)于完全由公司承擔(dān)的促銷活動(dòng)等費(fèi)用，廣宣等部門憑公司審批的活動(dòng)計(jì)劃，填制借款單，經(jīng)費(fèi)用會(huì)計(jì)審核簽字后按費(fèi)用授權(quán)簽批辦理借款手續(xù)。2、涉及廠家承擔(dān)費(fèi)用的促銷活動(dòng)必須在費(fèi)用支出前保證代墊支出款項(xiàng)來(lái)源，如廠家留存臨時(shí)促銷費(fèi)不足，必須在借款前取得廠家促銷費(fèi)用確認(rèn)函。對(duì)活動(dòng)前未取得供應(yīng)商確認(rèn)的情況，按前述借款審批中所做要求辦理，否則給予相關(guān)責(zé)任人 “書面指導(dǎo)”處罰并由其承擔(dān)發(fā)生的損失。3、對(duì)內(nèi)部采購(gòu)促銷贈(zèng)品，為加強(qiáng)對(duì)門店賒款購(gòu)物限額及范圍的控制，要求同外購(gòu)贈(zèng)品采購(gòu)，一律按照公司審批手續(xù)辦理借款在門店進(jìn)行

6、購(gòu)買，嚴(yán)格禁止從庫(kù)房借商品作贈(zèng)品促銷，對(duì)未按照規(guī)定直接辦理借機(jī)的，將對(duì)相關(guān)人員“書面指導(dǎo)”處罰。4、借款后分部財(cái)務(wù)以借款單，公司審批的促銷活動(dòng)計(jì)劃審批表作為附件，掛“其他應(yīng)收款代墊款個(gè)人（借款人）”。三、具體操作流程及注意事項(xiàng)：1、首次向供應(yīng)商取得備忘錄、確認(rèn)函情況操作流程1）采銷部門應(yīng)于活動(dòng)前取得供應(yīng)商承擔(dān)費(fèi)用的備忘錄或確認(rèn)函，并按附件一編制臨時(shí)促銷費(fèi)（廣告費(fèi)等）備忘錄、確認(rèn)函收取確認(rèn)單（以下簡(jiǎn)稱確認(rèn)函收取確認(rèn)單），采銷部門相關(guān)人員應(yīng)將備忘錄或確認(rèn)函及確認(rèn)函收取確認(rèn)單一并交與財(cái)務(wù)部門。分部收入組根據(jù)備忘錄或確認(rèn)函進(jìn)行應(yīng)收掛帳,同時(shí)在確認(rèn)函收取確認(rèn)單上簽字確認(rèn)已收到相應(yīng)備忘錄或確認(rèn)函。2）采銷

7、部門將經(jīng)收入主管簽字確認(rèn)的確認(rèn)函收取確認(rèn)單移交廣宣等部門辦理借款。3）廣宣等部門在辦理借款手續(xù)時(shí)，應(yīng)持借款單、總部批示的促銷活動(dòng)計(jì)劃審批表、收入主管簽字的確認(rèn)函收取確認(rèn)單到費(fèi)用會(huì)計(jì)處審核。其中確認(rèn)函收取確認(rèn)單要求為收入主管簽字確認(rèn)的原件。費(fèi)用會(huì)計(jì)對(duì)于手續(xù)不符合要求的，不予辦理借款。4）費(fèi)用會(huì)計(jì)將確認(rèn)函收取確認(rèn)單復(fù)印，原件留存，復(fù)印件填寫實(shí)際借款明細(xì)并簽字確認(rèn)后于當(dāng)天轉(zhuǎn)收入會(huì)計(jì)。5）收入會(huì)計(jì)按附件二編制臨時(shí)促銷費(fèi)（廣告費(fèi)等）備忘錄、確認(rèn)函使用情況統(tǒng)計(jì)表（以下簡(jiǎn)稱確認(rèn)函使用情況統(tǒng)計(jì)表），以備對(duì)備忘錄、確認(rèn)函尚可使用余額進(jìn)行監(jiān)控。6）費(fèi)用會(huì)計(jì)對(duì)借款單進(jìn)行審核后，按公司費(fèi)用授權(quán)簽字審批，借款人憑簽字審

8、批后的借款單據(jù)到出納處辦理領(lǐng)款。委托他人領(lǐng)款的，借款人需提供書面委托。2、使用備忘錄或確認(rèn)函余額情況操作流程1）在使用備忘錄或確認(rèn)函余額時(shí)，應(yīng)在其“尚可使用余額”內(nèi)申請(qǐng)借款。借款時(shí)業(yè)務(wù)人員到收入組確認(rèn)廠家確認(rèn)函使用余額，收入會(huì)計(jì)打印確認(rèn)函使用情況統(tǒng)計(jì)表，并由收入主管簽字確認(rèn)后交業(yè)務(wù)人員，業(yè)務(wù)將簽字的統(tǒng)計(jì)表交廣宣辦理借款。2）廣宣持收入主管簽字的確認(rèn)函使用情況統(tǒng)計(jì)表原件、借款單、總部批示的促銷活動(dòng)計(jì)劃審批表到費(fèi)用會(huì)計(jì)辦理借款手續(xù)。3）費(fèi)用會(huì)計(jì)根據(jù)確認(rèn)函使用情況統(tǒng)計(jì)表中借款“尚可使用余額”對(duì)廣宣等部門的借款申請(qǐng)進(jìn)行審核。對(duì)于超出借款可使用金額、手續(xù)不符合要求的不予辦理借款。4）費(fèi)用會(huì)計(jì)將確認(rèn)函使用

9、情況統(tǒng)計(jì)表復(fù)印，原件留存，復(fù)印件填寫實(shí)際借款明細(xì)并簽字確認(rèn)后于當(dāng)天轉(zhuǎn)收入會(huì)計(jì)。收入會(huì)計(jì)在統(tǒng)計(jì)表中登記“借款支出金額”對(duì)尚可使用余額進(jìn)行監(jiān)控。5）費(fèi)用會(huì)計(jì)對(duì)借款單進(jìn)行審核后，按公司費(fèi)用授權(quán)簽字審批，借款人憑簽字審批后的借款單據(jù)到出納處辦理領(lǐng)款。委托他人領(lǐng)款的，借款人需提供書面委托。3、備忘錄、確認(rèn)函最終用于彌補(bǔ)補(bǔ)利的情況處理對(duì)于將備忘錄、確認(rèn)函最終用途確認(rèn)用于彌補(bǔ)補(bǔ)利的，按國(guó)美財(cái)字2004第308號(hào)關(guān)于備忘錄、確認(rèn)函簽訂及使用的規(guī)定執(zhí)行。分部收入會(huì)計(jì)根據(jù)經(jīng)總部采銷中心副總批復(fù)的合同外費(fèi)用臺(tái)帳轉(zhuǎn)帳的審批單中轉(zhuǎn)帳金額（合同外費(fèi)用臺(tái)帳轉(zhuǎn)帳的審批單中“實(shí)收金額”），登記確認(rèn)函使用情況統(tǒng)計(jì)表中“借款支出金

10、額”， 對(duì)備忘錄、確認(rèn)函尚可使用余額進(jìn)行監(jiān)控。4、跨年度使用代收代支款項(xiàng)跨年度使用代收代支款項(xiàng)的操作，國(guó)美財(cái)字2005第077號(hào)關(guān)于代收代支費(fèi)用跨年度使用的相關(guān)要求中已有明確要求，請(qǐng)分部遵照文件執(zhí)行，在此不做贅述。5、借款余額登記控制費(fèi)用會(huì)計(jì)應(yīng)在借款當(dāng)日及時(shí)將借款情況反饋收入組，收入會(huì)計(jì)應(yīng)及時(shí)登記臨時(shí)促銷費(fèi)（廣告費(fèi)等）備忘錄、確認(rèn)函使用情況統(tǒng)計(jì)表對(duì)備忘錄、確認(rèn)函可使用額度進(jìn)行控制。因雙方交接問(wèn)題造成的借款超支由責(zé)任人負(fù)責(zé)追償。四、個(gè)人促銷借款沖銷：1、借款操作中應(yīng)杜絕出現(xiàn)實(shí)際使用超出借款金額情況，活動(dòng)借款金額不足使用必須到收入主管處再次確認(rèn)后借款，否則費(fèi)用會(huì)計(jì)對(duì)于超出借款金額的費(fèi)用可不予辦理報(bào)

11、銷，待補(bǔ)足相關(guān)手續(xù)后方可履行報(bào)銷手續(xù)。2、分部進(jìn)行促銷活動(dòng)、購(gòu)買促銷贈(zèng)品必須聯(lián)系正規(guī)單位，并在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)及時(shí)取得正規(guī)發(fā)票辦理報(bào)銷手續(xù)。費(fèi)用會(huì)計(jì)在促銷活動(dòng)結(jié)束后應(yīng)及時(shí)通知借款人員清理借款，對(duì)于無(wú)正當(dāng)理自活動(dòng)結(jié)束后1周內(nèi)不辦理報(bào)銷手續(xù)的，將根據(jù)情況給予相關(guān)借款人或分部廣宣經(jīng)理提交理由書并按超期天數(shù)對(duì)責(zé)任人每天10元累計(jì)處罰。3、報(bào)銷時(shí)借款人應(yīng)持按授權(quán)簽批的費(fèi)用報(bào)銷單、總部批示的促銷活動(dòng)計(jì)劃審批表、購(gòu)買贈(zèng)品的發(fā)票、贈(zèng)品ERP系統(tǒng)入庫(kù)單、國(guó)美與廠家費(fèi)用劃分的分配表等到分部財(cái)務(wù)辦理報(bào)銷。促銷費(fèi)用的劃分應(yīng)由分部賣場(chǎng)部設(shè)專人負(fù)責(zé)，及時(shí)對(duì)國(guó)美與廠商共同承擔(dān)費(fèi)用進(jìn)行劃分，費(fèi)用會(huì)計(jì)按公司相關(guān)規(guī)定承擔(dān)比例進(jìn)行審核。 4、費(fèi)用會(huì)計(jì)嚴(yán)格審核手續(xù)是否齊全，單據(jù)是否合規(guī)，按公司規(guī)定辦理報(bào)銷手續(xù)，并將收入主管簽字的確認(rèn)函收取確認(rèn)單或確認(rèn)函使用情況統(tǒng)計(jì)表原件作為報(bào)銷憑證附件。5、報(bào)銷后的促銷費(fèi)用中應(yīng)由廠家承擔(dān)的部分，按公司代收代支管理規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理，借：其他業(yè)務(wù)支出，貸：其他應(yīng)收款代墊款個(gè)人。6、月末費(fèi)用會(huì)計(jì)應(yīng)按照公司規(guī)定登記“其他業(yè)務(wù)支出”