關(guān)于碩士畢業(yè)論文自動(dòng)生成目錄和參考文獻(xiàn)上標(biāo)的小技巧

1、關(guān)于碩士畢業(yè)論文自動(dòng)生成目錄和參考文獻(xiàn)上標(biāo)的小技巧 2010-01-10 17:40 | (分類:默認(rèn)分類)畢業(yè)論文不同于一般的小論文，特別是碩士畢業(yè)論文或者博士畢業(yè)論文。一般的小論文就四五頁，而碩士論文動(dòng)輒五六十頁，有的甚至七八十頁。所以有些東西如果要人工的去修改，將是一件非常痛苦的事情。痛苦的事情至少有兩個(gè)：目錄自動(dòng)生成和編號(hào)、參考文獻(xiàn)引用的上標(biāo)。本文將從這兩個(gè)方面說說小技巧，自動(dòng)生成，非常方便。先說兩種痛苦情況。設(shè)定好文章的目錄結(jié)構(gòu)后，突然發(fā)現(xiàn)中間要添加或者刪除一個(gè)章節(jié)，添加刪除容易，可是其后遺癥就是后面的編號(hào)都要跟著變動(dòng)。比如要?jiǎng)h除第二章，那么原理的第三章就要改為第二章，后面的要跟著動(dòng)

2、，添加也一樣，很麻煩。第二個(gè)情況就是參考文獻(xiàn)的上標(biāo)問題。碩士論文參考文獻(xiàn)都有好幾十個(gè)，一般論文會(huì)要求按照論文的引用順序列出參考文獻(xiàn)。如果需要添加新的參考文獻(xiàn)，那么這些參考文獻(xiàn)的上標(biāo)號(hào)又會(huì)跟著變動(dòng)。目錄自動(dòng)生成簡(jiǎn)單說下，將文檔切換到大綱視圖，然后設(shè)置你要設(shè)定成目錄的文字的大綱級(jí)別。如果將大綱級(jí)別設(shè)定為1級(jí)，那么就是1級(jí)目錄，一般我們會(huì)設(shè)置到3級(jí)，這樣會(huì)生成1、2、3級(jí)目錄。設(shè)定好后，在要插入目錄的地方，點(diǎn)擊“插入”-“引用”-“索引和目錄”就可以了。格式在另外設(shè)置下就行了?，F(xiàn)在來說說這兩個(gè)的簡(jiǎn)單解決辦法。首先都要設(shè)置成段落編號(hào)。將你要設(shè)定的一級(jí)目錄設(shè)定成一級(jí)編號(hào)，二級(jí)目錄設(shè)定成二級(jí)編號(hào)等等。參考

3、文獻(xiàn)一樣，設(shè)置成段落編號(hào)。設(shè)定成段落編號(hào)有一個(gè)非常大的好處，就是插入或者刪除其中的某個(gè)項(xiàng)目時(shí)，其后面的變好會(huì)跟著變動(dòng)，所以這就解決了因添加刪除中間的項(xiàng)目，而要同時(shí)修改后面的編號(hào)問題了。目錄的更新，只需要在“大綱視圖”下點(diǎn)擊更新目錄，或者在頁面視圖的目錄上，點(diǎn)擊右鍵，選擇“更新域”即可。將參考文獻(xiàn)設(shè)置成段落編號(hào)后，在需要插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)引用的地方，點(diǎn)擊“插入”-“引用”-“交叉引用”，找到相應(yīng)參考文獻(xiàn)的編號(hào)就可以了。然后再自己設(shè)置一下格式。還有幾種方法，從網(wǎng)上摘錄下來的。（一）采用書簽、交叉引用方法：參考文獻(xiàn)的編號(hào)和引用步驟如下：（1）在word文檔末尾添加幾個(gè)文獻(xiàn)，如：1楊秀章.Word2000中

4、文版使用速成.北京:清華大學(xué)出版社，20002PeterWeverka.DianePoremsky.中文Word2002專家.北京:機(jī)械工業(yè)出版社，2002注意，輸入時(shí)應(yīng)采用word的自動(dòng)編號(hào)。如果word沒有自動(dòng)編號(hào)，可自己插入（這個(gè)就不用細(xì)說了.）（2）給每個(gè)文獻(xiàn)制作成書簽。如，選擇“楊秀章.Word2000中文版使用速成”，插入書簽，輸入書簽名（楊秀章_Word2000中文版使用速成），然后添加。注意書簽名必須以字母開頭，可包含數(shù)字但不能有空格，可以用下劃線字符來分隔文字，否則可能無法插入。書簽名最好與文獻(xiàn)名一致，這樣在它位置變化后，你仍能識(shí)別它。（圖1）（3）在需要引用文獻(xiàn)的位置，執(zhí)行

5、插入引用交叉引用，類型選擇書簽，選擇需要引用的項(xiàng)目，內(nèi)容選擇“段落編號(hào)”。至此，引用完成！（圖2）在全篇文檔編完后，全選，右鍵選擇“更新域”，編號(hào)就會(huì)改變成文獻(xiàn)的最新位置。還有一個(gè)通過插入腳注的方式引用參考文獻(xiàn)。1 光標(biāo)移到要插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的地方，菜單中“插入”“腳注和尾注”。（已搜索，無重復(fù)）2對(duì)話框中選擇“尾注”，編號(hào)方式選“自動(dòng)編號(hào)”，所在位置建議選“節(jié)的結(jié)尾”（對(duì)論文而言）。3如“自動(dòng)編號(hào)”后不是阿拉伯?dāng)?shù)字，選右下角的“選項(xiàng)”，在編號(hào)格式中選中阿拉伯?dāng)?shù)字。4確定后在該處就插入了一個(gè)上標(biāo)“1”，而光標(biāo)自動(dòng)跳到文章最后，前面就是一個(gè)上標(biāo)“1”，這就是輸入第一個(gè)參考文獻(xiàn)的地方。5將文章最后的上

6、標(biāo)“1”的格式改成正常（記住是改格式，而不是將它刪掉重新輸入，否則參考文獻(xiàn)以后就是移動(dòng)的位置，這個(gè)序號(hào)也不會(huì)變），再在它后面輸入所插入的參考文獻(xiàn)（格式按雜志要求來慢慢輸，好像沒有什么辦法簡(jiǎn)化）。6對(duì)著參考文獻(xiàn)前面的“1”雙擊，光標(biāo)就回到了文章內(nèi)容中插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的地方，可以繼續(xù)寫文章了。7在下一個(gè)要插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的地方再次按以上方法插入尾注，就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“2”（Word已經(jīng)自動(dòng)為你排序了），繼續(xù)輸入所要插入的參考文獻(xiàn)。8所有文獻(xiàn)都引用完后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)在第一篇參考文獻(xiàn)前面一條短橫線（頁面視圖里才能看到），如果參考文獻(xiàn)跨頁了，在跨頁的地方還有一條長(zhǎng)橫線，這些線無法選中，也無法刪除。這是尾注的標(biāo)志，但一般

7、科技論文格式中都不能有這樣的線，所以一定要把它們刪除。9切換到普通視圖，菜單中“視圖”“腳注”，這時(shí)最下方出現(xiàn)了尾注的編輯欄。10在尾注右邊的下拉菜單中選擇“尾注分隔符”，這時(shí)那條短橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。11再在下拉菜單中選擇“尾注延續(xù)分隔符”，這是那條長(zhǎng)橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。12切換回到頁面視圖，參考文獻(xiàn)插入已經(jīng)完成了。這時(shí)，無論文章如何改動(dòng)，參考文獻(xiàn)都會(huì)自動(dòng)地排好序了。如果刪除了，后面的參考文獻(xiàn)也會(huì)自動(dòng)消失，絕不出錯(cuò)。13參考文獻(xiàn)越多，這種方法的優(yōu)勢(shì)就體現(xiàn)的越大。在寫畢業(yè)論文的時(shí)候，我就是用這個(gè)方法分節(jié)插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的，具爽！存在一個(gè)小問題：如果同一個(gè)參考文獻(xiàn)兩處被引用，只能在前一個(gè)

8、引用的地方插入尾注，不能同時(shí)都插入。這樣改動(dòng)文章后，后插入的參考文獻(xiàn)的編號(hào)不會(huì)自動(dòng)改動(dòng)。一、頁眉頁腳的制作 首先介紹一個(gè)概念：節(jié)。這里的“節(jié)”不同于論文里的章節(jié)，但概念上是相似的。節(jié)是一段連續(xù)的文檔塊，同節(jié)的頁面擁有同樣的邊距、紙型或方向、打印機(jī)紙張來源、頁面邊框、垂直對(duì)齊方式、頁眉和頁腳、分欄、頁碼編排、行號(hào)及腳注和尾注。如果沒有插入分節(jié)符，Word默認(rèn)一個(gè)文檔只有一個(gè)節(jié)，所有頁面都屬于這個(gè)節(jié)。若想對(duì)頁面設(shè)置不同的頁眉頁腳，必須將文檔分為多個(gè)節(jié)。 論文里同一章的頁面采用章標(biāo)題作為頁眉，不同章的頁面頁眉不同，這可以通過每一章作為一個(gè)節(jié)，每節(jié)獨(dú)立設(shè)置頁眉頁腳的方法來實(shí)現(xiàn)。 首先介紹頁眉的制作方法

9、。在各個(gè)章節(jié)的文字都排好后，設(shè)置第一章的頁眉（視圖菜單頁眉和頁腳）。然后跳到第一章的末尾，菜單欄上選“插入分隔符”，分節(jié)符類型選“下一頁”，不要選“連續(xù)”（除非你想第二章的標(biāo)題放在第一章的文字后面而不是另起一頁），若是奇偶頁排版根據(jù)情況選“奇數(shù)頁”或“偶數(shù)頁”。這樣就在光標(biāo)所在的地方插入了一個(gè)分節(jié)符，分節(jié)符下面的文字屬于另外一節(jié)了。 光標(biāo)移到第二章，這時(shí)可以看到第二章的頁眉和第一章是相同的，鼠標(biāo)雙擊頁眉Word會(huì)彈出頁眉頁腳工具欄，工具欄上有一個(gè)“同前”按鈕（圖像按鈕，不是文字）， 這個(gè)按鈕按下表示本節(jié)的頁眉與前一節(jié)相同，我們需要的是各章的頁眉互相獨(dú)立，因此把這個(gè)按鈕調(diào)整為“彈起”狀態(tài)（與上一

10、節(jié)相同的提示文字會(huì)消失），然后修改頁眉為第二章的標(biāo)題，完成后關(guān)閉工具欄。如法炮制制作其余各章的頁眉。 頁腳的制作方法相對(duì)比較簡(jiǎn)單。論文頁面的頁腳只有頁碼，要求從正文開始進(jìn)行編號(hào)，但是，在正文前還有扉頁、授權(quán)聲明、中英文摘要和目錄，這些頁面是不需要編頁碼的，頁碼從正文第一章開始編號(hào)。首先，確認(rèn)正文的第一章和目錄不屬于同一節(jié)。然后，光標(biāo)移到第一章，點(diǎn)擊“視圖頁眉和頁腳”彈出頁眉頁腳工具欄，切換到頁腳，確保“同前”按鈕處于彈起狀態(tài)，插入頁碼，這樣正文前的頁面都沒有頁碼，頁碼從第一章開始編號(hào)。 注： 頁眉段落默認(rèn)使用內(nèi)置樣式“頁眉”，頁腳使用“頁腳”樣式，頁碼使用內(nèi)置字符樣式“頁碼”。如頁眉頁腳的字體

11、字號(hào)不符合要求，修改這些樣式并自動(dòng)更新即可，不用手動(dòng)修改各章的頁眉頁腳。 論文里頁眉使用章標(biāo)題，可以采用章標(biāo)題做成書簽，然后在頁眉交*引用的方法來維護(hù)兩者的一致。 二、圖表自動(dòng)編號(hào) 論文寫作中，圖和表要求按照章節(jié)進(jìn)行編號(hào)如：圖1.6，表4.7，圖表的自動(dòng)編號(hào)可以使用Word的題注功能。Word提供圖表標(biāo)簽和表格標(biāo)簽，圖表也就是圖的標(biāo)簽 操作步驟：插入菜單引用題注，選中圖表標(biāo)簽，編號(hào)中可以選包含章節(jié)號(hào)，這需要章節(jié)的編號(hào)聯(lián)接到一個(gè)項(xiàng)目標(biāo)號(hào)上，參照項(xiàng)目編號(hào)的設(shè)置，重要的是章的編號(hào)，其它節(jié)的編號(hào)聯(lián)接到上層編號(hào)，則所有的章節(jié)、圖、表都可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)編號(hào)。把題注中不包含標(biāo)簽勾上，按確定插入標(biāo)簽，之需要在正文

12、中的標(biāo)簽前鍵入圖就可以了。表只要在標(biāo)簽選擇中選表格就可以，其它相同。 一般只需要建立一個(gè)標(biāo)簽就可以了，其它地方需要，可以直接copy標(biāo)簽，粘貼到指定位置，然后選中標(biāo)簽，更新域就可以，對(duì)于數(shù)量很多的標(biāo)簽，則先全部copy好，然后按Ctl+A快捷鍵全部選中，在有標(biāo)簽域的數(shù)字上點(diǎn)右鍵，選更新域就會(huì)全部更新，或者在別的地方再插入一次題注就會(huì)自動(dòng)更新了。最簡(jiǎn)單的方法是按Ctrl+A全部選中，按F9更新域。 圖表的應(yīng)用則需要用到引用的交*引用功能：插入菜單引用交*引用，引用類型選中圖表的標(biāo)簽，標(biāo)注內(nèi)容選“只有標(biāo)簽和編號(hào)”即可插入引用。 圖片組合 Word中如果一頁圖片太多的話就會(huì)跑來跑去找不到位置，可以使

13、用Word的組合功能將所有圖片組合在一起就好了 （1）將所有圖片的屬性設(shè)置圖片格式版式浮于文字上方 （2）將所有圖片選中，右鍵組合 （3）將組合后的圖片版式設(shè)置成嵌入型或其它需要的版式。 圖片不攝制成浮于文字上方的話是不能進(jìn)行組合的，浮于文字上方后圖片就可以和Word畫的各種圖形組合在一起了。 三、公式自動(dòng)編號(hào) 公式編輯應(yīng)該使用公式編輯器MathType，自動(dòng)插入公式編號(hào)，目前為5.2版。Word的公式編輯器實(shí)際上就是Mathtype的早期版本，但不好用。Mathtype安裝好后（要先裝office再裝Mathtype否則不認(rèn)）在word中會(huì)有一個(gè)工具條和菜單，根據(jù)需要使用。公式編號(hào)和編號(hào)引用

14、在工具條上直接有，不同章節(jié)需要不同的編號(hào)可在章節(jié)的開頭處插入章、節(jié)號(hào)（注意：如果是連續(xù)章節(jié)編號(hào)，則選“New Chapter Number”，自動(dòng)延續(xù)章節(jié)編號(hào)，修改起來就方便了），論文一般只需要按章編號(hào)，所以插入章編號(hào)即可，插入時(shí)應(yīng)放在正文中第一個(gè)公式的編號(hào)處，以方便查找，不要放在標(biāo)題處，否則自動(dòng)生成目錄時(shí)要手工刪除。 公式編號(hào)的引用只需把把光標(biāo)放在要引用的地方，點(diǎn)“Insert Equation Reference”按鈕，然后雙擊要引用的公式編輯器生成的編號(hào)即可。 另外，Mathtype有一個(gè)“Insert Right-Numbered Display Equation”按鈕，可以直接插入公

15、式和公式編號(hào)，公式居中，編號(hào)右對(duì)齊。 四、目錄的制作 目錄是用來列出文檔中的各級(jí)標(biāo)題及標(biāo)題在文檔中相對(duì)應(yīng)的頁碼。首先介紹Word的一個(gè)概念：大綱級(jí)別。Word使用層次結(jié)構(gòu)來組織文檔，大綱級(jí)別就是段落所處層次的級(jí)別編號(hào)，Word提供9級(jí)大綱級(jí)別，對(duì)一般的文檔來說足夠使用了。Word的目錄提取是基于大綱級(jí)別和段落樣式的，在Normal模板中已經(jīng)提供了內(nèi)置的標(biāo)題樣式，命名為“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”，“標(biāo)題9”，分別對(duì)應(yīng)大綱級(jí)別的19。我們也可以不使用內(nèi)置的標(biāo)題樣式而采用自定義樣式，但有點(diǎn)麻煩。下文中的目錄制作方法直接使用Word的內(nèi)置標(biāo)題樣式，關(guān)于自定義樣式的方法請(qǐng)參閱Word的幫助文檔（視圖菜單文檔

16、結(jié)構(gòu)可顯示與將要生成目錄結(jié)構(gòu)相同的文檔結(jié)構(gòu)）。 目錄的制作分三步進(jìn)行。 1) 修改標(biāo)題樣式的格式。通常Word內(nèi)置的標(biāo)題樣式不符合論文格式要求，需要手動(dòng)修改。在菜單欄上點(diǎn)“格式樣式”，列表下拉框中選“所有樣式”，點(diǎn)擊相應(yīng)的標(biāo)題樣式，然后點(diǎn)“更改”?？尚薷牡膬?nèi)容包括字體、段落、制表位和編號(hào)等，按論文格式的要求分別修改標(biāo)題13的格式。 2) 在各個(gè)章節(jié)的標(biāo)題段落應(yīng)用相應(yīng)的格式。章的標(biāo)題使用“標(biāo)題1”樣式，節(jié)標(biāo)題使用“標(biāo)題2”，第三層次標(biāo)題使用“標(biāo)題3”。使用樣式來設(shè)置標(biāo)題的格式還有一個(gè)優(yōu)點(diǎn)，就是更改標(biāo)題的格式非常方便。假如要把所有一級(jí)標(biāo)題的字號(hào)改為小三，只需更改“標(biāo)題1”樣式的格式設(shè)置，然后自動(dòng)更

17、新，所有章的標(biāo)題字號(hào)都變?yōu)樾∪?hào)，不用手工去一一修改，即麻煩又容易出錯(cuò)。關(guān)于如何應(yīng)用樣式和自動(dòng)更新樣式，請(qǐng)參考Word幫助。 3) 提取目錄。按論文格式要求，目錄放在正文的前面。在正文前插入一新頁（在第一章的標(biāo)題前插入一個(gè)分頁符），光標(biāo)移到新頁的開始，添加“目錄”二字，并設(shè)置好格式。新起一段落，菜單欄選“插入引用索引和目錄”，點(diǎn)“目錄”選項(xiàng)卡，“顯示級(jí)別”為3級(jí)，其他不用改，確定后Word就自動(dòng)生成目錄。若有章節(jié)標(biāo)題不在目錄中，肯定是沒有使用標(biāo)題樣式或使用不當(dāng)，不是Word的目錄生成有問題，請(qǐng)去相應(yīng)章節(jié)檢查。此后若章節(jié)標(biāo)題改變，或頁碼發(fā)生變化，只需更新目錄即可。 注：目錄生成后有時(shí)目錄文字會(huì)有

18、灰色的底紋，這是Word的域底紋，打印時(shí)是不會(huì)打印出來的。在“工具選項(xiàng)”的“視圖”選項(xiàng)卡可以設(shè)置域底紋的顯示方式。 五、參考文獻(xiàn)的編號(hào)和引用 參考文獻(xiàn)的標(biāo)注最好用EndNote9.0，支持中文，自動(dòng)更新，修改方便快捷，一勞永逸。Endnote安裝后也會(huì)在word中有一個(gè)工具條，如果沒有，在工具條上點(diǎn)右鍵，選中即可。 參考文獻(xiàn)的標(biāo)注分為文后的參考文獻(xiàn)和文中的參考文獻(xiàn)引用，在endnote中表示為：參考文獻(xiàn)（Bibilogrphay）和引用（Citation），endnote有很多參考文獻(xiàn)樣式，但不一定符合自己的需要，可根據(jù)自己需要建立自己的樣式。參考文獻(xiàn)以數(shù)據(jù)庫的方式保存，所以要先建立自己的參考

19、文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫（.enl）。參考文獻(xiàn)建立好后，在endnote數(shù)據(jù)庫中選中要插入的數(shù)據(jù)記錄（Ctrl和Shift多選），然后返回word將光標(biāo)置于要插入的地方，點(diǎn)“Insert Selected Citations”即根據(jù)設(shè)置好的參考文獻(xiàn)和引用樣式進(jìn)行標(biāo)注，并在文檔末尾自動(dòng)生成參考文獻(xiàn)。 參考文獻(xiàn)樣式定義：Edit菜單Output StylesNew Style打開新建樣式窗口，然后根據(jù)自己的要求建立參考文獻(xiàn)和引用的樣式進(jìn)行定義： 新建一個(gè)樣式，在Bibliography的Templates中進(jìn)行如下定義： Journal Article Author. TitleJ. Journal. Year

20、, Vol. Volume (Issue) : Pages Thesis Author. TitleD: Degree學(xué)位論文. City: University, Year Conference Proceedings Author. TitleC. Editor, Conference Name. Conference Location: Publisher, Year of Conference. Pages Book Section Author. Title . Book Title. City: Publisher, Year 在Citation的Templates中進(jìn)行如下定義：

21、 (Author, Year)，這是在正文中標(biāo)出作者和年月，最終只需要編號(hào)即可。 數(shù)據(jù)庫中新建參考文獻(xiàn)，按照不同類型輸入相關(guān)信息 輸出結(jié)果： 城市外圍的限定1(Mark W., 2001) （最好標(biāo)記為紅色以方便查找） 參考文獻(xiàn) Horner Mark W., Grubesic Tony H. A GIS-based planning approach to locating urban rail terminalsJ. Transportation. 2001, Vol.12(5): 55-77 每次插入新的參考文獻(xiàn)編號(hào)都會(huì)自動(dòng)更新，導(dǎo)致運(yùn)行變慢，如果不要自動(dòng)更新而是在所有做好后一次全部更新

22、，可在格式設(shè)置中僅用更新。 參考文獻(xiàn)樣式可以導(dǎo)出，Edit菜單Output StyleEdit 要編輯的樣式，然后File菜單選另存為即可（.ens格式），如果要調(diào)用保存的樣式，需要把樣式文件放到endnote安裝目錄下的style目錄（C: Program Files EndNote 9 Styles ）。Edit菜單PreferenceLibaries可以設(shè)置自己定義的數(shù)據(jù)庫為默認(rèn)數(shù)據(jù)庫(Add Open libraries并點(diǎn)擊Endnote Default) 在文檔末尾的參考文獻(xiàn)最好不要生成編號(hào)，在參考文獻(xiàn)完畢后使用word的項(xiàng)目符號(hào)的編號(hào)更方便：選中所有參考文獻(xiàn)，格式菜單項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)編號(hào)自定義，編號(hào)格式中修改為：1即可自動(dòng)生成，格式可根據(jù)需要修改。 如果論文是各章一個(gè)文檔，Endnote可以設(shè)置起始編號(hào)：在word中的endnote工具條上點(diǎn)Format bibliography（格式化參考文獻(xiàn)）layout標(biāo)簽，start with bibliography中填上需要的起始編號(hào)。 附： Endnote9.0，同濟(jì)大學(xué)畢業(yè)論文參考文獻(xiàn)格式，包括引用和參考文獻(xiàn)格式. 文獻(xiàn)類型為：期刊類文章、會(huì)議文章、圖書類、學(xué)位論文和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。 解壓后放到安裝目錄下的style目錄下即可調(diào)用（如：C: Program