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文檔簡介
1、GTD時間管理方法GTD時間管理方法把需要提醒的行動和信息分門別類地逐個確定,并存入了一個看 得見、摸得到的具體的系統(tǒng)里而。當你認真徹底執(zhí)行一次這樣的操 作后,你會體驗到一種前所未有的輕松。對于您收集在工作籃中的信息,不管是每一封電子郵件、一條備 忘錄或者一個自然萌生的念頭,你需要捫心自問一些什么樣的問題 呢?這是行動管理過程中的一個組成要素,它構成了你個人組織管理 體系的基礎。許多人試圖把一切安排得“井井有條”,但是他們卻 錯誤地動手管理那些不完整的“信息材料”。你不可能整理組織那 些即將降臨的信息,你只能收集它們,加工它們。此外,你必須以 下一步行動的決策為依據(jù),對即將采取的行動進行組織管
2、理。只有 思考清楚,制定了明確的行動計劃,才會大幅度提高工作效率?,F(xiàn)在,我建議你在我們總覽全過程的同時,對您收集到工作籃里 的信息材料進行加工處理。這是一件什么事情?這些信息材料到底是什么,需要做些什么。比如,我們從政府方 面或者從公司里接收到了大量煩瑣的信息和任務,而這些內(nèi)容往往 容易從我們的個人管理體系中溜掉,是不是應該想想辦法、加以解 決呢?當我們收到人力資源部門轉發(fā)的電子郵件,通知我們某某政策 的某某情況時,我們又應該怎么處理呢?我曾經(jīng)從客戶的書桌抽屜里 和堆積如山的文件中,挖掘出一打有價值的信息,這僅僅是由于客 戶當時不愿意花上幾秒鐘的時間來搞清楚文件內(nèi)容就隨手一扔造成 的。由此,我
3、們可以看出下一步?jīng)Q策的重要性。是否需要采取行動呢?對于這個問題有兩種回答:是和不是。不需要采取行動如果答案是否定的,那么有三種可能性:1、是一些根本沒有用的垃圾。2、目前沒有采取行動的必要,但是日后可能需要處理(孵化,醞 釀、備忘錄)。3、該信息具有潛在的利用價值, 今后也許能夠派上用場 (參考資 料) 。就目前而言,你所需要的是一個對付垃圾的垃圾箱和一個刪除鍵(在成功助理里直接將垃圾信息刪除),一個用于記錄處于醞釀階段 事務的備忘錄文件夾或者日程表。此外,你還需要一個完善的歸檔 保存參考資料的系統(tǒng)。需要采取行動這一類信息要求我們進行處理。典型的情況可能是一封電子郵件, 要求你在某一天參加公司
4、組織的一次服務活動;或者你任務籃中的一 個備忘錄提醒你同集團的副總裁會面,就某一個新設立的重要項目 雇請顧問的事宜進行磋商。面對每一件需要處理的信息時,你必須作出兩個方面的決定:1、你己經(jīng)承諾完成哪些工作?需要達到什么樣的結果?2、下一步需要采取的行動是什么?如果是關于一項工作項目你必須在一個“工作項目”清單中體現(xiàn)出其結果。 這如同在地上 樹起一個樹樁,提醒你一個懸而未決的問題的存在。每周回顧一下 這個工作清單將會幫助你回憶起這個尚未解決的問題。它活靈活現(xiàn) 地存在你的管理系統(tǒng)中,直到你完成這項工作或者把它徹底地消滅 掉。(成功助理任務樹模塊,支持以“樹”形結構管理多級項目事務)下一步行動是什么
5、?對于你所進行的任何收集工作來說,這都是一個關鍵性的問題,如果你的回答恰如其分, 你便掌握了實質(zhì)性的組織管理內(nèi)容。 “下 一步行動”是指那些必須付諸實施的具體活動,它們推動著形勢朝 著既定目標前行。做事情時,并不需要花費很多氣力,但是在決策行動時,卻要求 投入大量的精力。下而是幾個下一步行動方案的實例:*起草有關預算會議議程的想法。*與安吉拉談一談我們打算建立的文件歸檔系統(tǒng)。*從因特網(wǎng)上了解一下數(shù)據(jù)庫管理軟件的情況。這些都是一些需要實實在在地發(fā)生的、真實而具體的活動。這些 提示信息將使你的個人管理系統(tǒng)獲益良多。處理這件事、把這件事指派給別人處理、或者延遲處理一旦你的下一步行動方案出臺,緊接著,你面臨三種選擇:1、處理這件事。如果你能夠在不到2分鐘的時間內(nèi)就搞定它,那么,一旦這項工作被確定,你就應該立刻著手落實。(在成功助理 -一工作籃-加工處理導航中,2分鐘內(nèi)己搞定的事情,可以點擊 圖中“立即做”部分,記錄到日程表作為記錄)2、把這件事指派給別人去處理。如果處理這件事情需要花費的 時間不止2分鐘,那么,你應該問一問自己,你是否就是解決這個 問題的最佳人選呢?如果回答是否定的,那就干脆委托給一個合適的 人員去辦理。(在成
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