技術(shù)檔案管理制度(2)

1、文件編號(hào):XXXXXXXXX-V1.0檔案管理制度制:核:準(zhǔn):xxxxxxxxxxxxXX 司2015年8月編制（修改）審批記錄文件名稱技術(shù)檔案管理制度簽署編制年月日審核年月日批準(zhǔn)年月日修改記錄序號(hào)版本描述修改審核日期1V1.01總則1. 1為建立、健全公司技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)檔案，充分發(fā)揮 技術(shù)檔案在公司建設(shè)和發(fā)展中的作用，更好地為公司各技術(shù)部門服務(wù)，特制訂本管理制度。1. 2本公司技術(shù)檔案是指各技術(shù)部門（包括車間）在生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、質(zhì)量、設(shè)備、基 建等技術(shù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料以及外來、 外購的圖紙、資料、圖書等。1.

2、3公司技術(shù)職能部門、車間要把技術(shù)檔案工作納入本單位的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中，保證其 技術(shù)文件材料的積累，達(dá)到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時(shí)歸檔。以保證全公司技術(shù)檔 案工作的順利開展。1. 4按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則，公司設(shè)立綜合檔案室，并配備專職人員管理。綜合檔案室在產(chǎn)品事業(yè)部的直接領(lǐng)導(dǎo)下，集中統(tǒng)一管理全公司的生產(chǎn)、開發(fā)、質(zhì)量、設(shè)備、 基建等技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作，達(dá)到全公司技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安 全和有效利用。2技術(shù)文件資料的歸檔2. 1每一個(gè)技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后，都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料，并按公 司形成技術(shù)文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的技術(shù)文

3、件資料加以系統(tǒng)的整理，組裝成 套，由產(chǎn)品事業(yè)部經(jīng)理審查后及時(shí)向公司綜合檔案室移交歸檔。2.2各部門或技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或技術(shù)文件資料時(shí)，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù), 簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的，管理人員有權(quán)拒絕接收。2. 3凡需歸檔的技術(shù)文件資料，應(yīng)盡量符合國(guó)標(biāo)、行標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu) 良，字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制，圖樣清晰。嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙打印。2. 4凡各部門形成的圖紙類文件，應(yīng)描制底圖一份，并經(jīng)技術(shù)責(zé)任人簽字后，向檔案室移交 歸檔。2. 5凡外來、外購回公司的圖紙資料，隨儀器、設(shè)備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖 等在開封前，有關(guān)單

4、位必須通知資料管理人員參加清點(diǎn)，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù) 前任何人不得據(jù)為私有或拿走。3綜合檔案室的任務(wù)和管理人員的職責(zé)3. 1綜合檔案室的任務(wù):3. 1. 1集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案，維護(hù)技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全, 并及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用。因工作嚴(yán)重失職，造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無 法使用、借出無法收回等，管理人員應(yīng)負(fù)主要責(zé)任，嚴(yán)重者調(diào)離崗位。3. 1. 2協(xié)助各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔 工作。3. 1. 3承擔(dān)技術(shù)文件資料的接收、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術(shù)資料為全公司有關(guān) 部門和技術(shù)人員服務(wù)。3. 2技術(shù)檔

5、案管理人員的職責(zé): 3. 2. 1認(rèn)真貫徹公司技術(shù)檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù)，提高管理水平，保證技術(shù)檔案 工作任務(wù)的完成。積極主動(dòng)地為生產(chǎn)、開發(fā)提供技術(shù)資料。3. 2. 2科學(xué)地管理全公司技術(shù)檔案，承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類、編目、登記、 保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及繪制檢索工具等工作。3. 2. 3遵守公司保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。3. 2. 4嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。3. 2. 5保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。4技術(shù)檔案的鑒定和銷毀4. 1認(rèn)真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復(fù)制后，原檔

6、案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報(bào)廢，保管期限為一年。4. 2凡要銷毀的技術(shù)檔案，必須造具清冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進(jìn)行銷 毀，防止失密。有關(guān)鑒定報(bào)告和銷毀清冊(cè)必須及時(shí)歸檔5技術(shù)檔案的保管和借閱5. 1對(duì)接收來的技術(shù)檔案進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工管理，編制檔案查閱 目錄，做到定位存放，妥善保管，方便利用。5. 2認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并 于12月25日以前整理出檢查報(bào)告，交產(chǎn)品事業(yè)部經(jīng)理審查。根據(jù)檢查報(bào)告的結(jié)果，對(duì)出現(xiàn) 的問題勒令檔案管理員進(jìn)行整改，并對(duì)檢查報(bào)告的真實(shí)性進(jìn)行復(fù)查。5. 3做好技術(shù)檔案

7、的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔，注意防 塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的 檔案，管理人員要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。5. 4技術(shù)檔案的保密制度: 5. 4. 1全公司職工必須嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)技術(shù)檔案的安全。凡借閱重要的檔案（包括外來、 外購的資料，隨儀器、設(shè)備回公司的文件資料，原始底圖等），要由產(chǎn)品事業(yè)部經(jīng)理批準(zhǔn)后 方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。5. 4. 2技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報(bào)并采取措施作妥善處理。5. 4. 3非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術(shù)檔案。5. 5技術(shù)檔案的借閱:5. 5. 1

8、凡本公司技術(shù)人員、工作人員，因生產(chǎn)需要都可借閱技術(shù)檔案。由管理人員填寫 文 件借閱登記表，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦 理注銷手續(xù)。5. 5. 2技術(shù)檔案和各種設(shè)備說明書等，均在公司內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出檔案室, 僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應(yīng)辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時(shí)，需經(jīng)產(chǎn)品事業(yè)部經(jīng)理 批準(zhǔn)方能借出。5. 5. 3經(jīng)同意借出之檔案，每次最長(zhǎng)時(shí)間為三天。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應(yīng) 辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由 檔案管理員負(fù)責(zé)催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據(jù)所借資料的

9、實(shí) 際價(jià)值（各類書籍按標(biāo)價(jià)、資料按制作價(jià)格）報(bào)產(chǎn)品事業(yè)部經(jīng)理審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送公 司財(cái)務(wù)部，對(duì)檔案借閱人進(jìn)行處罰。5. 5. 4借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、 還雙方應(yīng)共同清點(diǎn)份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者, 及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進(jìn)行處罰，由檔案管理員 報(bào)產(chǎn)品事業(yè)部審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部，對(duì)檔案借閱人進(jìn)行處罰。6技術(shù)檔案的復(fù)制和技術(shù)資料的發(fā)放6. 1凡歸檔的技術(shù)文件資料，一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份，供日 常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應(yīng)及時(shí)復(fù)

10、制補(bǔ)充完整。6. 2需加工制作的工裝類圖紙文件，應(yīng)曬制三套。一套用于技術(shù)員作工藝后發(fā)放采購部備料, 以及轉(zhuǎn)交質(zhì)量部進(jìn)行原材料檢查；一套發(fā)放生產(chǎn) 或采購部，用于加工訂貨；一套用于檔案室 存檔，供日常借閱使用。6. 3用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗(yàn)收依據(jù)的原理圖、加工步驟圖等應(yīng)曬制四份，發(fā)放生產(chǎn)車間、質(zhì) 量部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。經(jīng)會(huì)簽后的成型樣圖還應(yīng)至少發(fā)放一份至顧客處。6. 4用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗(yàn)收依據(jù)的結(jié)構(gòu)原理圖，應(yīng)曬制四份，發(fā)放協(xié)助部、生產(chǎn)車間、質(zhì) 量部、及檔案室存檔。6. 5用作指導(dǎo)生產(chǎn)的工藝卡片、工序卡片、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等，應(yīng)曬制三份，發(fā)放生產(chǎn)車間、 分管技術(shù)員及檔案室存檔。6. 6作為驗(yàn)收

11、依據(jù)的檢驗(yàn)卡片，應(yīng)曬制三份，發(fā)放質(zhì)量部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。6. 7因工作原因，需要發(fā)放各使用場(chǎng)所的技術(shù)資料，應(yīng)在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使 用場(chǎng)所。未規(guī)定發(fā)放場(chǎng)所的文件應(yīng)編制文件發(fā)放清單，發(fā)放清單由文件編制部門填寫, 部門主管批準(zhǔn)后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場(chǎng)所，發(fā)放時(shí)注明發(fā)放場(chǎng)所、 發(fā)放號(hào)、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個(gè)人，應(yīng)提出 申請(qǐng)，填寫文件領(lǐng)用申請(qǐng)單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查、文件編制部門主管批準(zhǔn)后，可簽名領(lǐng)取。6. 8發(fā)放各使用場(chǎng)所的文件資料，使用者應(yīng)妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破 壞或污損至無法使用時(shí)，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報(bào) 廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時(shí)，文件使用者應(yīng)承擔(dān)重復(fù) 發(fā)放文件的資料費(fèi)用，其金額按復(fù)制資料的實(shí)際價(jià)格核算，由檔案管理員報(bào)產(chǎn)品事業(yè)部經(jīng)理 審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送交公司財(cái)務(wù)部。7技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改7. 1當(dāng)文件編制部門需對(duì)技術(shù)檔案實(shí)施更改或補(bǔ)充時(shí)，應(yīng)有更改通知單。對(duì)用戶提供的文件 資料進(jìn)行更改時(shí)，還應(yīng)有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對(duì)技術(shù)檔案實(shí)施更改。修改時(shí)統(tǒng)一做好修改標(biāo)記，堅(jiān)持技術(shù)責(zé)任人