人事檔案管理流程制度

1、人事檔案管理制度1. 目的：將人事檔案管理工作制度化，規(guī)范化 維護(hù)人事檔案資料完整性，防止檔案丟失、損壞， 便 于相關(guān)人事檔案資料的借閱及使用。2. 適用范圍 :人資部3. 人事檔案的歸檔對(duì)各類人事檔案進(jìn)行鑒別，是否符合歸檔要求。 按照資料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。在目錄上登記資料名稱及相關(guān)內(nèi)容。將新資料放于檔案袋并歸檔。人員異動(dòng)單歸檔。4. 人事資料歸檔核查分類： 所有檔案歸檔時(shí)必須核對(duì)入職資料，以下資料不可缺少 ;1. 入職表 2. 勞動(dòng)合同 3.體檢表 4.銀行卡復(fù)印件 5.身份證復(fù)印件 6. 安全生產(chǎn)責(zé)任書 特殊崗位證件核對(duì)。a. 技工類：歸檔時(shí)需核對(duì)資料 1.入職表 2.勞

2、動(dòng)合同 3. 體檢表 4.銀行卡復(fù)印件 5. 身份證復(fù)印 件 6.特殊工種證復(fù)印件。b. 女工類：歸檔時(shí)需核對(duì)資料 1.入職表 2.勞動(dòng)合同 3. 體檢表 4.銀行卡復(fù)印件 5. 身份證復(fù)印 件 6.結(jié)婚證復(fù)印件，小孩出生證明或戶口本復(fù)印件。c. 大專以上學(xué)歷類： 1.入職表 2.勞動(dòng)合同 3.體檢表 4. 銀行卡復(fù)印件 5.學(xué)歷證書復(fù)印件 6.身 份證復(fù)印件。d. 采購類： 1.入職表 2.勞動(dòng)合同 3. 體檢表 4. 銀行卡復(fù)印件 5. 身份證復(fù)印件 6.保密協(xié)議，廉 政協(xié)議。e. 職員類：入職表 2. 勞動(dòng)合同 3.體檢表 4.銀行卡復(fù)印件 5.身份證復(fù)印件 6. 保密協(xié)議 7.知識(shí) 產(chǎn)

3、權(quán)說明書。f. 保安類：入職表 2.勞動(dòng)合同 3.體檢表 4. 銀行卡復(fù)印件 5.身份證復(fù)印件 6.退伍證/上崗證其他類：工傷資料、違紀(jì)資料及試用期后涉及到的轉(zhuǎn)正單，崗位異動(dòng)單，調(diào)薪申請(qǐng)單等新資料 也需放于相應(yīng)人員檔案袋并歸檔。5. 人事檔案借閱借閱手續(xù)首先由借閱者向部門申請(qǐng)， 在申請(qǐng)中寫明查閱的對(duì)象、 目的、理由、查閱人的概況等情況； 其次需查閱部門負(fù)責(zé)人簽批；最后由人事部門審核批準(zhǔn)。手續(xù)齊全則給予批準(zhǔn)借閱。借閱事項(xiàng)a. 檔案借閱一般是由工作調(diào)動(dòng)或工作性質(zhì)發(fā)生變化等原因引起， 借閱檔案時(shí)需注意在傳遞 時(shí)應(yīng)遵循保密原則。b. 人事檔案借閱僅限于（主任 / 經(jīng)理）相關(guān)權(quán)限人員進(jìn)行查看，無關(guān)人員不

4、得要求或進(jìn)入檔 案室查看任何人事檔案相關(guān)資料，檔案管理人員要做好借閱資格手續(xù)審查及登記工作， 在借閱期間禁止任何人員對(duì)檔案進(jìn)行拍照等行為。c. 借出使用時(shí)間不可超過一周，同時(shí)需要在檔案室進(jìn)行登記，逾期未歸還者，需到檔案室 登記續(xù)辦延長借閱手續(xù)。檔案歸還檔案歸還時(shí)， 檔案管理人員需要對(duì)所外借檔案進(jìn)行一一核查， 確保外借歸還檔案無相關(guān)資 料缺少或丟失；如核查發(fā)現(xiàn)缺少丟失需借閱人進(jìn)行補(bǔ)回；如借閱人在歸還檔案時(shí)，管理人 員未第一時(shí)間核查導(dǎo)致資料缺失將自行承擔(dān)一切后果。6. 人事檔案的稽查核對(duì)檢查和核對(duì)時(shí)需保證人事檔案完整，檢查包括以下方面： 人事檔案是否有遺失、缺少、損壞、腐爛蟲蛀等資料，以及檔案人員

5、存放信息是否一致。突發(fā)事件之后，需要對(duì)所有檔案進(jìn)行一一核實(shí)。7. 人事檔案保密規(guī)定及期限保存公司設(shè)專人負(fù)責(zé)管理人事檔案保管工作， 保管人員不得對(duì)各類存檔檔案進(jìn)行私自刪除、 涂 改、變更或銷毀，并且嚴(yán)格保密不得擴(kuò)散。公司所有人事檔案原則是永久保存，對(duì)于已辭職、辭退人員的個(gè)人檔案，自員工離職之日起 3 年后方可銷毀。8. 合同簽訂規(guī)則人力資源部下發(fā)續(xù)簽和返聘協(xié)議評(píng)估表，由部門評(píng)估是否續(xù)簽，如部門或本人不續(xù)簽到期 通知辦理離職手續(xù)，如續(xù)簽按照規(guī)定簽訂相應(yīng)合同或返聘協(xié)議。a.采購部：合同簽訂 2 年一簽b.返聘人員：1.女工：年齡達(dá)到 50 歲須簽訂返聘協(xié)議，返聘協(xié)議一年一簽。2.男工：年齡達(dá)到 60

6、 歲須簽訂返聘協(xié)議，返聘協(xié)議一年一簽。c.其他員工 : 合同簽訂 3 年一簽d. 主任經(jīng)理級(jí)合同人力資源部不負(fù)責(zé)簽訂或續(xù)簽，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)簽訂人力資源部要提醒并 知會(huì)財(cái)務(wù)部人員。9. 分廠人員合同簽訂規(guī)則a.入職前由分公司負(fù)責(zé)人員首次簽訂入職勞動(dòng)合同或返聘協(xié)議。b.二次續(xù)簽人員將由人力資源部（集團(tuán)中心）負(fù)責(zé)續(xù)簽和簽訂返聘協(xié)議。c.分廠人員簽訂的勞動(dòng)合同或返聘協(xié)議原件需全部寄回（集團(tuán)中心）歸檔保管。職責(zé)分類：文員 /助理人員1. 負(fù)責(zé)面試人員接待，篩選資料核查。2.負(fù)責(zé)公司入職人員手續(xù)辦理，崗前培訓(xùn)（入職注意事項(xiàng)） ，門禁、門匝權(quán)限管理，人事 檔案資料管理及入職相關(guān)人員手續(xù)簽字審批追蹤，資料歸檔，文件收發(fā)受控蓋章。3. 離職人員廠證權(quán)限注銷。4. 廠證補(bǔ)辦。5. 每周水果人員名單提報(bào)6. 領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排工作事宜。副主管：1. 負(fù)責(zé)公司離職人員手續(xù)辦理，勞動(dòng)合同