視頻會(huì)議制度

1、關(guān)于印發(fā)視頻會(huì)議系統(tǒng)管理辦法的通知為進(jìn)一步加強(qiáng)交通視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理，保證系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定可靠，部研究制定了交通視頻會(huì)議系統(tǒng)管理辦法，現(xiàn)印發(fā)給你們, 請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。交通視頻會(huì)議系統(tǒng)管理辦法第一條為規(guī)范交通視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，特制定本辦法。第二條視頻會(huì)議是提高工作效率，適應(yīng)節(jié)約、便利辦公要求的有效方式，各單位應(yīng)積極利用交通視頻會(huì)議系統(tǒng)召開(kāi)會(huì)議、組織講 座和培訓(xùn)等，充分發(fā)揮其效能。第三條以部名義召開(kāi)的視頻會(huì)議，須經(jīng)分管副部長(zhǎng)和部長(zhǎng)批準(zhǔn)；以司局名義召開(kāi)的視頻會(huì)議，須經(jīng)主管副部長(zhǎng)批準(zhǔn)。召開(kāi)視頻會(huì) 議的簽報(bào)均應(yīng)經(jīng)辦公廳會(huì)簽。使用視頻會(huì)議系統(tǒng)舉辦講座、培訓(xùn)等, 由主辦業(yè)務(wù)司局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。交通系

2、統(tǒng)各單位名義召開(kāi)視頻會(huì)議，如需 使用交通視頻會(huì)議系統(tǒng)，由各單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并報(bào)交通視頻會(huì)議系統(tǒng)技 術(shù)保障和管理部門(mén)備案。第四條 中國(guó)交通通信中心是交通視頻會(huì)議系統(tǒng)的技術(shù)保障和管理部門(mén)。交通視頻會(huì)議系統(tǒng)各使用單位也應(yīng)明確系統(tǒng)的具體管理部門(mén)及其職責(zé)，并須指定兩名以上系統(tǒng)管理員。第五條 以部或司局名義召開(kāi)視頻會(huì)議并申請(qǐng)使用交通視頻會(huì)議系統(tǒng)，按以下程序辦理：會(huì)議發(fā)起司局通過(guò)部機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公網(wǎng)的 “會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)” 提前 2個(gè)以上工作日預(yù)訂視頻會(huì)議室，并提供會(huì)議名稱、時(shí)間、模式、參 會(huì)單位等有關(guān)信息。 得到確認(rèn)后， 會(huì)議發(fā)起司局應(yīng)提前 1個(gè)以上工作 日將會(huì)議通知（包括電子版）抄送部通信中心。第六條 交通系統(tǒng)各

3、單位召開(kāi)視頻會(huì)議并申請(qǐng)使用交通視頻會(huì)議系統(tǒng)，須按以下程序辦理：會(huì)議發(fā)起單位應(yīng)提前 3 個(gè)以上工作日通過(guò)“交通視頻會(huì)議服務(wù)系 統(tǒng)”填報(bào)交通視頻會(huì)議申請(qǐng)表 （見(jiàn)附表 1），打印并加蓋公章后， 傳真至部通信中心。 得到確認(rèn)后， 發(fā)起單位應(yīng)提前 1 個(gè)以上工作日將 會(huì)議通知（包括電子版）抄送部通信中心。如會(huì)議需交通部機(jī)關(guān)有關(guān)司局參加，并使用部機(jī)關(guān)視頻會(huì)議室， 發(fā)起單位應(yīng)在申請(qǐng)表中加以說(shuō)明， 參會(huì)司局按本辦法第五條預(yù)訂會(huì)議 室。第七條 會(huì)前準(zhǔn)備注意事項(xiàng)：一）各參會(huì)單位在接到會(huì)議通知后，應(yīng)在“交通視頻會(huì)議服務(wù)系統(tǒng)”中查詢系統(tǒng)聯(lián)調(diào)時(shí)間安排及有關(guān)要求， 準(zhǔn)時(shí)參加聯(lián)調(diào)。 聯(lián)調(diào)時(shí)， 各系統(tǒng)管理員應(yīng)按照 交通視頻會(huì)

4、議系統(tǒng)調(diào)試情況記錄表 的檢查項(xiàng) 目（見(jiàn)附表 2），逐項(xiàng)檢查系統(tǒng)狀況。二）會(huì)議開(kāi)始前 1 小時(shí)，各參會(huì)單位的系統(tǒng)管理員應(yīng)到達(dá)工作崗位開(kāi)始值機(jī)。（三）如召開(kāi)緊急會(huì)議，各參會(huì)單位系統(tǒng)管理員應(yīng)在接到通知后立即到達(dá)視頻會(huì)議設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)參加聯(lián)調(diào)，保證系統(tǒng)盡快進(jìn)入正常運(yùn)行狀 態(tài)，并應(yīng)在聯(lián)調(diào)后立即開(kāi)始值機(jī)。第八條會(huì)議期間注意事項(xiàng):（一）各參會(huì)單位應(yīng)在會(huì)場(chǎng)的明顯位置設(shè)置本單位的名稱標(biāo)牌,主要領(lǐng)導(dǎo)要設(shè)置桌簽，重要會(huì)議還應(yīng)在會(huì)場(chǎng)懸掛會(huì)標(biāo)，標(biāo)牌、桌簽及 會(huì)標(biāo)應(yīng)保證圖像效果清晰;（二）系統(tǒng)管理員應(yīng)堅(jiān)守崗位，確保電話聯(lián)絡(luò)暢通，隨叫隨應(yīng);（三）系統(tǒng)管理員應(yīng)隨時(shí)關(guān)注攝像頭位置，防止偏轉(zhuǎn)、移動(dòng)，甚至出現(xiàn)不應(yīng)有的畫(huà)面;不得隨意播放與

5、會(huì)議無(wú)關(guān)的音視頻信息;（五）各分會(huì)場(chǎng)不發(fā)言時(shí)，應(yīng)將話筒調(diào)至靜音狀態(tài);（六）參會(huì)人員應(yīng)面對(duì)攝像頭，保持坐姿端正;參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或把手機(jī)置于震動(dòng)狀態(tài);會(huì)場(chǎng)內(nèi)禁止吸煙等。第九條會(huì)議期間，如分會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障，系統(tǒng)管理員應(yīng)盡快予以排除，并避免影響主會(huì)場(chǎng)會(huì)議的正常進(jìn)行。 系統(tǒng)管理員在會(huì)后 應(yīng)詳細(xì)記錄故障處理情況。第十條 會(huì)議結(jié)束后，由主會(huì)場(chǎng)統(tǒng)一中斷系統(tǒng)連接，各分會(huì)場(chǎng)在確認(rèn)主會(huì)場(chǎng)中斷后，方可關(guān)閉視頻會(huì)議系統(tǒng)。第十一條會(huì)議結(jié)束當(dāng)天，各參會(huì)單位系統(tǒng)管理員應(yīng)及時(shí)通過(guò)交通視頻會(huì)議服務(wù)系統(tǒng)” 填寫(xiě)交通視頻會(huì)議系統(tǒng)使用情況登記表見(jiàn)附表 3），以便準(zhǔn)確掌握情況，加強(qiáng)對(duì)視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理。會(huì) 議的錄音、錄像資料應(yīng)妥善

6、保存。第十二條 各單位應(yīng)定期對(duì)其視頻會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行自檢。 部通信中心將組織對(duì)交通視頻會(huì)議系統(tǒng)的整體例行檢測(cè)（檢測(cè)內(nèi)容見(jiàn)附表 4），各單位應(yīng)配合參加。第十三條 各單位應(yīng)在其視頻會(huì)議室設(shè)置值班電話， 并將號(hào)碼告知部通信中心。 視頻會(huì)議系統(tǒng)管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和系統(tǒng)管理員的姓名 及其聯(lián)系方式（包括辦公電話、移動(dòng)電話、電子郵箱及視頻會(huì)議室電 話）如發(fā)生變更，應(yīng)及時(shí)通知部通信中心。第十四條 各單位應(yīng)加強(qiáng)可視電話 （桌面視頻會(huì)議終端） 的管理，系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對(duì)可視電話進(jìn)行檢測(cè)，保證其正常穩(wěn)定運(yùn)行， 同時(shí)做好對(duì)使用人的培訓(xùn)和服務(wù)工作。第十五條 本辦法由交通部科技教育司負(fù)責(zé)解釋， 各單位可根據(jù)本辦法制定實(shí)施細(xì)則。第

7、十六條 本辦法自發(fā)布之日起施行。 交通視頻會(huì)議系統(tǒng)管理暫行辦法（廳科教字 200625 號(hào)）同時(shí)廢止。主題詞：印發(fā) 視頻會(huì)議 辦法通知 抄 送：部屬有關(guān)單位視頻會(huì)議系統(tǒng)管理制度 （暫行 ）為進(jìn)一步規(guī)范管理XXXX有限公司（以下簡(jiǎn)稱公司）視頻會(huì)議系統(tǒng), 充分發(fā)揮視頻會(huì)議系統(tǒng)提升效率、 節(jié)省成本的功能作用， 特制定本制 度。第一條 公司所屬各項(xiàng)目公司應(yīng)指定一名視頻會(huì)議系統(tǒng)專管員以下簡(jiǎn)稱專管員） 負(fù)責(zé)視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備的日常管理和維護(hù)， 并將 名單上報(bào)至公司行政中心網(wǎng)絡(luò)部。第二條 專管員應(yīng)對(duì)視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備進(jìn)行登記，列出清單。如 遇設(shè)備故障，專管員應(yīng)及時(shí)向公司管理中心行政管理部報(bào)告并組織維 修，確保視

8、頻會(huì)議系統(tǒng)正常運(yùn)行。第三條 專管員應(yīng)設(shè)置視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備操作密碼，并不得在該 設(shè)備上安裝與視頻會(huì)議系統(tǒng)無(wú)關(guān)的軟件。 嚴(yán)禁其他無(wú)關(guān)人員操作該系 統(tǒng)設(shè)備。第四條 視頻會(huì)議開(kāi)始前，主辦方應(yīng)做好以下相關(guān)準(zhǔn)備工作：（一）擬定議題議程;（二）確定主持人、報(bào)告人、記錄人、參會(huì)人員、需要共享或討論 的文件以及會(huì)議時(shí)間、議程等;（三）提前一天通知參會(huì)單位或個(gè)人。第五條各參會(huì)單位接到視頻會(huì)議召開(kāi)的通知后，各參會(huì)單位專 管員必須在視頻會(huì)議開(kāi)始的一小時(shí)前配合主會(huì)場(chǎng)專管員進(jìn)行系統(tǒng)設(shè) 備調(diào)試，保證所需設(shè)備提前到位，按正確的方法操作設(shè)備，保障整個(gè) 會(huì)議過(guò)程的網(wǎng)絡(luò)傳輸效果。第六條主會(huì)場(chǎng)在會(huì)前半小時(shí)開(kāi)始對(duì)各分會(huì)場(chǎng)進(jìn)行點(diǎn)名登記，

9、并 將結(jié)果上報(bào)會(huì)議主持人；對(duì)沒(méi)有準(zhǔn)時(shí)登陸系統(tǒng)的分會(huì)場(chǎng)，將追究其相 關(guān)人員的責(zé)任。參會(huì)人員應(yīng)提前到會(huì)，因故中途離場(chǎng)的領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)發(fā) 送消息至?xí)h主持人。第七條 各分會(huì)場(chǎng)未得到主會(huì)場(chǎng)允許，不得擅自退出系統(tǒng)。會(huì)議 結(jié)束后，各分會(huì)場(chǎng)應(yīng)及時(shí)將視頻會(huì)議效果上報(bào)公司管理中心行政管理 部。第八條 參會(huì)人員應(yīng)保持良好的會(huì)風(fēng)，參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)?手機(jī)調(diào)至震動(dòng)，不得打斷或干擾他人的發(fā)言，影響會(huì)議的正常進(jìn)行。第九條 會(huì)議主辦方全權(quán)負(fù) 責(zé)會(huì)議內(nèi)容的保密工作。 參會(huì)人員及記錄員對(duì)會(huì)議內(nèi)容負(fù)有保密的義務(wù)。轉(zhuǎn)自】浙江大學(xué)關(guān)于印發(fā)浙江大學(xué)網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議管理辦法（試行） 的通浙大發(fā) 200815號(hào)各學(xué)院，各部門(mén)，各校區(qū)管委會(huì)，直

10、屬各單位：為進(jìn)一步推動(dòng)機(jī)關(guān)效能建設(shè)， 提高工作效率， 學(xué)校將啟用網(wǎng)絡(luò)視 頻會(huì)議系統(tǒng)。為規(guī)范和加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理，現(xiàn)將浙江大 學(xué)網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議管理辦法（試行） 印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。執(zhí)行中有何問(wèn)題和建議，請(qǐng)及時(shí)向校長(zhǎng)辦公室和網(wǎng)絡(luò)與信息中心反 映。二oo八年五月九日浙江大學(xué)網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議管理辦法（試行） 第一條 為充分發(fā)揮學(xué)校網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱視頻會(huì)議系 統(tǒng)）的效能，確保網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議規(guī)范、高效、安全運(yùn)行，特制定本辦 法。第二條啟用視頻會(huì)議系統(tǒng)是學(xué)校加強(qiáng)效能建設(shè)，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工 作方式，改進(jìn)工作作風(fēng)，提高工作效率的一項(xiàng)重要手段。各部門(mén)（單 位）要高度重視，充分運(yùn)用視頻會(huì)議系統(tǒng)召開(kāi)會(huì)議

11、。第三條 視頻會(huì)議系統(tǒng)的使用管理由校長(zhǎng)辦公室統(tǒng)籌協(xié)調(diào)， 網(wǎng)絡(luò) 與信息中心、各校區(qū)管委會(huì)等單位協(xié)同配合。各部門(mén)（單位）具體職 責(zé)分工如下:（一）校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)視頻會(huì)議的統(tǒng)籌規(guī)劃及組織協(xié)調(diào)工作，包括提出視頻會(huì)議制度化、規(guī)范化建設(shè)意見(jiàn)，擬訂全校性視頻會(huì)議方案 并組織實(shí)施，審核部門(mén)（單位）申報(bào)的視頻會(huì)議方案，協(xié)調(diào)督促有關(guān) 部門(mén)做好視頻會(huì)議的技術(shù)保障和有關(guān)服務(wù)工作，協(xié)調(diào)處理視頻會(huì)議系 統(tǒng)建設(shè)和管理中的其它重要事項(xiàng)等。（二）網(wǎng)絡(luò)與信息中心負(fù)責(zé)視頻會(huì)議系統(tǒng)的技術(shù)支持和保障工作，包括視頻會(huì)議系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)、主控設(shè)備等設(shè)施的技術(shù)維護(hù)，擬訂視頻 會(huì)議操作規(guī)范并組織實(shí)施，安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)相關(guān)技術(shù)保障， 組織開(kāi) 展必要的專

12、業(yè)培訓(xùn)等。（三）各校區(qū)管委會(huì)負(fù)責(zé)視頻會(huì)議系統(tǒng)和場(chǎng)地使用的日常管理和服 務(wù)，包括視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備、麥克風(fēng)、投影儀、音響、視音頻及網(wǎng)絡(luò) 模塊等設(shè)施的日常使用和維護(hù)，組織落實(shí)視頻會(huì)議操作規(guī)范，安排專 門(mén)人員參加必要的專業(yè)培訓(xùn)，并負(fù)責(zé)會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的相關(guān)服務(wù)和 聯(lián)絡(luò)工作。（四）視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備產(chǎn)權(quán)歸網(wǎng)絡(luò)與信息中心；負(fù)責(zé)各校區(qū)視頻會(huì)議室管理的單位應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)與信息中心簽訂相關(guān)設(shè)備代管協(xié)議，按規(guī)定 做好日常安全保障工作。第四條 利用視頻會(huì)議系統(tǒng)組織召開(kāi)會(huì)議，應(yīng)按以下規(guī)定辦理:（一）學(xué)校決定召開(kāi)的全校性會(huì)議，具體由黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室 協(xié)調(diào)落實(shí)。（二）經(jīng)批準(zhǔn)由部門(mén)（單位）組織召開(kāi)的全校性會(huì)議，主辦部門(mén)（單位

13、）一般應(yīng)提前五個(gè)工作日向校長(zhǎng)辦公室提交會(huì)議方案，經(jīng)校長(zhǎng)辦公 室審批同意后方可安排。（三）各部門(mén)（單位）組織召開(kāi)會(huì)議，應(yīng)向校長(zhǎng)辦公室報(bào)批并送有關(guān) 校區(qū)管委會(huì)備案。（四）部門(mén)（單位）內(nèi)部召開(kāi)會(huì)議，應(yīng)向有關(guān)校區(qū)管委會(huì)報(bào)批。第五條需使用視頻會(huì)議系統(tǒng)與校外系統(tǒng)對(duì)聯(lián)的，主辦部門(mén)應(yīng)報(bào)經(jīng) 有關(guān)校區(qū)管委會(huì)批準(zhǔn)，并提前三個(gè)工作日?qǐng)?bào)網(wǎng)絡(luò)與信息中心開(kāi)通。 如 需召開(kāi)國(guó)際網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議的，主辦部門(mén)應(yīng)按規(guī)定支付互聯(lián)網(wǎng)國(guó)際流入弗量費(fèi)。第六條 全校性視頻會(huì)議由黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室名義印發(fā)會(huì)議通知。會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)場(chǎng)設(shè)置要求、系統(tǒng)聯(lián)調(diào)測(cè)試時(shí)間、主會(huì)場(chǎng) 的技術(shù)支持、相關(guān)會(huì)務(wù)安排、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等事項(xiàng)，并及時(shí)抄送 網(wǎng)絡(luò)與信息中心

14、和各校區(qū)管委會(huì)。第七條 視頻會(huì)議主辦單位應(yīng)在視頻會(huì)議召開(kāi)的三個(gè)工作日之 前主動(dòng)與網(wǎng)絡(luò)與信息中心等單位聯(lián)系， 做好相關(guān)設(shè)備調(diào)試及技術(shù)保障 工作。視頻會(huì)議因故推遲或取消，主辦單位應(yīng)及時(shí)告知有關(guān)單位。第八條 視頻會(huì)議會(huì)場(chǎng)應(yīng)當(dāng)滿足會(huì)議需要， 環(huán)境整潔，設(shè)備齊全。在會(huì)議召開(kāi)期間，參會(huì)人員應(yīng)當(dāng)著裝整齊，自覺(jué)保持良好秩序，不得 隨意走動(dòng)。不安排發(fā)言的分會(huì)場(chǎng)應(yīng)將麥克風(fēng)置于靜音狀態(tài)。第九條 視頻會(huì)議應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照操作程序和規(guī)范要求進(jìn)行技術(shù) 操作。第十條 各校區(qū)管委會(huì)和部門(mén)要明確職責(zé)，加強(qiáng)管理，切實(shí)保 證視頻會(huì)議系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，應(yīng)結(jié)合實(shí)際，制訂本校區(qū)、本單位視頻 會(huì)議管理辦法。第十一條 本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施，由校

15、長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)解釋。關(guān)于印發(fā)南陽(yáng)煙草商業(yè)視頻會(huì)議系統(tǒng)管理辦法的通知 時(shí)間： 2010-9-27 15:39:00 點(diǎn)擊： 147 各直屬單位，機(jī)關(guān)各部門(mén) : 現(xiàn)將南陽(yáng)煙草商業(yè)視頻會(huì)議系統(tǒng)管理辦法印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí) 行。二00年九月二十六日 南陽(yáng)煙草商業(yè)視頻會(huì)議系統(tǒng)管理辦法 第一條 為加強(qiáng)全市行業(yè)視頻會(huì)議系統(tǒng)管理，規(guī)范會(huì)議流程，提高會(huì) 議質(zhì)量，特制定本辦法。第二條 全市行業(yè)視頻會(huì)議系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱視頻會(huì)議系統(tǒng)）是通 過(guò)數(shù)據(jù)專線建立的市到縣之間互聯(lián)互通的實(shí)時(shí)通訊平臺(tái)， 并與全省視 頻會(huì)議系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，接受全省視頻會(huì)議系統(tǒng)的統(tǒng)一管理。視頻 會(huì)議系統(tǒng)的主會(huì)場(chǎng)設(shè)在市公司，分會(huì)場(chǎng)設(shè)在各縣分公司。第三條

16、視頻會(huì)議是提高工作效率，適應(yīng)節(jié)約、便利辦公要求的有效方式，各類會(huì)議及培訓(xùn)應(yīng)積極利用視頻會(huì)議系統(tǒng)召開(kāi)，以充分發(fā) 揮其效能。第四條 各級(jí)單位要明確職責(zé)，加強(qiáng)管理，切實(shí)保證視頻會(huì)議系 統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。會(huì)議或培訓(xùn)的主辦部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議的召集與管理， 信息 中心負(fù)責(zé)技術(shù)支持，后勤服務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)保障。（一）會(huì)議或培訓(xùn)的主辦部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)參加國(guó)家局、省局及本級(jí)組織的視頻會(huì)議提出會(huì)場(chǎng)及分會(huì)場(chǎng)的布置方案（包括會(huì)標(biāo)、座席牌及代 表人數(shù)等）；負(fù)責(zé)提前通知參會(huì)單位和人員。（二）各級(jí)信息中心負(fù)責(zé)視頻會(huì)議系統(tǒng)的技術(shù)支持工作，包括視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備、燈光系統(tǒng)及音響設(shè)備的管理維護(hù)，會(huì)前、會(huì)中和會(huì) 后的技術(shù)保障，以及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、歸檔等。（

17、三）各級(jí)后勤服務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)的環(huán)境衛(wèi)生，后勤保障等服務(wù)工作。第五條會(huì)議或培訓(xùn)的主辦部門(mén)原則上應(yīng)提前一天向市公司信息 中心提出申請(qǐng)，填寫(xiě)南陽(yáng)市局（公司）視頻會(huì)議系統(tǒng)使用申請(qǐng)表 注明會(huì)議的時(shí)間、參加人數(shù)等。同時(shí)，通知后勤服務(wù)部門(mén)做好環(huán)境準(zhǔn) 備和服務(wù)保障。第六條 會(huì)議要求一）與會(huì)人員應(yīng)提前 15 分鐘入場(chǎng)，不能參加會(huì)議的需提前向主辦部門(mén)請(qǐng)假， 參會(huì)人員需填寫(xiě)參會(huì)人員登記表， 各分公司接受點(diǎn)名 時(shí)，需如實(shí)匯報(bào)參會(huì)人數(shù)。二）與會(huì)人員要保持會(huì)場(chǎng)秩序，坐姿端正，著裝整齊，認(rèn)真聽(tīng)會(huì)，不得在鏡頭前隨意走動(dòng)、中途退席，并將隨身通訊工具置于關(guān)機(jī) 或靜音狀態(tài)。第七條 工作要求和注意事項(xiàng)一）各級(jí)視頻會(huì)議管理員要嚴(yán)格按照

18、全市行業(yè)視頻會(huì)議系統(tǒng)使用操作規(guī)范的要求進(jìn)行操作。二）每次視頻會(huì)議前，根據(jù)會(huì)議通知提前進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)備聯(lián)調(diào)，各分會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)管理員應(yīng)配合主會(huì)場(chǎng)進(jìn)行設(shè)備調(diào)試，保證系統(tǒng)正常。三）各分會(huì)場(chǎng)應(yīng)實(shí)時(shí)監(jiān)控設(shè)備運(yùn)行情況，隨時(shí)與主會(huì)場(chǎng)保持聯(lián)系，及時(shí)調(diào)整鏡頭和麥克風(fēng)。設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)排除， 并向主會(huì)場(chǎng)匯報(bào)。四）會(huì)議期間，技術(shù)操作人員要堅(jiān)守崗位，保障系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行；主會(huì)場(chǎng)技術(shù)人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議需要，及時(shí)切換會(huì)場(chǎng)畫(huà)面。五）會(huì)議期間，除視頻會(huì)議操作人員之外，其他人員一律不得進(jìn)入監(jiān)控及設(shè)備操作區(qū)，不得操作與視頻會(huì)議有關(guān)的設(shè)備。六）會(huì)議期間，各分會(huì)場(chǎng)終端未經(jīng)主會(huì)場(chǎng)允許嚴(yán)禁擅自斷開(kāi)會(huì)議。會(huì)議結(jié)束后， 由主會(huì)場(chǎng)統(tǒng)一中斷會(huì)議連接

19、。各分會(huì)場(chǎng)在主會(huì)場(chǎng)中 斷會(huì)議后，按操作流程關(guān)閉視頻設(shè)備。七）各單位視頻會(huì)議管理人員應(yīng)熟悉視頻會(huì)議系統(tǒng)操作，并保持崗位固定，如有人員變動(dòng)， 須及時(shí)將管理人員姓名及聯(lián)系方式報(bào)告 市公司信息中心，接受崗位培訓(xùn)后方可上崗。第八條 如網(wǎng)絡(luò)或設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致分會(huì)場(chǎng)無(wú)法參會(huì)，分會(huì)場(chǎng) 向會(huì)議召集部門(mén)匯報(bào)后，與會(huì)人員可到其它會(huì)場(chǎng)參加會(huì)議。第九條 視頻會(huì)議系統(tǒng)具有錄像功能，主辦部門(mén)若需要對(duì)視頻會(huì) 議進(jìn)行全程錄像，必須提前通知信息中心。會(huì)議結(jié)束后，系統(tǒng)管理員 應(yīng)及時(shí)將錄制的內(nèi)容從系統(tǒng)中導(dǎo)出，送交會(huì)議主辦部門(mén)。第十條 信息中心要做好視頻會(huì)議電子數(shù)據(jù)和有關(guān)資料的保密工 作。未經(jīng)會(huì)議或培訓(xùn)的主辦部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得對(duì)外公

20、布相關(guān)信息。第十一條 各直屬單位因不遵守管理規(guī)定或違反操作規(guī)范造成視 頻會(huì)議運(yùn)行故障的， 市公司將中斷其系統(tǒng)連接， 并在會(huì)后進(jìn)行通報(bào)批 評(píng)。第十二條 市公司將視頻會(huì)議系統(tǒng)的運(yùn)行情況納入信息化工作的 考核。第十三條 各單位可結(jié)合實(shí)際，參照本辦法，制定本單位視頻會(huì)議管 理辦法。第十四條 本辦法由市公司信息中心負(fù)責(zé)解釋。附件: 1 、市局（公司）視頻會(huì)議系統(tǒng)使用申請(qǐng)表 2、南陽(yáng)煙草商業(yè)視頻會(huì)議系統(tǒng)操作規(guī)范 附件 1 市局（公司）視頻會(huì)議系統(tǒng)使用申請(qǐng)表會(huì)議范圍國(guó)家局全省本級(jí)本級(jí)煙葉區(qū)會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間200年月日時(shí)分申請(qǐng)部門(mén)主會(huì)場(chǎng)參會(huì)人員參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)：參會(huì)部門(mén)：參會(huì)總?cè)藬?shù)會(huì)議標(biāo)題或橫幅（注1）座席牌要求（注

21、2）其它會(huì)議注意事項(xiàng)（注3）會(huì)議聯(lián)系人：電子郵件：聯(lián)系電話：手機(jī)座機(jī)：主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字主管領(lǐng)導(dǎo)簽字申請(qǐng)時(shí)間：年月日注1:一般情況下顯示在主席臺(tái)背景屏幕;注 2：請(qǐng)寫(xiě)明人員或部門(mén)；同時(shí)報(bào)市公司辦公室 注 3：如涉及其它部門(mén)，請(qǐng)會(huì)議聯(lián)系人與其它部門(mén)相關(guān)人員聯(lián)系。附件 2 南陽(yáng)煙草商業(yè)視頻會(huì)議系統(tǒng)操作規(guī)范、各級(jí)視頻會(huì)議技術(shù)操作人員，會(huì)議調(diào)試前應(yīng)檢查本會(huì)場(chǎng)內(nèi)電源、 燈光、麥克風(fēng)、音箱、調(diào)音臺(tái)、視頻顯示設(shè)備等會(huì)議設(shè)施是否正常， 監(jiān)測(cè)網(wǎng)絡(luò)狀況是否良好、有無(wú) IP 沖突、數(shù)據(jù)丟包等現(xiàn)象。出現(xiàn)問(wèn)題 及時(shí)處理， 要求在正式會(huì)議開(kāi)始前一切準(zhǔn)備就緒， 避免開(kāi)會(huì)時(shí)出現(xiàn)技 術(shù)問(wèn)題。二、各會(huì)場(chǎng)打開(kāi)終端進(jìn)行調(diào)試前，應(yīng)首先

22、檢查線纜是否正確連接，再 加電打開(kāi)設(shè)備及攝像頭， 如無(wú)法連接主會(huì)場(chǎng)或無(wú)法正常收聽(tīng)收看主會(huì) 場(chǎng)信號(hào)，需仔細(xì)查看設(shè)備連接及網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)， 并及時(shí)告知市公司會(huì)議管 理人員協(xié)助排查問(wèn)題。三、分會(huì)場(chǎng)會(huì)議中不發(fā)言時(shí)應(yīng)主動(dòng)關(guān)閉本端麥克風(fēng)，避免產(chǎn)生雜音， 影響會(huì)議音頻效果；主會(huì)場(chǎng)也要通過(guò)MCU寸非發(fā)言會(huì)場(chǎng)進(jìn)行靜音，以 保證會(huì)議效果。四、主會(huì)場(chǎng)操作人員在會(huì)議進(jìn)行時(shí)，應(yīng)首先在MCUt將主會(huì)場(chǎng)鎖定主 席權(quán)限并進(jìn)行廣播，再寸所要進(jìn)行通話的分會(huì)場(chǎng)進(jìn)行點(diǎn)名發(fā)言。五、在會(huì)議開(kāi)始前，各分會(huì)場(chǎng)將攝像頭取會(huì)場(chǎng)全景，會(huì)議進(jìn)行中，各 分會(huì)場(chǎng)不要操作攝像頭， 避免影響視頻質(zhì)量， 統(tǒng)一由市局會(huì)議管理員 遠(yuǎn)程控制。六、各會(huì)場(chǎng)發(fā)言者應(yīng)距離麥克風(fēng) 20 厘米左右， 不要背