集中采購(gòu)中心建立方案

1、.義烏集中采購(gòu)中心設(shè)立方案根據(jù)關(guān)于進(jìn)一步豐富11111易捷便利店、積分兌換商品品類，拓寬商品采購(gòu)渠道和降低采購(gòu)成本的經(jīng)營(yíng)思路，結(jié)合義烏國(guó)際商貿(mào)城、部分大型企業(yè)義烏集中采購(gòu)中心調(diào)研情況，擬于義烏設(shè)立11111集中采購(gòu)中心（下稱“義烏集采中心”）?，F(xiàn)將有關(guān)設(shè)立方案呈報(bào)如下：一、設(shè)立義烏集采中心的目的與意義1. 有利于降低采購(gòu)成本集中采購(gòu)適用于大宗批量物品，通過(guò)集中采購(gòu)，可將分散在各分公司的商品采購(gòu)資源加以整合，有效匯聚采購(gòu)規(guī)模，以吸引更多的供應(yīng)商、以更低廉的價(jià)格加入我司供貨隊(duì)伍。從其他企業(yè)實(shí)施情況來(lái)看，采購(gòu)成本降低幅度達(dá)到 30% 以上。2. 有利于提高商品品質(zhì)集中采購(gòu)可以吸引更多產(chǎn)品、服務(wù)品質(zhì)高

2、的供應(yīng)商供我們選擇，進(jìn)而有效提高我司便利店、積分兌換商品品質(zhì)。與此同時(shí)，可通過(guò)不斷提高采購(gòu)商品質(zhì)量、形象標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量持續(xù)改善、實(shí)現(xiàn)11111產(chǎn)品形象統(tǒng)一。3. 有利于提高采購(gòu)效率.通過(guò)集中采購(gòu)，可將原來(lái)分散的采購(gòu)詢價(jià)、談判、合同簽訂進(jìn)行整合，在降低采購(gòu)成本的同時(shí)提高采購(gòu)的科學(xué)性。此外，基于供應(yīng)鏈管理的集中采購(gòu)，可更好地發(fā)揮物流、信息等資源的作用，降低了流通成本、實(shí)現(xiàn)了資源優(yōu)化配置。4. 有利于推進(jìn)廉政建設(shè)集中采購(gòu)從制度上解決了計(jì)劃?rùn)?quán)、采購(gòu)權(quán)、使用權(quán)的三權(quán)分離問(wèn)題，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)提供了良好的監(jiān)管平臺(tái)，提高了采購(gòu)過(guò)程的規(guī)范性和透明度，可以有效降低腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。二、義烏集采中心的定位義烏集采中心

3、是隸屬于的全資子公司（或辦事處），是立足中國(guó)義烏小商品城、服務(wù)各省市銷售公司的集中采購(gòu)平臺(tái)。集采中心的設(shè)立將發(fā)揮義烏“產(chǎn)品豐富、價(jià)格低廉、物流發(fā)達(dá)”的優(yōu)勢(shì)、有效降低企業(yè)采購(gòu)成本，在推進(jìn)企業(yè)采購(gòu)集中化管理水平的同時(shí)，可增強(qiáng)易捷品牌的渠道競(jìng)爭(zhēng)力。集采中心成立后，將為業(yè)務(wù)合作搭建平臺(tái)，需實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商招標(biāo)、談判、引進(jìn)功能、商品信息發(fā)布整理功能、物流運(yùn)輸功能、信息系統(tǒng)集成功能、外部供應(yīng)商結(jié)算和內(nèi)部省分公司結(jié)算等功能。義烏集采中心的設(shè)立主要為零售及團(tuán)購(gòu)商品、油非.互動(dòng)活動(dòng)商品及積分兌換商品提供采購(gòu)支持，未來(lái)還可為部分內(nèi)部辦公耗材的采購(gòu)提供支持，遠(yuǎn)期可承接系統(tǒng)外單位采購(gòu)業(yè)務(wù)。三、義烏集采中心的初步方案（一）全

4、資子公司模式1. 名稱設(shè)置義烏分公司2. 組織架構(gòu)采用專業(yè)線分級(jí)管理模式，按不同業(yè)務(wù)線條分設(shè)主管，并單獨(dú)設(shè)置信息維護(hù)崗。主要負(fù)責(zé)人應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)人員兼任；各業(yè)務(wù)主管人員在浙江分公司現(xiàn)有人員編制中選聘；一般人員可通過(guò)市場(chǎng)化手段從社會(huì)引進(jìn)。全資子公司模式組織架構(gòu)圖經(jīng)理客戶部主管采購(gòu)部主管財(cái)務(wù)部主管倉(cāng)庫(kù)主管信訂訂供息維應(yīng)收單分單單采采應(yīng)應(yīng)出報(bào)護(hù)商對(duì)對(duì)購(gòu)購(gòu)付收納表發(fā)證撿員開接接員員崗崗崗崗員員員員員發(fā)員3. 崗位及人員配備根據(jù)上述組織架構(gòu)，義烏集采中心崗位及人員配備情.況如下表所示：全資子公司模式崗位及人員配備表業(yè)務(wù)組崗位編制職責(zé)經(jīng)理1負(fù)責(zé)總體管理工作客戶部主管1負(fù)責(zé)與其他省分公司的總體聯(lián)系工作訂單對(duì)接員2

5、負(fù)責(zé)與其他省分公司的訂單對(duì)接、跟蹤及售后工作主管1負(fù)責(zé)尋源、招標(biāo)、供應(yīng)商引進(jìn)等總體協(xié)調(diào)工作采購(gòu)部供應(yīng)商開發(fā)員1負(fù)責(zé)尋源工作采購(gòu)員2負(fù)責(zé)供應(yīng)商談判、詢比價(jià)、供應(yīng)商管理等工作主管1負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)總體工作應(yīng)付崗1負(fù)責(zé)供應(yīng)商進(jìn)貨核對(duì)、付款及憑證錄入工作財(cái)務(wù)部應(yīng)收崗1負(fù)責(zé)與各省公司的往來(lái)核對(duì)、資金收取及清帳工作出納崗1負(fù)責(zé)現(xiàn)金和銀行存款的收支管理工作報(bào)表崗1負(fù)責(zé)報(bào)表編制及納稅申報(bào)工作主管1負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)管理工作倉(cāng)庫(kù)收發(fā)員2負(fù)責(zé)商品收發(fā)、驗(yàn)貨等工作單證員1負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)商品系統(tǒng)錄入工作分撿員2負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)商品整理與保管工作信息維護(hù)員1負(fù)責(zé)系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)等技術(shù)工作合計(jì)20/在具體實(shí)施過(guò)程中，建議根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展情況，分階段實(shí)施人員配

6、備。在業(yè)務(wù)發(fā)展初期，可實(shí)行一人多崗，但不相容崗位必須進(jìn)行權(quán)利牽制；在業(yè)務(wù)發(fā)展平穩(wěn)期，建議人員足額配備，以滿足日常業(yè)務(wù)發(fā)展需求；在業(yè)務(wù)外拓期，可適時(shí)考慮設(shè)置5-6 人的團(tuán)銷部，主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)外單位采購(gòu)業(yè)務(wù)的拓展與承接。.4. 業(yè)務(wù)流程全資子公司模式業(yè)務(wù)流程圖省公司意向各省公司信息流物流需求采購(gòu)部門需求單位需求確認(rèn)實(shí)采合尋施購(gòu)?fù)床蓻Q簽購(gòu)策訂義烏集采中心一級(jí)配送二級(jí)配送物流系統(tǒng)各省配送中心各門店（義烏分公司）由各省公司需求單位向所在單位采購(gòu)部門提出采購(gòu)需求，經(jīng)采購(gòu)部門確認(rèn)后形成采購(gòu)意向；省公司采購(gòu)部門通過(guò)義烏集采中心（）尋找貨源，集采中心對(duì)備選貨源進(jìn)行評(píng)審，并將采購(gòu)決策反饋給各省公司；各省公司與集采

7、中心簽訂采購(gòu)合同，委托集采中心實(shí)施采購(gòu)；采購(gòu)?fù)瓿珊?，集采中心通過(guò)物流系統(tǒng)將貨物發(fā)至各省配送中心，再由各省自行拆分后配送至各門店或單位。5. 財(cái)務(wù)核算全資子公司模式財(cái)務(wù)核算流程圖.中石化易捷資金流物流商貿(mào)公司報(bào)資表金合劃并轉(zhuǎn)商品發(fā)票供應(yīng)商銷售發(fā)票貨款（代理發(fā)票）義烏集采中心各省公司（義烏分公司）采購(gòu)貨款物流發(fā)票物流公司物流費(fèi)義烏分公司為 11111 全資子公司，財(cái)務(wù)上進(jìn)行獨(dú)立核算，在義烏當(dāng)?shù)厣陥?bào)納稅；每月義烏分公司出具單體報(bào)表，并與 11111 合并報(bào)表。由 義烏分公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)義烏分公司的資金往來(lái)、財(cái)務(wù)核算及納稅申報(bào)等工作。供應(yīng)商、物流公司結(jié)算發(fā)票直接開給義烏分公司，由義烏分公司與各家供應(yīng)商、

8、物流商進(jìn)行款項(xiàng)結(jié)算，同時(shí)向要貨的全國(guó)各省市公司開具平價(jià)（另收代理服務(wù)費(fèi)）或加成銷售發(fā)票進(jìn)行結(jié)算。（二）辦事處模式1. 名稱設(shè)置駐義烏集中采購(gòu)辦2. 組織架構(gòu)基本組織架構(gòu)與全資子公司模式相同，由于財(cái)務(wù)結(jié)算方式不同，財(cái)務(wù)核算組織架構(gòu)較全資子公司模式略有縮減。辦事處模式組織架構(gòu)圖.經(jīng)理客戶組主管采購(gòu)組主管核算組主管倉(cāng)庫(kù)主管信訂訂供息維應(yīng)收單分單單采采核出護(hù)商發(fā)證撿對(duì)對(duì)購(gòu)購(gòu)對(duì)納員開員員員接接員員員員發(fā)員員員3. 崗位及人員配備辦事處模式較分公司模式縮減財(cái)務(wù)有關(guān)崗位及人員2名，有關(guān)人員配備推進(jìn)情況可參照分公司模式實(shí)施。辦事處模式崗位及人員配備表業(yè)務(wù)組崗位編制職責(zé)經(jīng)理1負(fù)責(zé)總體管理工作客戶組主管1負(fù)責(zé)與其

9、他省分公司的總體聯(lián)系工作訂單對(duì)接員2負(fù)責(zé)與其他省分公司的訂單對(duì)接、跟蹤及售后工作主管1負(fù)責(zé)尋源、招標(biāo)、供應(yīng)商引進(jìn)等總體協(xié)調(diào)工作采購(gòu)組供應(yīng)商開發(fā)員1負(fù)責(zé)尋源工作采購(gòu)員2負(fù)責(zé)供應(yīng)商談判、詢比價(jià)、供應(yīng)商管理等工作主管1負(fù)責(zé)核算組的總體工作核算組核對(duì)員1負(fù)責(zé)供應(yīng)商進(jìn)貨核對(duì)、發(fā)票整理上寄工作出納員1負(fù)責(zé)備用金管理、日常報(bào)銷及費(fèi)用憑證錄入工作主管1負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)管理工作倉(cāng)庫(kù)收發(fā)員2負(fù)責(zé)商品收發(fā)、驗(yàn)貨等工作單證員1負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)商品系統(tǒng)錄入工作分撿員2負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)商品整理與保管工作信息維護(hù)員1負(fù)責(zé)系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)等技術(shù)工作合計(jì)18/4. 業(yè)務(wù)流程.辦事處模式業(yè)務(wù)流程圖省公司意向各省公司信息流物流需求采購(gòu)部門需求單位合同需求確

10、認(rèn)采簽訂尋購(gòu)中石化易捷源決商貿(mào)公司策實(shí)施采購(gòu)義烏集采中心物流系統(tǒng)一級(jí)配送二級(jí)配送各門店（義烏集中采購(gòu)辦）各省配送中心在業(yè)務(wù)流程方面，辦事處模式與分公司模式的區(qū)別在于：一是采購(gòu)實(shí)施主體為駐義烏集中采購(gòu)辦；二是采購(gòu)合同由各省公司與公司簽訂，義烏集中采購(gòu)辦根據(jù)公司指示實(shí)施采購(gòu)。5. 財(cái)務(wù)核算辦事處模式財(cái)務(wù)核算流程圖貨款資金流物流商品發(fā)票銷售發(fā)票供應(yīng)商義烏集采中心發(fā)票上寄中石化易捷（代理發(fā)票）各省公司（義烏集中采購(gòu)辦）商貿(mào)公司采購(gòu)貨款物流發(fā)票物流公司發(fā)票校對(duì)、匯總物流費(fèi)駐義烏集中采購(gòu)辦不進(jìn)行獨(dú)立核算，不需在義烏當(dāng)?shù)剡M(jìn)行申報(bào)納稅；采集商品的銷售收入、成本和集采中心的日常費(fèi)用都由統(tǒng)一進(jìn)行核算，由11111

11、申報(bào)納稅。11111駐義烏集中采購(gòu)辦設(shè)立的核算組負(fù)責(zé)與供應(yīng)商、物流商進(jìn)行結(jié)算核對(duì)，收集供應(yīng)商、物流商結(jié)算發(fā)票.后上寄給11111。由11111與各家供應(yīng)商、物流商進(jìn)行款項(xiàng)結(jié)算，同時(shí)向要貨的全省各省市公司開具平價(jià)（另收代理服務(wù)費(fèi)）或加成銷售發(fā)票進(jìn)行結(jié)算。義烏采集中心的日常費(fèi)用開支由11111駐義烏集中采購(gòu)辦向11111申請(qǐng)一定金額的備用金，經(jīng)ERP 系統(tǒng)申報(bào)審批后報(bào)銷，費(fèi)用憑證由核算點(diǎn)人員錄入ERP11111賬套。四、義烏集采中心的配套工作1. 物流與信息系統(tǒng)集采中心需要建立與之規(guī)模相匹配的物流、信息系統(tǒng)。物流方面，物流倉(cāng)庫(kù)定位為“通過(guò)式倉(cāng)庫(kù)” ，但須具備適當(dāng)貨物儲(chǔ)存功能；物流配送采用供應(yīng)商直配

12、與第三方物流配送相結(jié)合的方法。信息系統(tǒng)方面，集采中心信息系統(tǒng)要能夠與各省市現(xiàn)有運(yùn)行系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，具備商品發(fā)布、分公司下單、供應(yīng)商拆分以及供應(yīng)商要貨等功能。經(jīng)調(diào)研了解，目前義烏現(xiàn)有企業(yè)集采中心均已建立了配套的物流、信息系統(tǒng)。市場(chǎng)也有眾多物流、信息服務(wù)商有能力支持我司集采中心的服務(wù)需求，技術(shù)及支持已較為成熟。2. 可預(yù)見投入根據(jù)目前調(diào)研結(jié)果測(cè)算，該項(xiàng)目可預(yù)見投入總額約為181.5 萬(wàn)元（分公司模式）/169.5 萬(wàn)元（辦事處模式） ，具.體項(xiàng)目及金額如下：（ 1）場(chǎng)地租金： 1000 元/ *年 415 =41.5 萬(wàn)元（ 2）辦公室裝修及辦公設(shè)備： 50 萬(wàn)元（ 3）外聘人員工資成本：6 萬(wàn)元 /人15 人=90 萬(wàn)元（分公司模式）6 萬(wàn)元 /人13 人=78 萬(wàn)元（