EXCEL表格必學(xué)記

1、EXCEL 表格必學(xué)記一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中,如果想讓大于等于 2000元的工資總額以 “ 紅色 ” 顯示,大于等于 1500元 的工資總額以 “ 藍(lán)色 ” 顯示,低于 1000元的工資總額以 “ 棕色 ” 顯示,其它以 “ 黑色 ” 顯示,我 們可以這樣設(shè)置。1. 打開(kāi) “ 工資表 ” 工作簿,選中 “ 工資總額 ” 所在列,執(zhí)行 “ 格式條件格式 ” 命令,打開(kāi) “ 條 件格式 ” 對(duì)話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕,選中 “ 大于或等于 ” 選項(xiàng),在后面的方框 中輸入數(shù)值 “2000” 。 單擊 “ 格式 ” 按鈕, 打開(kāi) “ 單元格格式 ” 對(duì)話框, 將 “ 字體

2、 ” 的 “ 顏色 ” 設(shè)置為 “ 紅 色 ” 。2. 按 “ 添加 ” 按鈕,并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件 (大于等于 1500,字體設(shè)置為 “ 藍(lán) 色 ” ;小于 1000,字體設(shè)置為 “ 棕色 ” 。3. 設(shè)置完成后,按下 “ 確定 ” 按鈕?？纯垂べY表吧,工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來(lái)了。二、建立分類下拉列表填充項(xiàng)我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中,為了保持名稱的一致性,利用 “ 數(shù)據(jù)有效性 ” 功能建了一個(gè)分類下拉列表填充項(xiàng)。1. 在 Sheet2中,將企業(yè)名稱按類別 (如 “ 工業(yè)企業(yè) ” 、 “ 商業(yè)企業(yè) ” 、 “ 個(gè)體企業(yè) ” 等 分別輸 入不同列中,建立

3、一個(gè)企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫(kù)。2. 選中 A 列 (“ 工業(yè)企業(yè) ” 名稱所在列 , 在 “ 名稱 ” 欄內(nèi), 輸入 “ 工業(yè)企業(yè) ” 字符后, 按 “ 回車(chē) ” 鍵進(jìn)行確認(rèn)。仿照上面的操作,將 B 、 C 列分別命名為 “ 商業(yè)企業(yè) ” 、 “ 個(gè)體企業(yè) ”3. 切換到 Sheet1中, 選中需要輸入 “ 企業(yè)類別 ” 的列 (如 C 列 , 執(zhí)行 “ 數(shù)據(jù)有效性 ” 命令, 打開(kāi) “ 數(shù)據(jù)有效性 ” 對(duì)話框。在 “ 設(shè)置 ” 標(biāo)簽中,單擊 “ 允許 ” 右側(cè)的下拉按鈕,選中 “ 序列 ” 選項(xiàng), 在下面的 “ 來(lái)源 ” 方框中,輸入 “ 工業(yè)企業(yè) ” , “ 商業(yè)企業(yè) ” , “ 個(gè)體企業(yè) ” 序列

4、 (各元素之間用 英文逗號(hào)隔開(kāi) ,確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列 (如 D 列 ,再打開(kāi) “ 數(shù)據(jù)有效性 ” 對(duì)話框,選中 “ 序列 ” 選項(xiàng) 后,在 “ 來(lái)源 ” 方框中輸入公式:=INDIRECT(C1,確定退出。4. 選中 C 列任意單元格 (如 C4 , 單擊右側(cè)下拉按鈕, 選擇相應(yīng)的 “ 企業(yè)類別 ” 填入單元格 中。然后選中該單元格對(duì)應(yīng)的 D 列單元格 (如 D4 ,單擊下拉按鈕,即可從相應(yīng)類別的企業(yè) 名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示:在以后打印報(bào)表時(shí),如果不需要打印 “ 企業(yè)類別 ” 列,可以選中該列,右擊鼠標(biāo), 選 “ 隱藏 ” 選項(xiàng),將該列隱藏起來(lái)即可。

5、三、建立 “ 常用文檔 ” 新菜單在菜單欄上新建一個(gè) “ 常用文檔 ” 菜單, 將常用的工作簿文檔添加到其中, 方便隨時(shí)調(diào)用。 1. 在工具欄空白處右擊鼠標(biāo),選 “ 自定義 ” 選項(xiàng),打開(kāi) “ 自定義 ” 對(duì)話框。在 “ 命令 ” 標(biāo)簽中, 選中 “ 類別 ” 下的 “ 新菜單 ” 項(xiàng),再將 “ 命令 ” 下面的 “ 新菜單 ” 拖到菜單欄。按 “ 更改所選內(nèi)容 ” 按鈕,在彈出菜單的 “ 命名 ” 框中輸入一個(gè)名稱 (如 “ 常用文檔 ” 。 2. 再在 “ 類別 ” 下面任選一項(xiàng) (如 “ 插入 ” 選項(xiàng) ,在右邊 “ 命令 ” 下面任選一項(xiàng) (如 “ 超鏈接 ” 選 項(xiàng) ,將它拖到新菜單

6、 (常用文檔 中,并仿照上面的操作對(duì)它進(jìn)行命名 (如 “ 工資表 ” 等 ,建立 第一個(gè)工作簿文檔列表名稱。重復(fù)上面的操作,多添加幾個(gè)文檔列表名稱。3. 選中 “ 常用文檔 ” 菜單中某個(gè)菜單項(xiàng) (如 “ 工資表 ” 等 ,右擊鼠標(biāo),在彈出的快捷菜單中, 選 “ 分配超鏈接打開(kāi) ” 選項(xiàng), 打開(kāi) “ 分配超鏈接 ” 對(duì)話框。 通過(guò)按 “ 查找范圍 ” 右側(cè)的下拉按鈕,定位到相應(yīng)的工作簿 (如 “ 工資 .xls” 等 文件夾,并選中該工作簿文檔。重復(fù)上面的操作,將菜單項(xiàng)和與它對(duì)應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來(lái)。4. 以后需要打開(kāi) “ 常用文檔 ” 菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí),只要展開(kāi) “ 常用文檔 ”

7、菜單,單 擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。提示:盡管我們將 “ 超鏈接 ” 選項(xiàng)拖到了 “ 常用文檔 ” 菜單中, 但并不影響 “ 插入 ” 菜單中 “ 超 鏈接 ” 菜單項(xiàng)和 “ 常用 ” 工具欄上的 “ 插入超鏈接 ” 按鈕的功能。四、制作 “ 專業(yè)符號(hào) ” 工具欄在編輯專業(yè)表格時(shí), 常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號(hào), 為了方便輸入, 我們可以制作 一個(gè)屬于自己的 “ 專業(yè)符號(hào) ” 工具欄。1. 執(zhí)行 “ 工具宏錄制新宏 ” 命令,打開(kāi) “ 錄制新宏 ” 對(duì)話框,輸入宏名 ? 如 “fuhao1”? 并 將宏保存在 “ 個(gè)人宏工作簿 ” 中,然后 “ 確定 ” 開(kāi)始錄制。選中 “ 錄制宏 ” 工具欄上

8、的 “ 相對(duì)引用 ” 按鈕, 然后將需要的特殊符號(hào)輸入到某個(gè)單元格中, 再單擊 “ 錄制宏 ” 工具欄上的 “ 停止 ” 按鈕, 完成宏的錄制。仿照上面的操作,一一錄制好其它特殊符號(hào)的輸入 “ 宏 ” 。2. 打開(kāi) “ 自定義 ” 對(duì)話框,在 “ 工具欄 ” 標(biāo)簽中,單擊 “ 新建 ” 按鈕,彈出 “ 新建工具欄 ” 對(duì)話 框,輸入名稱 “ 專業(yè)符號(hào) ” ,確定后,即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個(gè)工具條。切換到 “ 命令 ” 標(biāo)簽中,選中 “ 類別 ” 下面的 “ 宏 ” ,將 “ 命令 ” 下面的 “ 自定義按鈕 ” 項(xiàng)拖到 “ 專 業(yè)符號(hào) ” 欄上 (有多少個(gè)特殊符號(hào)就拖多少個(gè)按鈕 。3. 選中其中一

9、個(gè) “ 自定義按鈕 ” ,仿照第 2個(gè)秘技的第 1點(diǎn)對(duì)它們進(jìn)行命名。4. 右擊某個(gè)命名后的按鈕,在隨后彈出的快捷菜單中,選 “ 指定宏 ” 選項(xiàng),打開(kāi) “ 指定宏 ” 對(duì)話框,選中相應(yīng)的宏 (如 fuhao1等 ,確定退出。重復(fù)此步操作,將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來(lái)。5. 關(guān)閉 “ 自定義 ” 對(duì)話框,以后可以像使用普通工具欄一樣,使用 “ 專業(yè)符號(hào) ” 工具欄,向 單元格中快速輸入專業(yè)符號(hào)了。五、用 “ 視面管理器 ” 保存多個(gè)打印頁(yè)面有的工作表,經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域,用 “ 視面管理器 ” 吧。1. 打開(kāi)需要打印的工作表,用鼠標(biāo)在不需要打印的行 (或列 標(biāo)上拖拉,選中它們?cè)儆覔?鼠標(biāo),在

10、隨后出現(xiàn)的快捷菜單中,選 “ 隱藏 ” 選項(xiàng),將不需要打印的行 (或列 隱藏起來(lái)。 2. 執(zhí)行 “ 視圖視面管理器 ” 命令,打開(kāi) “ 視面管理器 ” 對(duì)話框,單擊 “ 添加 ” 按鈕,彈出 “ 添 加視面 ” 對(duì)話框,輸入一個(gè)名稱 (如 “ 上報(bào)表 ” 后,單擊 “ 確定 ” 按鈕。3. 將隱藏的行 (或列 顯示出來(lái),并重復(fù)上述操作, “ 添加 ” 好其它的打印視面。4. 以后需要打印某種表格時(shí),打開(kāi) “ 視面管理器 ” ,選中需要打印的表格名稱,單擊 “ 顯 示 ” 按鈕,工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來(lái),簡(jiǎn)單設(shè)置、排版一下,按下工具欄上 的 “ 打印 ” 按鈕,一切就 OK 了。六、

11、讓數(shù)據(jù)按需排序如果你要將員工按其所在的部門(mén)進(jìn)行排序,這些部門(mén)名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順 序,也不是按筆畫(huà)順序,怎么辦 ? 可采用自定義序列來(lái)排序。1. 執(zhí)行 “ 格式選項(xiàng) ” 命令, 打開(kāi) “ 選項(xiàng) ” 對(duì)話框, 進(jìn)入 “ 自定義序列 ” 標(biāo)簽中, 在 “ 輸入序列 ” 下面的方框中輸入部門(mén)排序的序列 (如 “ 機(jī)關(guān) , 車(chē)隊(duì) , 一車(chē)間 , 二車(chē)間 , 三車(chē)間 ” 等 ,單擊 “ 添加 ” 和 “ 確定 ” 按鈕退出。2. 選中 “ 部門(mén) ” 列中任意一個(gè)單元格, 執(zhí)行 “ 數(shù)據(jù)排序 ” 命令, 打開(kāi) “ 排序 ” 對(duì)話框, 單擊 “ 選 項(xiàng) ” 按鈕,彈出 “ 排序選項(xiàng) ” 對(duì)話框,按其

12、中的下拉按鈕,選中剛才自定義的序列,按兩次 “ 確 定 ” 按鈕返回,所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來(lái)工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱,只好將它隱藏起來(lái)了。 1. 選中需要隱藏內(nèi)容的單元格 (區(qū)域 , 執(zhí)行 “格式單元格” 命令, 打開(kāi) “單 元格格式”對(duì)話框,在“數(shù)字”標(biāo)簽的“分類”下面選中“自定義”選項(xiàng),然后 在右邊“類型”下面的方框中輸入“;” (三個(gè)英文狀態(tài)下的分號(hào) 。2. 再切換到“保護(hù)”標(biāo)簽下,選中其中的“隱藏”選項(xiàng),按“確定”按鈕退 出。3. 執(zhí)行“工具保護(hù)保護(hù)工作表”命令,打開(kāi)“保護(hù)工作表”對(duì)話框,設(shè) 置好密碼后,“確定”返回。經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置以后,上述

13、單元格中的內(nèi)容不再顯示出來(lái),就是使用 Excel 的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示:在“保護(hù)”標(biāo)簽下,請(qǐng)不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“”號(hào), 這樣可以防止別人刪除你隱藏起來(lái)的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時(shí), 有的單元格中要輸入英文, 有的單元格中要輸入中文, 反復(fù) 切換輸入法實(shí)在不方便,何不設(shè)置一下,讓輸入法智能化地調(diào)整呢 ?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域,執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性”命令,打開(kāi)“數(shù)據(jù) 有效性”對(duì)話框,切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下,按“模式”右側(cè)的下拉按鈕, 選中“打開(kāi)”選項(xiàng)后,“確定”退出。以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí),中文輸入法 (輸入法列表中

14、的第 1個(gè)中文輸入法 自動(dòng)打開(kāi), 當(dāng)選中其它單元格時(shí), 中文輸入 法自動(dòng)關(guān)閉。九、讓“自動(dòng)更正”輸入統(tǒng)一的文本你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本,如電腦報(bào)而煩惱呢 ? 那就往下看 吧。1. 執(zhí)行“工具自動(dòng)更正”命令,打開(kāi)“自動(dòng)更正”對(duì)話框。2. 在“替換”下面的方框中輸入“ pcw ” (也可以是其他字符,“ pcw ”用小 寫(xiě) ,在“替換為”下面的方框中輸入“電腦報(bào)”,再單擊“添加”和“確 定”按鈕。3. 以后如果需要輸入上述文本時(shí),只要輸入“ pcw ”字符 ? 此時(shí)可以不考慮 “ pcw ”的大小寫(xiě) ? ,然后確認(rèn)一下就成了。十、在 Excel 中自定義函數(shù)Excel 函數(shù)雖然豐富,但并不

15、能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個(gè) 函數(shù), 來(lái)完成一些特定的運(yùn)算。 下面, 我們就來(lái)自定義一個(gè)計(jì)算梯形面積的函數(shù): 1. 執(zhí)行“工具宏 Visual Basic編輯器”菜單命令 (或按“ Alt+F11”快 捷鍵 ,打開(kāi) Visual Basic編輯窗口。2. 在窗口中, 執(zhí)行 “插入模塊” 菜單命令, 插入一個(gè)新的模塊模塊 1。3. 在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼:Function V(a,b,hV = h*(a+b/2End Function4. 關(guān)閉窗口,自定義函數(shù)完成。以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。提示:用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。十一、表

16、頭下面襯張圖片為工作表添加的背景, 是襯在整個(gè)工作表下面的, 能不能只襯在表頭下面呢 ? 1. 執(zhí)行“格式工作表背景”命令,打開(kāi)“工作表背景”對(duì)話框,選中需 要作為背景的圖片后,按下“插入”按鈕,將圖片襯于整個(gè)工作表下面。2. 在按住 Ctrl 鍵的同時(shí),用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格 (區(qū)域 中拖拉, 同時(shí)選中這些單元格 (區(qū)域 。3. 按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕,在隨后出現(xiàn)的“調(diào) 色板” 中, 選中 “白色” 。 經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置以后, 留下的單元格下面襯上了圖片, 而上述選中的單元格 (區(qū)域 下面就沒(méi)有襯圖片了 (其實(shí),是圖片被“白色”遮蓋 了 。提示 ? 襯在單元格下面

17、的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“ &”來(lái)合并文本如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中, 不需要利用函數(shù), 一個(gè)小小的連字 符“ &”就能將它搞定 (此處假定將 B 、 C 、 D 列合并到一列中 。1. 在 D 列后面插入兩個(gè)空列 (E、 F 列 ,然后在 D1單元格中輸入公式: =B1&C1&D1。2. 再次選中 D1單元格,用“填充柄”將上述公式復(fù)制到 D 列下面的單元格 中, B 、 C 、 D 列的內(nèi)容即被合并到 E 列對(duì)應(yīng)的單元格中。3. 選中 E 列, 執(zhí)行 “復(fù)制” 操作, 然后選中 F 列, 執(zhí)行 “編輯選擇性粘貼” 命令,打開(kāi)“選擇性粘貼”

18、對(duì)話框,選中其中的“數(shù)值”選項(xiàng),按下“確定”按 鈕, E 列的內(nèi)容 (不是公式 即被復(fù)制到 F 列中。4. 將 B 、 C 、 D 、 E 列刪除,完成合并工作。提示:完成第 1、 2步的操作,合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn),但此時(shí)如果刪除 B 、 C 、 D 列,公式會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。故須進(jìn)行第 3步操作,將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。生成績(jī)條常有朋友問(wèn)“如何打印成績(jī)條”這樣的問(wèn)題,有不少人采取錄制宏或 VBA 的方法來(lái)實(shí)現(xiàn), 這對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)有一定難度。 出于此種考慮, 我在這里給出一 種用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡(jiǎn)便方法。此處假定學(xué)生成績(jī)保存在 Sheet1工作表的 A1至 G64單元格區(qū)域中, 其中第 1行為標(biāo)題,第 2行

19、為學(xué)科名稱。1. 切換到 Sheet2工作表中,選中 A1單元格,輸入公式:=IF(MOD(ROW(,3=0, IF(0MOD?ROW(, 3(=1, sheet1! A , INDEX(sheet1! $A:$G, INT(ROW(+4/3+1, COLUMN(。2. 再次選中 A1單元格, 用 “填充柄” 將上述公式復(fù)制到 B1至 G1單元格中; 然后,再同時(shí)選中 A1至 G1單元格區(qū)域,用“填充柄”將上述公式復(fù)制到 A2至 G185單元格中。至此,成績(jī)條基本成型,下面簡(jiǎn)單修飾一下。3. 調(diào)整好行高和列寬后,同時(shí)選中 A1至 G2單元格區(qū)域 (第 1位學(xué)生的成績(jī) 條區(qū)域 ,按“格式”工具欄

20、“邊框”右側(cè)的下拉按鈕,在隨后出現(xiàn)的邊框列表 中,選中“所有框線”選項(xiàng),為選中的區(qū)域添加邊框 (如果不需要邊框,可以不 進(jìn)行此步及下面的操作 。4. 同時(shí)選中 A1至 G3單元格區(qū)域, 點(diǎn)擊 “常用” 工具欄上的 “格式刷” 按鈕, 然后按住鼠標(biāo)左鍵,自 A4拖拉至 G186單元格區(qū)域,為所有的成績(jī)條添加邊框。 按“打印”按鈕,即可將成績(jī)條打印出來(lái)。十四、 Excel 幫你選函數(shù)在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時(shí),常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。 Excel 的“搜索 函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍,挑選出合適的函數(shù)。執(zhí)行“插入函數(shù)”命令,打開(kāi)“插入函數(shù)”對(duì)話框,在“搜索函數(shù)”下面 的方框中輸入要求 (如 “計(jì)數(shù)

21、” , 然后單擊 “轉(zhuǎn)到” 按鈕, 系統(tǒng)即刻將與 “計(jì)數(shù)” 有關(guān)的函數(shù)挑選出來(lái), 并顯示在 “選擇函數(shù)” 下面的列表框中。 再結(jié)合查看相關(guān) 的幫助文件,即可快速確定所需要的函數(shù)。十五、同時(shí)查看不同工作表中多個(gè)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)有時(shí),我們編輯某個(gè)工作表 (Sheet1時(shí),需要查看其它工作表中 (Sheet2、 Sheet3 某個(gè)單元格的內(nèi)容,可以利用 Excel 的“監(jiān)視窗口”功能來(lái)實(shí)現(xiàn)。 執(zhí)行 “視圖工具欄監(jiān)視窗口” 命令, 打開(kāi) “監(jiān)視窗口” , 單擊其中的 “添 加監(jiān)視”按鈕,展開(kāi)“添加監(jiān)視點(diǎn)”對(duì)話框,用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后, 再單擊“添加”按鈕。重復(fù)前述操作,添加其它“監(jiān)視點(diǎn)”。以后,

22、無(wú)論在哪個(gè)工作表中,只要打開(kāi)“監(jiān)視窗口”,即可查看所有被監(jiān)視 點(diǎn)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。十六、為單元格快速畫(huà)邊框在 Excel 2002以前的版本中, 為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩, Excel 2002對(duì)此功能進(jìn)行了全新的拓展。單擊 “格式” 工具欄上 “邊框” 右側(cè)的下拉按鈕, 在隨后彈出的下拉列表中, 選“繪圖邊框”選項(xiàng),或者執(zhí)行“視圖工具欄邊框”命令,展開(kāi)“邊框”工 具欄。單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕, 選中一種邊框樣式, 然后在需要添加邊框的 單元格區(qū)域中拖拉,即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫(huà)上邊框。提示:如果畫(huà)錯(cuò)了邊框,沒(méi)關(guān)系,選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕,然 后在錯(cuò)誤的邊框上

23、拖拉一下, 就可以清除掉錯(cuò)誤的邊框。 如果需要畫(huà)出不同顏 色的邊框, 可以先按工具欄右側(cè)的 “線條顏色” 按鈕, 在隨后彈出的調(diào)色板中選 中需要的顏色后, 再畫(huà)邊框即可。 這一功能還可以在單元格中畫(huà)上對(duì)角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長(zhǎng)度你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個(gè)兩位數(shù), 或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時(shí)候，Excel 就能自動(dòng)判斷、即時(shí)分析并彈 出警告，那該多好啊!要實(shí)現(xiàn)這一功能，對(duì) Excel 來(lái)說(shuō)，也并不難。 例如我們將光標(biāo)定位到一個(gè)登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計(jì) 算的方便，我們希望“年份”都用一個(gè)四位數(shù)來(lái)表示。所以，我們可以單擊“數(shù)

24、 據(jù)”菜單的“有效性”選項(xiàng)。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜 單中選擇“文本長(zhǎng)度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于”，且“長(zhǎng)度” 為“4”。同時(shí)，我們?cè)賮?lái)到“出錯(cuò)警告”卡片中，將“輸入無(wú)效數(shù)據(jù)時(shí)顯示的 出錯(cuò)警告”設(shè)為“停止”，并在“標(biāo)題”和“錯(cuò)誤信息”欄中分別填入“輸入文 本非法!”和“請(qǐng)輸入四位數(shù)年份。”字樣。 很顯然，當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個(gè)四位數(shù)時(shí)，Excel 就會(huì)彈 出示的警告對(duì)話框，告訴你出錯(cuò)原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后方 可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實(shí)，在 Excel 的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中，還有許多特殊 類型的數(shù)據(jù)格式可選，比如“文本類型”啊，“

25、序列大小”啊，“時(shí)間遠(yuǎn)近”啊， 如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計(jì)一種檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)，讓你的 Excel 展示出與眾 不同的光彩呢。 十八、成組填充多張表格的固定單元格 我們知道每次打開(kāi) Excel，軟件總是默認(rèn)打開(kāi)多張工作表。由此就可看出 Excel 除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié) 調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當(dāng)然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會(huì)需 要同時(shí)在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。 那么如何對(duì)表格進(jìn)行成組編輯呢?首先我們單擊第一個(gè)工作表的標(biāo)簽名 “Sheet1”，然后按住 Shift 鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“Sheet3”(如果 我們想關(guān)聯(lián)

26、的表格不在一起， 可以按住 Ctrl 鍵進(jìn)行點(diǎn)選。 此時(shí)， 我們看到 Excel 的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣，我們就可以進(jìn)行對(duì)工作組的編輯工作 了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫(xiě)點(diǎn)什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作 組”中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。 但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置 的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再 單擊“編輯”菜單的“填充”選項(xiàng)，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。 這時(shí)，Excel 會(huì)彈出“填充成組工作表”的對(duì)話框，在這里我們選擇“格式”一 項(xiàng)，點(diǎn)“確定”后，同組中所有表格該位置

27、的數(shù)據(jù)格式都改變了。 十九、改變文本的大小寫(xiě) 在 Excel 中，為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公式，也不是數(shù) 據(jù)庫(kù)，而是函數(shù)。不要以為 Excel 中的函數(shù)只是針對(duì)數(shù)字，其實(shí)只要是寫(xiě)進(jìn)表格 中的內(nèi)容，Excel 都有對(duì)它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫(xiě)。 在 Excel 2002 中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫(xiě)轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別 是：“=UPPER(源數(shù)據(jù)格”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫(xiě)；“=LOWER(源數(shù)據(jù)格”， 將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫(xiě)；“=PROPER(源數(shù)據(jù)格”，將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)”的大 小寫(xiě)，如讓每個(gè)單詞的首字母為大寫(xiě)等。例如，我們?cè)谝粡埍砀竦?A1 單元格中 輸入小寫(xiě)的

28、“excel”，然后在目標(biāo)單元格中輸入“=UPPER(A1”，回車(chē)后得到 的結(jié)果將會(huì)是“EXCEL”。同樣，如果我們?cè)?A3 單元格中輸入“mr.weiwei”， 然后我們?cè)谀繕?biāo)單元格中輸入“=PROPER(A3”，那么我們得到的結(jié)果就將是 “Mr.Weiwei”了。 二十、提取字符串中的特定字符 除了直接輸入外，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對(duì)是一種 省時(shí)又省事的方法，特別是對(duì)一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍 貫等信息。 如果我們想快速?gòu)?A4 單元格中提取稱謂的話， 最好使用 “=RIGHT(源數(shù)據(jù)格， 提取的字符數(shù)”函數(shù)，它表示“從 A4 單元格最右側(cè)的字符開(kāi)始提

29、取 2 個(gè)字符” 輸入到此位置。當(dāng)然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數(shù)據(jù)格，提 取的字符數(shù)”函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開(kāi)始，而是直接從數(shù) 據(jù)中間提取幾個(gè)字符。比如我們要想從 A5 單元格中提取“武漢”兩個(gè)字時(shí)，就 只須在目標(biāo)單元格中輸入“=MID(A5,4,2”就可以了。意思是：在 A5 單元格中 提取第 4 個(gè)字符后的兩個(gè)字符，也就是第 4 和第 5 兩個(gè)字。 二十一、 把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞 將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個(gè)比較復(fù) 雜的問(wèn)題。因?yàn)樗鼪](méi)有一個(gè)十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使 用的“th”后綴，但大凡是以“1”、 “2”、 “3”結(jié)尾的數(shù)

30、字卻分別是以“st”、 “nd”和“rd”結(jié)尾的。而且，“11”、“12”、“13”這 3 個(gè)數(shù)字又不一樣， 它們卻仍然是以“th”結(jié)尾的。因此，實(shí)現(xiàn)起來(lái)似乎很復(fù)雜。其實(shí)，只要我們理 清思路，找準(zhǔn)函數(shù)，只須編寫(xiě)一個(gè)公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，請(qǐng)看： “=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2=11,12,13, th,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2,st, nd,rd,th”。該公式盡管一長(zhǎng)串，不過(guò)含義卻很明確：如果數(shù) 字是以“11”、“12”、“13”結(jié)尾的，則加上“th”后綴；如果第 1 原則無(wú) 效，則檢查最后一個(gè)數(shù)

31、字，以“1”結(jié)尾使用“st”、以“2”結(jié)尾使用“nd”、 以“3”結(jié)尾使用“rd”；如果第 1、2 原則都無(wú)效，那么就用“th”。因此， 基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)得如此輕松和快捷。 二十二、用特殊符號(hào)補(bǔ)齊位數(shù) 和財(cái)務(wù)打過(guò)交道的人都知道，在賬面填充時(shí)有一種約定俗成的“安全填寫(xiě) 法”，那就是將金額中的空位補(bǔ)齊，或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)的前面加上“$”之類的符 號(hào)。其實(shí)，在 Excel 中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數(shù)。它的基本格 式是“=REPT(“特殊符號(hào)”，填充位數(shù)”。 比如，我們要在中 A2 單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“#”號(hào)填充至 16 位，就只 須將公式改為“=(A2&REPT(#,16-LEN(A2”即可；如果我們要將 A3 單元 格中的數(shù)字從左側(cè)用“#”號(hào)填充至 16 位，就要改為“=REPT( #,16-LEN(A3&A3”；另外，如果我們想用“#”號(hào)將 A4 中的數(shù)值從兩側(cè)填 充，則需要改為“=REPT(#,8-LEN(A4/2&A4&REPT(#8-LEN(A4/2”； 如果你還嫌不夠?qū)I(yè)， 要在 A5 單元格數(shù)字的頂頭加上 “$” 符號(hào)的話， 那就改為： “=(TEXT(A5,$#,#0.00(&REPT(#,16-LEN(TEXT(A5, $#,#