醫(yī)院辦公室職能

1、醫(yī)院辦公室職能職責(zé)、概要：1. 辦公室從屬于組織決策層并為其提供必要的輔助服務(wù)的部門(mén)， 它圍繞單位的中心工作， 向領(lǐng)導(dǎo)提出決策建議并督促?zèng)Q策 的落實(shí)，是決策層的延伸。 是一個(gè)承上啟下、 協(xié)調(diào)左右的綜合辦 事機(jī)構(gòu)，是對(duì)內(nèi)樞紐、對(duì)外的窗口。2. 辦公室的三大職能：參與政務(wù)、協(xié)調(diào)事務(wù)、做好服務(wù)； 參與政務(wù)： 在重大事務(wù)決策中當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手 （包括內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、工作職能、重大事務(wù)決策流程等方面）協(xié)調(diào)事務(wù)：做好三個(gè)方面協(xié)調(diào)。與當(dāng)?shù)卣M織之間協(xié)調(diào)、與同行業(yè)單位之間的協(xié)調(diào)；單位內(nèi)部各科室之間協(xié)調(diào)。做好服務(wù)：做好三個(gè)方面服務(wù)。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為員工服務(wù)、為企業(yè)服務(wù)。性質(zhì)不3. 在不同類(lèi)型的組織中， 在都設(shè)有辦

2、公室這一機(jī)構(gòu)。同、規(guī)模不等的組織， 辦公室的工作內(nèi)容略有不同， 下設(shè)機(jī)構(gòu)也 有一些差異。但一般來(lái)說(shuō)，辦公室大都具有辦文、辦會(huì)、辦事、 溝通協(xié)調(diào)等幾個(gè)方面職能。、辦公室工作的主要內(nèi)容根據(jù)單位的中心工作和特色方向的不同， 辦公室的工作內(nèi)容也有變化，但其常規(guī)工作可以概括為以下幾個(gè)方面。一）辦文工作辦文工作主要是圍繞文書(shū)、 文件、文字材料開(kāi)展的工作。具體分三項(xiàng)事務(wù)：1. 文字工作，主要指文書(shū)、信函、稿件等的撰寫(xiě)，包括領(lǐng)導(dǎo)需要的各種文字材料的準(zhǔn)備和起草。2. 文書(shū)處理和檔案工作， 主要指文件辦理方面的工作， 如文書(shū)的打印、制作、收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞，機(jī)要文件的傳遞、立卷、 歸檔、保存等工作。3. 電子文件的

3、撰寫(xiě)、傳輸、管理、歸檔等方面的工作，如電子郵件的發(fā)送、電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、管理與檢索等。二）辦會(huì)工作辦會(huì)工作指對(duì)各類(lèi)會(huì)議、 會(huì)務(wù)和重大促銷(xiāo)活動(dòng)的籌備、 組織、服務(wù)、管理等工作， 包括會(huì)前的籌劃和準(zhǔn)備、 會(huì)中的組織和服務(wù)、 會(huì)后的善后和落實(shí)。三）辦事工作大體分為信息工作、技術(shù)工作、 日常行政事務(wù)工作、 臨時(shí)交辦工作四大項(xiàng)。1. 信息工作， 廣義上說(shuō)，包括政策研究、企業(yè)的市場(chǎng)預(yù)測(cè)分析和調(diào)查、 領(lǐng)導(dǎo)決策前的調(diào)查研究與情況綜合、 情報(bào)動(dòng)態(tài)的每日 分析整理、 組織內(nèi)簡(jiǎn)報(bào)的編發(fā)等， 都是信息工作， 收集資料摘要、編寫(xiě)大事記、組織史志編寫(xiě)、 編制各種范圍的聯(lián)絡(luò)手冊(cè)、收集保 管名片等，也是信息工作。2. 技

4、術(shù)工作， 主要指機(jī)要工作、 現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用維護(hù)工作。機(jī)要工作指組織內(nèi)機(jī)密文件的保管、 傳遞、 以及單位內(nèi) 保密事務(wù)、保衛(wèi)工作的安排、檢查、落實(shí)。計(jì)算機(jī)安全工作主要 指計(jì)算機(jī)信息安全工作，如防黑客襲擊、防計(jì)算機(jī)病毒、信息安 全教育等現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用和維護(hù)主要指多媒體會(huì)議設(shè) 備、數(shù)碼攝錄像設(shè)備、 現(xiàn)代辦公環(huán)境的主控室設(shè)備的操作和日常 維護(hù)等。3. 日常和行政事務(wù)工作，主要指值班、接待、印章管理、環(huán)境管理、車(chē)輛管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、對(duì)外聯(lián)絡(luò)、安排領(lǐng)導(dǎo) 活動(dòng)、效能督查等。1）安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致而又很具體的工作，指為領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)體和群體安排的各種活動(dòng)， 包括各種會(huì)議、 外出參 觀

5、考察、調(diào)查研究、檢查指導(dǎo)工作、外事工作等。辦公室在安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)時(shí)， 要在滿(mǎn)足工作需要的前提下盡量從簡(jiǎn)， 減少領(lǐng)導(dǎo)不 大事，搞好調(diào)查研究。必要的社會(huì)性應(yīng)酬活動(dòng)， 保證領(lǐng)導(dǎo)有足夠的時(shí)間，集中精力抓好2）督查是辦公室一項(xiàng)重要工作，督查是指辦公室圍繞中心工作、 重要決策和領(lǐng)導(dǎo)的重要批示， 對(duì)負(fù)責(zé)承辦的部門(mén)和責(zé)任人員進(jìn)行督促和檢查，協(xié)助做好必要的溝通工作， 以保證承辦事項(xiàng)按時(shí)落實(shí)。3）接待。接待群眾來(lái)訪及相關(guān)事項(xiàng)，同時(shí)也負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)刊的批評(píng)、建議的處理工作。 其他組織一般不設(shè)立信訪室， 類(lèi)似 工作由值班秘書(shū)接待辦理。 在不設(shè)公關(guān)部的公司企業(yè)， 辦公室還 承擔(dān)公關(guān)事務(wù)。4. 臨時(shí)交辦工作， 在日常工作中， 領(lǐng)

6、導(dǎo)經(jīng)常有事臨時(shí)事項(xiàng)交由辦公室去具體承辦落實(shí)。辦公室工作綜合性很強(qiáng)，既涉及政治方面， 也涉及經(jīng)濟(jì)、文化方面，還可能涉及法律、法規(guī)等，需進(jìn)行各方面的協(xié)調(diào)。在具 體業(yè)務(wù)中，如承辦文電，不論是上報(bào)還是下發(fā)， 往往涉及幾個(gè)部 門(mén)會(huì)簽或辦理，需要辦公室一一溝通、 協(xié)商并組織落實(shí)。由此可 以看出， 辦公室工作人員必須有寬泛的知識(shí)背景、 較強(qiáng)的辦事能 力、較高的工作效率和良好的工作作風(fēng)。三、辦公室工作的特點(diǎn)辦公室所擔(dān)負(fù)工作的性質(zhì)決定了它具有輔助性、事務(wù)性、 綜合性、中樞性、機(jī)要性等特點(diǎn)。1、輔助性不可超越辦公室是為領(lǐng)導(dǎo)及整個(gè)醫(yī)院提供輔助支持、服務(wù)的部門(mén)，輔助首先必須服從于領(lǐng)導(dǎo)， 在工作中體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意志，自己的

7、管理權(quán)限， 違背組織方針自行其是。辦公室工作的輔助性主要體現(xiàn)在兩方面：第一，全力支持醫(yī)院的各項(xiàng)工作。這是指辦公室輔助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)組織的各項(xiàng)工作進(jìn)行溝通、 協(xié)調(diào)和督促檢查， 必 要時(shí)要調(diào)動(dòng)所掌握的信息人力及物力， 協(xié)助有關(guān)人員及部門(mén)完成工作。第二， 就是以協(xié)助者的角色完成各項(xiàng)工作。辦公室是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)層工作的機(jī)構(gòu)， 除領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)外，般它對(duì)各職能機(jī)構(gòu)和各項(xiàng)工作的管理沒(méi)有直接的指揮和監(jiān)督權(quán)力， 只承擔(dān)協(xié)調(diào)和服務(wù)等輔 助性管理工作， 以協(xié)助者的角色推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)決策的落實(shí)， 不能擅作 決定，自作主張。2、事務(wù)性辦公室工作的事務(wù)性表現(xiàn)在辦公室工作的方方面面。值班、接待、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、后勤服務(wù)等， 很多都是非常具體、 瑣碎的事

8、務(wù)。有人認(rèn)為辦公室整天為別人忙， 工作價(jià)值不高， 但事實(shí)并非如此。首先， 這些工作是維系醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要組成部分， 需要有專(zhuān)但卻是基門(mén)的部門(mén)或人員去完成， 而醫(yī)院分工恰恰是將這樣的職能和使命 賦予了辦公室。其次， 這些工作平常似乎不引人注意， 礎(chǔ)性的工作，其價(jià)值會(huì)通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)及其他管理人員的工作折射出 來(lái)。3、綜合性辦公室工作以醫(yī)院中心工作和主要領(lǐng)導(dǎo)為服務(wù)重點(diǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)的工作提供全方位的支持， 因此， 領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)就是辦公室 的工作目標(biāo)， 領(lǐng)導(dǎo)的工作重點(diǎn)就是辦公室的工作重點(diǎn)。 領(lǐng)導(dǎo)的工 作是綜合性、全局性的工作，所以辦公室的工作必然是綜合性、全局性的工作。 辦公室具有綜合協(xié)調(diào)職能。 涉及醫(yī)院全局

9、的工作， 可能涉及醫(yī)院內(nèi)各個(gè)部門(mén)、各位工作人員，起組織、綜合協(xié)調(diào)、 督促檢查等作用。往往由辦公室牽頭， 協(xié)調(diào)組織內(nèi)各部門(mén)完成任務(wù)。辦公室的業(yè)務(wù)4、中樞性辦公室不同于其他職能部門(mén)， 它附屬于管理層， 作為領(lǐng)導(dǎo)的助手， 是領(lǐng)導(dǎo)的延伸，為整個(gè)組織活動(dòng)輸送信息，溝通協(xié)調(diào)， 組織聯(lián)絡(luò)，處理組織活動(dòng)所產(chǎn)生的內(nèi)部事務(wù)； 如果沒(méi)有這些工作， 組織將無(wú)法正常運(yùn)轉(zhuǎn)。它是聯(lián)系上下、 溝通左右的橋梁，是醫(yī)院 同外界各方面聯(lián)絡(luò)的窗口，因此它是醫(yī)院中名副其實(shí)的中樞機(jī) 構(gòu)。5、機(jī)要性辦公室在工作過(guò)程中，由于離領(lǐng)導(dǎo)層較近，得知的醫(yī)院消息更多更早， 如有關(guān)政策的修改和人員的任免等， 這些信息具有定的機(jī)要性， 并且不適宜在更大的

10、范圍內(nèi)和更早的時(shí)間為一般 人員所知曉， 這就需要辦公室人員在履行職能的過(guò)程中具有一定 的保密意識(shí)。四、辦公室的作用 辦公室的作用是指辦公室通過(guò)其職能發(fā)揮在組織運(yùn)轉(zhuǎn)中所起的作用，包括以下四個(gè)方面。1、參謀與助手作用辦公室的參謀與助手作用主要表現(xiàn)在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策上。辦辦公室公室必須準(zhǔn)確理解上級(jí)精神， 了解和掌握本單位的實(shí)際情況， 各方面信息進(jìn)行處理， 為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)可靠的依據(jù)。的參謀與助手職能還表現(xiàn)在決策的貫徹執(zhí)行上。 決策已定， 辦公 策、調(diào)整、修正決策。室必須加強(qiáng)督促和檢查，注意搜集各種反饋信息， 供領(lǐng)導(dǎo)檢驗(yàn)決2、樞紐與心臟作用如果把一個(gè)醫(yī)院比作鐵路部門(mén)，那么辦公室就好比列車(chē)的編組站；如果把

11、醫(yī)院比作一個(gè)人，那么辦公室就是連接大小動(dòng)、 靜脈血管的心臟。 一個(gè)醫(yī)院就是一個(gè)系統(tǒng)， 它既存在和服從予更 大的系統(tǒng)， 又有自己相對(duì)獨(dú)立又相互聯(lián)系的子系統(tǒng)， 這樣就構(gòu)成 了一個(gè)整體。 而具體體現(xiàn)這個(gè)整體中領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的， 實(shí)現(xiàn) 系統(tǒng)中諸因素相互聯(lián)系的， 就是辦公室。 它承上啟下、 溝通左右、 聯(lián)絡(luò)八方，對(duì)于一個(gè)組織來(lái)說(shuō)，須臾不可少。3、協(xié)調(diào)與溝通作用個(gè)醫(yī)院內(nèi)步調(diào)一致、 協(xié)同前進(jìn)， 才能勝利完成工作任務(wù)。要做到這一點(diǎn)，必須不斷加強(qiáng)組織內(nèi)、外部聯(lián)系，互通信息，相互理解，求得支持，統(tǒng)步伐。辦公室要協(xié)調(diào)單位和主級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)以及沒(méi)有隸屬關(guān)系部門(mén)的關(guān)系，協(xié)調(diào)辦公室與其他部門(mén)的關(guān) 系，協(xié)調(diào)本單位與下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)

12、關(guān)的關(guān)系， 協(xié)調(diào)辦公室內(nèi)部的關(guān)系。它還要協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系， 領(lǐng)導(dǎo)與群眾的關(guān)系， 組織內(nèi)部其 他部門(mén)之間的關(guān)系。通過(guò)協(xié)調(diào)，理順關(guān)節(jié)，溝通上下左右，消除 隔閡，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，求得和諧。4、形象與管家作用辦公室是組織對(duì)外形象展示的窗口，組織的精神風(fēng)貌、政策水平、工作作風(fēng)、辦事效率都可以通過(guò)這個(gè)窗口反映出來(lái)。公室還是個(gè)管家，它肩負(fù)多種任務(wù)，吃、喝、用、住、行、資產(chǎn) 管理等無(wú)所不包； 一些突擊性、 臨時(shí)性的工作均由辦公室這個(gè)管 家受理，其他專(zhuān)業(yè)部門(mén)職責(zé)范圍之外的事項(xiàng)往往也通過(guò)辦公室來(lái)辦公室的窗口和管家職能還有更深一層的含義， 那就是辦公室的把關(guān)作用：辦公室要把好文字關(guān)，提高公文質(zhì)量，削低“文 山”；辦公

13、室要把好財(cái)物關(guān)，厲行節(jié)約，反對(duì)浪費(fèi)，用較少的投 入換來(lái)較多的產(chǎn)出；辦公室要把好會(huì)議關(guān)， 加強(qiáng)會(huì)議的審查， 不 該開(kāi)的會(huì)堅(jiān)決不開(kāi) ，能合并的會(huì)合并開(kāi)，能開(kāi)電話(huà)會(huì)的就不見(jiàn) 面開(kāi)，以提高工作效率；辦公室還把好信息關(guān)， 要對(duì)各方面信息進(jìn)行精選、提煉、加工，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供全面、真實(shí)、高質(zhì)量的 信息。五、辦公室人員的職業(yè)素質(zhì)參與政務(wù)、協(xié)調(diào)事務(wù)、做好服務(wù)”的角色定位，決定了辦公室工作的重要性， 也決定了辦公室工作人員必須具備的職業(yè) 道德素養(yǎng)。我國(guó)早在封建社會(huì)就已經(jīng)出現(xiàn)了輔佐各級(jí)官員辦公的幕友、 師爺?shù)乃麄兛梢员豢醋魇敲貢?shū)的前身， 其素質(zhì)備受人們重視。曾有人將對(duì)幕友、師爺?shù)乃刭|(zhì)要求歸納為“十不”筆好字不錯(cuò)；二

14、等才情不露；三斤酒量不吐；四季衣服不當(dāng)；五子圍 棋不悔；六出昆劇不推；七字歪詩(shī)不遲；人張馬吊不查；九品頭銜不選；也要兼具分和氣不俗。 從這里不難看出做個(gè)稱(chēng)職的幕友、 師爺， 既要有寫(xiě)一筆好字、才思敏捷、 記憶力強(qiáng)這樣的技能， 琴棋書(shū)畫(huà)多方面的藝術(shù)修養(yǎng)， 還要做謙謙君子， 有不慕功名、 居人后的人品。其中不少內(nèi)容在今天依然適用。今天對(duì)辦公室人員的職業(yè)素質(zhì)要求主要體現(xiàn)在職業(yè)道德、業(yè)意識(shí)、職業(yè)能力三方面。1、辦公室人員的職業(yè)道德所謂職業(yè)道德，是指擔(dān)負(fù)不同社會(huì)責(zé)任和服務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)遵循的道德準(zhǔn)則。 它通過(guò)人們的信念、 習(xí)慣和社會(huì)輿論而起作用， 成為人們?cè)u(píng)判是非、 辨別好壞的標(biāo)準(zhǔn)和尺度， 從而促使人們不斷

15、增強(qiáng)職業(yè)道德觀念， 不斷提高服務(wù)水平。 辦公室工作人員的職業(yè) 道德素養(yǎng)，主要有以下八個(gè)方面：1）良好的品格品格是指人對(duì)現(xiàn)實(shí)的穩(wěn)固態(tài)度及其習(xí)慣化的行為方式，主要表現(xiàn)為：對(duì)現(xiàn)實(shí)的態(tài)度， 是一個(gè)人的基本道德品質(zhì)，是個(gè)人品格中的核心內(nèi)容。如愛(ài)集體、愛(ài)勞動(dòng)；敬業(yè)愛(ài)崗、或者自私、孤僻、 好逸惡勞、妄自尊大等。 情緒特征，主要指情感方面的強(qiáng)弱、持續(xù)時(shí)間的長(zhǎng)短等。 意志特征，如行為目標(biāo)是否明確堅(jiān)定，行為的自控水平，遇事鎮(zhèn)定果斷與否等。 理智特征， 是在想象事物的過(guò)程中表現(xiàn)為理想主義還是現(xiàn)實(shí)主義、在感知事物的過(guò)程中是主動(dòng)觀察還是被動(dòng)感知。人的品格對(duì)工作和生活影響很大。 辦公室人員應(yīng)當(dāng)具備良好的品 格嚴(yán)格要求自己

16、， 克服不良習(xí)慣， 主動(dòng)適應(yīng)工作環(huán)境來(lái)開(kāi)展工作。2）忠于職守忠于職守是指辦公室工作人員忠于辦公室這個(gè)特定的崗位、職責(zé)。大而言之是忠于黨、國(guó)家和人民利益；小而言之，是指忠 于本單位的利益， 這兩者從根本上說(shuō)是統(tǒng)一的。 辦公室工作人員 忠于職守表現(xiàn)在能及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的問(wèn)題， 敢于諍諫， 表現(xiàn)在對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，及時(shí)請(qǐng)示、匯報(bào)、檢查、總結(jié)，嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的 指示，反映信息及時(shí)、準(zhǔn)確。忠于職守還意味著恪守本分，甘當(dāng) 助手、配角，甘當(dāng)無(wú)名英雄，不越權(quán)或?yàn)E用職權(quán)。3）公道正派辦公室工作人員只有公道正派才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿(mǎn)朝氣和活力。辦公室工作人員經(jīng)常接觸領(lǐng)導(dǎo)， 與領(lǐng)導(dǎo)熟悉、 關(guān)系密切。這種情況下尤其

17、要注意自重自強(qiáng)， 不能將為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)理解為主仆關(guān) 系而獻(xiàn)媚領(lǐng)導(dǎo)、阿訣奉承、溜須拍馬。對(duì)待來(lái)賓，不管是上級(jí)領(lǐng) 導(dǎo)，還是基層群眾，不論其資歷高低職務(wù)大小，都要一視同仁、 平等相待。切忌因人而異，親疏有別。更不能看來(lái)頭辦事情，隨 風(fēng)轉(zhuǎn)。4）嚴(yán)守機(jī)密辦公室工作人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊的機(jī)會(huì)多，接觸的內(nèi)部文件多，參加重要會(huì)議多，接觸機(jī)密多。要嚴(yán)格執(zhí)行醫(yī)院有關(guān)保密規(guī)定， 不在任何場(chǎng)合向任何人炫耀和泄露， 以免給醫(yī)院造成損失。 要做 到不該說(shuō)的機(jī)密絕對(duì)不說(shuō)； 不該知道的機(jī)密不要打聽(tīng)； 私人通信、 電話(huà)不得涉及醫(yī)院的機(jī)密；不得在不利于保密的場(chǎng)合談?wù)摍C(jī)密； 私人筆記本不能記醫(yī)院機(jī)密；接人互聯(lián)網(wǎng)的電腦不能存儲(chǔ)機(jī)密； 未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)

18、批準(zhǔn)，不得隨身攜帶機(jī)密文件。5）講求效率辦公室工作人員一定要注重工作效率， 在日常工作中， 當(dāng)場(chǎng)可以辦理的事，就不要說(shuō)“研究研究” ；當(dāng)日可以處理完的，就 不要推到明天；急事要馬上落實(shí)。 “雷厲風(fēng)行”應(yīng)該是辦公室工 作人員的工作原則和應(yīng)有作風(fēng)。6）恪守信用辦公室工作嚴(yán)謹(jǐn)繽密、 責(zé)任重大。 辦公室工作人員在工作交往中應(yīng)恪守信用。包括約定會(huì)晤、安排會(huì)議、組織聯(lián)絡(luò)、收發(fā)函 件、傳遞文件都要準(zhǔn)時(shí)；接受任務(wù)如不能按期完成， 必須及時(shí)匯報(bào)，不能拖延或擅自改變。 恪守信用還包括決不輕易允諾別人所托而自己又力所不能及的事情，旦允諾就應(yīng)該盡一切力量去辦到。（7） 善于合作辦公室工作人員工作頭緒多、涉及面廣，往往

19、環(huán)環(huán)相扣，非單槍匹馬所注完成。 辦公室工作人員要善于同他人密切配合， 步 調(diào)一致，才能順利完成任務(wù)。 善于合作既要求對(duì)同事尊重和理解， 也要求公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任。8）文明禮貌辦公室工作人員待人接物一定要文明禮貌， 舉止大方、 談吐文雅、常帶微笑。具體可概括為職業(yè)道德十規(guī)則，即禮貌而不居高臨下；誠(chéng)實(shí)而不弄虛作假； 參謀而不越權(quán)行事；謙虛而不傲上凌下；謹(jǐn)慎而不唯唯諾諾； 公正而不見(jiàn)風(fēng)使舵； 敬業(yè)而不妄自尊大；敬重而不阿訣奉承； 慎言而不談?wù)撌欠?；本分而不炫耀示人?、辦公室人員的職業(yè)意識(shí)職業(yè)意識(shí)是指在職業(yè)選擇與定向過(guò)程中，對(duì)未來(lái)或已經(jīng)從事的職業(yè)的認(rèn)識(shí)、評(píng)價(jià)及自己相應(yīng)的情感態(tài)

20、度等心理成分的綜 合，它是職業(yè)道德、職業(yè)操守和職業(yè)行為等職業(yè)要素的總和。為在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作的辦公室人員， 應(yīng)具備的職業(yè)意識(shí)主要是幕后 意識(shí)、信息意識(shí)、多能意識(shí)、時(shí)間意識(shí)、合作意識(shí)和保密意識(shí)。1）幕后意識(shí)幕后意識(shí)是指辦公室人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到辦公室工作的輔助性、務(wù)性， 其工作成績(jī)一般不會(huì)獨(dú)立完整地顯示出來(lái)， 而是附著于單位整體工作成績(jī)或領(lǐng)導(dǎo)的有效決策及以后的貫徹之中。在鮮花和榮譽(yù)面前 ，要擺正自己的位置， 甘當(dāng)幕后英雄， 不奪領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)采， 維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)形象。2）保密意識(shí)辦公室人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，了解本單位人事、 財(cái)務(wù)或政策等方面的信息要比其他人多一些、 早一些， 如果辦公室人員保密 意識(shí)不強(qiáng) ，在一些敏感信息還

21、沒(méi)有公布于眾之前提前泄露出去， 會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)處于被動(dòng)地位， 不利于工作的開(kāi)展。 辦公室人員要嚴(yán)格遵守有關(guān)保密規(guī)定，做好文件保密、會(huì)議保密、通信保密、辦公 自動(dòng)化設(shè)備保密。3）時(shí)間意識(shí)辦公室工作瑣碎繁雜， 辦公室人員不僅要做好辦公室日常事務(wù)性王作，還要接待來(lái)訪賓客，為領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)性工作奔波。辦公室人員要有很強(qiáng)的時(shí)間觀念，對(duì)工作有統(tǒng)籌計(jì)劃和安排， 今日事今日畢，不能養(yǎng)成拖拉的習(xí)慣，提高工作效率。4）合作意識(shí)辦公室是一個(gè)醫(yī)院的樞紐和心臟 , 它擔(dān)負(fù)著上傳下達(dá)、內(nèi)外聯(lián)系、 溝通協(xié)調(diào)的任務(wù)， 和方方面面發(fā)生著這樣那樣工作上的聯(lián)系。辦公室人員必須具備良好的協(xié)作必態(tài)和合作精神，能幫助別人的事就不推諉， 需要?jiǎng)e

22、人幫助或配合時(shí)應(yīng)誠(chéng)懇禮貌，只有這樣，才能贏得別人的尊重、體諒與配合。5）信息意識(shí)隨著互聯(lián)網(wǎng)的日益發(fā)展和滲透， 辦公室人員收集、篩選和利用信息的能力從一個(gè)側(cè)面來(lái)說(shuō)，可以反映他們工作效率的高低， 證明他們工作能力的強(qiáng)弱。要履行好“參政議政、輔助決策”的 職能， 就要熟悉各種信息獲取方法， 了解和掌握工作各方面的相 關(guān)信息。6）多能意識(shí)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)辦公室工作人員的要求是多方面和全方位的：僅要具備基本的辦文、 辦會(huì)和辦事能力， 還要能夠充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參 謀或“外腦” ，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，并有較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力和組織 策劃能力等。3、辦公室人員的職業(yè)能力辦公室人員應(yīng)具備的職業(yè)能力主要可從知識(shí)結(jié)構(gòu)、辦公能力兩個(gè)方面

23、來(lái)概括。1）知識(shí)結(jié)構(gòu)辦公室工作綜合性強(qiáng)， 接觸面廣， 辦公室工作人員必須具有廣搏的知識(shí)與合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能視野開(kāi)闊，工作游刃有余?；A(chǔ)知識(shí)。主要包括科學(xué)文化知識(shí)、基本政治理論、 政策法規(guī)基礎(chǔ)、 計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識(shí)四大部分。有了科學(xué)文化基礎(chǔ)知識(shí)，才能談得上學(xué)習(xí)和掌握其他的知識(shí)；只有掌握了正確的世界觀和方法論， 才能在工作中表現(xiàn)出堅(jiān)定正確的政治方向和較高 的理論水平； 了解黨的現(xiàn)行路線、 方針運(yùn)政策， 國(guó)家憲法和法律， 各種行政法規(guī)和部門(mén)的規(guī)章制度， 才能準(zhǔn)確理解、 執(zhí)行上級(jí)意圖， 依法辦事；熟悉、熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)， 才能夠適應(yīng)現(xiàn)代辦 公自動(dòng)化的要求，提高工作效率。 專(zhuān)業(yè)知識(shí)。專(zhuān)業(yè)知識(shí)是

24、辦公室人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的核心內(nèi)容，主要有工作背景知識(shí)、辦公室工作專(zhuān)業(yè)知識(shí)和相關(guān)知識(shí)三部分。工作背景知識(shí)。 辦公室工作人員在哪一行業(yè)工作， 就應(yīng)學(xué)會(huì)哪一行業(yè)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。 如在政府機(jī)關(guān)工作的就必須有行政管理知 識(shí)；在醫(yī)藥部門(mén)工作的要有醫(yī)藥衛(wèi)生知識(shí)；在農(nóng)業(yè)部門(mén)工作的， 就要有農(nóng)業(yè)科學(xué)知識(shí)； 在學(xué)校和文化團(tuán)體工作， 則要具有教育學(xué)、 文化學(xué)等方面的知識(shí)等。辦公室工作專(zhuān)業(yè)知識(shí)。包括秘書(shū)學(xué)、文書(shū)學(xué)、應(yīng)用寫(xiě)作、檔案管理、辦公設(shè)備使用與維護(hù)、行政管理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、信息學(xué)、 信訪學(xué)、調(diào)研學(xué)、速記學(xué)等。相關(guān)知識(shí)。 相關(guān)知識(shí)是指與專(zhuān)業(yè)知識(shí)密切相關(guān)而又有區(qū)別的知識(shí) ，學(xué)習(xí)這些知識(shí)對(duì)于提高辦公室人員的工作效率和水平， 具有重

25、要的意義。主要有：方法論知識(shí)、如系統(tǒng)論、信息論、控 制論等；心理學(xué)知識(shí)、包括普通心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)、管理心理 學(xué)、社會(huì)心理學(xué)、秘書(shū)心理學(xué)等；社交知識(shí)、包括人際關(guān)系學(xué)、 公共關(guān)系學(xué)、禮儀學(xué)等；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)知識(shí)，包括會(huì)計(jì)學(xué)、財(cái)務(wù)報(bào)表 等；其他科學(xué)知識(shí)，主要是行為學(xué)、預(yù)測(cè)學(xué)、咨詢(xún)學(xué)、倫理學(xué)、 編輯學(xué)、傳播學(xué)、文學(xué)藝術(shù)等。2）辦公能力要求作為辦公室的主要人員，主要應(yīng)具備以下一些能力： 良好的寫(xiě)作能力。寫(xiě)作能力是辦公室工作人員的基本功。辦公室需要經(jīng)常撰寫(xiě)各種文稿， 很多單位招聘秘書(shū)的要求之一就是會(huì)寫(xiě)文稿及進(jìn)行文件處理二秘書(shū)在起草文件時(shí)應(yīng)突出重點(diǎn)， 點(diǎn)鮮明，邏輯、層次清晰；公文處理要快速及時(shí)，避免出現(xiàn)起草 文

26、件事無(wú)巨細(xì)，輕重不分，詞不達(dá)意的情況。這就要求每個(gè)工作人員不僅應(yīng)具備一般的寫(xiě)作能力和寫(xiě)作技巧，而且應(yīng)熟知各種應(yīng) 用文體的寫(xiě)作?？陬^表達(dá)能力?？陬^表達(dá)能力就是如何運(yùn)用口頭語(yǔ)言表達(dá)思維的能力。辦公室工作人員雖然很少去演說(shuō)， 但卻要經(jīng)常說(shuō)話(huà):打電話(huà)要上傳下達(dá)要說(shuō)話(huà)，匯報(bào)情況要說(shuō)話(huà)，接待來(lái)訪要說(shuō)話(huà)， 說(shuō)話(huà)。說(shuō)話(huà)機(jī)會(huì)如此之多，就須講究說(shuō)話(huà)藝術(shù)，一要清楚明白， 二要注意分寸，三要生動(dòng)活潑，四要反應(yīng)敏捷。 辦事能力。能辦事是辦公室人員的優(yōu)勢(shì)所在，這主要表現(xiàn)在善于協(xié)調(diào)各種關(guān)系上： 一是與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的協(xié)調(diào)。辦公室人員要熟悉和了解領(lǐng)導(dǎo)的性格、習(xí)慣、 工作方法，自覺(jué)地站在領(lǐng)導(dǎo)的立 場(chǎng)去思考和處理問(wèn)題。 辦公室人員辦事

27、，不能超越領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)范辦公圍，更不能違背領(lǐng)導(dǎo)的意圖。 二是領(lǐng)導(dǎo)與群眾關(guān)系的協(xié)調(diào)。室人員是溝通領(lǐng)導(dǎo)與群眾聯(lián)系的橋梁，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與群眾的關(guān)系是辦公室職責(zé)所在。三是職能部門(mén)之間的協(xié)調(diào)。 辦公室人員應(yīng)及時(shí)地向各個(gè)部門(mén)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)，協(xié)調(diào)好各職能部門(mén)工作。 此外，在某些場(chǎng)合辦公室要代表單位進(jìn)行內(nèi)外關(guān)系協(xié)調(diào)，這要求辦公室人 員要有公關(guān)意識(shí)，善于樹(shù)立良好的組織形象。 熟練使用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力。 隨著以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代辦公設(shè)備大量進(jìn)入辦公室， 辦公室工作人員的思維 方式、行為方式（主要是工作、學(xué)習(xí)方式）和自身素質(zhì)首當(dāng)其沖 地受到現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的沖擊和挑戰(zhàn)， 這突出表現(xiàn)在信 息技術(shù)所帶來(lái)的閱讀方式、 寫(xiě)作方式、 通訊方式和信息查找等方 面的重大變革上和辦公現(xiàn)代化設(shè)備的充分運(yùn)用上?；?，都要求我們辦公室人員必須具備熟練使用現(xiàn)代信息技術(shù)的能 力。敏銳的分析判斷能力。辦公室人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，還需要有敏銳的思維和善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的能力，靈敏的信息嗅覺(jué)和較強(qiáng)的洞察、判斷能力。 主要善于綜合分析，善于在錯(cuò)綜復(fù) 雜的情況下抓住問(wèn)題的關(guān)鍵， 并為領(lǐng)導(dǎo)找出解決矛盾、 問(wèn)題的途 徑。社交能力。辦公室工作人員在日常工作中要接觸許多人，應(yīng)付許多交往活動(dòng)， 待人接物是辦公室工作的重要組成部分。此，辦公室工作人員需要了解人際交往的特點(diǎn)， 克服人際交往的 心理障礙，掌握人際交往的原則和方法 ,