第章中自動(dòng)化工具的應(yīng)用

1、Word 中自動(dòng)化工具的應(yīng)用現(xiàn)今社會(huì)的人們無論是工作還是生活都講求一種高速度、高效率 的原則，特別是對(duì)辦公一族來說，過于繁瑣的操作必將影響速度和效 率的提高，而自動(dòng)化的出現(xiàn)將操作簡(jiǎn)便化，這樣就會(huì)自然而然地提高 了工作效率。同樣我們?cè)诰庉?Word 文檔的時(shí)候，有效地利用 Word 中的自動(dòng)化工具： “自動(dòng)圖文集 ”、“自動(dòng)更正 ”、“自動(dòng)完成 ”、“自動(dòng)套 用格式 ”，就會(huì)使文檔的編輯變得更加得心應(yīng)手。今天我們就來揭示 一下 Word 中自動(dòng)圖文集的使用方法與技巧：在一個(gè) Word 文檔中，可能有很多地方都要用到相同的短語(yǔ)、句 子或者剪貼畫，如果每次遇到這些相同的短語(yǔ)、句子或者剪貼畫都要輸入或

2、插入的話，勢(shì)必就會(huì)增加了大量的重復(fù)工作。那么在這種情況下，我們就可以利用 Word中的自動(dòng)圖文集功能，用很簡(jiǎn)單的字符代表短語(yǔ)、句子或者剪貼畫。在需要鍵入或插入這些短語(yǔ)、句子或者剪 貼畫的時(shí)候，只需要鍵入它們的代表符號(hào)即可完成上面的操作，從而 就減輕了很大的工作量。面我們就以一個(gè)小實(shí)例來了解一下自動(dòng)圖文集的應(yīng)用方法例如：如果我們?cè)谖恼轮幸啻屋斎?“中國(guó)電腦教育報(bào) ”這一行字， 那么怎樣才能避免重復(fù)操作呢？解決思路：使用 Word 的自動(dòng)圖文集功能，用一個(gè)簡(jiǎn)單的字 “電” 來代表 中國(guó)電腦教育報(bào)”這一行字，以后只要鍵入 電”字，然后按F3鍵，Word就會(huì)自動(dòng)地將整行文字拼寫出來了。具體的實(shí)現(xiàn)過程

3、如下：第一步：自動(dòng)圖文集的增加首先打開Word，然后鍵入中國(guó)電腦教育報(bào)”這一行字并選取它 們。接著單擊菜單欄中的 插入f自動(dòng)圖文集f新建”命令或者按快捷 鍵 Alt+F3 ，打開 “創(chuàng)建自動(dòng)圖文集 ”對(duì)話框。這時(shí)我們可以從對(duì)話框內(nèi)電”字，看到顯示的反白文字，如圖所示。接著我們?cè)趯?duì)話框內(nèi)鍵入 這樣就用 “電”字代表了 “中國(guó)電腦教育報(bào) ”這幾個(gè)文字了 。提示：如果我們?cè)?Word 中輸入并選取的文字較多的話， 那么在 “創(chuàng) 建自動(dòng)圖文集 ”對(duì)話框只顯示對(duì)話框所能容納的范圍內(nèi)的文字。第二步：自動(dòng)圖文集的使用自動(dòng)圖文集設(shè)置完成后，在 Word 工作區(qū)中將插入點(diǎn)移到要插入 自動(dòng)圖文集處，然后鍵入自動(dòng)圖

4、文集的名稱。在這里我們使用上面設(shè) 置的 電”字，接著按F3鍵，這樣自動(dòng)圖文集所代表的短語(yǔ)或者句子 就會(huì)出現(xiàn)了。如果我們使用英文字母作為圖文集名稱的話， Word 不能區(qū)分英文 字母大小寫。單擊自動(dòng)圖文集工具欄最前面的 “自動(dòng)圖文集 ”按鈕，就會(huì)打開自動(dòng)圖文集的設(shè)置對(duì)話框。選中某一個(gè)自動(dòng)圖文集詞條，就會(huì) 在對(duì)話框中的 “預(yù)覽 ”處顯示目前所選自動(dòng)圖文集所代表的文字。如果 忘了自動(dòng)圖文集的名稱，打開此對(duì)話框找到相應(yīng)的圖文集名稱即可。第三步：利用圖文集存儲(chǔ)表格自動(dòng)圖文集除了可以儲(chǔ)存文字外，最能節(jié)省時(shí)間的地方就在于可 以儲(chǔ)存表格、剪貼畫。實(shí)現(xiàn)的方法與上面講述的方法相同。輸入表格 或者插入剪貼畫后，選中

5、它們，然后為它們?cè)O(shè)置成一個(gè)自動(dòng)圖文集， 這樣在實(shí)際使用時(shí)就可以用簡(jiǎn)短的字來代替它們了。通過上面的一系列操作方法的講解， 我想大家一定熟悉了 “自動(dòng)圖 文集”功能。下期我們還會(huì)繼續(xù)揭示其他自動(dòng)化武器的使用方法與技 巧。自動(dòng)更正作為一名錄入人員，為了盡快完成學(xué)校交給的工作，就要求我們 快速地提高打字速度。但往往打字速度的提高和文字的出錯(cuò)率成正 比，尤其是在輸入一些英文單詞的時(shí)候，由于輸入的速度快，可能就 會(huì)將英文單詞打錯(cuò)。為了避免領(lǐng)導(dǎo)的訓(xùn)斥，重復(fù)而又仔細(xì)地檢查輸入 的材料是必不可少的，但這又會(huì)降低工作的效率。對(duì)于上述的情況，Word 提供的“自動(dòng)更正 ”功能就可以進(jìn)行很好地解決。面我們以一個(gè)小實(shí)例

6、來說明，比如我們?cè)?Word 文檔中輸入英文字母“ yuo,這時(shí)只要一按空格鍵或者回車鍵，Word就會(huì)自動(dòng)地將其改為“ You,這就是 自動(dòng)更正”功能的體現(xiàn)。那么Word對(duì)于錯(cuò)誤單標(biāo)點(diǎn)符號(hào)詞是如何判斷并改正的呢？它實(shí)際上是以您在鍵入空格鍵、 或者回車鍵Enter后，才去查核您所輸入的文字或者字母是否正確。接下來我們就將 Word中的自動(dòng)更正”功能進(jìn)一步擴(kuò)展，利用自動(dòng)更正”功能快速地輸入文字。比如我們可以規(guī)定 電”這個(gè)文字是 不正確”的，那么以后只要我們輸入 電”這個(gè)文字，然后按一下空格鍵、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)或者回車鍵 Enter,Word就會(huì)用 中國(guó)電腦教育報(bào)”這幾個(gè)文字來代替 電”這個(gè)字。也就是 說自

7、己認(rèn)定這個(gè)字 不正確”，然后利用 自動(dòng)更正”的功能用 正確”的 字來自動(dòng)代替，如此一來就可以大量地減少按鍵的次數(shù)，提高輸入文 本的效率。對(duì) 曲SDPi£*逼科豺UN 檔訕an CJWiW£ J U亡翌sbtlis- 了 Y心壑* 印""左竝f -用版表,1ety懸目55毎朋歸式I e磚師事* 5誦-BiweEn刪他h 冃6£»§71S emTexffe）W 元縮乂31 ti2豐IE業(yè)喊甲> =1申卿矣H厲理17 R疋厲 Tvi Lnh V嚴(yán)事姑»ai卉（V 電rt itj *命a減斗俚）俺向區(qū)n両桁F面我們具

8、體來看看自動(dòng)更正”功能的使用方法和技巧:1 打開 Word ，并建立一個(gè)空白文檔，鍵入一行正確的文字 “中 國(guó)電腦教育報(bào) ”。然后將這一行文字全部選取下來。2. 接下來單擊菜單欄中的 工具f自動(dòng)更正選項(xiàng)”命令，打開自 動(dòng)更正對(duì)話框。 這時(shí)在對(duì)話框中我們看到前面所選擇的那一行文字已 經(jīng)出現(xiàn)在 “替換為 ”文本欄內(nèi)了。3下一步我們?cè)?“替換 ”文本欄中鍵入 “電”字即可完成自動(dòng)更正功 能的設(shè)置，如圖所示。4下面我們就可以做個(gè)實(shí)驗(yàn)：輸入 “電 ”字，然后按空格鍵， “中 國(guó)電腦教育報(bào) ”這一行字就自動(dòng)拼寫出來了，非?？旖?。從上面的操作，我們可以看出自動(dòng)更正和自動(dòng)圖文集的用法基本 上相似， 自動(dòng)更正是

9、 Word 在遇到空格鍵、 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)或者回車鍵 Enter的時(shí)候，就會(huì)執(zhí)行自動(dòng)更正的動(dòng)作，而自動(dòng)圖文集是在您按F3鍵時(shí) 才會(huì)去執(zhí)行。重要文件 Word 2003 中給文檔添加打印水印在打印一些重要文件時(shí)給文檔加上水印，例如“絕密”、 “保密 ”的字樣，可以讓獲得文件的人都知道該文檔的重要性。Word2003 具有添加文字和圖片兩種類型水印的功能，水印將顯示在打印文檔文字的后面，它是可視的，不會(huì)影響文字的顯示效果。1. 添加文字水印制作好文檔后， 在“格式 ”菜單下 “背景”中選擇 “水印 ”選項(xiàng)，選擇 “文字水印 ”，在“文字”菜單中選擇水印的文字內(nèi)容， 也可自定義水印文字 內(nèi)容。設(shè)計(jì)好水印文

10、字的字體、尺寸、顏色、透明度和版式后，確定 應(yīng)用，可以看到文本后面已經(jīng)生成了設(shè)定的水印字樣。2.添加圖片水印在“水印 ”對(duì)話框中選擇 “圖片水印 ”，然后找到要作為水印圖案的 圖片。添加后，設(shè)置圖片的縮放比例、是否沖蝕。沖蝕的作用是讓添 加的圖片在文字后面降低透明度顯示，以免影響文字的顯示效果。注意： Word2003 只支持在一個(gè)文檔添加一種水印，若是添加文 字水印后又定義了圖片水印，則文字水印會(huì)被圖片水印替換，在文檔 內(nèi)只會(huì)顯示最后制作的那個(gè)水印。3. 打印水印在“打印預(yù)覽 ”中可預(yù)覽制作的水印效果，然后設(shè)置 “打印”選項(xiàng)。在“工具”菜單下打開利用 WORD 輕松轉(zhuǎn)換 PDF 文檔完成任務(wù)

11、】經(jīng)過本人嘗試，發(fā)現(xiàn)可以利用Office 2003 中的 MicrosoftOffice Document Imaging組件來實(shí)現(xiàn) WORD轉(zhuǎn)換PDF,也就是說利 用 WORD 來完成該任務(wù)。用Adobe Reader打開想轉(zhuǎn)換的PDF文件，接下來選擇 文件-打 印”菜單，在打開的 “打印”窗口中將 “打印機(jī) ”欄中的名稱設(shè)置為“ Microsoft Office Document Image Writer，確認(rèn)后得該 PDF 文件輸出 為 MDI 格式的虛擬打印文件。注：如果沒有找到 “Microsoft Office Document Image Writer 項(xiàng)，' 使用 Of

12、fice 2003 安裝光盤中的 “添加/刪除組件 ”更新安裝該組件，選 中 “Office 工具 Microsoft DRAW 轉(zhuǎn)換器”。然后，運(yùn)行 “Microsoft Office Document Imaging ，并'利用它來打 開剛才保存的MDI文件，選擇 工具f將文本發(fā)送到 Word'菜單，在 彈出的窗口中選中 “在輸出時(shí)保持圖片版式不變 '，確認(rèn)后系統(tǒng)會(huì)提 示必須在執(zhí)行此操作前重新運(yùn)行 OCR。這可能需要一些時(shí)間”，不管 它，確認(rèn)即可。注：對(duì)PDF轉(zhuǎn)DOC的識(shí)別率不是特別完美，轉(zhuǎn)換后會(huì)丟失原來 的排版格式，所以轉(zhuǎn)換后還需要手工對(duì)其進(jìn)行排版和校對(duì)工作。以上僅在 word2003 中可用，其他版本沒有 Microsoft OfficeDocument Image Writer 。一勞永逸 個(gè)性化 Excel 批注默認(rèn)格式大家會(huì)在 Excel 單元格插入批注，而要讓批注的格式具有 “個(gè)性 '，大家還不知道如何處理吧，想一勞永逸讓 E