第章中自動化工具的應(yīng)用

1、Word 中自動化工具的應(yīng)用現(xiàn)今社會的人們無論是工作還是生活都講求一種高速度、高效率 的原則，特別是對辦公一族來說，過于繁瑣的操作必將影響速度和效 率的提高，而自動化的出現(xiàn)將操作簡便化，這樣就會自然而然地提高 了工作效率。同樣我們在編輯 Word 文檔的時候，有效地利用 Word 中的自動化工具： “自動圖文集 ”、“自動更正 ”、“自動完成 ”、“自動套 用格式 ”，就會使文檔的編輯變得更加得心應(yīng)手。今天我們就來揭示 一下 Word 中自動圖文集的使用方法與技巧：在一個 Word 文檔中，可能有很多地方都要用到相同的短語、句 子或者剪貼畫，如果每次遇到這些相同的短語、句子或者剪貼畫都要輸入或

2、插入的話，勢必就會增加了大量的重復工作。那么在這種情況下，我們就可以利用 Word中的自動圖文集功能，用很簡單的字符代表短語、句子或者剪貼畫。在需要鍵入或插入這些短語、句子或者剪 貼畫的時候，只需要鍵入它們的代表符號即可完成上面的操作，從而 就減輕了很大的工作量。面我們就以一個小實例來了解一下自動圖文集的應(yīng)用方法例如：如果我們在文章中要多次輸入 “中國電腦教育報 ”這一行字， 那么怎樣才能避免重復操作呢？解決思路：使用 Word 的自動圖文集功能，用一個簡單的字 “電” 來代表 中國電腦教育報”這一行字，以后只要鍵入 電”字，然后按F3鍵，Word就會自動地將整行文字拼寫出來了。具體的實現(xiàn)過程

3、如下：第一步：自動圖文集的增加首先打開Word，然后鍵入中國電腦教育報”這一行字并選取它 們。接著單擊菜單欄中的 插入f自動圖文集f新建”命令或者按快捷 鍵 Alt+F3 ，打開 “創(chuàng)建自動圖文集 ”對話框。這時我們可以從對話框內(nèi)電”字，看到顯示的反白文字，如圖所示。接著我們在對話框內(nèi)鍵入 這樣就用 “電”字代表了 “中國電腦教育報 ”這幾個文字了 。提示：如果我們在 Word 中輸入并選取的文字較多的話， 那么在 “創(chuàng) 建自動圖文集 ”對話框只顯示對話框所能容納的范圍內(nèi)的文字。第二步：自動圖文集的使用自動圖文集設(shè)置完成后，在 Word 工作區(qū)中將插入點移到要插入 自動圖文集處，然后鍵入自動圖

4、文集的名稱。在這里我們使用上面設(shè) 置的 電”字，接著按F3鍵，這樣自動圖文集所代表的短語或者句子 就會出現(xiàn)了。如果我們使用英文字母作為圖文集名稱的話， Word 不能區(qū)分英文 字母大小寫。單擊自動圖文集工具欄最前面的 “自動圖文集 ”按鈕，就會打開自動圖文集的設(shè)置對話框。選中某一個自動圖文集詞條，就會 在對話框中的 “預(yù)覽 ”處顯示目前所選自動圖文集所代表的文字。如果 忘了自動圖文集的名稱，打開此對話框找到相應(yīng)的圖文集名稱即可。第三步：利用圖文集存儲表格自動圖文集除了可以儲存文字外，最能節(jié)省時間的地方就在于可 以儲存表格、剪貼畫。實現(xiàn)的方法與上面講述的方法相同。輸入表格 或者插入剪貼畫后，選中

5、它們，然后為它們設(shè)置成一個自動圖文集， 這樣在實際使用時就可以用簡短的字來代替它們了。通過上面的一系列操作方法的講解， 我想大家一定熟悉了 “自動圖 文集”功能。下期我們還會繼續(xù)揭示其他自動化武器的使用方法與技 巧。自動更正作為一名錄入人員，為了盡快完成學校交給的工作，就要求我們 快速地提高打字速度。但往往打字速度的提高和文字的出錯率成正 比，尤其是在輸入一些英文單詞的時候，由于輸入的速度快，可能就 會將英文單詞打錯。為了避免領(lǐng)導的訓斥，重復而又仔細地檢查輸入 的材料是必不可少的，但這又會降低工作的效率。對于上述的情況，Word 提供的“自動更正 ”功能就可以進行很好地解決。面我們以一個小實例

6、來說明，比如我們在 Word 文檔中輸入英文字母“ yuo,這時只要一按空格鍵或者回車鍵，Word就會自動地將其改為“ You,這就是 自動更正”功能的體現(xiàn)。那么Word對于錯誤單標點符號詞是如何判斷并改正的呢？它實際上是以您在鍵入空格鍵、 或者回車鍵Enter后，才去查核您所輸入的文字或者字母是否正確。接下來我們就將 Word中的自動更正”功能進一步擴展，利用自動更正”功能快速地輸入文字。比如我們可以規(guī)定 電”這個文字是 不正確”的，那么以后只要我們輸入 電”這個文字，然后按一下空格鍵、標點符號或者回車鍵 Enter,Word就會用 中國電腦教育報”這幾個文字來代替 電”這個字。也就是 說自

7、己認定這個字 不正確”，然后利用 自動更正”的功能用 正確”的 字來自動代替，如此一來就可以大量地減少按鍵的次數(shù)，提高輸入文 本的效率。對 曲SDPi£*逼科豺UN 檔訕an CJWiW£ J U亡翌sbtlis- 了 Y心壑* 印""左竝f -用版表,1ety懸目55毎朋歸式I e磚師事* 5誦-BiweEn刪他h 冃6£»§71S emTexffe）W 元縮乂31 ti2豐IE業(yè)喊甲> =1申卿矣H厲理17 R疋厲 Tvi Lnh V嚴事姑»ai卉（V 電rt itj *命a減斗俚）俺向區(qū)n両桁F面我們具

8、體來看看自動更正”功能的使用方法和技巧:1 打開 Word ，并建立一個空白文檔，鍵入一行正確的文字 “中 國電腦教育報 ”。然后將這一行文字全部選取下來。2. 接下來單擊菜單欄中的 工具f自動更正選項”命令，打開自 動更正對話框。 這時在對話框中我們看到前面所選擇的那一行文字已 經(jīng)出現(xiàn)在 “替換為 ”文本欄內(nèi)了。3下一步我們在 “替換 ”文本欄中鍵入 “電”字即可完成自動更正功 能的設(shè)置，如圖所示。4下面我們就可以做個實驗：輸入 “電 ”字，然后按空格鍵， “中 國電腦教育報 ”這一行字就自動拼寫出來了，非?？旖?。從上面的操作，我們可以看出自動更正和自動圖文集的用法基本 上相似， 自動更正是

9、 Word 在遇到空格鍵、 標點符號或者回車鍵 Enter的時候，就會執(zhí)行自動更正的動作，而自動圖文集是在您按F3鍵時 才會去執(zhí)行。重要文件 Word 2003 中給文檔添加打印水印在打印一些重要文件時給文檔加上水印，例如“絕密”、 “保密 ”的字樣，可以讓獲得文件的人都知道該文檔的重要性。Word2003 具有添加文字和圖片兩種類型水印的功能，水印將顯示在打印文檔文字的后面，它是可視的，不會影響文字的顯示效果。1. 添加文字水印制作好文檔后， 在“格式 ”菜單下 “背景”中選擇 “水印 ”選項，選擇 “文字水印 ”，在“文字”菜單中選擇水印的文字內(nèi)容， 也可自定義水印文字 內(nèi)容。設(shè)計好水印文

10、字的字體、尺寸、顏色、透明度和版式后，確定 應(yīng)用，可以看到文本后面已經(jīng)生成了設(shè)定的水印字樣。2.添加圖片水印在“水印 ”對話框中選擇 “圖片水印 ”，然后找到要作為水印圖案的 圖片。添加后，設(shè)置圖片的縮放比例、是否沖蝕。沖蝕的作用是讓添 加的圖片在文字后面降低透明度顯示，以免影響文字的顯示效果。注意： Word2003 只支持在一個文檔添加一種水印，若是添加文 字水印后又定義了圖片水印，則文字水印會被圖片水印替換，在文檔 內(nèi)只會顯示最后制作的那個水印。3. 打印水印在“打印預(yù)覽 ”中可預(yù)覽制作的水印效果，然后設(shè)置 “打印”選項。在“工具”菜單下打開利用 WORD 輕松轉(zhuǎn)換 PDF 文檔完成任務(wù)

11、】經(jīng)過本人嘗試，發(fā)現(xiàn)可以利用Office 2003 中的 MicrosoftOffice Document Imaging組件來實現(xiàn) WORD轉(zhuǎn)換PDF,也就是說利 用 WORD 來完成該任務(wù)。用Adobe Reader打開想轉(zhuǎn)換的PDF文件，接下來選擇 文件-打 印”菜單，在打開的 “打印”窗口中將 “打印機 ”欄中的名稱設(shè)置為“ Microsoft Office Document Image Writer，確認后得該 PDF 文件輸出 為 MDI 格式的虛擬打印文件。注：如果沒有找到 “Microsoft Office Document Image Writer 項，' 使用 Of

12、fice 2003 安裝光盤中的 “添加/刪除組件 ”更新安裝該組件，選 中 “Office 工具 Microsoft DRAW 轉(zhuǎn)換器”。然后，運行 “Microsoft Office Document Imaging ，并'利用它來打 開剛才保存的MDI文件，選擇 工具f將文本發(fā)送到 Word'菜單，在 彈出的窗口中選中 “在輸出時保持圖片版式不變 '，確認后系統(tǒng)會提 示必須在執(zhí)行此操作前重新運行 OCR。這可能需要一些時間”，不管 它，確認即可。注：對PDF轉(zhuǎn)DOC的識別率不是特別完美，轉(zhuǎn)換后會丟失原來 的排版格式，所以轉(zhuǎn)換后還需要手工對其進行排版和校對工作。以上僅在 word2003 中可用，其他版本沒有 Microsoft OfficeDocument Image Writer 。一勞永逸 個性化 Excel 批注默認格式大家會在 Excel 單元格插入批注，而要讓批注的格式具有 “個性 '，大家還不知道如何處理吧，想一勞永逸讓 E