單位會計檔案管理制度范文

1、單位會計檔案管理制度范文六、撤消、合并單位和建設單位完工后的會計檔案，應根據(jù)不同情況分別移交給并入單位，上級主管部門或主管部門指定的其他單位接收保管，并由交接雙方在移交清冊上簽名或蓋單。為了加強和規(guī)范會計檔案管理，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，根據(jù)會計法和會計檔案管理辦法的規(guī)定，結合本單位工作實際情況，特制定本制度。第一條會計檔案的歸檔范圍。（一 ）會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會 計憑證。（二 ）會計賬簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產明細賬、 輔助賬簿、其他會計賬簿。（三

2、）財務報告類。包括月度、年度財務報告、其他財務報告，報 告中要有會計報表、附表、附注及必要的文字說明。（四 ）其他類。包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案 移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在會計核 算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會 計核算資料。第二條會計檔案的整理。會計年度終了后，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。（一 ）會計憑證(1) 按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。(2) 分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、

3、牢固、美觀。(3) 裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。(二 )會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。(1) 會計賬簿在辦理完年度結賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容。(2) 會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。(3) 活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊(!) 全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。(4) 會計賬簿的裝訂順序：a、會計賬簿裝訂封面；b、賬簿啟用表；c、賬戶目錄

4、；d、按本賬簿頁數(shù)，順序裝訂項頁；e、會計賬簿裝訂封底。(5) 裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。(6) 賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。(7) 裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。(8) 會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。（三 ）會計報表會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。第三條會計檔案的歸檔保管。（一 ）當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由業(yè)務人員保管一年，期滿后轉入檔案室并由專人保管。（二 ）會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管

5、、調閱、銷毀等一系列工作。（三 ）機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。第四條會計檔案的保管期限。會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會計檔案其保存期限從會計年度終了后的第一天算起，分為3 年、 5 年、 10 年、 15 年、 25 年 5 類。詳見附表一。第五條會計檔案的借閱。（一 ）建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。（二 ）凡需借會計檔案的人員，須經領導批準后，方可辦理調閱手續(xù)。（三 ）借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。（四 ）借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜

6、帶出外，特殊情況，須經局領導批準，需要復制會計檔案的，須經局領導批準后方可復制。第六條會計檔案的銷毀。保管期滿的會計檔案，除本辦法第七條規(guī)定的情形外，按照以下程序銷毀：（二 ）局分管領導要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。（三 ）銷毀會計檔案時，應由同級檔案機構、財政部門和審計部門派人員監(jiān)銷。（四 ）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。第七條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案

7、，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。在建項目尚未完成的會計檔案，保管期限已滿也不得銷毀。第八條會計檔案的移交。移交會計檔案，雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案時，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱，卷號、冊數(shù)，起止年度和檔案編號，應保管期限，已保管期限等內容。交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。第十條檔案管理人員做好會計檔案的保密工作，遵守保密制度。第一章總則為了加強會計檔案管理, 保證會計檔案的安全、完整、及時, 根據(jù)中華人

8、民共和國會計法和中華人民共和國檔案法及財政部會計檔案管理辦法的規(guī)定, 結合本單位實際情況，制定本辦法。第二章會計檔案管理部門1. 單位檔案主管部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務部門負責，由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。2. 財務部門必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。第三章會計檔案歸檔的范圍1. 會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對外對私改造資料，

9、銀行存款 ( 借款 ) 對賬單及余額調節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。2. 會計賬簿。包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。4. 其它會計核算資料。凡與會計核算緊密相關的，由會計部門負責辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料。5. 增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。第四章會計檔案的整理會計年度終了后，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。1. 會計憑證。(1) 按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。(2) 分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。(3) 裝訂封面的所有內容要填

10、寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。2. 會計賬簿。各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。(1) 會計賬簿在辦理完年度結賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容。(2) 會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。(3) 活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。(4) 會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面一賬簿啟用表一賬戶目錄一按本賬簿頁數(shù)順序 裝訂賬頁一會計賬簿裝訂封底。(5) 裝訂后的

11、會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。(6) 賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。(7) 裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。(8) 會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存 ( 借 ) 款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。3. 會計報表。會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。第五章會計檔案的歸檔保管1. 當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務部門保管一年，期滿后存入檔案并由專人保管。2. 會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等一系列工作。3. 機構變動或檔案管理人員調動時，應辦

12、理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。第六章會計檔案的借閱使用1. 財務部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。2. 凡需借會計檔案人員，須經財務負責人或單位領導批準后，方可辦理調閱手續(xù)。3. 借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。4. 借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經單位領導批準需需要復制會計檔案的，須經財務負責人或單位領導批準后方可復制。第七章各種會計檔案保管期限1. 會計憑證保管15年。2. 會計賬簿保存15 年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。3. 會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。第八章會計檔案的銷毀1. 會會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單，匯同財務部門共同鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經主管經理和上級主管部門批準后，方可銷毀。對其中未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨