常見公文寫作中存在問題.doc

1、常見公文寫作中存在問題常見公文寫作中存在的問題集團標(biāo)準(zhǔn)化小組：VVO-JOPP28-JL98-LOPPNN公文基礎(chǔ)知識講座市衛(wèi)生局辦公室童卉一、什么是文種？文種的確定文種是公文中具有共同內(nèi)涵、共同使用范圍、共同成文格式和最能體現(xiàn)公文內(nèi)容、表現(xiàn)公文名稱的基本分類單位。正確運用文種，是促進(jìn)公文規(guī)范化的重要前提和基本保證。這就要求我們在行文時決不能隨心所欲，必須根據(jù)行文目的、公文內(nèi)容和行文關(guān)系以及發(fā)文機關(guān)的職權(quán)、每個文種的適用范圍合理選擇和確定文種。國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定，法定公文（即國家正式規(guī)定的公文）文種有13種：命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、

2、會議紀(jì)要。常用公文(在某些場合也可稱作一般常用公文)是除法定公文以外的比較經(jīng)常使用的公文。如：工作要點、計劃、規(guī)劃、方案、安排、總結(jié)、規(guī)則、守則、制度、便函、大事記、講話稿、會議記錄和非正式文件形成的調(diào)查報告等。一般應(yīng)用公文是指法定公文、常用公文以外的在某種情況下所使用的各種公務(wù)文書。如賀信、慰問信、證明信、咨詢信、申請書、倡議書、聘書、賀電、慰問電、唁電、悼詞、鑒定、考核材料等。二、文種應(yīng)用方面易出現(xiàn)的問題日常工作中，文種運用上存在的問題一直很多，最主要表現(xiàn)在兩個大的方面，即廣義公文不分與法定公文不分。廣義公文不分指的是對法定公文和非法定公文分辨不清，不會正確使用。常見如向下級單位直接下發(fā)計

3、劃、總結(jié)、安排等情況。法定公文不分指的是對法定公文的某些具體文種混淆不清，不會正確使用而錯用文種的情況。法定公文比較莊重，格式要求嚴(yán)格，存在的問題也特別多。主要是：呈發(fā)不分，函呈不分，函發(fā)不分，報告請示不分，公告通告不分，通告通報不分，通告通知不分，通報通知不分，批復(fù)“批轉(zhuǎn)”不分，批復(fù)決定不分，通報決定不分，批復(fù)“復(fù)函”不分，公函便函不分等等。今天主要談以下幾個常見的問題：1、“呈發(fā)不分”而錯用文種的具體表現(xiàn)法定公文按行文關(guān)系和行文方向來分，主要分為上行文、下行文和平行文?！俺省币话阒笇⒐某蕡笊霞?，通常代表上行文；“發(fā)”一般指將公文下發(fā)所屬單位，通常代表下行文。上行文過去只有“請示”和“報告

4、”兩種，新法規(guī)增加的“意見”文種，也可用于上行文。所謂“呈發(fā)不分”，主要有兩種情況：(1)將應(yīng)該呈報上級的公文錯用了“通知”、“決定”等下行文文種，或者將“通知”、“決定”等下行文主送給上級機關(guān)。其結(jié)果，鬧出了下級給上級發(fā)通知和作決定的笑話。(2)將應(yīng)該下發(fā)所屬單位的公文錯用“報告”、“請示”文種，或?qū)ⅰ皥蟾妗?、“請示”類上行文主送給了下屬單位。其結(jié)果，鬧出了上級給下級報告和請示的笑話。例如某單位主送下屬單位的一份公文，標(biāo)題是關(guān)于對年財務(wù)決算情況審計的報告。其規(guī)范的標(biāo)題應(yīng)為關(guān)于19年財務(wù)決算審計情況的通報，如有必要可抄送上級機關(guān)。若從行文主旨來說確須向上級報告，可選用“報告”文種，但應(yīng)主送上級

5、機關(guān)。2、“函呈不分”而錯用文種的具體表現(xiàn)：函呈不分的問題一直相當(dāng)普遍，人們甚至習(xí)以為常。其問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：(1)不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題不用函而錯用“請示”或“報告。行文和受文單位雙方?jīng)]有直接隸屬關(guān)系，按規(guī)定答復(fù)不相隸屬相關(guān)的詢問應(yīng)該使用函，但行文單位卻偏偏用了“報告”，也許以為對方機關(guān)級別高，以此表示尊敬。實際上，大可不必這樣做。(2)向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)不用函而濫用“請示”和“報告”。這種濫用比前一種情況的錯用要嚴(yán)重得多。3、“函發(fā)不分”而錯用文種的具體表現(xiàn)：主要表現(xiàn)在通知和函不分而錯用上。通知和函的適用范圍以及各自所體現(xiàn)的行文關(guān)系本來是很明確的

6、。通知的發(fā)文對象一般是自己的下級機關(guān)，不相隸屬機關(guān)之間則用函行文。但在實際工作中卻常常出現(xiàn)兩者錯用的情況。4、報告和請示主要區(qū)別以及兩者不分而錯用的具體表現(xiàn)報告和請示雖然同屬上行文，但卻有關(guān)明顯不同的行文目的和要求，其內(nèi)容迥然不別，是性質(zhì)截然不同的兩類文種。它們的主要區(qū)別：一是行文目的不同。報告大多以陳述情況為主，不要求上級批復(fù)；請示以請求批示或批準(zhǔn)事項為主，要求上級批復(fù)。二是公文內(nèi)容不同。請示可以圍繞請求事項反映情況，陳述意見，說明理由，不排除含有一定的情況匯報，但報告中卻不能夾雜請示事項，即便是內(nèi)容復(fù)雜的綜合性報告也不例外。三是規(guī)范性用語不同。如結(jié)尾用語，報告多用“以上報告如有不妥，請指示

7、”，請示多用“當(dāng)否(妥否)，請批復(fù)”等。四是成文時間不同。報告大多屬于事后行文，為過去時(也有的屬事中行文)；請示則純屬事前行文，為將來時，待上級批復(fù)后執(zhí)行。三、什么是行文關(guān)系？行文關(guān)系的確定行文關(guān)系是各級機關(guān)及至各單位相互之間的組織關(guān)系和業(yè)務(wù)關(guān)系在公文運行中的體現(xiàn)。這種關(guān)系，或是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)、管理與被管理的上下級隸屬關(guān)系，或是同等級別和不同等級別的非隸屬關(guān)系。行文關(guān)系約束公文要遵循一定的方向和程序合理地運行。新辦法規(guī)定，行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。據(jù)此，超越職權(quán)和違反隸屬關(guān)系的行文是錯誤的。1、違反行文關(guān)系的行文主要表現(xiàn)違反行文關(guān)系的行文主要表現(xiàn)在：(1)文種錯用違反行文關(guān)系；(2)

8、黨政不分違反行文關(guān)系；(3)隨意請報違反行文關(guān)系；(4)亂抄濫送違反行文關(guān)系；(5)其他違規(guī)行文違反行文關(guān)系。2、違反行文關(guān)系的文種錯用主要表現(xiàn)違反行文關(guān)系的文種錯用主要表現(xiàn)在前面說過的呈發(fā)不分、函呈不分、函發(fā)不分和批復(fù)“復(fù)函”不分等方面。其中的函呈不分和批復(fù)“復(fù)函”不分勢必導(dǎo)致不相隸屬機關(guān)及至各單位之間錯誤請示和錯誤批復(fù)的泛濫，更應(yīng)該引起重視。3、黨政不分的行文主要表現(xiàn)黨政不分的行文主要表現(xiàn)在：(1)純屬行政主抓的工作錯誤地由黨委包攬行文；(2)黨的機關(guān)公文主送行政部門或單位；(3)行政機關(guān)公文主送黨組織；(4)非黨政機關(guān)聯(lián)合行文而黨政混雜一并主送。4、越級上報新辦法規(guī)定：“除上級機關(guān)負(fù)責(zé)人

9、直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負(fù)責(zé)人報送“請示”、“意見”、“報告”。請示“一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式”受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)請示，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)?！?、亂抄濫送的下行文主要表現(xiàn)(1)不分有無關(guān)系、有無必要，隨意抄送上下左右諸多單位；(2)把“請示”同時抄送下級機關(guān)；(3)把向下級機關(guān)發(fā)的一般性公文，無必要地抄送上級機關(guān)；(4)對受文單位領(lǐng)導(dǎo)一一抄送。四、公文標(biāo)題的撰制1、公文標(biāo)題主要特征、結(jié)構(gòu)形式或撰制要求公文標(biāo)題是標(biāo)明公文主旨或事由的概括性題目名稱，除會議紀(jì)要外，一般由發(fā)文機關(guān)(即行文單位名稱)、公文主要內(nèi)容(即事由)和文種三部分

10、組成也可稱作公文標(biāo)題的“三要素”。公文標(biāo)題是個名詞性偏正詞組，而不是句子。其一般構(gòu)成形式可表示為：發(fā)文機關(guān)關(guān)于事由的文種。這樣組合后，其語法結(jié)構(gòu)的特點是：文種為中心詞，發(fā)文機關(guān)和事由共同充當(dāng)文種的限制成分。公文標(biāo)題是公文的“眉目”，它不僅要揭示公文的主要內(nèi)容，而且要便于閱讀、管理和使用。擬寫公文標(biāo)題應(yīng)該做到：結(jié)構(gòu)完整，事由明確，文種恰當(dāng)，語言規(guī)范，文字簡潔，文題相符。（1）公文標(biāo)題中的“三要素”能否省略？在什么情況下可以省略？撰制時應(yīng)如何把握？新辦法規(guī)定：“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)。”據(jù)此，對發(fā)文機關(guān)來說，“一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明”則意味著有時可以不標(biāo)

11、明即可以省略；而在什么情況下省略，法規(guī)并未作明確規(guī)定。從寫作實踐來看，帶有公文版頭的上行文可以省略發(fā)文機關(guān)，而下行文則應(yīng)保留。撰制公文標(biāo)題應(yīng)注意把握以下幾點：(a)盡量避免省略而撰制完整的“標(biāo)準(zhǔn)式”標(biāo)題；(b)下行文的發(fā)文機關(guān)不省略為好，以利于公文的管理和利用；(c)即便省略也不宜省略兩項；(d)文種無論在什么情況下都不能省略。（2）、無文種的公文標(biāo)題主要病誤有幾種情況？(a)一般常用公文被誤作法定公文，致使標(biāo)題無文種。如關(guān)于的規(guī)劃、關(guān)于的計劃、關(guān)于的總結(jié)、關(guān)于的要點、關(guān)于的安排、關(guān)于的制度等等。冠以一般法定公文的版頭，編排發(fā)文字號，直接上報或下發(fā)。這類公文標(biāo)題，實際上沒有法定公文文種，不合乎

12、要求，也不倫不類。(b)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)性通知文種被無故舍棄，致使標(biāo)題無文種。如：將被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的某公文文種視為本公文的文種；將無“通知”文種的批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)類公文視為省略；將“批轉(zhuǎn)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”等視為新文種。(c)連一般常用公文文種也沒有而隨意亂造，致使標(biāo)題無文種。如關(guān)于的說明、關(guān)于的解釋、關(guān)于的問題、關(guān)于的工作重點等等。此類標(biāo)題，實際上也等于無文種。關(guān)于前面應(yīng)有發(fā)文機關(guān)名稱，未一一注明；若無發(fā)文機關(guān)名稱，則屬于無行文單位和文種的情況。2、文種不倫不類的公文標(biāo)題主要類型(1)并用文種a、“請示”和“報告”兩種文種并使用。如關(guān)于的請示報告。這是最典型也較普遍的情況。b、其他兩個文種同時使

13、用。關(guān)于年的決定的通知、關(guān)于同志任職批復(fù)的通知、關(guān)于對機關(guān)檔案管理的決定和轉(zhuǎn)發(fā)的通知等。(2)混用文種不分類別，一般常用公文代替法定公文行文；或者區(qū)分不好具體文種，將法定公文文種錯用。個別的還有將“請示”錯用成“申請”的。向上級請求批準(zhǔn)，不用“請示”卻用“申請”，屬于文種運用中“大類不分”和“混用文種”中的一種特殊情況。(3)生造文種即連一般常用公文文種也沒有，隨意亂造。另外，有的把“批復(fù)”改成“批示”、“批文”等，“批示”曾提出過，但在公文管理法規(guī)中從未正式規(guī)定?！芭摹弊孕轮袊闪⒁詠韽奈从羞^“批文”文種。3、“關(guān)于”使用不當(dāng)公文標(biāo)題的常見情況介詞“關(guān)于”使用不當(dāng)大體有兩種情況：(1)放錯

14、位置?！瓣P(guān)于”的正確位置應(yīng)在發(fā)文機關(guān)之后，而有的公文卻放在了發(fā)文機關(guān)前面。如關(guān)于醫(yī)院向大學(xué)聯(lián)系臨時用房問題的函，規(guī)范的標(biāo)題應(yīng)為醫(yī)院關(guān)于向大學(xué)聯(lián)系臨時用房問題的函。還有的將“關(guān)于”放在了事由述賓詞組中間，如醫(yī)院召開關(guān)于轉(zhuǎn)制會議（此標(biāo)題還有一個毛病是無文種），規(guī)范的標(biāo)題應(yīng)為醫(yī)院關(guān)于召開轉(zhuǎn)制會議的通知。(2)過度使用。多表現(xiàn)在轉(zhuǎn)發(fā)性通知上。4、公文標(biāo)題文種前的結(jié)構(gòu)助詞“的”的使用，缺少必要助詞“的”公文標(biāo)題的常見類型有公文標(biāo)題中助詞“的”也不可有可無的，它是中心詞文種前面定語成分的標(biāo)志，有時又可避免產(chǎn)生歧義或其他語病，因此也不可以隨意不用。缺少助詞“的”，大體上也有兩種情況：(1)文種前不用“的”的

15、一般形式。例如局職業(yè)考試報名通告；再如局關(guān)于上半年工作總結(jié)報告、市公開選聘學(xué)校校長通告(缺少“關(guān)于”更不規(guī)范)，均應(yīng)在文種前加“的”。(2)“的”不在文種前面在事由某中心詞前。例如：的情況報告，應(yīng)為情況的報告；市人民政府關(guān)于報送規(guī)章的備案報告，“的”應(yīng)移至“備案”后。(事由是“報送規(guī)章備案”，而不是“報送規(guī)章”；文種是“報告”，而不是“備案報告”)。有些情況下，的調(diào)查報告、的檢討報告、的處理決定、的嘉獎令等屬約定俗成，除此之外“的”字最好置于事由和文種中間。從漢語組合特點來看，定語和中心語的組合有些是直接的，不必加“的”；有些是間接的，必須加“的”；有些則可加可不加。一般來講，詞組做定語要加“

16、的”，這也是公文標(biāo)題文種前面加“的”的主要原因之一。另外，應(yīng)強調(diào)：動詞做定語，一般要加“的”。公文標(biāo)題事由中的中心詞如果是既可做名詞又可做動詞的兼類詞，“的”字更不可少。如工作安排的通知，不可寫成工作安排通知。如關(guān)于二六年工作總結(jié)和二七年工作安排報告，文種“報告”前應(yīng)加“的”。5、亂用標(biāo)點符號的公文標(biāo)題主要表現(xiàn)原辦法和新辦法都規(guī)定，公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。什么情況下使用，有幾種情況：一是書刊名稱可使用書名號；二是某些表示特定意義的縮略語、專用詞語可使用引號；三是須加注釋或補充詞語的地方可使用括號等。公文標(biāo)題中亂用標(biāo)點符號的問題一直比較嚴(yán)重，主要表現(xiàn)在：(1)批轉(zhuǎn)

17、、轉(zhuǎn)發(fā)、頒發(fā)(頒布、發(fā)布、公布)法規(guī)、規(guī)章，不用書名號而用引號；(2)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)或批復(fù)非法規(guī)性公文(如通知、報告、意見、請示等)使用書名號；(3)不必使用其他標(biāo)點符號而隨意使用；(4)標(biāo)點符號標(biāo)錯位置。五、頒轉(zhuǎn)類通知的寫作通知是公文中應(yīng)用法為最廣泛最頻繁的文種之一。特別是頒轉(zhuǎn)類通知，使用頻率非常高。但是在實際運用中，常有文種選用、語言表述方面的問題產(chǎn)生。1、不同文種承擔(dān)的任務(wù)不同所謂頒轉(zhuǎn)類通知，是用來頒發(fā)和轉(zhuǎn)發(fā)公文的通知，由于這一類通知的正文是對所頒發(fā)和轉(zhuǎn)發(fā)公文作批示性意見，因此又叫批示性通知。又由于這類通知的作用是轉(zhuǎn)發(fā)公文，所以還被叫轉(zhuǎn)發(fā)性通知。按照被轉(zhuǎn)發(fā)的公文來源或性質(zhì)的不同，這類通知又被

18、分為批轉(zhuǎn)通知、轉(zhuǎn)發(fā)通知和印發(fā)（頒發(fā)）通知，它們分別承擔(dān)著不同的任務(wù)。批轉(zhuǎn)通知，承擔(dān)上級機關(guān)對下級機關(guān)來文加以批示后再轉(zhuǎn)給下級機關(guān)參照執(zhí)行的任務(wù)；轉(zhuǎn)發(fā)通知，承擔(dān)將上級機關(guān)、平級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的來文再轉(zhuǎn)發(fā)給自己下屬機關(guān)的任務(wù)；印發(fā)（頒發(fā)、發(fā)布）通知，主要承擔(dān)黨或行政職能部門發(fā)布黨內(nèi)或行政法規(guī)的任務(wù)，因此又叫作發(fā)布性通知，但他們有著自己具體的分工：印發(fā)通知、承擔(dān)將本機關(guān)制定的非規(guī)章類公文以及計劃、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話等下發(fā)給下屬機關(guān)的任務(wù)；頒發(fā)通知承擔(dān)將上級黨政機關(guān)制定的重要法規(guī)或規(guī)章發(fā)給下屬機關(guān)執(zhí)行的任務(wù)；發(fā)布通知，承擔(dān)將上級機關(guān)制定的法規(guī)、規(guī)章公布給下級機關(guān)執(zhí)行的任務(wù)。2、標(biāo)題寫作不同頒轉(zhuǎn)類通知的

19、標(biāo)題與其他通知性標(biāo)題的寫法基本相同，都是由三要素或兩要素組成。三要素的標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種組成；兩要素的標(biāo)題是由事由和文種組成?！笆掠伞庇山樵~“關(guān)于”領(lǐng)出，緊跟其后是頒轉(zhuǎn)詞和所發(fā)文件的名稱。最后標(biāo)明“的通知”三個字，讓讀者一看標(biāo)題對內(nèi)容就一目了然。但不同文種的頒轉(zhuǎn)詞是不同的，他們在標(biāo)題中被分別冠以：“批轉(zhuǎn)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“印發(fā)”、“頒布”、“發(fā)布”等詞。轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)公文的通知，在標(biāo)題中往往出現(xiàn)兩個或兩個以上“關(guān)于”和“通知”，是結(jié)構(gòu)疊床架屋，十分累贅，讀起來很別扭，理解起來也要轉(zhuǎn)彎，為使標(biāo)題簡練、流暢、好理解、通常采用下列兩種方式：一是轉(zhuǎn)發(fā)的公文不是通知時，省略第一個“關(guān)于”，如烏魯木齊市衛(wèi)生局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)自治區(qū)衛(wèi)生廳關(guān)于進(jìn)一步加強城市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)建設(shè)意見的通知省去第一個“關(guān)于”成為烏魯木齊市衛(wèi)生局轉(zhuǎn)發(fā)自治區(qū)衛(wèi)生廳關(guān)于進(jìn)一步加強城市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)建設(shè)意見的通知。二是轉(zhuǎn)發(fā)的公文是“通知”時，省略第一個“關(guān)于”和最后一個“的通知”如：烏魯木齊市衛(wèi)生局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)的通知，這一標(biāo)題有兩處重復(fù)，把第一個“關(guān)于”和最后一個“的通知”省去，成為烏魯木齊市衛(wèi)生局轉(zhuǎn)發(fā)自治區(qū)衛(wèi)生廳關(guān)于開展