常見公文寫作中存在問題.doc

1、常見公文寫作中存在問題常見公文寫作中存在的問題集團標準化小組：VVO-JOPP28-JL98-LOPPNN公文基礎知識講座市衛(wèi)生局辦公室童卉一、什么是文種？文種的確定文種是公文中具有共同內(nèi)涵、共同使用范圍、共同成文格式和最能體現(xiàn)公文內(nèi)容、表現(xiàn)公文名稱的基本分類單位。正確運用文種，是促進公文規(guī)范化的重要前提和基本保證。這就要求我們在行文時決不能隨心所欲，必須根據(jù)行文目的、公文內(nèi)容和行文關(guān)系以及發(fā)文機關(guān)的職權(quán)、每個文種的適用范圍合理選擇和確定文種。國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定，法定公文（即國家正式規(guī)定的公文）文種有13種：命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、

2、會議紀要。常用公文(在某些場合也可稱作一般常用公文)是除法定公文以外的比較經(jīng)常使用的公文。如：工作要點、計劃、規(guī)劃、方案、安排、總結(jié)、規(guī)則、守則、制度、便函、大事記、講話稿、會議記錄和非正式文件形成的調(diào)查報告等。一般應用公文是指法定公文、常用公文以外的在某種情況下所使用的各種公務文書。如賀信、慰問信、證明信、咨詢信、申請書、倡議書、聘書、賀電、慰問電、唁電、悼詞、鑒定、考核材料等。二、文種應用方面易出現(xiàn)的問題日常工作中，文種運用上存在的問題一直很多，最主要表現(xiàn)在兩個大的方面，即廣義公文不分與法定公文不分。廣義公文不分指的是對法定公文和非法定公文分辨不清，不會正確使用。常見如向下級單位直接下發(fā)計

3、劃、總結(jié)、安排等情況。法定公文不分指的是對法定公文的某些具體文種混淆不清，不會正確使用而錯用文種的情況。法定公文比較莊重，格式要求嚴格，存在的問題也特別多。主要是：呈發(fā)不分，函呈不分，函發(fā)不分，報告請示不分，公告通告不分，通告通報不分，通告通知不分，通報通知不分，批復“批轉(zhuǎn)”不分，批復決定不分，通報決定不分，批復“復函”不分，公函便函不分等等。今天主要談以下幾個常見的問題：1、“呈發(fā)不分”而錯用文種的具體表現(xiàn)法定公文按行文關(guān)系和行文方向來分，主要分為上行文、下行文和平行文?！俺省币话阒笇⒐某蕡笊霞?，通常代表上行文；“發(fā)”一般指將公文下發(fā)所屬單位，通常代表下行文。上行文過去只有“請示”和“報告

4、”兩種，新法規(guī)增加的“意見”文種，也可用于上行文。所謂“呈發(fā)不分”，主要有兩種情況：(1)將應該呈報上級的公文錯用了“通知”、“決定”等下行文文種，或者將“通知”、“決定”等下行文主送給上級機關(guān)。其結(jié)果，鬧出了下級給上級發(fā)通知和作決定的笑話。(2)將應該下發(fā)所屬單位的公文錯用“報告”、“請示”文種，或?qū)ⅰ皥蟾妗?、“請示”類上行文主送給了下屬單位。其結(jié)果，鬧出了上級給下級報告和請示的笑話。例如某單位主送下屬單位的一份公文，標題是關(guān)于對年財務決算情況審計的報告。其規(guī)范的標題應為關(guān)于19年財務決算審計情況的通報，如有必要可抄送上級機關(guān)。若從行文主旨來說確須向上級報告，可選用“報告”文種，但應主送上級

5、機關(guān)。2、“函呈不分”而錯用文種的具體表現(xiàn)：函呈不分的問題一直相當普遍，人們甚至習以為常。其問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：(1)不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復問題不用函而錯用“請示”或“報告。行文和受文單位雙方?jīng)]有直接隸屬關(guān)系，按規(guī)定答復不相隸屬相關(guān)的詢問應該使用函，但行文單位卻偏偏用了“報告”，也許以為對方機關(guān)級別高，以此表示尊敬。實際上，大可不必這樣做。(2)向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準不用函而濫用“請示”和“報告”。這種濫用比前一種情況的錯用要嚴重得多。3、“函發(fā)不分”而錯用文種的具體表現(xiàn)：主要表現(xiàn)在通知和函不分而錯用上。通知和函的適用范圍以及各自所體現(xiàn)的行文關(guān)系本來是很明確的

6、。通知的發(fā)文對象一般是自己的下級機關(guān)，不相隸屬機關(guān)之間則用函行文。但在實際工作中卻常常出現(xiàn)兩者錯用的情況。4、報告和請示主要區(qū)別以及兩者不分而錯用的具體表現(xiàn)報告和請示雖然同屬上行文，但卻有關(guān)明顯不同的行文目的和要求，其內(nèi)容迥然不別，是性質(zhì)截然不同的兩類文種。它們的主要區(qū)別：一是行文目的不同。報告大多以陳述情況為主，不要求上級批復；請示以請求批示或批準事項為主，要求上級批復。二是公文內(nèi)容不同。請示可以圍繞請求事項反映情況，陳述意見，說明理由，不排除含有一定的情況匯報，但報告中卻不能夾雜請示事項，即便是內(nèi)容復雜的綜合性報告也不例外。三是規(guī)范性用語不同。如結(jié)尾用語，報告多用“以上報告如有不妥，請指示

7、”，請示多用“當否(妥否)，請批復”等。四是成文時間不同。報告大多屬于事后行文，為過去時(也有的屬事中行文)；請示則純屬事前行文，為將來時，待上級批復后執(zhí)行。三、什么是行文關(guān)系？行文關(guān)系的確定行文關(guān)系是各級機關(guān)及至各單位相互之間的組織關(guān)系和業(yè)務關(guān)系在公文運行中的體現(xiàn)。這種關(guān)系，或是領(lǐng)導與被領(lǐng)導、管理與被管理的上下級隸屬關(guān)系，或是同等級別和不同等級別的非隸屬關(guān)系。行文關(guān)系約束公文要遵循一定的方向和程序合理地運行。新辦法規(guī)定，行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。據(jù)此，超越職權(quán)和違反隸屬關(guān)系的行文是錯誤的。1、違反行文關(guān)系的行文主要表現(xiàn)違反行文關(guān)系的行文主要表現(xiàn)在：(1)文種錯用違反行文關(guān)系；(2)

8、黨政不分違反行文關(guān)系；(3)隨意請報違反行文關(guān)系；(4)亂抄濫送違反行文關(guān)系；(5)其他違規(guī)行文違反行文關(guān)系。2、違反行文關(guān)系的文種錯用主要表現(xiàn)違反行文關(guān)系的文種錯用主要表現(xiàn)在前面說過的呈發(fā)不分、函呈不分、函發(fā)不分和批復“復函”不分等方面。其中的函呈不分和批復“復函”不分勢必導致不相隸屬機關(guān)及至各單位之間錯誤請示和錯誤批復的泛濫，更應該引起重視。3、黨政不分的行文主要表現(xiàn)黨政不分的行文主要表現(xiàn)在：(1)純屬行政主抓的工作錯誤地由黨委包攬行文；(2)黨的機關(guān)公文主送行政部門或單位；(3)行政機關(guān)公文主送黨組織；(4)非黨政機關(guān)聯(lián)合行文而黨政混雜一并主送。4、越級上報新辦法規(guī)定：“除上級機關(guān)負責人

9、直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送“請示”、“意見”、“報告”。請示“一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應當用抄送形式”受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上級機關(guān)請示，應當寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)?！?、亂抄濫送的下行文主要表現(xiàn)(1)不分有無關(guān)系、有無必要，隨意抄送上下左右諸多單位；(2)把“請示”同時抄送下級機關(guān)；(3)把向下級機關(guān)發(fā)的一般性公文，無必要地抄送上級機關(guān)；(4)對受文單位領(lǐng)導一一抄送。四、公文標題的撰制1、公文標題主要特征、結(jié)構(gòu)形式或撰制要求公文標題是標明公文主旨或事由的概括性題目名稱，除會議紀要外，一般由發(fā)文機關(guān)(即行文單位名稱)、公文主要內(nèi)容(即事由)和文種三部分

10、組成也可稱作公文標題的“三要素”。公文標題是個名詞性偏正詞組，而不是句子。其一般構(gòu)成形式可表示為：發(fā)文機關(guān)關(guān)于事由的文種。這樣組合后，其語法結(jié)構(gòu)的特點是：文種為中心詞，發(fā)文機關(guān)和事由共同充當文種的限制成分。公文標題是公文的“眉目”，它不僅要揭示公文的主要內(nèi)容，而且要便于閱讀、管理和使用。擬寫公文標題應該做到：結(jié)構(gòu)完整，事由明確，文種恰當，語言規(guī)范，文字簡潔，文題相符。（1）公文標題中的“三要素”能否省略？在什么情況下可以省略？撰制時應如何把握？新辦法規(guī)定：“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關(guān)。”據(jù)此，對發(fā)文機關(guān)來說，“一般應當標明”則意味著有時可以不標

11、明即可以省略；而在什么情況下省略，法規(guī)并未作明確規(guī)定。從寫作實踐來看，帶有公文版頭的上行文可以省略發(fā)文機關(guān)，而下行文則應保留。撰制公文標題應注意把握以下幾點：(a)盡量避免省略而撰制完整的“標準式”標題；(b)下行文的發(fā)文機關(guān)不省略為好，以利于公文的管理和利用；(c)即便省略也不宜省略兩項；(d)文種無論在什么情況下都不能省略。（2）、無文種的公文標題主要病誤有幾種情況？(a)一般常用公文被誤作法定公文，致使標題無文種。如關(guān)于的規(guī)劃、關(guān)于的計劃、關(guān)于的總結(jié)、關(guān)于的要點、關(guān)于的安排、關(guān)于的制度等等。冠以一般法定公文的版頭，編排發(fā)文字號，直接上報或下發(fā)。這類公文標題，實際上沒有法定公文文種，不合乎

12、要求，也不倫不類。(b)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)性通知文種被無故舍棄，致使標題無文種。如：將被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的某公文文種視為本公文的文種；將無“通知”文種的批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)類公文視為省略；將“批轉(zhuǎn)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”等視為新文種。(c)連一般常用公文文種也沒有而隨意亂造，致使標題無文種。如關(guān)于的說明、關(guān)于的解釋、關(guān)于的問題、關(guān)于的工作重點等等。此類標題，實際上也等于無文種。關(guān)于前面應有發(fā)文機關(guān)名稱，未一一注明；若無發(fā)文機關(guān)名稱，則屬于無行文單位和文種的情況。2、文種不倫不類的公文標題主要類型(1)并用文種a、“請示”和“報告”兩種文種并使用。如關(guān)于的請示報告。這是最典型也較普遍的情況。b、其他兩個文種同時使

13、用。關(guān)于年的決定的通知、關(guān)于同志任職批復的通知、關(guān)于對機關(guān)檔案管理的決定和轉(zhuǎn)發(fā)的通知等。(2)混用文種不分類別，一般常用公文代替法定公文行文；或者區(qū)分不好具體文種，將法定公文文種錯用。個別的還有將“請示”錯用成“申請”的。向上級請求批準，不用“請示”卻用“申請”，屬于文種運用中“大類不分”和“混用文種”中的一種特殊情況。(3)生造文種即連一般常用公文文種也沒有，隨意亂造。另外，有的把“批復”改成“批示”、“批文”等，“批示”曾提出過，但在公文管理法規(guī)中從未正式規(guī)定?！芭摹弊孕轮袊闪⒁詠韽奈从羞^“批文”文種。3、“關(guān)于”使用不當公文標題的常見情況介詞“關(guān)于”使用不當大體有兩種情況：(1)放錯

14、位置?！瓣P(guān)于”的正確位置應在發(fā)文機關(guān)之后，而有的公文卻放在了發(fā)文機關(guān)前面。如關(guān)于醫(yī)院向大學聯(lián)系臨時用房問題的函，規(guī)范的標題應為醫(yī)院關(guān)于向大學聯(lián)系臨時用房問題的函。還有的將“關(guān)于”放在了事由述賓詞組中間，如醫(yī)院召開關(guān)于轉(zhuǎn)制會議（此標題還有一個毛病是無文種），規(guī)范的標題應為醫(yī)院關(guān)于召開轉(zhuǎn)制會議的通知。(2)過度使用。多表現(xiàn)在轉(zhuǎn)發(fā)性通知上。4、公文標題文種前的結(jié)構(gòu)助詞“的”的使用，缺少必要助詞“的”公文標題的常見類型有公文標題中助詞“的”也不可有可無的，它是中心詞文種前面定語成分的標志，有時又可避免產(chǎn)生歧義或其他語病，因此也不可以隨意不用。缺少助詞“的”，大體上也有兩種情況：(1)文種前不用“的”的

15、一般形式。例如局職業(yè)考試報名通告；再如局關(guān)于上半年工作總結(jié)報告、市公開選聘學校校長通告(缺少“關(guān)于”更不規(guī)范)，均應在文種前加“的”。(2)“的”不在文種前面在事由某中心詞前。例如：的情況報告，應為情況的報告；市人民政府關(guān)于報送規(guī)章的備案報告，“的”應移至“備案”后。(事由是“報送規(guī)章備案”，而不是“報送規(guī)章”；文種是“報告”，而不是“備案報告”)。有些情況下，的調(diào)查報告、的檢討報告、的處理決定、的嘉獎令等屬約定俗成，除此之外“的”字最好置于事由和文種中間。從漢語組合特點來看，定語和中心語的組合有些是直接的，不必加“的”；有些是間接的，必須加“的”；有些則可加可不加。一般來講，詞組做定語要加“

16、的”，這也是公文標題文種前面加“的”的主要原因之一。另外，應強調(diào)：動詞做定語，一般要加“的”。公文標題事由中的中心詞如果是既可做名詞又可做動詞的兼類詞，“的”字更不可少。如工作安排的通知，不可寫成工作安排通知。如關(guān)于二六年工作總結(jié)和二七年工作安排報告，文種“報告”前應加“的”。5、亂用標點符號的公文標題主要表現(xiàn)原辦法和新辦法都規(guī)定，公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。什么情況下使用，有幾種情況：一是書刊名稱可使用書名號；二是某些表示特定意義的縮略語、專用詞語可使用引號；三是須加注釋或補充詞語的地方可使用括號等。公文標題中亂用標點符號的問題一直比較嚴重，主要表現(xiàn)在：(1)批轉(zhuǎn)

17、、轉(zhuǎn)發(fā)、頒發(fā)(頒布、發(fā)布、公布)法規(guī)、規(guī)章，不用書名號而用引號；(2)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)或批復非法規(guī)性公文(如通知、報告、意見、請示等)使用書名號；(3)不必使用其他標點符號而隨意使用；(4)標點符號標錯位置。五、頒轉(zhuǎn)類通知的寫作通知是公文中應用法為最廣泛最頻繁的文種之一。特別是頒轉(zhuǎn)類通知，使用頻率非常高。但是在實際運用中，常有文種選用、語言表述方面的問題產(chǎn)生。1、不同文種承擔的任務不同所謂頒轉(zhuǎn)類通知，是用來頒發(fā)和轉(zhuǎn)發(fā)公文的通知，由于這一類通知的正文是對所頒發(fā)和轉(zhuǎn)發(fā)公文作批示性意見，因此又叫批示性通知。又由于這類通知的作用是轉(zhuǎn)發(fā)公文，所以還被叫轉(zhuǎn)發(fā)性通知。按照被轉(zhuǎn)發(fā)的公文來源或性質(zhì)的不同，這類通知又被

18、分為批轉(zhuǎn)通知、轉(zhuǎn)發(fā)通知和印發(fā)（頒發(fā)）通知，它們分別承擔著不同的任務。批轉(zhuǎn)通知，承擔上級機關(guān)對下級機關(guān)來文加以批示后再轉(zhuǎn)給下級機關(guān)參照執(zhí)行的任務；轉(zhuǎn)發(fā)通知，承擔將上級機關(guān)、平級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的來文再轉(zhuǎn)發(fā)給自己下屬機關(guān)的任務；印發(fā)（頒發(fā)、發(fā)布）通知，主要承擔黨或行政職能部門發(fā)布黨內(nèi)或行政法規(guī)的任務，因此又叫作發(fā)布性通知，但他們有著自己具體的分工：印發(fā)通知、承擔將本機關(guān)制定的非規(guī)章類公文以及計劃、總結(jié)、領(lǐng)導講話等下發(fā)給下屬機關(guān)的任務；頒發(fā)通知承擔將上級黨政機關(guān)制定的重要法規(guī)或規(guī)章發(fā)給下屬機關(guān)執(zhí)行的任務；發(fā)布通知，承擔將上級機關(guān)制定的法規(guī)、規(guī)章公布給下級機關(guān)執(zhí)行的任務。2、標題寫作不同頒轉(zhuǎn)類通知的

19、標題與其他通知性標題的寫法基本相同，都是由三要素或兩要素組成。三要素的標題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種組成；兩要素的標題是由事由和文種組成。“事由”由介詞“關(guān)于”領(lǐng)出，緊跟其后是頒轉(zhuǎn)詞和所發(fā)文件的名稱。最后標明“的通知”三個字，讓讀者一看標題對內(nèi)容就一目了然。但不同文種的頒轉(zhuǎn)詞是不同的，他們在標題中被分別冠以：“批轉(zhuǎn)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“印發(fā)”、“頒布”、“發(fā)布”等詞。轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)公文的通知，在標題中往往出現(xiàn)兩個或兩個以上“關(guān)于”和“通知”，是結(jié)構(gòu)疊床架屋，十分累贅，讀起來很別扭，理解起來也要轉(zhuǎn)彎，為使標題簡練、流暢、好理解、通常采用下列兩種方式：一是轉(zhuǎn)發(fā)的公文不是通知時，省略第一個“關(guān)于”，如烏魯木齊市衛(wèi)生局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)自治區(qū)衛(wèi)生廳關(guān)于進一步加強城市社區(qū)衛(wèi)生服務建設意見的通知省去第一個“關(guān)于”成為烏魯木齊市衛(wèi)生局轉(zhuǎn)發(fā)自治區(qū)衛(wèi)生廳關(guān)于進一步加強城市社區(qū)衛(wèi)生服務建設意見的通知。二是轉(zhuǎn)發(fā)的公文是“通知”時，省略第一個“關(guān)于”和最后一個“的通知”如：烏魯木齊市衛(wèi)生局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)的通知，這一標題有兩處重復，把第一個“關(guān)于”和最后一個“的通知”省去，成為烏魯木齊市衛(wèi)生局轉(zhuǎn)發(fā)自治區(qū)衛(wèi)生廳關(guān)于開展