第11章 酒店采購部標準化培訓

1、第11章 酒店采購部標準化培訓 采購部各崗位服務(wù)標準流程 采購部各崗位職責標準 11.1 采購部各崗位服務(wù)標準流程11.1.1 物資進出庫管理流程1. 倉庫管理人員對進庫物資、填寫商品、物料進庫驗收單，核對商品、物料的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量相符后簽發(fā)驗收單。2. 倉庫人員發(fā)現(xiàn)質(zhì)量要求及規(guī)格、數(shù)量與發(fā)票或采購、業(yè)務(wù)部門的要求不相符的商品，有權(quán)拒絕進庫，并及時向業(yè)務(wù)部門、采購部報告。3. 物資出庫，要求辦理出庫手續(xù)，憑出庫單與領(lǐng)料單或調(diào)撥單，驗收規(guī)格與數(shù)量，有關(guān)領(lǐng)導簽字后，給予發(fā)貨。4. 庫房對任何部門均應(yīng)按正式出庫單發(fā)貨，嚴禁先出貨后補手續(xù)的做法。5. 為保證倉庫安全，保管員必須在倉庫辦公地方發(fā)貨，領(lǐng)

2、用人未經(jīng)允許不得進入庫房。6. 由提貨方點驗離開后發(fā)生的短缺，由提貨方自負，倉庫不負補償責任，倉庫應(yīng)掛有明顯標示牌。11.1.2 物資采購管理流程1.了解各部門使用各類物資的情況，編制物資年度使用量與月度使用量計劃，交采購部。2. 充分掌握市場信息，收集市場物資情況，預測市場供應(yīng)變化，為酒店物資采購提出合理化建議。3. 由采購部根據(jù)物資的庫存情況制定實際采購計劃，交分管經(jīng)理審批，同意后交采購部進行采購。4. 簽訂合同，必須注明供貨品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格、交貨時間、貨款交付方式、供貨方式、違約經(jīng)濟責任等。5. 嚴把質(zhì)量關(guān)，認真檢查物資質(zhì)量，力求價格低廉，供貨及時。6. 及時與庫房聯(lián)系，做到購貨迅

3、速，減少運輸中轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，降低庫存量，避免盲目采購造成積壓浪費。11.1.3 倉庫領(lǐng)料流程1. 各部門填寫領(lǐng)料、領(lǐng)物單時要字跡清楚，不得涂改，否則作廢票處理。2. 領(lǐng)料、領(lǐng)物單必須經(jīng)部門領(lǐng)導簽字方可生效。3. 如遇特殊情況急需領(lǐng)取物品，必須由部門經(jīng)理電話通知采購部管理員以上的負責人，經(jīng)同意后由領(lǐng)貨人簽寫借條，向倉庫領(lǐng)貨，并在次日補辦領(lǐng)料手續(xù)。4. 所領(lǐng)物品要當面點清，嚴禁私拿倉庫物品和私吃倉庫食品。5. 夜間無特殊情況，不得開倉庫發(fā)貨。11.1.4 物品管理流程1. 在每月初及月末對各部門所有物品進行登記、清點。物品登記時和清查時，須有辦公室相關(guān)人員及登記部門物品負責人雙方在場。2， 各部門所需物

4、品應(yīng)于月初列出清單交至辦公室，由辦公室統(tǒng)一申領(lǐng)；辦公室領(lǐng)取后分發(fā)至各部門，并明確記錄各部門所領(lǐng)物品。3. 物品清查時，辦公室以及各部門人員應(yīng)該核實所有物品的實際數(shù)量、耗用情況。各部門對已耗用的物品應(yīng)能詳細闡明其用途，給予合理解釋，清查人員做好詳細記錄，如發(fā)現(xiàn)物品使用有不符合事情時應(yīng)及時匯報。4. 借用物品時，必須首先經(jīng)辦公室物品管理負責人同意后方可借用。借用人為各部門主管，或具有各部門主管證明的人員。5. 借用物品時在物品借還登記表上簽借用人的姓名、所屬部門、所借物品名稱及數(shù)量、借用時間。歸還物品應(yīng)在期限內(nèi)。如需續(xù)借，應(yīng)在歸還期限前辦理接續(xù)手續(xù)歸還期限已到，如所借物品尚未歸還，物品管理人員有權(quán)

5、去督促催還，各部門應(yīng)配合其工作。6. 借條上應(yīng)加蓋公章，由部門負責人簽名同意后，方可借用。使用時應(yīng)妥善保管，如有損壞按價賠償。7. 所有大件公用物品在一定時間由辦公室統(tǒng)一收回，清點并集中保管。如有所需，及時補充，以保障日后工作的順利進行。11.2 采購部各崗位職責標準11.2.1 采購部主管崗位職責1. 根據(jù)采購部經(jīng)理的要求，整理有關(guān)資料，提出意見和建議，并主持采購部各項工作，提出酒店物資采購計劃。2. 調(diào)查研究酒店各部門物資需求及消耗情況，熟悉各種物資的供應(yīng)渠道和市場變化情況，指導并監(jiān)督員工開展業(yè)務(wù)。3. 全面負責對外采購業(yè)務(wù)，安排采購人員的日常采購工作。4. 審核年度各部門的采購計劃，統(tǒng)籌

6、策劃和確定采購內(nèi)容。5. 負責協(xié)助經(jīng)理與供貨商洽談供貨合同，組織對供應(yīng)商的評估工作，確保供應(yīng)商費用等指標的完成，審核商品采購合同和促銷協(xié)議。6. 負責采購人員的工作安排、任務(wù)分配和培訓考核，監(jiān)督采購員的訂貨工作，確保分店和配送中心有充足的庫存，同時保證較高的商品周轉(zhuǎn)。7. 按計劃完成公司各類物資的采購任務(wù)，并在預算內(nèi)盡可能減少開支。11.2.2 采購員崗位職責1. 嚴格執(zhí)行酒店采購管理規(guī)定和實施細則，在接到采購任務(wù)單后，明確購貨具體要求，做到及時采購，保證供應(yīng)。2. 按時按量按質(zhì)完成采購供應(yīng)計劃指標，積極開拓貨源市場，貨（價）比三家，選擇物美價廉的物資資料，完成下達的降低采購成本的責任指標。3

7、. 了解和掌握一線商品供貨信息，對酒店采購策略、產(chǎn)品原料結(jié)構(gòu)調(diào)整改進新產(chǎn)品開發(fā)提出參考意見，并負責辦理物料驗收、運輸入庫，清點交接等手續(xù)。4. 負責與客戶簽訂采購合同，督促合同正常如期履行，并催討所欠、退貨或索賠款項，發(fā)生問題及時向上級報告，保持與各供貨單位的關(guān)系。5. 采購過程中，遵守財務(wù)制度，以公司利益為重，不索取回扣，饋贈錢物上繳公司，遵守國家法律，杜絕經(jīng)濟犯罪。6. 嚴把采購質(zhì)量關(guān)，選擇樣品供領(lǐng)導審核定樣，對購進物料均須附有質(zhì)保書或當場（委托）檢驗，做到進貨環(huán)節(jié)少，質(zhì)量優(yōu)等，價格合理。7. 填寫采購有關(guān)表格，提交采購分析和總結(jié)報告。8. 完成采購部主管臨時交辦的其他任務(wù)。11.2.3 倉庫保管員崗位職責1. 負責保管和收發(fā)倉庫的物資，嚴格審查各部門的物資領(lǐng)用計劃表，核對規(guī)格、數(shù)量及庫存后，將缺口物品報采購部主管。2. 按照采購單內(nèi)容，依據(jù)產(chǎn)品的型號、規(guī)格、數(shù)量等分類別存放，辦理驗收手續(xù)。3. 嚴格執(zhí)行物資管理制度，加強對庫存物品的管理、檢查，把防火、防盜、防蛀、防霉爛等措施落在實處，保證庫存物資的完好無損和合理存放物品。4. 按生產(chǎn)營銷部的生產(chǎn)計劃，做好備料