合同借閱管理辦法

1、合同借出借閱管理辦法一、目的為加強合同管理，避免失誤，提高經濟效益，根據中華人民共和國合同法及其他有關法規(guī)的規(guī)定，結合公 司的實際情況，特制訂本辦法。二、分類檔案資料借閱分為借出和查閱兩種方式。三、適用范圍本制度適用于本公司所有存檔合同及資料的借閱。四、合同借出查閱的審批（一）借出查閱本部門合同檔案，需本部門負責人簽字同意，借閱本部門外的合同檔案需總經理簽字同意方可借閱。合同檔案保管員須依據相關負責人簽字同意的 合同借（查）閱申請表（見附件 1 1），方可將合同交給借（查） 閱人使用。（二）借出合同1 1、 借出合同時，須按有關手續(xù)借閱，須填寫合同借（查）閱申請表 。2 2、 檔案管理員對所有

2、借出的文件資料應當面清點份數、頁數，發(fā)現問題查明情況，及時報告領導。3 3、 借出的資料不允許中途轉借他人，必須歸還后再辦手續(xù)。4 4、 合同的借出時間原則上是當日借當日還，最長不超過兩個工作日，如遇特殊情況需繼續(xù)借閱，應重新填寫 借（查）閱申請單，不得擅自延期歸還。5 5、 因工作需要需借某合同文件的復印件時，合同管理員必須在合同復印件上簽出“此件僅供于XXX事辦理 使用”字樣，并做好相關登記（見附件 4 4）。6 6、 合同檔案管理員應做好借閱登記工作（見附件 2 2）。（三）查閱資料1 1、 查閱資料必須在合同管理員規(guī)定的場所查閱。2 2、 查閱資料不允許查閱與申請無關的資料。3 3、

3、凡查閱的資料一律不準復印。4 4、任何人不得擅自將檔案、資料帶出規(guī)定場所外。6 6、合同檔案管理員應做好查閱登記工作（見附件3 3）。五、歸還資料借閱人應在規(guī)定時間如期歸還合同檔案，歸還時合同管理員應認真核對，在借閱單備注欄注明歸還時間及歸還 時出現的任何情況，做好登記工作。六、損壞或丟失資料的處理1 1、借（查）閱人對所借閱合同檔案必須妥善保管，保守機密，保證安全，任何人不得隨意在所借資料上亂寫、 亂畫、涂改、剪裁、拆散，不得私自復制、調換、污損、戈 U U 線等，更不能擅自復印轉借，更不得損壞和丟失。2 2、在借（查）閱期間發(fā)生的一切問題，一律由借（查）閱人負責。七、合同檔案僅供本公司利用，公司外單位或個人需查閱時，應由本單位相關人員陪同，并由本公司人員辦理相關借閱手續(xù)，所有合同檔案均需經總經理批準后，方可查閱。注：借閱時間和歸還時間要精確到X 月 X 日 X 點 X 分附件 2 2:合同借閱登記表骨口. 序號合同編號合同名稱借閱事由份數借閱部門借閱人借閱時間歸還時間備注123456注：查閱時間X 月 X 日 X 點 X 分至 X 點 X 分附件 3 3:合同查閱登記表骨口. 序號合同編號合同名稱查閱事由份數查閱部門查閱人查閱時間備注12345