公司檔案整理方案

1、XX公司資料檔案整理方案為了公司資料方便查找，不遺失，特制定該方案。、分類(lèi)1.1 檔案設(shè)置六個(gè)大類(lèi)， 即：文件檔案類(lèi)、 人事檔案類(lèi)、 會(huì)計(jì)檔案類(lèi)、 經(jīng)營(yíng)檔案類(lèi)、工程檔案類(lèi)、綜合檔案類(lèi)。1.2 根據(jù)職能活動(dòng)和檔案形成的特點(diǎn)， 每個(gè)大類(lèi)下設(shè)置若干個(gè)二級(jí)類(lèi) 目，不設(shè)置三級(jí)類(lèi)目（詳見(jiàn)附表） 。1.3 錄音、錄像、照片、計(jì)算機(jī)軟盤(pán)和其它非紙質(zhì)載體形式的檔案， 其形成和反映的內(nèi)容、作用與紙質(zhì)載體檔案有不可分割的聯(lián)系，不單獨(dú) 設(shè)置類(lèi)目，視其內(nèi)容特征同紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)分類(lèi)編號(hào)。、分類(lèi)標(biāo)識(shí)方法2.1 檔案標(biāo)識(shí)符號(hào)采用英文字母順序標(biāo)識(shí)一級(jí)類(lèi)目（大類(lèi)） ；采用阿 拉伯?dāng)?shù)字“雙位制”標(biāo)識(shí)二級(jí)類(lèi)目（屬類(lèi)） 。2.2 檔案排

2、架和編號(hào)要反映六個(gè)基本大類(lèi)， 從實(shí)際出發(fā)， 做到科學(xué)合 理，經(jīng)濟(jì)實(shí)用，保證利用檔案的系統(tǒng)性、有效性。2.2.1文件檔案類(lèi)（A）:分為外部文件類(lèi)、內(nèi)部文件類(lèi)兩類(lèi)，一年度 一屬類(lèi)進(jìn)行排列，不區(qū)分保管期限特征（但同一屬類(lèi)內(nèi)按照永久、長(zhǎng)期、短期順序排列） ，案卷順序號(hào)按大類(lèi)流水編號(hào)，流水號(hào)編制到“999”時(shí)， 重新從“ 1”另行編號(hào)，并用案卷目錄加以區(qū)別。222人事檔案類(lèi)（B）：分為人事管理類(lèi)、考試類(lèi)、培訓(xùn)類(lèi)三類(lèi)， 年度一屬類(lèi)進(jìn)行排列，不區(qū)分保管期限特征（但同一屬類(lèi)內(nèi)按照永久、長(zhǎng)期、短期順序排列），案卷順序號(hào)按大類(lèi)流水編號(hào)，流水號(hào)編制到 “999”時(shí)，重新從“ 1”另行編號(hào)，并用案卷目錄加以區(qū)別。22

3、3會(huì)計(jì)檔案類(lèi)（C）:原則上由財(cái)務(wù)部保管，如需有資料放到資料室的，按年度一屬類(lèi)進(jìn)行排列。2.2.4經(jīng)營(yíng)檔案類(lèi)（D）:分為招標(biāo)文件類(lèi)、投標(biāo)文件類(lèi)、合同協(xié)議書(shū)類(lèi)、相關(guān)影像類(lèi)四類(lèi)，一年度一屬類(lèi)進(jìn)行排列， 不區(qū)分保管期限特征 （但同一屬類(lèi)內(nèi)按照永久、長(zhǎng)期、短期順序排列） ，案卷順序號(hào)按大類(lèi)流水編號(hào)，流水號(hào)編制到“999”時(shí)，重新從“ 1”另行編號(hào)，并用案卷目錄加 以區(qū)別。2.2.5 工程檔案類(lèi)（ E） ：工程竣工驗(yàn)收資料類(lèi)， 以工程類(lèi)別分類(lèi)歸檔，一個(gè)工程項(xiàng)目的所有資料歸為一類(lèi)，不能拆分，其編制代號(hào)規(guī)則為：取類(lèi)別拼音首字進(jìn)行編號(hào)。該檔案類(lèi)全部屬永久保存。案卷順序號(hào)按大類(lèi)流水編號(hào)，流水號(hào)編制到號(hào)，999”時(shí)

4、，重新從“ 1”另行編號(hào)，并用案卷目錄加以區(qū)別。2.2.6綜合檔案類(lèi)（F）:統(tǒng)計(jì)報(bào)表類(lèi)、審計(jì)報(bào)告類(lèi)、資質(zhì)相關(guān)資料類(lèi)、重合同守信用證件類(lèi)、其它類(lèi)五類(lèi)，一年度一屬類(lèi)進(jìn)行排列，不區(qū)分保管期限特征（但同一屬類(lèi)內(nèi)按照永久、長(zhǎng)期、短期順序排列），案卷順序號(hào)按大類(lèi)流水編號(hào)，流水號(hào)編制到“ 999”時(shí)，重新從“1”另行編號(hào)，并用案卷目錄加以區(qū)別。三、歸檔案卷的質(zhì)量要求總的質(zhì)量要求:遵循文件材料的形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到以下幾點(diǎn)。1. 歸檔文件必須齊全完整。凡是在職能活動(dòng)中形成的對(duì)今后有查考利用價(jià)值的文件材料，均應(yīng)收集歸檔。歸檔文件材料種類(lèi)、份數(shù)及每份

5、文件的頁(yè)數(shù)，均應(yīng)齊全完整。2. 遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，層次分明。在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件和附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與 原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起，不得分開(kāi)；一個(gè)項(xiàng)目的 材料，要把項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)束形成的材料組在一起，準(zhǔn)確地反映公司各 面活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程，盡量做到一事一卷。3. 卷內(nèi)文件的排列：卷內(nèi)文件材料應(yīng)保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即；批 復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；會(huì)議 記錄依會(huì)議時(shí)間順序排列，會(huì)議文件要按文件的重要程序順序排列，重 要的在前；一般工作形

6、成的材料，結(jié)論性的文件在前，依據(jù)性的文件在 后；招投標(biāo)及合同書(shū)資料按照時(shí)間先后順序排列；工程竣工驗(yàn)收資料按 照工程類(lèi)別進(jìn)行排列。4. 區(qū)分不同價(jià)值： 各類(lèi)文件根據(jù)其不同的內(nèi)容都有不同的保存價(jià)值。組卷過(guò)程中盡量根據(jù)不同的保管期限分別組卷。文件數(shù)量很少或一件事 密不可分的文件，可不必因價(jià)值不同而拆開(kāi)組卷。5. 跨年度材料的處理：以落款日期為準(zhǔn)。6. 具有長(zhǎng)期保存的案卷，卷內(nèi)文件首頁(yè)右上角蓋上“永久保存”字樣，復(fù)印一份連同原件一同歸檔。7. 卷內(nèi)文件的編號(hào)：每一本案卷的卷內(nèi)文件序號(hào)自設(shè)流水號(hào)。每份文件內(nèi)有頁(yè)號(hào)的按原頁(yè)號(hào)，無(wú)頁(yè)號(hào)的用鉛筆編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，并在目錄中記上 頁(yè)數(shù)。8. 裝訂與裝盒：文件檔案類(lèi)、人事

7、檔案類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)、經(jīng)營(yíng)檔案類(lèi)、綜合檔案類(lèi)等卷內(nèi)文件以“年度”裝訂成冊(cè)；工程檔案類(lèi)以“每個(gè) 工程項(xiàng)目”裝訂成冊(cè)。經(jīng)營(yíng)檔案類(lèi)的中標(biāo)工程的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、 中標(biāo)通知書(shū)及合同協(xié)議書(shū)只是短暫的放在經(jīng)營(yíng)檔案類(lèi)，等該工程開(kāi)工后 都要?dú)w到工程檔案類(lèi)。9. 卷內(nèi)目錄的填寫(xiě)：凡是組成的案卷，都應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄表的各項(xiàng)要填寫(xiě)齊全。序號(hào)：每?jī)?cè)流水號(hào)。文號(hào)：填寫(xiě)文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，合同可填寫(xiě)合同號(hào)。責(zé)任者：應(yīng)填寫(xiě)文件形成的部門(mén)或以印章為準(zhǔn)。標(biāo)題：填寫(xiě)文件標(biāo)題， 一般應(yīng)照實(shí)抄錄， 不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒(méi)有標(biāo)題或不能說(shuō)明文件內(nèi)容的標(biāo)題，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬標(biāo)題，外加 ；會(huì)議記錄應(yīng)在卷內(nèi)目錄的文件標(biāo)題下寫(xiě)明會(huì)

8、議的主要內(nèi)容。合同、 協(xié)議在此欄內(nèi)填寫(xiě)合同內(nèi)容及對(duì)方單位。5）日期：填寫(xiě)文件形成的時(shí)間， 填寫(xiě)時(shí)可省略“年月日” ，用“. ”表示。沒(méi)有責(zé)任者、年月日的文件要考證清楚責(zé)任者和年月日。6）備考表的填寫(xiě)：每個(gè)案卷必須附有備考表。卷內(nèi)文件的情況說(shuō)明，都應(yīng)填在備考表內(nèi)，若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人姓名填上。7）案卷封面的擬寫(xiě)：每份案卷都應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)文件內(nèi)容擬寫(xiě)封面，主要包括案卷內(nèi)文件主題（文件中心內(nèi)容） 、年代等。地點(diǎn)、所套別、名稱(chēng)、并用鉛筆(8)歸檔照片、錄像片、錄音帶要寫(xiě)清載體的攝制時(shí)間、反映事情的內(nèi)容，攝制人。照片要連同底片一起歸檔。(9)歸檔的電子文檔要附有標(biāo)簽， 標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫(xiě)編號(hào)、密級(jí)、保管期

9、限和軟、硬平臺(tái)等。10. 文件盒的填寫(xiě)：需清楚填寫(xiě)類(lèi)目編號(hào)，年代，內(nèi)容等，標(biāo)上保存期限。附：檔案分類(lèi)編號(hào)表一級(jí)類(lèi) 目名稱(chēng)二級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)基本范圍(除工程項(xiàng)目外，都按年度歸檔)保存期限文件檔 案類(lèi)(A外部文件類(lèi)(A01)水利局文件、住建局文件、市政府文件、 工商局文件、統(tǒng)計(jì)局文件、工程方面文件、 招投標(biāo)方面文件永久內(nèi)部文件類(lèi)(A02)機(jī)要文件、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告、 通知、函、影像、磁盤(pán)資料永久人事檔 案類(lèi)(B)人事管理類(lèi)(B01)局人事任免通知、內(nèi)部人事任免通知、職 工人事檔案、勞動(dòng)合同、社保、醫(yī)保、公 積金、招聘、聘用、聘任、職稱(chēng)評(píng)定、獎(jiǎng) 懲、離退休管理、企業(yè)涉外活動(dòng)等相關(guān)資 料永久考試類(lèi)(

10、B02)各種類(lèi)型考試文件及報(bào)名資料10年培訓(xùn)類(lèi)(B03)各種外出培訓(xùn)和內(nèi)部培訓(xùn)相關(guān)資料和文 件10年會(huì)計(jì)檔 案類(lèi)(C)帳本、帳簿、原始憑證等永久經(jīng)營(yíng)檔八，、Iz.案類(lèi)(D)招標(biāo)文件類(lèi)(D01)分年度各種招標(biāo)文件5年投標(biāo)文件類(lèi)(D02)分年度各種投標(biāo)文件5年合同協(xié)議書(shū)類(lèi)(D03)分年度各種合同協(xié)議書(shū)永久相關(guān)影像資料(D04)分年度各種影像資料、磁盤(pán)永久工程檔丿 r， 、Iz.案類(lèi)(E)竣工驗(yàn)收資料(E01)工程竣工驗(yàn)收資料類(lèi)、相關(guān)影像資料、圖 紙永久綜合檔 案類(lèi)(F)統(tǒng)計(jì)報(bào)表(F01)分年度各種報(bào)表永久審計(jì)報(bào)告(F02)分年度審計(jì)報(bào)告永久資質(zhì)相關(guān)資料(F03)分事項(xiàng)資質(zhì)相關(guān)資料永久重合同守信用證件(F04)分年度重合同證件永久其它(F05)其它重要資料根據(jù)具體情 況整理檔案