某上市公司會議管理制度

1、會議管理制度第一章總則第一條 為及時研討處理 *( 以下簡稱“ * 公司”或“公司” ) 在經營管理中存在的問題，明確工作的方向、提高工作效率、協調各部門之間的工作、保證企業(yè)決策并貫徹執(zhí)行，特制定本制度。第二條本制度適用于 * 公司各種類型的會議。第三條所屬控股子公司（宏天、友信、科貿等）可結合本企業(yè)實際，參照執(zhí)行本制度。第四條會議召開應本著精簡有序、高效、注重效果的原則進行，避免冗長低效。第二章會議召集與通知第五條會議按不同級別和性質采用不同的召集辦法：（1） * 公司或子公司董事會會議按相關公司章程的規(guī)定召集。會議由董事出席、監(jiān)事列席，其他人員可根據會議議程由董事長指定出席或列席。會議一般

2、由董事長主持，也可由董事長委托其他董事主持。會議由董事會秘書負責組織落實會議通知、準備和記錄；（2） * 公司總經理辦公會議由總經理決定召集或副總經理提議召集。公司總經理、副總經理、財務總監(jiān)、董事會秘書出席，其他人員可根據會議議程由總經理指定出席或列席。會議一般由總經理主持，也可由總經理委托副總經理主持。會議由辦公室負責會議通知、準備和記錄。子公司層面的總經理辦公會議按照同（3）樣的模式執(zhí)行；* 公司職能部門或子公司職能部門內部工作會議由職能中心經理/ 部門主任召集并確定出席及列席人選，職能部門經理/ 部門主任指定內部專人負責會議通知、準備和記錄。（4） 凡涉及多個部門負責人參加的各種會議，均

3、須于會議召開前2-3天將會議申請報辦公室，由辦公室統一協調安排。第六條會議通知的內容包括：會議的名稱，議題，時間，地點，參加人（出席/ 列席），需準備資料以及通知方法和途徑。重要會議應以書面通知的方法傳達。第七條會議應于會議通知約定的時間召開，如議題改變、改期或取消，會議有關人員需提前通知，并根據本制度重新通知和布置。第三章會前準備第八條公司會議室由辦公室歸口管理。第九條會務工作主要由辦公室承辦，其他部門主辦的會議，辦公室予以協助。第十條會議準備包括議題議程、主持人、記錄人、安排與會人員座次、將要下發(fā)的文件、有準備的發(fā)言、對會議進程的預測和對策。第十一條 會議場所提前布置，保持整潔，所需儀器設

4、備提前到位并調試正常。第十二條 會場布置、會議材料、用品準備和會后處置由指定的會務人員負責，各種會議召開前 * 公司辦公室 / 子公司綜合部聯系落實會議準備事項，幾個會議同時進行的， 由公司辦公室根據輕重緩急妥善安排，以免沖突。第四章會議記錄及紀要第十三條 會議記錄員要在會議進行期間使用專用記錄本認真記錄，對會議進行全程或提綱式記錄，對結論性發(fā)言做重點記錄。需由與會人員在會議紀要上簽名的，記錄員須及時督促簽署。第十四條 會議記錄員要在會議結束后24 小時內整理原始記錄， 需要形成會議紀要， 交由主持人簽發(fā)并確定轉發(fā)部門/ 人員。會議紀要應編號、及時、規(guī)范，按分級管理要求分發(fā)、存檔、上報（也可通

5、過電子郵件傳遞） 。第五章會議考勤、秩序、違紀、監(jiān)督檢查第十五條 與會人員應提前到會，不得喧嘩，不得來回走動，不得無故遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能按時到會，應提前向會議召集人親自請假方可，緊急情況事先可以口頭請假。第十六條 遲到、中途離席者應輕聲入、出席，盡量不干擾會議進行。與會人員應坐姿（站姿）端正，將手機關閉或調至振動狀態(tài)，禁止交頭接耳開小會。認真聽取會議內容并做好記錄。第十七條 與會者到會必須有準備，均應保持良好的會風，注意言談舉止，發(fā)言力求言簡意賅。不可無故打斷他人的發(fā)言，不可對發(fā)言者吹毛求疵。第十八條 涉及到秘密事項的會議與會人員負有保密義務，記錄員應在保密地方整理，并且嚴格按照主持人簽發(fā)的抄送人員發(fā)送。第十九條 無故遲到早退每項罰款 10 元，無故缺席會議，部門負責人以下人員罰款 50 元，部門負責人以上人員罰款 200 元，由會議召集人下達罰款通知單， 違紀者 24 小時內到集團財務部或子公司財務部交罰金，違者雙倍從當事人工資中扣除。違反保密規(guī)定的按集團公司獎懲辦法有關規(guī)定執(zhí)行。第二十條 * 公司辦公室或子公司綜合部負責對相關各種類型會議的執(zhí)行與保密事項進行監(jiān)督檢查。第六章附則第二十一條本制度由 * 公司辦公室負責制訂、修改并解釋。此前* 公