建設(shè)公司項目部檔案管理辦法

1、建設(shè)公司項目部檔案管理辦法為規(guī)范項目部檔案管理，確保各項工作的完整性、連接性，并真實記錄工程項目的綜合情況，特制定本辦法。一、總則1、檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的重要部分，是維護企業(yè)歷史，加強企業(yè)素質(zhì)，提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。2、檔案資料必須完整、齊全、真實、系統(tǒng)，檔案管理必須貫徹保密原則，嚴格按章辦事，防止泄密，丟失、 損壞、擴散。3、項目部各類檔案由辦公室統(tǒng)一管理，并設(shè)專人（兼職）負責。建立綜合檔案室，逐步實現(xiàn)計算機管理。4、項目部檔案分為：綜合檔案、工程檔案、物資檔案、財務(wù)檔案，并分別由辦公室（項目部辦公室）、生產(chǎn)經(jīng)營部與項目部、物資管理部（項目部物資部）、財務(wù)部負責收集、整理

2、。5、組卷：各類檔案收集、整理均以年度為限，每卷不得超過 200 頁；歸檔文件不得用圓珠筆、紅水筆、彩色筆、鉛筆書寫或簽批，應(yīng)一律用鋼筆（藍或黑墨水）書寫；必須保持文件材料間的密切聯(lián)系，不同價值、不同保管年限的文件，不應(yīng)并在一組卷內(nèi)；填寫卷內(nèi)目錄時，如遇無標題或不能準確提示內(nèi)容的文件或材料，應(yīng)按內(nèi)容另擬一個標題并在備注欄內(nèi)注明，以利查找；案卷封面應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰，案卷標題必須簡明，字數(shù)不得超過 50 字。6、檔案的接收和移交：各部門每年2 月份將所屬檔案整理裝訂并移交項目部辦公室，由項目部辦公室于3 月份整理歸檔（工程檔案以工程竣工為限）。各類檔案接收應(yīng)保持歸檔文

3、件材料齊全、完整和清晰，檔案的移交，應(yīng)連同案卷目錄、附檔材料完整地一并移交。移交檔案應(yīng)根據(jù)目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)，一式二份。7、辦公室應(yīng)對檔案進行有效的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺有檔案收進、移出、 借閱、 利用效果等方面的登記備案。二、綜合檔案1、綜合檔案由項目部辦公室（項目部辦公室）統(tǒng)一收集、整理。2、綜合檔案包括：（ 1）行業(yè)主管部門發(fā)送的各類文件和材料；（ 2）項目部的歷史沿革、大事記及反映本項目部重要活動的資料、照片、錄音、錄像等；（ 3）會議記錄、發(fā)言材料等；（ 4）項目部工作人員外出學(xué)習、考察、參加會議等公務(wù)活動，須將會議主要文件及有關(guān)內(nèi)容交項目部辦公室歸檔；（ 5）項目部及各部門

4、擬定的各種文件及底稿，以及沒有發(fā)文編號的以項目部名義發(fā)出的材料或資料；（ 6）收發(fā)文登記薄、介紹信存根、其他登記??；（ 7）各類規(guī)章制度、崗位職責等的成文材料；（ 8）管理人員檔案、聘用合同、辭（退）職審批材料、人員的變動、工資浮動、獎懲情況及固定工人的檔案；（ 9）其他需要存檔的資料。三、工程檔案工程檔案由項目部生產(chǎn)經(jīng)營部與項目部共同收集、整理，具體分工如下：（一）生產(chǎn)經(jīng)營科1、工程的報名資料、考察材料、投標文件、答疑紀要、中標通知書等；2、各種工程預(yù)算書、施工預(yù)算（或成本計劃書）施工組織設(shè)計；3、辦理各類資質(zhì)、證件的填報、審批文件；4、 2002 年以前所有項目的工程檔案整理、歸檔。（二）

5、技術(shù)科1、 工程施工合同（附協(xié)議、意見書、 合同會談紀要等）2、工程內(nèi)部承包合同； 3、勞務(wù)合同、項目部材料、構(gòu)件等購銷、租賃合同；合同登記冊、臺帳；4、建設(shè)、設(shè)計、監(jiān)理等單位頒發(fā)的指導(dǎo)性文件、決定、指示、通知及日常往來文書、電話記錄等；5、工程圖紙會審記錄；6、開工申請報告、開工報告、竣工報告、停復(fù)工報告；7、工程變更設(shè)計聯(lián)系單、通知書及各項簽證；8、各種技術(shù)規(guī)程、規(guī)范、標準等的解釋文件；9、技術(shù)性的工作報告、計劃、辦法、總結(jié)等；10、工程測量定位記錄、施工日記及例會等會議記錄；11、施工過程中的質(zhì)量技術(shù)交底（明確施工任務(wù)、質(zhì)量標準、用材規(guī)格、操作程序、技術(shù)要求、檢驗內(nèi)容和方法）及雙方簽字文

6、件；12、竣工資料及竣工圖；13、與工程有關(guān)的對外決算、內(nèi)部成本決算、核算、資 料等各種經(jīng)營、預(yù)算資料。14、其他工程有關(guān)資料。四、物資檔案物資檔案由項目部物資部（項目物資部）負責收集、整理，主要包括：2、固定資產(chǎn)明細賬及其盤點、清算賬冊；3、材料三級明細賬，材料收、發(fā)原始憑證，固定資產(chǎn)及周轉(zhuǎn)料租賃住來賬；4、合格勞務(wù)商、供應(yīng)商名單；5、 2002 以前各項目物資部賬本、登記冊、收（發(fā)）原始憑證的收集、封存；6、其他需存檔的資料。五、財務(wù)檔案財務(wù)檔案由項目部財務(wù)部負責收集、整理，主要包括：1、會記憑證：各種原始憑證和記賬憑證，各種完稅憑證等；2、會記賬?。喝沼涃~、總賬、明細分類賬、現(xiàn)金出納賬、

7、銀行存款賬、固定資產(chǎn)明細賬等；3、經(jīng)濟合同、內(nèi)部財務(wù)制度、內(nèi)部核算資料；4、其它會計核算資料。六、檔案的裝訂1、有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責，備考表應(yīng)置卷尾；2、裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物（釘書針、回形針等） ，字跡不清晰的應(yīng)復(fù)制并與原伯一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂；3、裝訂必須使用項目部統(tǒng)一卷皮（含目錄、備考表）裝訂須整齊美觀，卷內(nèi)文件要求達到右邊、底邊整齊；4、將裝訂成冊的案卷統(tǒng)一編號裝入卷盒，盒外貼示標簽，置于檔案柜內(nèi)保存。七、檔案查閱1、因工作需要查閱檔案，須經(jīng)辦公室同意，辦理登記 手續(xù)；確需借閱檔案的須經(jīng)部門（項目部