辦公郵件使用禮儀規(guī)范

1、辦公郵件使用禮儀規(guī)范電子郵件是我們?nèi)粘＾k公不可或缺的交流方式， 如何規(guī)范地使用郵件，了解 郵件使用的禮儀，對有效溝通、提高工作效率、營造文明的辦公環(huán)境，有著重要的作用。1.決定郵件的目的和內(nèi)容發(fā)郵件前，需要考慮內(nèi)容是否適宜用郵件發(fā)送。1.1郵件適用范圍:正式工作報(bào)告;部門之間事務(wù)往來;(3)通知;(5)(6)難以簡單用口頭表達(dá)說明清楚的其他事項(xiàng)。1.2不適用內(nèi)容:知識推薦和信息傳遞；沒有見面交流條件的其他交流內(nèi)容;(1) 要求立即回應(yīng)的緊急事務(wù);(2) 有不同觀點(diǎn)的人需要參與討論的內(nèi)容；不方便使用郵件呈現(xiàn)的其他內(nèi)容，如：動畫、音頻、視頻等。2.郵件寫作2.1收件對象理應(yīng)對郵件予以回復(fù)(1) 收

2、件人/TO:要受理這封郵件所涉及的主要問題, 響應(yīng);(2) 抄送人/CC:只是需要知道郵件所說明事情，沒有義務(wù)予以響應(yīng)，有建議時(shí)可回復(fù)；（3）密送人/BCC:收信人不知道的收件對象。2.1.1收件對象排列順序 收信人的排列需遵循一定的順序規(guī)則:（1）按部門排列；（2）按職等職級從高到低排列。2.1.2注意事項(xiàng) 只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人資源。2.2標(biāo)題/主題引起收件人的注意;告知郵件的主要內(nèi)容;(3)讓收件對象知其所以然。2.2.1注意事項(xiàng)空白標(biāo)題是最失禮的，如果在未寫明標(biāo)題的情況下誤發(fā)郵件，請追加一封郵件表示歉意；（2）標(biāo)題宜短不宜長;(3)對外郵件標(biāo)題應(yīng)寫明出處，例如：“來自豐

3、誠公司 XXX的郵件”； 標(biāo)題要能真實(shí)反映郵件的內(nèi)容和重要性；(5)一封郵件盡可能只針對一個(gè)主題;(6)可適當(dāng)使用大寫字母、字符（如“！”）來突出標(biāo)題，引起收件對象的注意;不可出現(xiàn)錯別字和語句不通順的地方。2.3稱呼和問候郵件開頭要稱呼收件人，開頭結(jié)尾最好有問候語。2.3.1稱呼稱呼是頂格第一行書寫;同級、下級用親切的稱呼，昵稱等均可;多人、群體用統(tǒng)稱，如各位、大家、Dear All等均可；上級用尊稱（頭銜、性別），如 X總、丫經(jīng)理、Z女士等均可。2.3.2問候語(1)開頭問候語，換行空兩格書寫；非常正式的郵件，可用問候語“您好！”、“大家好！ ”等。2.4正文（1）一般使用默認(rèn)字體;（2）若

4、收件對象不認(rèn)識您，應(yīng)先表明身份。可以是代表的企業(yè)名或您的姓 名，具體身份根據(jù)郵件的目的而采用；（3）正文應(yīng)簡明扼要，多用簡單詞匯和短句;（4）清晰列出觀點(diǎn)或事項(xiàng)：1, 2, 3;（5）合理提示重要信息，可以是加粗或者標(biāo)紅色，但盡量保證頁面簡潔, 不影響查閱；（6）如有附件，應(yīng)在正文中提示。如附件是特殊格式，應(yīng)說明打開方式。2.5結(jié)尾（1）明確表明發(fā)件人的身份; 有些正式郵件（如信件、感謝函、邀請函）需落款：包括企業(yè)名（以 個(gè)人名義發(fā)送時(shí)可省略）、發(fā)件人職位姓名（代表企業(yè)身份時(shí)可省略）、時(shí)間;（3）如無需落款，我司統(tǒng)一采用個(gè)人簽名檔。2.6簽名檔(1) 請使用市場部提供的統(tǒng)一版本;(2) 對內(nèi)郵

5、件需添加簽名檔；(3)對外郵件已有落款時(shí)，無需添加簽名檔，否則一律使用統(tǒng)一的簽名檔。2.7附件(1)附件命名應(yīng)能概括附件內(nèi)容;(2)附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，超過4個(gè)應(yīng)打包壓縮;(3) 如附件過大，可壓縮或轉(zhuǎn)成 PDF格式，或發(fā)送稍小的圖表或圖片。3.郵件的發(fā)送3.1發(fā)送前的檢查檢查主題欄是否書寫，有無錯別字，標(biāo)題能否概括郵件內(nèi)容;收件人郵箱是否正確，收件人有無遺漏，收件人的順序是否正確;(3)檢查正文，是否有錯別字或語句不通順;檢查是否附上正確的附件。3.2發(fā)送時(shí)間較緊急的郵件請勿在臨下班前或者休息時(shí)間發(fā)送。 若必須發(fā)送，可致電提醒 收件人查收。4.郵件的回復(fù)(1)回復(fù)郵件時(shí),可根據(jù)回復(fù)內(nèi)容適當(dāng)修改標(biāo)題，請勿“ RE RE RE” 一大串;回復(fù)郵件時(shí)，應(yīng)刪除附件，避免占用太多資源;避免將同一個(gè)主題的討論內(nèi)容多次反