員工溝通與意見反饋管理程序

1、.1. 目的1.1為促使公司在處理廠內(nèi)事務(wù)及收集并響應(yīng)公司與外部利害相關(guān)者之環(huán)安衛(wèi)關(guān)切事項上采取積極措施，通過有效途徑達(dá)到溝通目的, 并以此為持續(xù)改善之依據(jù)。1.2 為加強公司員工與管理層之間的溝通， 提供員工有效的溝通途徑， 最大限度地了解員工的心聲，使公司能及時有效地為員工答疑解惑，從而加強公司的凝聚力。1.3 為使員工的意見得到公正合理的處理。2. 范圍利害相關(guān)切者和本廠之壞境關(guān)切事項和公司內(nèi)部有待解決及改善之問題均適用之。3. 職責(zé) :? 人事部 :負(fù)責(zé)溝通和意見管理 ,組織開展溝通培訓(xùn)，定期進(jìn)行員工滿意度調(diào)查問卷，進(jìn)行總結(jié)和分析,采取措施來提高滿意度? 了解員工目前的工作狀態(tài)和需求，

2、監(jiān)督協(xié)調(diào)加強溝通反饋? 各部門主管 :負(fù)責(zé)跟本部門員工的溝通和了解? 工會 /員工代表委員會 : 維護(hù)工人合法的結(jié)社自由權(quán)利參與公司跟員工有關(guān)的政策文件的制定 ,收集,討論并跟進(jìn)員工的意見和申訴事宜 ,并及時與公司管理層進(jìn)行溝通和反饋? 公司管理層 :定期跟員工保持互動和溝通 ,傾聽員工的意見4. 作業(yè)程序4.1利害相關(guān)者：4.1.1內(nèi)部：指本公司員工。4.1.2外部：指政府機關(guān)、小區(qū)居民、客戶、供貨商、駐廠廠商等。4.2 溝通信息：4.2.1傳達(dá)信息：指應(yīng)遵守事項 ( 如本公司環(huán)保要求法等 ) ，聯(lián)絡(luò)事項 ( 如政府要求、動向、國際動向 ) 及本公司環(huán)保政策。4.2.2溝通協(xié)調(diào)可因人、因事、

3、因地制宜，即可在上下、橫向關(guān)系上展開，也可跨部門、跨職務(wù)進(jìn)行，不受區(qū)限、不受制約之聯(lián)系方式。4.3.3響應(yīng)信息：指抱怨、提案、建議案、詢問、意見箱或異常反映等須檢討與回答之信息。4.3 接受信息 :4.3.1內(nèi)部利害相關(guān)者：4.3.1.1 內(nèi)部員工可通過公司內(nèi)部溝通渠道提出建議。當(dāng)工作中出現(xiàn)需要與上、下級或同級同事溝通的事項，要立即溝通，以促進(jìn)工作成效。不同部門的工作人員，彼此之間要加強溝通，促進(jìn)工作效率的提高與信息的傳遞。對于本部門的工作有任何意見或建議時，可與上級進(jìn)行溝通，促進(jìn)改進(jìn)。對于公司的發(fā)展與變革有任何意見或建議時，可通過上級逐級上報或越級上報，以促進(jìn)公司的發(fā)展。4.3.2外部利害相

4、關(guān)者：4.3.2.1采購部負(fù)責(zé)向供貨商及分包商宣傳本公司環(huán)安政策, 環(huán)保要求等信息， 并負(fù)責(zé)收集其關(guān)切事務(wù)。4.3.2.2市場部負(fù)責(zé)向客戶宣傳本公司環(huán)安政策、環(huán)保要求等信息，并負(fù)責(zé)收集其關(guān)切事務(wù)。4.3.2.3除客戶、供貨商及分包商外之所有利害相關(guān)者之信息收集為人事部。4.4 接受方式：4.4.1內(nèi)部員工：通過諸如公告欄、宣傳單、備忘錄、公共系統(tǒng)、熱線、開門政策、工會組織等方式傳達(dá)本政策4.4.1.1 意見箱a. 由人事部負(fù)責(zé)意見箱的管理，每月收集一次，并登記意見收取處理記錄表。b. 人事部負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)相關(guān)負(fù)責(zé)人對員工意見的回復(fù)和處理，并公布在公告欄內(nèi)或員工本人。.c. 人事部負(fù)責(zé)處理后的追蹤，若

5、意見發(fā)表者有任何疑問可向人事部進(jìn)行咨詢。4.4.1.2 投訴熱線a. 公司投訴熱線設(shè)在人事部， 號碼為 076022511282早上 8 ：10-12 ：00 至下午 14：00-17 ： 30 內(nèi)均可撥打。b. 人事部會對員工的投訴進(jìn)行登記、調(diào)查、回復(fù)。4.4.1.3電子郵件及書信a. 公司設(shè)有個人的郵件系統(tǒng)，員工可與主管交流工作或傳遞工作數(shù)據(jù)。b. 申請郵件和郵件的傳遞內(nèi)容都應(yīng)遵守公司專門的郵件管理規(guī)定及道德承諾書規(guī)定。 c. 員工可通過書信將工作及生活方面的建議寄達(dá)相應(yīng)的主管處。4.4.1.4座談會a. 人事部每季度舉行一次員工座談會，由總經(jīng)理助理主持，由各部門派代表參加。 b. 人事部

6、對收集的員工意見進(jìn)行匯總、調(diào)查并通過宣導(dǎo)或公告方式進(jìn)行回復(fù)。4.4.1.5周會a. 周會是各部門每周開的例會，由部門主管主持。b. 周會結(jié)束后部門應(yīng)保留會議記錄， 向相關(guān)人員傳達(dá)工作事項， 用于下周工作安排的依據(jù)。c. 公司主管可依實際需求召開跨部門或全廠的座談會 , 宣達(dá)公司新規(guī)定及專題討論會。4.4.1.6員工月會a. 員工月會是公司向全體員工溝通的一項重要會議，目的在于及時向公司員工傳達(dá)公司在生產(chǎn)管理、品質(zhì)管理、人力資源管理以及企業(yè)社會責(zé)任管理等方面的狀況。b. 員工月會每月舉行一次，由人事部負(fù)責(zé)組織。4.4.1.7問卷調(diào)查：公司會不定期通過問卷調(diào)查的方式了解員工對公司某些或整體管理的意

7、見。4.4.2外部利益相關(guān)者：4.4.2.1電話：總機接獲信息來源電話后，應(yīng)確定其信息來源身份并轉(zhuǎn)接至各負(fù)責(zé)之對應(yīng)窗口。4.4.2.2親臨拜訪：a. 如為事先安排之訪問，經(jīng)由負(fù)責(zé)之對應(yīng)窗口派人員隨同其它相關(guān)人員接待。b. 如臨時拜訪或檢查，警衛(wèi)人員應(yīng)先確認(rèn)其身份并請負(fù)責(zé)之對應(yīng)窗口派人接待處理。 4.4.2.3 書面：如獲有關(guān)環(huán)安信息及員工意見之關(guān)切事項之傳真或信件等書面信息，人事部之相關(guān)窗口應(yīng)及時交對應(yīng)窗口協(xié)商后處理。4.4.3 接受外部壞境信息建議 / 員工意見后，均交由人事部填寫意見收取 處理記錄表。由人事部審查后與相關(guān)信息一并上交環(huán)境、 安全、衛(wèi)生與員工福利管理代表批核 意見收取 處理記

8、錄表。4.4.4于接受時已響應(yīng)之信息：由人事部判斷須宣達(dá)、再響應(yīng)或結(jié)案存檔。4.4.4.1須宣達(dá)之信息：a.書面：人事部應(yīng)填具意見收取處理記錄表，將宣達(dá)信息送至各相關(guān)部門主管。再由各部門主管透過人事體制傳達(dá)予部門內(nèi)相關(guān)人員。 接受該信息之人員應(yīng)于在 意見收取 處理記錄表上簽名，并完成之內(nèi)容事項應(yīng)送回環(huán)境、安全、衛(wèi)生與員工福利管理代表審核后交人事部存檔。b. 集會：環(huán)境、安全、衛(wèi)生與員工福利管理代表或各部門主管安排于員工教育訓(xùn)練或其它會議針對相關(guān)員工加以宣達(dá)，溝通等事實應(yīng)予記錄存盤備查。4.4.4.2須響應(yīng)之信息：a.鑒別、決議：由環(huán)境、安全、衛(wèi)生與員工福利管理代表依狀況與人事部或會同相關(guān)部門主

9、管共同商議后，決定響應(yīng)之權(quán)責(zé)部門或人員響應(yīng)之相關(guān)事項，并由人事部將數(shù)據(jù)填寫于意見收取 處理記錄表。b.電話答復(fù)：權(quán)責(zé)部門或人員依決議事項予以答復(fù)， 并記錄于意見收取 處理記錄表交環(huán)境、安全、衛(wèi)生與員工福利管理代表處理，環(huán)境、安全、衛(wèi)生與員工福利管理.代表若判定信息仍須再以書面形式回應(yīng)，則按3.4.4.3處理。4.4.4.3書面答復(fù)：a. 響應(yīng)人員完成之書面答復(fù)須經(jīng)人事部初審，并取得環(huán)境、安全、衛(wèi)生與員工福利管理代表核示后始為效?；貜?fù)內(nèi)容包括事情調(diào)查結(jié)果，以采取措施解決等，以鼓勵員工對改善工作進(jìn)一步提出意見和建議b. 內(nèi)部建議之書面答復(fù)由人事部填寫并同 意見收取 處理記錄表交付提出部門主管，由其

10、負(fù)責(zé)傳達(dá)； 外部建議之書面答復(fù)則由環(huán)境、 安全、衛(wèi)生與員工福利管理代表責(zé)成各負(fù)責(zé)對應(yīng)窗口轉(zhuǎn)交該資訊來源者。c. 書面答復(fù)均應(yīng)復(fù)印存檔備查，并實時張貼于公告欄。4.5 環(huán)安異常之處理：4.5.1已處理響應(yīng)之信息，倘再接到回報仍需再處理，則由環(huán)境、安全、衛(wèi)生與員工福利管理代表召集部門相關(guān)主管研商，并視情形與信息來者進(jìn)行懇談，做出必要之處理。對員工申述的內(nèi)容需保密5.0 工會 / 員工代表委員會 :? 員工代表的提名 , 選拔和選舉的過程 / 選舉程序? 員工代表會常規(guī)會議 : 每年至少 2次 , 關(guān)注員工健康安全問題等 , 并保留記錄? 將員工代表和工會相結(jié)合? 員工代表開展的活動.5. 0 溝通和培訓(xùn)? 工廠應(yīng)向所有員工宣傳表達(dá)意見和投訴的渠道，保持溝通渠道順暢。? 工廠應(yīng)保障員工合理表達(dá)意見的權(quán)利。? 全部員工需參加有關(guān)溝通程序的培訓(xùn)? 人事部和中層管理人員須進(jìn)行處理投訴方面的培訓(xùn)6.0 監(jiān)控和評估? 人事部應(yīng)保持獨立、中立的立場處理員工投訴。? 公司管理層應(yīng)定期對勞資關(guān)系處理，活動的合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)管?人事部和管理層定期檢查勞資關(guān)系處